این مقاله برای مدیران Google Workspace for Education است.
به دانشجویان و کارکنان اجازه دهید از Google Takeout برای کپی کردن فایلهای Google Drive، پیامهای Gmail و محتوای Google Photos خود به یک حساب Google دیگر استفاده کنند. به عنوان مثال، دانشجویان فارغالتحصیل میتوانند دادهها را کپی کرده و به حساب Google شخصی خود منتقل کنند.
درباره نحوه کپی کردن محتوا از یک حساب مدرسه به حساب دیگر توسط کاربران اطلاعات کسب کنید
برای مدیریت انتقال داده برای سایر سرویسهای گوگل، مانند یوتیوب یا فوتوز، به بخش «اجازه یا مسدود کردن خروج از حساب برای کاربران» بروید.
آنچه کاربران میتوانند کپی و منتقل کنند
به طور پیشفرض، مجوز انتقال Takeout برای همه واحدهای سازمانی فعال است. این مجوز به کاربران اجازه میدهد دادههای Gmail و Drive خود را دانلود کنند:
- درایو : کاربران میتوانند کپی اسناد و پوشههایی را که در درایو من دارند، منتقل کنند.
- جیمیل : ایمیل آنها را کپی و منتقل کنید (نه مخاطبین، چتها یا وظایف).
- عکسها : کاربران میتوانند عکسها، ویدیوها و آلبومهای خود را منتقل کنند. عناوین آلبومها در حساب مقصد شامل آدرس ایمیل مالک اصلی خواهد بود.
توجه : هیچ سند، ایمیل یا عکسی در طول فرآیند حذف نمیشود؛ کپیها در حساب جدید ایجاد میشوند در حالی که فایلهای اصلی بدون تغییر باقی میمانند. اگر اشتراکگذاری فایل را در خارج از دامنه خود غیرفعال کنید، فایلهای درایو قابل کپی نیستند.
مرحله ۱: تنظیم مجوزهای انتقال
برای این مرحله، به امتیازات مدیر برای واحدهای سازمانی (سطح بالا) و تنظیمات سرویس نیاز دارید.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دادهها واردات و صادرات داده بیرونبر گوگل (Google Takeout )نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی مجوزهای انتقال اضافی کلیک کنید.
- کادر دسترسی به انتقال را علامت بزنید یا علامت آن را بردارید.
- توجه : علامت زدن این کادر به کاربران شما اجازه میدهد به ابزار دسترسی پیدا کرده و انتقال دادههای خود را آغاز کنند.
در بخش سرویسهای انتقال داده ، درایو، جیمیل یا عکسها را برای هر سرویسی که میخواهید به کاربران اجازه انتقال دهید، روشن کنید.
مهم : کاربران فقط در صورتی میتوانند به ابزار انتقال محتوای شما دسترسی داشته باشند که کادر انتخاب مرحله ۳ انتخاب شده باشد و حداقل یکی از سرویسهای ذکر شده در مرحله ۴ فعال باشد. اگر همه سرویسها غیرفعال باشند، کاربران حتی اگر مجوزهای انتقال اضافی فعال باشد، نمیتوانند به این ابزار دسترسی داشته باشند. درباره فعال یا غیرفعال کردن سرویسها بیشتر بدانید.
(اختیاری) برای اعمال این تنظیمات به گروه خاصی از کاربران، قبل از تغییر تنظیمات، واحد سازمانی را در قسمت واحدهای سازمانی انتخاب کنید.
- درباره ساختار سازمانی بیشتر بدانید.
روی ذخیره کلیک کنید.
مرحله ۲. مطمئن شوید که تنظیمات شما امکان انتقال داده را فراهم میکند.
مطمئن شوید که سرویس Google Takeout برای کاربران شما فعال است. اگر این سرویس غیرفعال باشد، کاربران حتی اگر به آنها اجازه انتقال محتوایشان را داده باشید، نمیتوانند به این ابزار دسترسی داشته باشند.
نکته :
- اشتراکگذاری درایو : برای اینکه کاربران بتوانند فایلهای خود را منتقل کنند، اشتراکگذاری خارجی باید برای درایو فعال باشد.
- فضای ذخیرهسازی مقصد : حساب مقصد باید فضای ذخیرهسازی کافی برای ذخیره دادههای منتقلشده داشته باشد.
برای اطلاعات بیشتر، به «مجاز یا مسدود کردن Google Takeout» ، «مشاهده برنامههای فعال برای یک کاربر، گروه یا واحد سازمانی » و «مدیریت اشتراکگذاری خارجی برای سازمان خود» بروید.
مرحله ۳. دانشآموزان را از روند انتقال مطلع کنید
اگر دانشآموزان در حال آماده شدن برای انتقال یا فارغالتحصیلی هستند، میتوانند انتقال را در صفحات حساب Google خود تنظیم کنند. دستورالعملها را به اشتراک بگذارید، محتوا را از حساب مدرسه خود به حساب دیگری کپی کنید تا به دانشآموزان در شروع کار کمک کنید.