نسخههای پشتیبانیشده برای این ویژگی: Business Starter (به جز موارد ذکر شده)، Business Standard و Business Plus؛ Enterprise Standard و Enterprise Plus؛ Education Fundamentals، Education Standard و Education Plus؛ Essentials، Enterprise Essentials و Enterprise Essentials Plus؛ سازمانهای غیرانتفاعی؛ G Suite Business. نسخه خود را مقایسه کنید
اگر مدیر یک درایو مشترک هستید، به جای آن به اینجا بروید .
به عنوان مدیر، میتوانید اعضا و سطح دسترسی آنها را برای هر درایو مشترک در سازمان خود تغییر دهید. همچنین میتوانید تنظیمات اشتراکگذاری برای یک درایو مشترک و تنظیمات پیشفرض اشتراکگذاری برای همه درایوهای مشترک جدید را تغییر دهید. به عنوان مثال، اگر نگران دسترسی یک کاربر خاص به یک درایو مشترک هستید، میتوانید او را حذف کنید یا سطح دسترسی او را تغییر دهید.
توجه: اگر Business Starter دارید و در Frontline Plus ثبت نام کردهاید، نمیتوانید درایوهای اشتراکی را مدیریت کنید. برای ادامه مدیریت درایوهای اشتراکی برای کاربران غیر Frontline خود، به نسخه Business Standard یا بالاتر ارتقا دهید.
در این صفحه
- اضافه کردن یا حذف اعضای یک درایو مشترک
- تغییر سطح دسترسی یک عضو درایو اشتراکی
- تنظیمات پیشفرض اشتراکگذاری را برای درایوهای اشتراکی تنظیم کنید
- تنظیمات اشتراکگذاری را برای یک درایو مشترک تغییر دهید
- محدود کردن افرادی که میتوانند محتوا را به درایوهای اشتراکی خارجی منتقل کنند
- بررسی فعالیت کاربران در درایوهای اشتراکی
- بررسی و درخواست تجدیدنظر در درایوهای اشتراکی غیرفعال
اضافه کردن یا حذف اعضای یک درایو مشترک
به عنوان مدیر سیستم، اگر درایو اشتراکی عضو یا مدیری نداشته باشد، ممکن است لازم باشد از طریق کنسول مدیریت، اعضا را به درایو اشتراکی اضافه کنید. یا اگر نباید اعضا به محتویات آن دسترسی داشته باشند، ممکن است لازم باشد آنها را از درایو اشتراکی حذف کنید.
برای مدیریت اعضا از صفحه مدیریت درایوهای مشترک، حساب کاربری مدیر شما باید دارای مجوز اختصاصی باشد که شامل برنامه Drive و Docs باشد و این برنامه نیز باید روشن باشد.
توجه: شما میتوانید تا ۱۰۰ گروه و تا ۶۰۰ عضو (بین گروهها و کاربران) را به یک درایو مشترک اختصاص دهید. یک درایو مشترک نمیتواند بیش از ۵۰،۰۰۰ عضو از طریق گروهها و افراد داشته باشد.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی مدیریت درایوهای مشترک کلیک کنید.
- درایو اشتراکی که میخواهید بهروزرسانی کنید را انتخاب کنید و روی مدیریت اعضا کلیک کنید. اگر درایوهای اشتراکی زیادی دارید، میتوانید لیست را بر اساس نام درایو اشتراکی یا سایر ویژگیها فیلتر کنید.
- برای یافتن درایوهای اشتراکی که عضوی ندارند، روی افزودن فیلتر کلیک کنید بدون عضو .
- برای یافتن درایوهای اشتراکی که مدیر ندارند، روی افزودن فیلتر کلیک کنید بدون مدیران .
- برای یافتن درایوهای اشتراکی که عضوی ندارند، روی افزودن فیلتر کلیک کنید
- برای اضافه کردن یک شخص یا گروه:
- آدرس ایمیل را وارد کنید.
- سطح دسترسی را انتخاب کنید.
- اگر میخواهید به افراد اطلاع دهید، انتخاب کنید و اگر میخواهید، به صورت اختیاری پیامی را نیز ضمیمه کنید.
- روی ارسال (اگر تصمیم به اطلاعرسانی به افراد دارید) یا اشتراکگذاری (اگر تصمیم به عدم اطلاعرسانی به افراد دارید) کلیک کنید.
برای حذف یک شخص یا گروه:
- در کنار نام شخص یا گروه، روی سطح دسترسی کلیک کنید.
