این مقاله برای مدیران است. برای یادگیری نحوه اشتراکگذاری یا تنظیم مجوزها برای فایلهای خودتان، به اشتراکگذاری فایلها از گوگل درایو بروید.
پشتیبانی از همه نسخههای Google Workspace، Cloud Identity و G SuiteAs an administrator, you can control if users can share files and folders from Google Docs, Sheets, Slides, Sites, My Maps, and shared drives with people outside of your organization. You can also turn on an indicator to show that a shared drive or Drive file is owned by or shared with someone outside of your organization.
Note : Gems are stored and shared in Google Drive, so the sharing settings for Drive also apply to Gems. Any Google files included in a Gem are shared with anyone who has access to the Gem. For details, see Turn Gem sharing on or off .
توجه: تنظیمات اشتراکگذاری درایو، برای اشتراکگذاری در Gemini Business نیز اعمال میشود. برای جزئیات بیشتر، به کنترل دسترسی Gemini Business و Enterprise به دادههای Workspace مراجعه کنید.
در این صفحه
- مثالهایی از سناریوهای تنظیمات اشتراکگذاری
- اشتراکگذاری خارجی فایلها و پوشهها را در Drive فعال یا غیرفعال کنید
- اشتراکگذاری خارجی را فقط با دامنههای خاص مجاز کنید
- روشن یا خاموش کردن نشانگر برای فایلهای اشتراکگذاریشده خارجی
- کنترل کنید چه کسی میتواند محتوا را به درایو مشترک متعلق به سازمان دیگری منتقل کند
- مدیریت اشتراکگذاری درایو با قوانین اعتماد را امتحان کنید
- در مورد حسابهای کاربری که دیگر درایو ندارند چه باید کرد؟
توجه: برای کنترل اشتراکگذاری با کاربران خارجی غیر گوگل، اشتراکگذاری بازدیدکنندگان را روشن یا خاموش کنید .
مثالهایی از سناریوهای تنظیمات اشتراکگذاری
تنظیم اشتراکگذاری سفارشی برای یک گروه یا واحد سازمانی
You might want to allow users only in certain groups or organizational units to share content externally, and block external sharing for everyone else. You can do this with Drive sharing settings or with trust rules.
با تنظیمات اشتراکگذاری درایو:
- اگر قبلاً این کار را نکردهاید، کاربران را در واحدهای سازمانی یا گروههای پیکربندی قرار دهید.
- همانطور که در بخش بعدی توضیح داده شده است، اشتراکگذاری خارجی را برای واحد سازمانی ارشد غیرفعال کنید.
- در سمت چپ، روی گروه یا واحد سازمانی که میخواهید اجازه اشتراکگذاری خارجی به آن بدهید، کلیک کنید.
مهم: تنظیمات گروه، تنظیمات واحد سازمانی را لغو میکند. اگر کاربر به چندین گروه تعلق داشته باشد، تنظیمات مربوط به گروهی که بالاترین اولویت را دارد، برای کاربر اعمال میشود.
- اشتراکگذاری خارجی را روشن کنید.
با قوانین اعتماد: نحوهی ایجاد و مدیریت قوانین اعتماد برای اشتراکگذاری Drive را در اینجا بیاموزید.
اشتراکگذاری محتوا با کاربران خارجی که حساب گوگل ندارند
You can let users share files and folders with external users who don't have Google Accounts by turning on visitor sharing. You can choose to allow visitor sharing with anyone or only trusted domains. For instructions, see Allow sharing to non-Google users with visitor sharing .
فقط اجازه دهید محتوای پوشههای خاص به صورت خارجی به اشتراک گذاشته شود
Supported editions for this feature: Business Starter, Business Standard, and Business Plus; Enterprise Standard and Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, and Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, and Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Compare your edition
تنظیمات اشتراکگذاری موجود در کنسول مدیریت شما، بر اساس واحد سازمانی یا گروهها برای کاربران اعمال میشود. شما کنترلی بر پوشههای جداگانه در بخش «درایوهای من» کاربران ندارید.
