Gebruik Vault om te zoeken in Google Drive, Meet en Sites.

Google Vault is bedoeld voor beheerders en juridisch personeel. Voordat u Vault kunt gebruiken, moet uw Google Workspace-beheerder uw account instellen. Wie is mijn beheerder?

Als onderdeel van uw eDiscovery-projecten voor gegevens in Google Workspace kunt u Google Vault gebruiken om te zoeken naar items in Google Drive, waaronder gedeelde schijven, Google Meet-opnames en nieuwe Google Sites-sites. U kunt zoeken op titels en de inhoud van ondersteunde bestandstypen. U kunt items ook bekijken en uw zoekresultaten exporteren.

Voordat u gaat zoeken, raden we u aan de ondersteunde gegevenstypen voor Drive, Meet en Sites en de veelgestelde vragen over zoeken in Vault te bekijken.

Welke gegevens worden doorzocht?

Gezocht:

  • Doorzoekbare tekstuele inhoud en metadata van bestanden op de schijven van gebruikers en gedeelde schijven.
  • Externe bestanden die met uw gebruikers worden gedeeld

Niet gezocht:

  • Versleutelde inhoud
  • Gekoppelde bestanden
  • E-mailindelingen
  • Inhoud van video-, audio-, afbeeldings-, ZIP- of binaire bestanden
  • Video's worden automatisch gesynchroniseerd vanuit het Google Currents-account van een gebruiker.

Doorzoekbare inhoud en metadata

Voor alle items kunt u zoeken op titel, eigenaar, datum van laatste wijziging en andere metadata.

Voor ondersteunde bestandstypen kunt u zoeken naar woorden en zinsdelen in de inhoud van bestanden. Google indexeert de eerste 100 pagina's van tekstbestanden en de eerste 10 pagina's tekst in PDF-afbeeldingen.

Je kunt tekst zoeken in de volgende bestandstypen:

Voor meer informatie ga naar Ondersteunde services en gegevenstypen (secties voor Drive, Meet en Sites).

Hoe werken zoekopdrachten op account, organisatie-eenheid of gedeelde schijven?

De bestanden die Vault doorzoekt, zijn afhankelijk van het type zoekopdracht:

Zoektype Gezochte bestanden
Specifieke accounts
of
Organisatie-eenheid

Kluiszoekopdrachten:

  • Bestanden die eigendom zijn van het account
  • Bestanden die rechtstreeks met het account worden gedeeld, inclusief bestanden die eigendom zijn van gebruikers buiten uw organisatie en bestanden op gedeelde schijven.
  • Bestanden in mappen die rechtstreeks met het account worden gedeeld, inclusief mappen op gedeelde schijven.
  • Bestanden die zijn gedeeld met een Google Groep met minder dan 200 leden, indien het account lid was van de Google Groep op het moment dat de Google Groep toegang kreeg tot de bestanden en op het moment van de zoekopdracht.
  • Bestanden die zijn gedeeld met een Google Groep met meer dan 200 leden waarvan het account lid is, mits het account het bestand heeft geopend en later geen toegang tot het bestand heeft verloren.
  • Bestanden die met iedereen binnen de organisatie of openbaar zijn gedeeld en die via het geopende account zijn aangemaakt.
  • Bestanden die zijn gedeeld met een Google Groep met 200 of meer leden waarvan het account lid is, of met iedereen in de organisatie, ongeacht of het account het bestand heeft geopend, indien dat op enig moment is gebeurd. Het bestand werd gelijktijdig rechtstreeks met het account gedeeld of met een Google Groep met minder dan 200 leden, en het account verloor later geen toegang tot het bestand.

(Optioneel) Bestanden op gedeelde schijven

Vault doorzoekt alleen bestanden die rechtstreeks met een account zijn gedeeld of bestanden in mappen die rechtstreeks met een account zijn gedeeld. Gedeelde schijven worden verder niet meegenomen, tenzij u ervoor kiest om ze aan uw zoekopdracht toe te voegen. Als u gedeelde schijven in een zoekopdracht opneemt (wanneer u zoekt op account of op organisatie-eenheid), doorzoekt Vault de gedeelde schijven waartoe het gezochte account behoort. Bestanden die rechtstreeks met een gebruiker zijn gedeeld en die zich in een gedeelde schijf bevinden waarvan de gebruiker lid is, worden niet meegenomen, tenzij het selectievakje 'Gedeelde schijven meenemen' is ingeschakeld.