روی حذف دسترسی کلیک کنید.
توجه: وقتی عضوی را از درایو مشترک حذف میکنید، او همچنین دسترسی به هرگونه فایل و پوشهای در درایو مشترک که مستقیماً با او به اشتراک گذاشته شده بود را از دست میدهد.
روی ذخیره کلیک کنید.
تغییر سطح دسترسی یک عضو درایو اشتراکی
به عنوان مدیر، میتوانید سطح دسترسی را برای یکی از اعضای درایو مشترک تغییر دهید، حتی اگر مدیر درایو مشترک نباشید. به عنوان مثال، اگر نگران دسترسی مدیر یک کاربر خاص به درایو مشترک هستید، میتوانید سطح دسترسی او را کاهش دهید.
برای مدیریت اعضا از صفحه مدیریت درایوهای مشترک، حساب کاربری مدیر شما باید دارای مجوز اختصاصی باشد که شامل برنامه Drive و Docs باشد و این برنامه نیز باید روشن باشد.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی مدیریت درایوهای مشترک کلیک کنید.
- روی درایو مشترکی که میخواهید عضوی را که میخواهید بهروزرسانی کنید، قرار دهید و روی مدیریت اعضا کلیک کنید. اگر درایوهای مشترک زیادی دارید، میتوانید لیست را بر اساس نام درایو مشترک یا سایر ویژگیها فیلتر کنید.
- در ردیف مربوط به عضوی که میخواهید بهروزرسانی کنید، روی سطح دسترسی فعلی او کلیک کنید، سپس روی سطح دسترسی جدید کلیک کنید.
- روی انجام شد کلیک کنید.
تنظیمات پیشفرض اشتراکگذاری را برای درایوهای اشتراکی تنظیم کنید
برای Business Starter پشتیبانی نمیشود. تمام تنظیمات اشتراکگذاری درایو مشترک روی حالت مجاز تنظیم شدهاند.
به عنوان مدیر، میتوانید تنظیمات پیشفرض اشتراکگذاری درایوهای اشتراکی را بر اساس واحد سازمانی که به آن اختصاص داده شدهاند، تنظیم کنید. همچنین میتوانید از تغییر این تنظیمات توسط اعضای دارای دسترسی مدیریت جلوگیری کنید. به عنوان مثال، اگر نمیخواهید کاربران یک واحد سازمانی محتوا را در خارج از سازمان شما به اشتراک بگذارند، میتوانید اشتراکگذاری خارجی را مسدود کرده و از تغییر آن تنظیمات توسط مدیران جلوگیری کنید.
مهم: تنظیمات پیشفرض اشتراکگذاری فقط برای درایوهای اشتراکی جدید اعمال میشود. اگر درایوهای اشتراکی موجود دارید که میخواهید تنظیمات اشتراکگذاری آنها را تغییر دهید، به بخش بعدی بروید.
توجه : مجوزهای اشتراکگذاری برای درایوهای اشتراکی، محدودکنندهی افرادی که میتوانند درخواستهای فرم Google Forms را با آنها به اشتراک بگذارند، نیستند.قبل از شروع: اگر نیاز به ایجاد یک دپارتمان یا تیم برای این تنظیمات دارید، به بخش «افزودن یک واحد سازمانی» بروید.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی تنظیمات اشتراکگذاری کلیک کنید ایجاد درایو مشترک
- (اختیاری) برای اعمال تنظیمات به یک بخش یا تیم، در کنار آن، یک واحد سازمانی را انتخاب کنید.
- تنظیمات پیشفرض اشتراکگذاری را برای درایوهای اشتراکی جدید تنظیم کنید و انتخاب کنید که آیا مدیران درایو اشتراکی میتوانند این تنظیمات را لغو کنند یا خیر. گزینهها:
- به اعضایی که دسترسی مدیریتی دارند اجازه دهید تنظیمات زیر را لغو کنند — وقتی این گزینه تیک نخورده باشد، مدیران نمیتوانند این تنظیمات اشتراکگذاری را برای درایوهای اشتراکی جداگانه تغییر دهند. در بیشتر موارد، ممکن است بخواهید به مدیران درایو اشتراکی اجازه دهید تنظیمات را تغییر دهند تا از همکاری آنها با کاربران خارجی یا تیمهای دیگر جلوگیری نشود.