برای اینکه فقط فایلهای خاصی بتوانند به صورت خارجی به اشتراک گذاشته شوند، میتوانید از درایوهای اشتراکی استفاده کنید. با این رویکرد، درایو اشتراکی به عنوان پوشه عمل میکند.
- یک واحد سازمانی بدون عضو ایجاد کنید .
- همانطور که در بخش بعدی توضیح داده شده است، اشتراکگذاری خارجی را برای واحد سازمانی ارشد غیرفعال کنید.
- اشتراکگذاری خارجی را برای واحد سازمانی جدید فعال کنید، که تنظیمات واحد سازمانی بالایی را لغو میکند.
- (اختیاری) برای اینکه بتوانید بدون داشتن حساب گوگل، با افراد خارج از سازمان خود اشتراکگذاری کنید، اشتراکگذاری بازدیدکنندگان را برای واحد سازمانی جدید فعال کنید .
- یک درایو مشترک ایجاد کنید تا فایلها و پوشهها را برای اشتراکگذاری خارجی در خود جای دهد.
- Identify the people allowed to share the files externally and add those people as members of the shared drive with the Contributor , Content manager , or Manager access level. If you have many users, add them as a group.
توجه:
- You can add people outside of your organization as members of a shared drive if they have Google Accounts. If they don't have Google Accounts, you can turn on visitor sharing so your users can share content with them.
- مجوزهای اعطا شده توسط هر سطح دسترسی را بررسی و درک کنید . سطح دسترسی مناسب برای اعضای درایو مشترک را بر اساس نیازهای خاص سازمان خود تعیین کنید.
- درایو اشتراکی را به واحد سازمانی جدید اختصاص دهید .
- محتوا را به درایو مشترک منتقل کنید .
- (اختیاری) اگر میخواهید هنگام اضافه شدن محتوا به درایو مشترک و اشتراکگذاری خارجی مطلع شوید، میتوانید یک قانون گزارشدهی بر اساس رویدادهای گزارش درایو تنظیم کنید .
اشتراکگذاری خارجی فایلها و پوشهها را در Drive فعال یا غیرفعال کنید
Sharing content in Drive with people outside your organization can be an important collaboration process, but it also carries risk of data leaks. If you turn on external sharing, you have options to limit sharing, such as warning users before they share or blocking link sharing.
اگر اشتراکگذاری خارجی را غیرفعال کنید، کاربران نمیتوانند موارد زیر را با کاربران خارجی به اشتراک بگذارند:
- دعوتنامهها به موارد ایجاد شده در سندنگار، برگهنگار و اسلایدنگار
- لینک به فایلهای ذخیره شده در درایو
- موارد پیوست شده به ایمیلها، یا مستقیماً از دستگاهها آپلود شده یا در Drive ذخیره شدهاند
کاربران خارجی همچنین دسترسی به مواردی را که قبلاً با آنها به اشتراک گذاشته شده بود، از دست میدهند.
You can also block these same items coming from external users to users in your organization. These restrictions apply to external group members. When files are shared with a group that has external users, those external users can't access the file.
Note : Restrictions apply at the user level, not at the group level. So while files can be shared with an external group, external users in that group who are blocked by your sharing settings can't access the files.
برای روشن یا خاموش کردن اشتراکگذاری خارجی:
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی تنظیمات اشتراکگذاری کلیک کنید گزینههای اشتراکگذاری .
- (اختیاری) برای اعمال تنظیمات فقط برای برخی از کاربران، در کنار، یک واحد سازمانی (که اغلب برای بخشها استفاده میشود) یا یک گروه پیکربندی (پیشرفته) را انتخاب کنید.