Gedeelde schijven Vault doorzoekt alle doorzoekbare bestanden op de geselecteerde gedeelde schijven.

Let op: de zoekfunctie van Vault bevat geen mappen of Drive-snelkoppelingen.

Zoek naar Meet-opnames en bijbehorende chat-, aanwezigheids-, vraag- en antwoord- en enquêtelogboeken, evenals vergaderingsnotities.

  • Opnames — U kunt zoeken op de titel van de vergadering en metadata zoals de eigenaar, de vergaderings-ID en de starttijd van de opname. Als ondertiteling is ingeschakeld voor de vergadering, doorzoekt Vault de inhoud van de ondertiteling. Om uw zoekopdracht te beperken tot alleen video's, kunt u de zoekterm type:video gebruiken.
  • Chatlogs worden opgeslagen als een SBV-bestand. Chatlogs bevatten tijdstempels van berichten ten opzichte van het begin van de opname, de voor- en achternaam van de afzenders en de berichttekst. U kunt zoeken op bestandsnaam, tekst in de log en metadata (zoals de aanmaakdatum van het bestand).
    Opmerking : Chatlogs van vergaderingen die gebruikmaken van doorlopende chat worden beschouwd als chatruimtes en vallen onder het chatbeleid. Zie Google Chat-berichten bewaren met Vault voor meer informatie.
  • Aanwezigheid — Opgeslagen als een Google Sheets-bestand. De logboeken bevatten de namen en e-mailadressen van de deelnemers en de duur van hun aanwezigheid in de vergadering. U kunt zoeken op bestandsnaam, tekst in het logboek en metadata, zoals de aanmaakdatum van het bestand.
  • Logboeken van vraag- en antwoordsessies en enquêtes — opgeslagen als een Google Sheets-bestand. De logboeken bevatten de vragen, antwoorden en deelnemers. U kunt zoeken op bestandsnaam, tekst in het logboek en metadata, zoals de aanmaakdatum van het bestand.
  • Notities — Opgeslagen als een Google Docs-bestand en aangemaakt wanneer u de functie 'Notities maken' in Google Agenda gebruikt. U kunt zoeken op bestandsnaam, tekst in de notities en metadata, zoals de aanmaakdatum van het bestand.

Meer informatie over Meet-opnames

Hoe zoek ik naar websites?

Om uw zoekresultaten te beperken tot sites die zijn aangemaakt in de map 'Nieuwe sites', voert u de zoekterm type:site in. Om sites uit te sluiten, voert u de zoekterm -type:site of NOT type:site in.

Welke bestandstypen kan ik bekijken met Vault voor Drive?

U kunt de volgende bestandstypen bekijken :

  • Bestanden gemaakt met Google Docs, Sheets, Slides, Sites en Drawings.
  • Geüploade bestanden zoals .docx, .pdf en .xlsx
  • Wanneer u een site bekijkt, kunt u ook externe links bekijken. U kunt ingesloten bestanden bekijken als deze worden ondersteund, zoals een ingesloten spreadsheet of document, en als u toegangsrechten voor het bestand hebt. Als u geen toegangsrechten hebt, moet u het ingesloten bestand rechtstreeks zoeken.

Je kunt geen voorbeeld van versleutelde bestanden, video's of de inhoud van ZIP-bestanden bekijken.

Zoeken binnen de revisiegeschiedenis van een bestand

Je kunt alleen zoeken in de meest recente versie van een bestand. Je kunt echter wel een versiedatum invoeren als onderdeel van je zoekopdracht. Wanneer je een versiedatum invoert, zoekt Vault in de huidige versie van het bestand, maar je kunt de inhoud van de laatst opgeslagen versie van vóór 00:00 uur op de opgegeven datum bekijken en exporteren. Je stelt de tijdzone in de zoekopdracht in. Google Drive bewaart versies van bestanden die zijn gemaakt met Google Docs, Sheets, Slides, Sites, Drawings en Video's.

