Überprüfen, welche Funktionen verwendet werden

Wenn Sie sich für eine Google Workspace-Version entscheiden, sollten Sie prüfen, welche Funktionen Ihre Organisation derzeit verwendet und welche Sie hinzufügen möchten. Hier wird gezeigt, wie Sie feststellen, ob Ihre Organisation die folgenden Premium-Funktionen in Google Workspace verwendet.

Anzahl der Nutzer

Business-Versionen sind für bis zu 300 Nutzer verfügbar. Wenn Sie 300 Nutzer haben oder die Beschränkung fast erreicht ist, müssen Sie ein Upgrade auf Enterprise ausführen.

So ermitteln Sie, wie viele Nutzer Ihre Organisation derzeit hat :

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Abrechnung und dann Abos.

    Hierfür ist die Berechtigung „Abrechnungsverwaltung“ erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Ihr Abo.
  3. Sehen Sie sich den Abschnitt Lizenzen an. Die Anzahl der zugewiesenen Lizenzen entspricht der Anzahl der Nutzer in Ihrer Organisation.

Belegter Speicherplatz

Die Größe des für Ihre Organisation verfügbaren Speicherplatzes hängt von der Google Workspace-Version ab.

So ermitteln Sie, wie viel Speicherplatz Ihre Organisation derzeit verwendet :

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Berichte und dann Übersicht.

    Hierfür benötigen Sie die Administratorberechtigung „Berichte“.

  2. Scrollen Sie zu Wie viel Speicherplatz wird verwendet?.
  3. Wenn Sie zusätzliche Angaben aufrufen möchten, klicken Sie auf Details ansehen.

Kommunikation

Erweiterte Funktionen von Google Meet

Dazu gehören:

  • Aufzeichnung: Teilnehmer in Ihrer Organisation können Videokonferenzen aufzeichnen und in Google Drive speichern.
  • Berichterstellung zur Teilnahme: Organisatoren von Videokonferenzen können Berichte dazu erhalten, wer teilgenommen und wer sich ihre Livestreams angesehen hat.
  • Livestreaming: Nutzer in Ihrer Organisation können sich Videokonferenzen ansehen.

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktionen derzeit verwendet :

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Apps und dann Google Workspace und dann Google Meet.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“ erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Videoeinstellungen für Meet.
  3. Sehen Sie sich den Abschnitt Aufzeichnung an. Ihre Organisation kann die Funktion „Aufzeichnung“ verwenden, wenn die Option Videokonferenzen dürfen aufgezeichnet werden aktiviert ist.
  4. Sehen Sie sich den Abschnitt Berichterstellung zur Teilnahme an. Ihre Organisation kann Teilnahmeberichte verwenden, wenn diese Option aktiviert ist.
  5. Sehen Sie sich den Abschnitt Stream an. Ihre Organisation kann Livestreaming verwenden, wenn Videokonferenzen dürfen gestreamt werden aktiviert ist.

Zusammenarbeit

Branding für Organisationen

Mit benutzerdefinierten Drive-Vorlagen können Sie entweder über die Standardgalerie oder eine individuelle Vorlagengalerie für Ihre Organisation Vorlagen für Google-Dokumente, ‑Tabellen, ‑Präsentationen und ‑Formulare erstellen.

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktion derzeit verwendet :

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs und dann Vorlagen.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Google Drive und Google Docs erforderlich.

  2. Überprüfen Sie die Option Vorlageneinstellungen. Ihre Organisation kann Branding für Organisationen verwenden, wenn für diese Option Benutzerdefinierte Vorlagen sind aktiviert festgelegt ist.

Geteilte Ablagen

Mit geteilten Ablagen kann ein Team in Google Drive gemeinsam Dateien speichern, danach suchen und daran arbeiten.

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktion derzeit verwendet :

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“ erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  3. Überprüfen Sie die Einstellung Geteilte Ablagen erstellen. Ihre Organisation kann geteilte Ablagen verwenden, wenn diese Option aktiviert ist.