تنظیمات گروه، واحدهای سازمانی را نادیده میگیرد. اطلاعات بیشتر
- برای فعال کردن اشتراکگذاری خارجی، روی روشن کلیک کنید و گزینههای اشتراکگذاری را انتخاب کنید.
- برای غیرفعال کردن اشتراکگذاری خارجی، روی «خاموش» کلیک کنید. همچنین میتوانید اشتراکگذاری محتوای خارجی با کاربران خود، از جمله محتوای موجود در سیستمهای ذخیرهسازی شخص ثالث، را مسدود کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید. یا میتوانید برای یک واحد سازمانی روی لغو کلیک کنید.
برای بازیابی مقدار ارثبری شده در آینده، روی Inherit (یا Unset برای یک گروه) کلیک کنید.
اشتراکگذاری خارجی را فقط با دامنههای خاص مجاز کنید
شما میتوانید اشتراکگذاری فایل را فقط با دامنههای مورد اعتماد (مجاز) مجاز کنید. وقتی از یک لیست مجاز برای محدود کردن اشتراکگذاری استفاده میکنید:
- دامنه باید یک دامنه Google Workspace باشد، مگر اینکه از اشتراکگذاری بازدیدکننده استفاده کنید.
- شما نمیتوانید فقط دامنههای خاصی را در لیست مجاز برای اشتراکگذاری فایل انتخاب کنید. همه دامنههای مورد اعتماد شامل میشوند.
- کاربران نمیتوانند فایلها را با حسابهای شخصی به اشتراک بگذارند.
- اگر سازمان شما ترکیبی از مجوزهای Cloud Identity و Google Workspace را دارد، فهرست مجوزها برای کاربران Cloud Identity نیز اعمال میشود.
قبل از شروع: در صورت نیاز، نحوه اعمال تنظیمات را در یک بخش یا گروه بیاموزید.
اگر قبلاً این کار را نکردهاید، دامنههای مورد اعتماد را به لیست مجاز خود اضافه کنید .
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی تنظیمات اشتراکگذاری کلیک کنید گزینههای اشتراکگذاری .
- (اختیاری) برای اعمال تنظیمات فقط برای برخی از کاربران، در کنار، یک واحد سازمانی (که اغلب برای بخشها استفاده میشود) یا یک گروه پیکربندی (پیشرفته) را انتخاب کنید.
تنظیمات گروه، واحدهای سازمانی را نادیده میگیرد. اطلاعات بیشتر
- روی Allowlisted Domains کلیک کنید و گزینههای اشتراکگذاری را انتخاب کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید. یا میتوانید برای یک واحد سازمانی روی لغو کلیک کنید.
برای بازیابی مقدار ارثبری شده در آینده، روی Inherit (یا Unset برای یک گروه) کلیک کنید.
(فقط فرمها) در قسمت تنظیمات اشتراکگذاری ، روی پاسخهای فرم کلیک کنید. انتخاب کنید که آیا کاربران دامنه شما میتوانند به فرمهایی که از خارج ایجاد شدهاند پاسخ دهند یا فرمها را برای پاسخها از خارج به اشتراک بگذارند.
توجه : اگر این گزینهها را غیرفعال کنید، تنظیمات اشتراکگذاری گوگل درایو برای پاسخدهندگان فرم اعمال میشود.
- روی ذخیره کلیک کنید. یا میتوانید برای یک واحد سازمانی روی لغو کلیک کنید.
برای بازیابی مقدار ارثبری شده در آینده، روی Inherit (یا Unset برای یک گروه) کلیک کنید.
روشن یا خاموش کردن نشانگر برای فایلهای اشتراکگذاریشده خارجی
By default, when a shared drive or Drive file is owned by or shared with someone outside of your organization, an External warning indicator is shown. However, you can turn the setting on or off for some or all of your users. If you turn the setting off, you can still review the files that are externally shared in the Drive log events .