Vroege versies van zeer grote bestanden – met uitzondering van bestanden die in bewaring zijn gegeven – kunnen worden samengevoegd om opslagruimte te besparen. Als u via Drive in Vault zoekt, hebt u geen toegang tot de vroege versies. In plaats daarvan krijgt u de eerst beschikbare samengevoegde versie te zien.

Sommige eigenschappen worden gerapporteerd voor de huidige versie, ongeacht de versiedatum die u opgeeft. Deze eigenschappen omvatten de titel, met wie het is gedeeld, wanneer het voor het laatst is gewijzigd, goedkeurders en goedkeuringsstatus, en andere gegevens in het metadata.xml-bestand van Vault.

Versiesnapshots bevatten opmerkingen, mits aan de volgende criteria wordt voldaan:

  • Openbare opmerkingen worden alleen weergegeven als uw organisatie commentaar- of bewerkingsrechten voor het document heeft. Opmerkingen worden niet weergegeven als u alleen leesrechten hebt.
  • Een open individuele opmerking (een opmerking zonder reacties) wordt meegenomen als: 1) de opmerking is aangemaakt op de datum van de betreffende versie, en 2) de becommentarieerde tekst in die versie bestond (zelfs als de becommentarieerde tekst inmiddels is verwijderd). Een opmerking wordt niet meegenomen in versies van vóór de aanmaakdatum van de opmerking.
  • Een open discussie met reacties wordt volledig meegenomen als: 1) de eerste reactie is geplaatst op de versiedatum, en 2) de reactie in die versie aanwezig was (zelfs als de reactie inmiddels is verwijderd). Als een discussie bijvoorbeeld twee berichten bevat die op 1 oktober en 5 oktober zijn geplaatst, dan bevat een zoekopdracht met de versiedatum van 2 oktober beide reacties, ook al bestond de reactie van 5 oktober toen nog niet.
  • Bewerkte opmerkingen worden weergegeven zoals ze er nu uitzien, niet zoals ze waren ten tijde van de versie-update.
  • Opgeloste of verwijderde opmerkingen worden niet in een versie opgenomen, zelfs niet als de opmerking op het moment van de versie-update nog openstond.

Kan ik zoeken naar de hoogste organisatorische eenheid binnen mijn organisatie?

Nee. U kunt niet zoeken op het hoogste organisatieniveau. Selecteer een onderliggende organisatie-eenheid of individuele accounts. U kunt in Drive zoeken naar maximaal 5000 accounts in totaal (als individuele accounts of als onderdeel van organisatie-eenheden).

De aanmaak- en wijzigingstijd van een geüpload bestand is afhankelijk van de bron van het bestand.

Wanneer een bestand voor het eerst naar Google Drive wordt geüpload, krijgt het een aanmaakdatum en een wijzigingsdatum toegewezen. Deze datums komen overeen met de aanmaakdatum, de wijzigingsdatum of de uploaddatum van het lokale bestand, afhankelijk van hoe het bestand aan Drive is toegevoegd.

De volgende tabel laat zien welke tijd voor verschillende bronnen wordt gebruikt:

  • Uploaden — Het tijdstempel waarop het bestand naar Drive is geüpload.
  • Lokaal — De tijdstempel van de aanmaakdatum of de laatste wijziging van het originele bestand op het bronapparaat of de bronservice.

Let op: nadat het bestand naar Google Drive is geüpload, verandert de wijzigingsdatum telkens wanneer het bestand wordt gewijzigd.