- به کاربران خارج از سازمان خود اجازه دسترسی به فایلهای موجود در درایوهای مشترک را بدهید — وقتی این گزینه تیک نخورده باشد، کاربران خارجی نمیتوانند به فایلها دسترسی داشته باشند، حتی اگر به کاربران اجازه دهید فایلها را خارج از سازمان شما به اشتراک بگذارند . این تنظیم همچنین مدیران درایو مشترک را از اضافه کردن کاربران خارجی به عنوان عضو منع میکند. اگر کاربران مجاز به اشتراکگذاری هیچ موردی در درایو خارج از سازمان شما نباشند، این تنظیم هیچ تاثیری ندارد زیرا نمیتواند تنظیمات اشتراکگذاری را لغو کند.
- اجازه دهید افرادی که عضو درایو مشترک نیستند به فایلها اضافه شوند — وقتی این گزینه غیرفعال باشد، اعضای درایو مشترک نمیتوانند به افراد غیر عضو دسترسی مشاهده، نظر دادن یا ویرایش فایلهای موجود در درایوهای مشترک یا اشتراکگذاری این فایلها با یک لینک را بدهند.
- به مدیران محتوا اجازه دهید پوشهها را به اشتراک بگذارند — وقتی این گزینه غیرفعال باشد، فقط مدیران میتوانند پوشهها را به اشتراک بگذارند.
- اجازه به بینندگان و نظردهندگان برای دانلود، چاپ و کپی فایلها — در صورت عدم انتخاب، اعضای درایو مشترک که دسترسی بیننده یا نظردهنده دارند، نمیتوانند فایلها را در درایوهای مشترک دانلود، کپی یا چاپ کنند.
توجه: فایلها و پوشههای موجود در درایوهای مشترک، این تنظیم را هنگام انتقال از درایوهای مشترک حفظ میکنند. در مورد پوشهها، پس از قرار گرفتن فایل در My Drive، تنظیم قابل بازگشت نیست.
- روی ذخیره کلیک کنید. یا میتوانید برای یک واحد سازمانی روی لغو کلیک کنید.
برای بازیابی مقدار ارثبری شده در آینده، روی «به ارث بردن» کلیک کنید.
تنظیمات اشتراکگذاری را برای یک درایو مشترک تغییر دهید
برای Business Starter پشتیبانی نمیشود. فقط میتوانید آن را طوری تنظیم مجدد کنید که همه اشتراکگذاریها مجاز باشند.
برای تغییر تنظیمات اشتراکگذاری از صفحه مدیریت درایوهای مشترک، حساب کاربری مدیر شما باید دارای مجوز اختصاصی باشد که شامل برنامههای Drive و Docs باشد و این برنامهها نیز باید فعال باشند.
قبل از شروع :
- محتویات درایو مشترک را بررسی کنید تا بفهمید چه چیزهایی باید و چه چیزهایی نباید به اشتراک گذاشته شوند.
- اگر تنظیمات درایو محدودکنندهتر باشند، تنظیمات اشتراکگذاری درایو مشترک توسط تنظیمات اشتراکگذاری درایو لغو میشوند. برای اطلاعات بیشتر در مورد تنظیمات اشتراکگذاری و درایوهای مشترک، به مدیریت سیاستهای داده برای درایوهای مشترک خاص مراجعه کنید.
برای بهروزرسانی تنظیمات اشتراکگذاری برای یک درایو مشترک:
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی مدیریت درایوهای مشترک کلیک کنید.
- درایو اشتراکی که میخواهید بهروزرسانی کنید را انتخاب کرده و روی تنظیمات کلیک کنید. اگر درایوهای اشتراکی زیادی دارید، میتوانید لیست را بر اساس نام درایو اشتراکی یا سایر ویژگیها فیلتر کنید.
- تنظیمات اشتراکگذاری را بهروزرسانی کنید. تغییرات شما بهطور خودکار هنگام بهروزرسانی ذخیره میشوند.
- (اختیاری) برای جلوگیری از لغو تنظیمات جدید شما توسط مدیران درایو اشتراکی، علامت کادر اول را بردارید.
- روی انجام شد کلیک کنید.
محدود کردن افرادی که میتوانند محتوا را به درایوهای اشتراکی خارجی منتقل کنند
- یک انگیزه مشترک در سازمان شما برای:
- یک درایو مشترک متعلق به سازمان دیگری
- کسی در سازمان دیگری، هدف من است
- انتقال اطلاعات از درایو شخصی من در سازمان شما به درایو مشترک متعلق به سازمان دیگر
- با یک حساب کاربری مدیر (administrator) وارد کنسول مدیریت گوگل (Google Admin console) شوید .