Verbundene Tabellenblätter

Mit verbundenen Tabellenblättern können Sie über den neuen BigQuery-Daten-Connector Milliarden von Datenzeilen aus Ihrer Tabelle aufrufen, analysieren, visualisieren und freigeben.

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktion derzeit verwendet :

  1. Öffnen Sie auf dem Computer eine Tabelle in Google Sheets.
  2. Klicken Sie im Menü oben auf Daten und dann Daten-Connectors und dann Mit BigQuery verbinden.

    Wenn diese Option verfügbar ist, kann Ihre Organisation verbundene Tabellenblätter verwenden.

Erweiterte Funktionen von Google Chat

Zu den erweiterten Funktionen von Google Chat gehören externe Chatrooms, in denen Gastzugriff erlaubt ist, sowie das Steuern der Dateifreigabe.

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktionen derzeit verwendet :

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Apps und dann Google Workspace und dann Google Chat.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“ erforderlich.

  2. Sehen Sie sich den Abschnitt Einstellungen für den externen Chat an. Ihre Organisation kann Chatrooms mit Gastzugriff verwenden, wenn Extern chatten aktiviert ist.
  3. Sehen Sie sich den Abschnitt Dateifreigabe im Chat an. Ihre Organisation kann die Dateifreigabe verwenden, wenn die externe Dateifreigabe oder die interne Dateifreigabe aktiviert ist.

Google Kalender

Zu den erweiterten Google Kalender-Funktionen gehören:

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktionen derzeit verwendet :

Ungenutzte Räume freigeben

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Verzeichnis und dann Gebäude und Ressourcen und dann Übersicht.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Gebäude und Ressourcen erforderlich.

  2. Klicken Sie im Abschnitt Dashboard für Raumstatistiken auf Öffnen.
  3. Scrollen Sie zum Abschnitt Raumfreigabe und klicken Sie auf Einstellungen bearbeiten.
  4. Überprüfen Sie Ihre Ressourcen. Wenn die Option Kalenderbasierte Raumfreigabe aktiviert ist, verwendet Ihre Organisation die automatische Raumfreigabe.

Standarddauer von Terminen

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Apps und dann Google Workspace und dann Kalender.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung für den Kalender erforderlich.

  2. Scrollen Sie zu Erweiterte Einstellungen und prüfen Sie die Option Standardmäßige Termindauer.

Mit Google Cloud Search können Sie in Google Workspace-Diensten oder in Datenquellen von Drittanbietern nach Inhalten Ihrer Organisation suchen.

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktion derzeit verwendet :

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Berichte und dann Übersicht.

    Hierfür benötigen Sie die Administratorberechtigung „Berichte“.

  2. Scrollen Sie zu Wie ist die Aktivität in Cloud Search?
  3. Wenn Sie zusätzliche Angaben aufrufen möchten, klicken Sie auf Details ansehen.

AppSheet Pro

AppSheet Mit AppSheet kann jeder ohne Programmiererfahrung mobile Apps und Webanwendungen erstellen.

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktion derzeit verwendet :

  1. Öffnen Sie auf dem Computer eine Tabelle in Google Sheets.
  2. Klicken Sie im Menü oben auf Tools und dann AppSheet.

    Wenn diese Option verfügbar ist, kann Ihre Organisation AppSheet Pro verwenden.

Sicherheit und Verwaltung

Grundlegende Endpunktverwaltung

Unter Grundlegende Endpunktverwaltung finden Sie die grundlegenden Tools, die Sie benötigen, um die Sicherheit der Google Workspace-Daten Ihrer Organisation auf Mobilgeräten, Computern, Laptops und anderen Endpunkten zu erhöhen.

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktion derzeit verwendet :

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Geräte und dann Mobilgeräte und Endpunkte und dann Einstellungen und dann Universell.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung „Mobilgeräteverwaltung“ erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Allgemein und dann Mobilgeräteverwaltung.
  3. Überprüfen Sie die Optionen für die Mobilgeräteverwaltung. Ihre Organisation verwendet die grundlegende Endpunktverwaltung, wenn für diese Option Einfach (ohne Agent) festgelegt ist.