Bestandsbron (client) Scheppingstijd Wijzigingstijd
Webapp Uploaden

Vóór 8 april 2020:
Uploaden

Na 8 april 2020:
Lokaal

Google Drive voor desktop Uploaden Lokaal
Back-up en synchronisatie Uploaden Lokaal
iOS Uploaden Uploaden
Android Uploaden Uploaden
Google Workspace-migratie Lokaal Lokaal
Drive API Kan door de beller worden ingesteld. Kan door de beller worden ingesteld.
  1. Meld u aan bij vault.google.com .
  2. Klik op Zaken . U kunt gegevens zoeken in zaken , dit zijn werkruimtes voor uw Vault-projecten. Met zaken kunt u gerelateerde blokkeringen, zoekopdrachten en exports groeperen. Zaken beperken niet welke gegevens u kunt doorzoeken; alle gegevens waartoe u toegang hebt, zijn vanuit elke zaak doorzoekbaar.

  3. Als de zaak waarin u de zoekopdracht wilt uitvoeren al bestaat, klik er dan op om deze te openen. Zo niet, maak dan een nieuwe zaak aan:

    1. Klik op 'Maken' .
    2. Geef de kwestie een naam en eventueel een beschrijving.
    3. Klik op 'Maken' .

    Het tabblad 'Zoeken ' wordt geopend.

  4. Selecteer voor de service ' Rijden' .

  5. Selecteer de brongegevens om te doorzoeken:

    • Alle gegevens — Zoek in alle berichten binnen uw organisatie.
    • In bewaring gehouden gegevens — Zoek alleen in berichten die in bewaring zijn voor deze zaak.

  6. Selecteer de entiteit waarnaar u wilt zoeken:

    • Specifieke accounts— Voer maximaal 5.000 e-mailadressen van accounts in.

    • Organisatie-eenheid — Zoek alle accounts in een specifieke organisatie-eenheid. Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt een organisatie-eenheid.

      Als u een organisatie-eenheid met suborganisaties selecteert, worden ook de accounts in de suborganisaties doorzocht. De organisatie-eenheid mag niet meer dan 5.000 leden tellen, inclusief suborganisaties.

    • Gedeelde schijven — Zoek een of meer gedeelde schijven. Selecteer de gedeelde schijven en klik op Toevoegen . Als u veel gedeelde schijven hebt en de lijst is gepagineerd, blijft uw selectie behouden wanneer u van pagina wisselt. Als u het vakje Alles selecteren bovenaan de lijst aanvinkt, wordt alleen de huidige pagina geselecteerd. U kunt de lijst ook doorzoeken op het e-mailadres van een gebruiker of op de naam van de gedeelde schijf.

      1. Om de lijst te filteren op het e-mailadres van een lid:
        1. Klik op 'Zoeken op e-mailadres van lid' .
        2. Voer een of meer accounts in.
        3. Klik op Zoeken .

      2. Om de lijst te filteren op de naam van de gedeelde schijf (als uw organisatie minder dan 1000 gedeelde schijven heeft):

        1. Klik op Filteren op naam en voer de letters van de naam van het gedeelde station in. Bijvoorbeeld: pr komt overeen met gedeelde stations met de namen 'Sales projects', 'Marketing Projects' en 'Product management', maar niet met 'Repairs'.

          De gepagineerde lijst wordt automatisch bijgewerkt zodra u letters toevoegt.

        2. Vink het vakje of de vakjes aan. en dan Klik op Enter .

      3. Om de gedeelde schijf op naam te vinden (als uw organisatie meer dan 1000 gedeelde schijven heeft):

        1. Klik op Zoeken op naam van gedeelde schijf .
        2. Voer een of meer woorden in de naam van de gedeelde schijf in. Let op: de woorden moeten exact en volledig zijn. Bijvoorbeeld: marketing, projects komt overeen met gedeelde schijven met de namen 'Marketing projects Q4'22' en 'Projects for marketing'. Het komt niet overeen met een gedeelde schijf met de naam 'Marketing project archive', omdat 'project' niet eindigt op een 's'. Evenzo komt ma niet overeen met een van deze gedeelde schijven, omdat het slechts een deel van een woord is, niet het volledige woord.
        3. Klik op Zoeken .

    • Websites – Zoek naar websites op URL.

