Bài viết này dành cho quản trị viên Google Workspace for Education.
Cho phép học viên và nhân viên sử dụng Google Takeout để sao chép các tệp trên Drive và thư trên Gmail sang một Tài khoản Google khác. Ví dụ: học viên sắp tốt nghiệp có thể sao chép và chuyển dữ liệu sang Tài khoản Google cá nhân của mình.
Tìm hiểu cách người dùng Sao chép nội dung từ tài khoản trường học sang tài khoản khác
Để quản lý việc chuyển dữ liệu cho các dịch vụ khác của Google, chẳng hạn như YouTube hoặc Google Photos, hãy xem bài viết Cho phép hoặc chặn người dùng sử dụng Takeout.
Những nội dung người dùng có thể sao chép và chuyển
Theo mặc định, quyền chuyển dữ liệu bằng Takeout sẽ ở trạng thái bật cho tất cả các đơn vị tổ chức. Quyền này cho phép người dùng tải dữ liệu của họ trên Gmail và Drive xuống:
- Gmail: Sao chép và chuyển email của họ (không áp dụng cho danh bạ, cuộc trò chuyện hoặc việc cần làm).
Drive: Người dùng có thể chuyển bản sao tài liệu và thư mục của mình trong phần Drive của tôi.
Không có tài liệu nào bị xoá trong quá trình này; các bản sao sẽ được tạo trong tài khoản mới trong khi các tài liệu gốc vẫn không thay đổi. Không có dữ liệu nào được sao chép nếu bạn tắt chế độ chia sẻ tệp bên ngoài miền của bạn.
Bước 1: Thiết lập quyền chuyển
Để thực hiện bước này, bạn cần có đặc quyền quản trị đối với Đơn vị tổ chức (cấp cao nhất) và Cài đặt dịch vụ.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Dữ liệu
Nhập và xuất dữ liệu
Google Takeout.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Quyền chuyển bổ sung.
- Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu Cho phép người dùng trong đơn vị tổ chức này truy cập vào Chuyển nội dung của bạn.
(Không bắt buộc) Cách cho phép hoặc không cho phép một đơn vị tổ chức:
- Ở bên trái, hãy chọn đơn vị tổ chức đó.
- Để thay đổi, hãy đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu chế độ cài đặt.
Vui lòng chọn một đáp án:
- Nếu Trạng thái dịch vụ được đặt thành Đã kế thừa và bạn muốn giữ chế độ cài đặt đã cập nhật, ngay cả khi chế độ cài đặt gốc thay đổi, hãy nhấp vào Ghi đè.
Nếu Trạng thái dịch vụ được đặt thành Đã ghi đè, hãy nhấp vào Kế thừa để quay về chế độ cài đặt giống với chế độ gốc hoặc nhấp vào Lưu để giữ chế độ cài đặt mới, ngay cả khi chế độ cài đặt gốc thay đổi.
Tìm hiểu thêm về cơ cấu tổ chức
Nhấp vào Lưu.
Bước 2. Đảm bảo chế độ cài đặt cho phép chuyển dữ liệu
Đảm bảo bạn đã bật Google Takeout cho Gmail và Drive cho người dùng. Nếu không, người dùng sẽ không thể truy cập vào công cụ Chuyển nội dung của bạn ngay cả khi công cụ này được bật. Ngoài ra, bạn phải bật tính năng chia sẻ bên ngoài cho Drive thì người dùng mới có thể sao chép và chuyển các tệp trên Drive mà họ sở hữu sang một Tài khoản Google cá nhân.
Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Cho phép hoặc chặn Google Takeout, Xem những ứng dụng được bật cho người dùng, nhóm hoặc đơn vị tổ chức và Quản lý hoạt động chia sẻ bên ngoài cho tổ chức.
Bước 3. Thông báo cho học viên về quy trình chuyển
Nếu sắp chuyển trường hoặc tốt nghiệp, học viên có thể thiết lập quy trình chuyển dữ liệu trên trang Tài khoản Google của mình. Chia sẻ hướng dẫn Sao chép nội dung từ tài khoản trường học của bạn sang tài khoản khác để giúp học viên bắt đầu.