Erweiterte Endpunktverwaltung

Mit der erweiterten Endpunktverwaltung können Sie die Sicherheit der Google Workspace-Daten Ihrer Organisation auf Mobilgeräten, Computern, Laptops und anderen Endpunkten erhöhen.

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktion derzeit verwendet :

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Geräte und dann Mobilgeräte und Endpunkte und dann Einstellungen und dann Universell.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung „Mobilgeräteverwaltung“ erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Allgemein und dann Mobilgeräteverwaltung.
  3. Überprüfen Sie die Optionen für die Mobilgeräteverwaltung. Ihre Organisation verwendet die erweiterte Endpunktverwaltung, wenn eine der folgenden Optionen ausgewählt ist:
    • Erweitert
    • Benutzerdefiniert, wobei für Android, iOS oder Google Sync Erweitert festgelegt ist

Zusammenarbeit mit vertrauenswürdigen Domains

Bei der Zusammenarbeit mit vertrauenswürdigen externen Domains können Ihre Nutzer Dateien nur für bestimmte Organisationen außerhalb Ihres Unternehmens oder Ihrer Bildungseinrichtung freigeben.

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktion derzeit verwendet :

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Konto und dann Domains.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung „Domaineinstellungen“ erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Domains auf der Zulassungsliste.
  3. Ihre Organisation kann Dateien für vertrauenswürdige Domains freigeben, wenn diese hier aufgeführt sind.

Google Vault

Mit Google Vault können Sie Ihre Daten für die Datenaufbewahrung und für E-Discovery archivieren, suchen und exportieren.

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktion derzeit verwendet :

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Google Workspace-Konto unter https://vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Ihre Organisation verwendet Vault, wenn eines der folgenden Regelverhalten zutrifft:
    • Klicken Sie auf Standardregeln: Alle standardmäßigen Aufbewahrungsregeln sind aktiviert.
    • Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Regeln: Alle benutzerdefinierten Regeln sind vorhanden.
  3. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten. Ihre Organisation verwendet Vault, wenn Rechtsangelegenheiten erstellt wurden.

Gmail-Funktion „Schutz vor Datenverlust“

Mit der Gmail-Funktion „Schutz vor Datenverlust“ (Data Loss Prevention, DLP) können Sie eingehende und ausgehende E-Mails mit vordefinierten Inhaltsdetektoren prüfen.

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktion derzeit verwendet :

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Apps und dann Google Workspace und dann Gmail und dann Compliance.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung für die Gmail-Einstellungen erforderlich.

  2. Lesen Sie den Abschnitt Inhaltscompliance. In Ihrer Organisation wird DLP verwendet, wenn die Option Weitere Regel hinzufügen angezeigt wird.

Optische Zeichenerkennung in Gmail

Bei der optischen Zeichenerkennung in Gmail wird Text aus Bildern in E-Mail-Anhängen extrahiert und dann werden Regeln für die Inhaltscompliance angewendet.

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktion derzeit verwendet :

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Apps und dann Google Workspace und dann Gmail und dann Compliance.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung für die Gmail-Einstellungen erforderlich.

  2. Klicken Sie neben Optische Zeichenerkennung (OCR) auf die Option OCR für E-Mail-Anhänge aktivieren. Ihre Organisation verwendet OCR, wenn diese Option aktiviert ist.

Enterprise-Datenspeicherorte

Über Speicherorte für Daten können Sie mit einer entsprechenden Richtlinie festlegen, dass Daten an einem bestimmten Standort gespeichert werden.

So prüfen Sie, ob Ihre Organisation diese Funktion derzeit verwendet :

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Daten und dann Compliance und dann Speicherorte für Daten.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung zum Ändern der Einstellungen für Speicherorte erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Speicherorte für Daten. Ihre Organisation verwendet Speicherorte für Daten, wenn diese Option auf einen beliebigen Wert außer Keine Einstellung festgelegt ist.