      1. Voer in het dialoogvenster dat verschijnt een of meer gepubliceerde site-URL's in, gescheiden door komma's. De URL-indeling is sites.google.com/domein/sitenaam . Let op : u kunt niet zoeken op pagina-URL, alleen op site -URL. U kunt niet zoeken op site-URL voor sites die worden gedeeld door externe organisaties.
      2. Klik op Zoeken .
      3. Selecteer in de lijst met sites de sites die u in uw zoekopdracht wilt opnemen en klik op Toevoegen .

    • Drive-document-ID — Gebruik Drive-document-ID's om bestanden vanuit Drive te exporteren .

  7. (Optioneel) Als u zoekt in accounts of een organisatie-eenheid, kunt u ervoor kiezen om bepaalde items van gedeelde schijven mee te nemen in de zoekopdracht.

    • Niet inbegrepen — Sluit alle items op gedeelde schijven uit.
    • Alleen opgenomen als documenten rechtstreeks worden gedeeld (niet vanwege lidmaatschap van een gedeelde schijf) — Items die met het account worden gedeeld, maar alleen als het account geen lid is van de gedeelde schijf, worden wel meegenomen.
    • Inbegrepen — Inclusief items op gedeelde schijven.
    Criteria (bestand op een gedeelde schijf) In de resultaten met geselecteerde controlegroep
    Rechtstreeks gedeeld met account Accountlid van gedeelde schijf Niet inbegrepen Alleen inbegrepen als documenten rechtstreeks worden gedeeld (niet vanwege lidmaatschap van een gedeelde schijf). Inbegrepen
    ✖ ✖ Nee Nee Nee
    ✔ ✖ Nee Ja Ja
    ✖ ✔ Nee Nee Ja
    ✔ ✔ Nee Nee Ja

  8. (Optioneel) Selecteer een tijdzone .

  9. (Optioneel) Voer een tijdsbereik in voor 'Datum gewijzigd' .

    • Als u een startdatum invoert, retourneert Vault alle items die op of na die datum zijn gewijzigd.
    • Als u een einddatum invoert, retourneert Vault alle items die op of vóór die datum zijn gewijzigd.

  10. (Optioneel) Voer in het veld 'Voorwaarden' een of meer zoektermen in:

    • Om te zoeken naar een of meer trefwoorden in de inhoud, titel of metadata, voert u woorden in, gescheiden door spaties. Bijvoorbeeld: project goals .
    • Om naar een woordgroep te zoeken, zet je de woorden tussen aanhalingstekens. Bijvoorbeeld: "project goals" .
    • Om te zoeken op account, delen, itemnaam, itemtype of wijzigingsdatum, gebruikt u zoekoperators .

    Zoektermen mogen niet langer zijn dan 2000 tekens.

  11. (Optioneel) Om versies op te halen van bestanden die zijn gemaakt in Google Docs, Sheets, Slides, Sites, Drawings en Vids en die op een specifieke datum zijn opgeslagen, voert u een versiedatum in. Ga voor meer informatie naar het gedeelte over versiegeschiedenis op deze pagina.

    1. (Optioneel) Om alleen client-side versleutelde bestanden te doorzoeken of deze uit te sluiten van uw zoekopdracht, klikt u op Geavanceerde zoekopties en selecteert u de bestanden waarin u wilt zoeken (standaard zijn alle bestanden). Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar als client-side versleuteling in Google Workspace is ingeschakeld.

  12. Klik op een van de volgende opties:

    • Zoeken — Voer uw zoekopdracht uit en ontvang een lijst met items die aan uw zoekopdracht voldoen.
    • Exporteren — Exporteer de zoekresultaten direct en sla de voorbeeldweergave van de zoekresultaten over. Lees meer over exporteren .

  13. Nadat uw zoekopdracht of export is voltooid, kunt u de volgende acties uitvoeren:

    • Om je zoekopdracht te bewerken, klik je op Uitbreiden .
    • Om een ​​voorbeeld van een item te openen, klikt u op het item. Opmerking : in uw resultatenlijst hebben client-side versleutelde bestanden een 'Versleuteld'-aanduiding. pictogram ernaast.
    • Om een ​​export van uw zoekresultaten te maken, klikt u op Exporteren . Lees meer over exporteren .
    • Om uw zoekopdracht op te slaan, klikt u op Opslaan . Lees meer over opgeslagen zoekopdrachten .
    • Om alle velden te wissen en een nieuwe zoekopdracht te starten, klikt u op Wissen .

