שאלות נפוצות בנושא חיפוש ב-Vault

חשוב: החיפוש עשוי להפיק תוצאות בלתי צפויות בחלק מאזורי הזמן.

יכול להיות שתוצאות החיפוש והייצוא יהיו חלקיות או שיכללו נתונים שלא נכללים בהיקף החיפוש אם מציינים את ההפרשים הבאים מ-GMT: ‏ GMT–3:30, ‏ GMT+10:30. כפתרון עקיף, כדי לוודא ש-Vault יפיק את כל הנתונים הרלוונטיים, צריך להרחיב את החיפוש כך שיכלול יום נוסף בתחילת החיפוש ובסופו כשמשתמשים בהפרשי הזמן האלה מ-GMT.

אתם יכולים להגדיר אזור זמן כשאתם מחפשים נתונים. ‫Vault משתמש באזור הזמן כדי לקבוע את טווח התאריכים להצגה ולייצוא של תוצאות.

בגלל האופן שבו הודעות מאוחסנות בשרתי Google ואופן הגישה אליהן, זמן השליחה של הודעות מ-Gmail ומקבוצות מעוגל לשעה הקרובה ביותר. לדוגמה, הודעה שנשלחה ב-31 בדצמבר בשעה 23:30 תופיע בתוצאות של חיפוש ב-Vault שטווח התאריכים שלו מתחיל ב-1 בינואר. הפעולה הזו של עיגול השעה לא משפיעה על חיפושים ב-Drive.

אם הגדרתם תאריכים לחיפוש, זה יהיה טווח השעות שיתחום את החיפוש:

אם לא תגדירו אזור זמן בחיפוש, Vault ישתמש באזור הזמן שמוגדר במחשב שלכם.

שעון קיץ

יכול להיות שתצטרכו לשנות את אזור הזמן כדי להתאים אותו לשינויים בשעון הקיץ. לדוגמה, אם אתם מחפשים קבצים שנוצרו על ידי משתמש בניו יורק, תצטרכו לבחור באחת מהאפשרויות הבאות:

• לבחור באזור הזמן GMT-5 כדי למצוא את כל הקבצים שנוצרו החל מ-1 בדצמבר ועד 31 בינואר (כשחל שעון חורף).
• לבחור באזור הזמן GMT-4 כדי למצוא את כל הקבצים שנוצרו החל מ-1 ביוני ועד 31 ביולי (כשחל שעון קיץ).

הגדרה של אזור זמן שגוי עלולה לגרום להצגה של תוצאות חיפוש שגויות

שינוי של אזור הזמן ישנה את תוצאות החיפוש. לדוגמה, אם אתם מחפשים הודעות של עובד בצרפת (אזור זמן GMT+1), אבל בחיפוש שלכם מוגדר אזור זמן של החוף המערבי בארה"ב (GMT-8), החיפוש יוגבל לטווח הבא: משעה 16:00 ביום שלפני תאריך ההתחלה ועד לשעה 15:59 בתאריך הסיום.

בהתאם לצורכי הארגון ולכל הדרישות המשפטיות שעליכם לעמוד בהן בחיפוש, אתם יכולים:

• לבצע כמה חיפושים, אם הנתונים שאתם מחפשים נוצרו על ידי משתמשים שממוקמים באזורי זמן שונים.
• להשתמש באזור הזמן שבו ממוקמים המשרדים הראשיים של הארגון, אם המשתמש שמבצע את החיפוש ממוקם באזור זמן אחר.
• להשתמש באזור הזמן שהוגדר בצו בית משפט או בכל מסמך משפטי אחר שקשור לחיפוש.
• להתאים את אזור הזמן לשעון קיץ, אם התקופה בשנה רלוונטית לכך.

הבעיות שצוינו למעלה הן דוגמאות שנועדו להמחיש איך אזור הזמן משפיע על תוצאות החיפוש. הארגון שלכם צריך לשקול את ההשפעה של אזור זמן ושעון קיץ על תוצאות החיפוש כשהוא מגדיר את אסטרטגיות החיפוש שלו.

לפעמים חיפוש מוביל להודעת שגיאה, כמו השגיאות הבאות:

• ‫Vault לא יכול לחפש בחשבון בזמן שמתבצע סנכרון של נתוני החשבון. זו בעיה זמנית, והנתונים אמורים להיות זמינים בתוך כ-10 דקות. אם החשבון עדיין לא זמין, אפשר לפנות אלינו לקבלת עזרה.
• ‫Vault לא יכול להחזיר תוצאות כשאופרטור החיפוש הוא תו כללי שמופיע ב-100 או יותר מילים בחשבון המשתמש. אם השגיאה הזו מופיעה, צריך לשפר את המונח לחיפוש כך שיהיה ספציפי יותר. לדוגמה, אם חיפוש המונח subj:foo*‎ מפיק יותר מדי תוצאות, אפשר לדייק ולכתוב subj:food*‎ (כדי למצוא "food") או subj:foot*‎ (כדי למצוא, למשל, "foot" ו-"football").

אתם יכולים להשתמש בתכונת הספירה כדי להעריך את היקף השאילתה לפני שתבצעו חיפוש ב-Gmail. מזינים את מונחי החיפוש ולוחצים על ספירה.

הודעות יכולות להיספר פעמיים. לדוגמה, אם נשלחת הודעה מ-alex@example.com ל-dana@example.com, ‏ Vault יספור את ההודעה הזאת פעמיים כי היא קיימת בשתי תיבות הדואר. כשמשתמש שולח הודעה למישהו מחוץ לדומיין, ההודעה הזו נספרת רק פעם אחת.