اگر از حساب کاربری مدیر (administrator) استفاده نمیکنید، نمیتوانید به کنسول مدیریت (Admin console) دسترسی پیدا کنید.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی تنظیمات اشتراکگذاری کلیک کنید گزینههای اشتراکگذاری .
- واحد یا گروه سازمانی مورد نظر را انتخاب کنید.
- در بخش «توزیع محتوا در خارج از سازمان شما » ، یکی از گزینهها را انتخاب کنید:
- هر کسی
- افرادی که به درایو مشترک دسترسی مدیریتی دارند میتوانند فایلها را از آن درایو مشترک به مکانی در درایو در سازمانی دیگر منتقل کنند. اطلاعات بیشتر
- افراد در واحد یا گروه سازمانی انتخابشده میتوانند محتوا را از My Drive خود به یک درایو مشترک متعلق به یک سازمان دیگر (مثلاً یک کسبوکار، گروه یا مدرسه دیگر) منتقل کنند. اطلاعات بیشتر
- فقط کاربران سازمان شما
- افرادی که به درایو مشترک دسترسی مدیریتی دارند، میتوانند فایلها را از آن درایو مشترک به مکانی در درایو در سازمان دیگری منتقل کنند.
- کاربران در واحد یا گروه سازمانی انتخابشده میتوانند محتوا را از My Drive خود به یک درایو مشترک متعلق به سازمان دیگری منتقل کنند.
- هیچ کس
- فایلهای موجود در یک درایو مشترک را نمیتوان به مکانی در درایو یک سازمان دیگر منتقل کرد.
- هیچکس در واحد یا گروه سازمانی انتخابشده نمیتواند محتوا را از My Drive به درایو مشترک متعلق به سازمان دیگری منتقل کند.
- هیچکس در واحد یا گروه سازمانی انتخابشده نمیتواند روی درایو مشترک متعلق به سازمان دیگری فایل ایجاد کند.
- هر کسی
- روی ذخیره کلیک کنید.
مهم: اگر یک واحد یا گروه سازمانی فرزند انتخاب کنید، این تنظیم فقط انتقال محتوا از My Drive یک فرد به یک درایو مشترک در یک سازمان دیگر (مثلاً یک کسب و کار یا مدرسه دیگر) را کنترل میکند. اگر واحد سازمانی سطح بالا به کاربر اجازه دهد فایلها را خارج از سازمان خود به اشتراک بگذارد، اما واحد سازمانی فرزند این اجازه را ندهد، کاربر نمیتواند فایلها را خارج از سازمان خود به اشتراک بگذارد.
مشاهده تغییرات میتواند تا ۲۴ ساعت طول بکشد. در این مدت، تنظیمات قدیمی و جدید ممکن است به طور متناوب اعمال شوند.
بررسی فعالیت کاربران در درایوهای اشتراکی
برای بررسی زمان تغییر فایلها، تنظیمات یا اعضای درایوهای اشتراکی و اینکه چه کسی این تغییرات را ایجاد کرده است، میتوانید از گزارش حسابرسی درایو (Drive audit log) استفاده کنید.
بررسی و درخواست تجدیدنظر در درایوهای اشتراکی غیرفعال
اگر گوگل تشخیص دهد که یک درایو اشتراکی حاوی محتوایی است که شرایط خدمات را نقض میکند، ممکن است درایو اشتراکی را غیرفعال کند. محتوای شما حذف نمیشود، اما کاربران نمیتوانند به آن دسترسی داشته باشند تا زمانی که گوگل پس از درخواست شما، درایو اشتراکی را دوباره فعال کند.
اگر معتقدید که درایو مشترک به اشتباه غیرفعال شده است، میتوانید درخواست بررسی ارسال کنید. شما ۲۹ روز فرصت دارید تا درخواست تجدیدنظر دهید. اگر درخواست تجدیدنظر ندهید، درایو مشترک غیرفعال شده به طور خودکار حذف میشود.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی مدیریت درایوهای مشترک کلیک کنید.
- روی افزودن فیلتر کلیک کنید وضعیت غیرفعال شده و سپس روی اعمال کلیک کنید.
- درایو اشتراکی غیرفعالی را که میخواهید درخواست تجدیدنظر بدهید، نشان دهید و روی «بیشتر» کلیک کنید درخواست بررسی .
درخواست تجدیدنظر شما برای درایو مشترک بررسی میشود. در صورت تأیید، درایو مشترک دوباره فعال میشود.