Gebruik Drive-document-ID's om bestanden vanuit Drive te exporteren.

Als u de Drive-document-ID van een Drive-bestand kent, kunt u deze gebruiken om bestanden vanuit Drive te exporteren. Om de document-ID van het Drive-bestand te vinden, opent u het bestand in uw browser om de URL te bekijken. De Drive-document-ID's zijn te vinden in de exportmetadata of kunnen worden afgeleid uit de document-URL .

De volgende beperkingen zijn van toepassing:

  • Voorbeelden worden niet ondersteund.
  • Exporteren op basis van schijf-ID's ondersteunt geen zoekfunctie.
  • Versleutelde document-ID's worden niet ondersteund.
  • Externe documenten die van buiten uw domein worden gedeeld, worden niet geëxporteerd.
  • Alleen superbeheerders en beheerders van hoofdorganisatie-eenheden hebben toegang tot alle Drive-hyperlinkexportbestanden. Beheerders van onderliggende organisatie-eenheden kunnen alleen bestanden downloaden van de Drive-hyperlinkexportbestanden die zij zelf hebben aangemaakt.
  1. Meld u aan bij vault.google.com .
  2. Klik op Zaken . U kunt gegevens zoeken in zaken , dit zijn werkruimtes voor uw Vault-projecten. Met zaken kunt u gerelateerde blokkeringen, zoekopdrachten en exports groeperen. Zaken beperken niet welke gegevens u kunt doorzoeken; alle gegevens waartoe u toegang hebt, zijn vanuit elke zaak doorzoekbaar.

  3. Als de zaak waarin u de zoekopdracht wilt uitvoeren al bestaat, klik er dan op om deze te openen. Zo niet, maak dan een nieuwe zaak aan:

    1. Klik op 'Maken' .
    2. Geef de kwestie een naam en eventueel een beschrijving.
    3. Klik op 'Maken' .

    Het tabblad 'Zoeken ' wordt geopend.

  4. Selecteer voor de service ' Rijden' .

  5. Selecteer voor de brongegevens ' Alle gegevens' .

  6. Selecteer voor de entiteit 'Drive-document-ID' .

  7. Voer maximaal 1000 document-ID's in als een door komma's gescheiden lijst.

  8. Klik op Exporteren.

Voorbeeld van zoekresultaten

Nadat je een zoekopdracht hebt uitgevoerd, kun je de items die aan je zoekopdracht voldoen bekijken en downloaden.

Voorvertoning wordt ondersteund voor Google-bestanden zoals Docs, Sheets, Slides, Sites, Drawings en Vids, evenals andere veelvoorkomende typen zoals PDF, DOCX en XLSX. U kunt geen ZIP-, binaire, video- of versleutelde bestanden bekijken. In Google-bestanden kunt u geen opmerkingen, voorgestelde bewerkingen of revisiegeschiedenis bekijken.

Opmerking: De Google Sheets IMAGE functie kan verwijzen naar een afbeelding via een URL , zoals https://www.example.com/images/logo.jpg . Wanneer u de spreadsheet in Vault bekijkt, wordt de afbeelding in realtime opgehaald van de bron. Voor afbeeldingen die zijn geüpload of ingevoegd in de spreadsheet, slaat Vault de afbeelding op en toont deze zoals deze beschikbaar was op de datum die u in uw zoekopdracht hebt opgegeven.

  1. Om een ​​item in de zoekresultatenlijst te bekijken, klikt u erop.
    • Voor ondersteunde bestandstypen wordt een voorbeeld van het item geopend.
    • Voor bestandstypen die niet worden ondersteund in de preview, geeft Vault een foutmelding weer, maar u kunt het item nog steeds downloaden.
  2. Om een ​​item uit de preview te downloaden, klikt u op Meer. en dan Downloaden .


Google, Google Workspace en aanverwante merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waaraan ze zijn verbonden.