בסיום הספירה, Vault יציג לכם את הפרטים הבאים:

• מספר החשבונות שבוצע בהם החיפוש
• כמות הזמן שנדרשה כדי להשלים את החיפוש
• מספר ההודעות שתואמות לשאילתת החיפוש
• מספר החשבונות שיש בהם הודעות שתואמות לשאילתת החיפוש

אתם יכולים להוריד קובץ של ערכים מופרדים בפסיקים (CSV) שכולל את מספר החשבונות וההודעות שקשורים לשאילתה שלכם. הקובץ כולל את הפרטים הבאים:

• תאריך ושעה
• השאילתה שעבורה התבצעה הספירה
• מספר החשבונות שבוצע בהם חיפוש ומספר החשבונות שלא היה אפשר לבצע בהם חיפוש
• מספר החשבונות שיש בהם הודעות שתואמות לשאילתת החיפוש
• כתובת האימייל והשם של כל חשבון שיש בו התאמות לשאילתת החיפוש
• מספר ההודעות שתואמות לשאילתת החיפוש מכל חשבון

ב-Vault יש תמיכה מלאה ב-Google Chat. ב-Vault יש גם תמיכה בצ'אטים בגרסה הקלאסית של Hangouts שהתרחשו אחרי 8 באפריל 2015.

אתם יכולים לחפש בצ'אטים בגרסה הקלאסית של Hangouts וגם לשמור, להחזיק לצורך משפטי ולייצא אותם, כל עוד תכונת ההיסטוריה מופעלת. לגבי צ'אטים שהתרחשו לפני התאריך הזה, חשוב לזכור את המגבלות הבאות:

• חיפוש, יצוא והחזקה לצורך משפטי אפשריים רק בצ'אטים מתועדים.
• כללי המדיניות לשמירת נתונים לא חלים באופן מלא על הודעות בגרסה הקלאסית של Hangouts.

• ‫Google Chat – אדמינים יכולים להגדיר אם ההיסטוריה פועלת או מושבתת. Vault יכול לשמור את כל הצ'אטים בגרסה הקלאסית של Hangouts אם הם התרחשו אחרי 8 באפריל 2015 ותכונת ההיסטוריה הופעלה.
• ‫Google Talk – רק אדמינים יכולים להגדיר שצ'אטים יהיו "לא לציטוט" ולהשבית את היסטוריית הצ'אט.

חריגה כזו לא משפיעה על השימוש ב-Vault. עם זאת, המשתמש לא יכול יותר לשלוח או לקבל הודעות אימייל חדשות, והוא עשוי לחוות שיבושים כלליים בחשבון שלו.

אם מדובר בנתונים שנמחקו לאחרונה, אנחנו ממליצים להשתמש במסוף Google Admin כדי לשחזר נתוני Google Drive או Gmail של משתמש.

פרטים נוספים זמינים במאמרים בנושא שחזור קבצים ותיקיות שנמחקו למשתמשים ב-Drive ושחזור הודעות אימייל של משתמש שנמחקו באופן סופי.

כדי לוודא שטיוטות שנשמרו אוטומטית לא ייכללו בחיפוש, צריך להוסיף את האופרטור הבא למונחי החיפוש: ‎-label:^r_ad.

כדי לוודא שטיוטות שנמחקו לא ייכללו בחיפוש, צריך להוסיף את האופרטור הבא למונחי החיפוש: ‎-(label:^deleted AND label:drafts)

כן. כדי לעשות זאת, בוחרים באפשרות יחידה ארגונית ואז בוחרים את היחידה הארגונית שבה רוצים לחפש.

אי אפשר לבחור את היחידה הארגונית ברמה העליונה, ואי אפשר להוסיף חשבונות משתמש ספציפיים לחיפוש שמבוסס על יחידה ארגונית. אפשר גם להגדיר טווח תאריכים ומונחי חיפוש.

מוסיפים את האופרטור הבא למונחי החיפוש: ‎-label:^admin_quarantine. פרטים נוספים אפשר לקרוא במאמר שימוש ב-Vault לחיפוש ב-Gmail.
מידע נוסף על הכנסת הודעות להסגר על ידי האדמין

‫Google Vault ממיר באופן אוטומטי קבצים כמו Docs,‏ Sheets ו-Slides לפורמטים מקבילים, למשל Microsoft Office או PDF, כדי להבטיח נגישות ושימושיות קלות לצרכים של צדדים שלישיים.

האתרים ב-Google Sites מומרים ל-PDF כדי לספק תמונת מצב ויזואלית פשוטה של תוכן האתר, שנוח יותר לבדיקה ופשוט בהרבה מאשר רינדור של קובצי HTML,‏ CSS וקובצי תמונות על ידי הלקוחות.

קבצים מקוריים של Google מבוססים על אינטרנט, ואי אפשר לגשת אליהם מחוץ למערכת האקולוגית של Google (Google Cloud). להמרת הקבצים יש את היתרונות הבאים:

• גישה אוניברסלית – כל אחד יכול לפתוח ולבדוק קבצים מיוצאים בכל מכשיר רגיל. כך לא תצטרכו לבצע המרות ידניות או להעלות מחדש את הנתונים לחשבון Google Workspace.
• צרכים משפטיים וצרכים של עמידה בדרישות – צוותים משפטיים רבים מסתמכים על כלים של צד שלישי ל-eDiscovery כדי לנתח ייצואים מ-Google Vault. כדי לקרוא ולעבד את הנתונים של Google, הכלים האלה דורשים שהקבצים יהיו בפורמט שלא מבוסס על אינטרנט.