برای روشن یا خاموش کردن نشانگر:
قبل از شروع: در صورت نیاز، نحوه اعمال تنظیمات را در یک بخش یا گروه بیاموزید.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی تنظیمات اشتراکگذاری کلیک کنید گزینههای اشتراکگذاری .
- (اختیاری) برای اعمال تنظیمات فقط برای برخی از کاربران، در کنار، یک واحد سازمانی (که اغلب برای بخشها استفاده میشود) یا یک گروه پیکربندی (پیشرفته) را انتخاب کنید.
تنظیمات گروه، واحدهای سازمانی را نادیده میگیرد. اطلاعات بیشتر
- روی برجسته کردن فایلهای خارجی کلیک کنید برای روشن یا خاموش کردن این نشانگر، کادر «برجسته کردن فایلهای خارجی» را علامت بزنید یا علامت آن را بردارید.
- روی ذخیره کلیک کنید. یا میتوانید برای یک واحد سازمانی روی لغو کلیک کنید.
برای بازیابی مقدار ارثبری شده در آینده، روی Inherit (یا Unset برای یک گروه) کلیک کنید.
رفتار نمایشگر نشانگر را درک کنید
وقتی نشانگر هشدار روشن است، برای فایلهای Drive که متعلق به شخصی خارج از سازمان شما هستند یا با او به اشتراک گذاشته شدهاند، نشان داده میشود، به جز موارد استثنای زیر:
- اگر گروهی در گروههای گوگل متعلق به سازمان شما بتواند به فایل دسترسی داشته باشد، حتی اگر آن گروه شامل اعضایی خارج از سازمان شما باشد، این نشانگر نشان داده نمیشود.
- این نشانگر همیشه نشان داده میشود که آیا حسابهای سرویس میتوانند به فایل دسترسی داشته باشند، صرف نظر از اینکه حساب سرویس متعلق به شخصی در داخل یا خارج از سازمان شما باشد.
- اگر گروههای Google Classroom که به صورت خودکار ایجاد شدهاند بتوانند به فایل دسترسی داشته باشند، این نشانگر همیشه نشان داده میشود.
کنترل کنید چه کسی میتواند محتوا را به درایو مشترک متعلق به سازمان دیگری منتقل کند
شما میتوانید انتقال محتوا از درایوهای مشترک که شامل یک منبع یا هدف خارجی هستند را مجاز یا مسدود کنید. برای مثال:
- شما میتوانید انتقال محتوا از یک درایو مشترک در سازمان خود به یک درایو مشترک خارجی یا My Drive کاربر خارجی را مسدود کنید.
- شما میتوانید انتقال محتوا از My Drive یک کاربر در سازمان خود به یک درایو مشترک خارجی را مسدود کنید.
برای جزئیات بیشتر، به محدود کردن افرادی که میتوانند محتوا را به درایوهای مشترک خارجی منتقل کنند ، بروید.
مدیریت اشتراکگذاری درایو با قوانین اعتماد را امتحان کنید
نسخههای پشتیبانیشده برای این ویژگی: Frontline Plus؛ Enterprise Standard و Enterprise Plus؛ Education Standard و Education Plus؛ Enterprise Essentials Plus. نسخه خود را مقایسه کنید
Instead of using Drive settings for sharing outside your organization, you can use trust rules to manage sharing both outside and inside your organization. Trust rules give you more control over who your users can share with. For details, see Create and manage trust rules for Drive sharing .
در مورد حسابهای کاربری که دیگر درایو ندارند چه باید کرد؟
If a user in your organization no longer has the Drive and Docs service for their account—for example, the Google Workspace license was removed from their account—files they own can be shared only within your organization , even if the sharing settings applied to their files allow external sharing.
برای حذف محدودیت اشتراکگذاری خارجی از فایلهای کاربر، میتوانید یک مجوز کاربر بایگانیشده (AU) به حساب او اضافه کنید. برای جزئیات بیشتر، به افزودن مجوزهای کاربر بایگانیشده بروید.