Bài viết này dành cho quản trị viên Google Workspace for Education.
Cho phép học viên và nhân viên sử dụng Google Takeout để sao chép các tệp trên Google Drive, thư trong Gmail và nội dung trên Google Photos sang một Tài khoản Google khác. Ví dụ: học viên sắp tốt nghiệp có thể sao chép và chuyển dữ liệu sang Tài khoản Google cá nhân của mình.
Tìm hiểu cách người dùng sao chép nội dung từ tài khoản trường học sang tài khoản khác
Để quản lý việc chuyển dữ liệu cho các dịch vụ khác của Google, chẳng hạn như YouTube hoặc Photos, hãy xem bài viết Cho phép hoặc chặn người dùng sử dụng Takeout.
Những nội dung người dùng có thể sao chép và chuyển
Theo mặc định, quyền chuyển dữ liệu bằng Takeout sẽ ở trạng thái bật cho tất cả các đơn vị tổ chức. Quyền này cho phép người dùng tải dữ liệu của họ trên Gmail và Drive xuống:
- Drive: Người dùng có thể chuyển bản sao tài liệu và thư mục của mình trong phần Drive của tôi.
- Gmail: Sao chép và chuyển email của họ (không áp dụng cho danh bạ, cuộc trò chuyện hoặc việc cần làm).
- Ảnh: Người dùng có thể chuyển ảnh, video và album mà họ sở hữu. Tên album trong tài khoản đích sẽ bao gồm địa chỉ email của chủ sở hữu ban đầu.
Lưu ý: Không có tài liệu, email hoặc ảnh nào bị xoá trong quá trình này; các bản sao sẽ được tạo trong tài khoản mới trong khi các tệp gốc vẫn không thay đổi. Bạn không thể sao chép tệp trên Drive nếu tắt chế độ chia sẻ tệp bên ngoài miền của bạn.
Bước 1: Thiết lập quyền chuyển
Để thực hiện bước này, bạn cần có đặc quyền của quản trị viên đối với Đơn vị tổ chức (cấp cao nhất) và Cài đặt dịch vụ.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Dữ liệu
Nhập và xuất dữ liệu
Google Takeout.Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Quyền chuyển bổ sung.
- Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hộp chuyển quyền truy cập.
- Lưu ý: Khi đánh dấu vào hộp này, người dùng sẽ có thể truy cập vào công cụ và bắt đầu chuyển dữ liệu của họ.
Trong phần Dịch vụ chuyển dữ liệu, hãy bật Drive, Gmail hoặc Photos cho từng dịch vụ mà bạn muốn cho phép người dùng chuyển dữ liệu.
Lưu ý quan trọng: Người dùng chỉ có thể truy cập vào công cụ Chuyển nội dung của bạn nếu họ chọn hộp đánh dấu ở bước 3 và bật ít nhất một trong các dịch vụ được liệt kê ở bước 4. Nếu bạn tắt tất cả dịch vụ, người dùng sẽ không thể truy cập vào công cụ này ngay cả khi bạn bật chế độ Quyền chuyển bổ sung. Tìm hiểu thêm về cách bật hoặc tắt dịch vụ.
(Không bắt buộc) Để áp dụng các chế độ cài đặt này cho một nhóm người dùng cụ thể, hãy chọn đơn vị tổ chức trong ngăn Đơn vị tổ chức trước khi thay đổi chế độ cài đặt.
- Tìm hiểu thêm về cơ cấu tổ chức.
Nhấp vào Lưu.
Bước 2. Đảm bảo chế độ cài đặt của bạn cho phép chuyển dữ liệu
Đảm bảo bạn đã bật Google Takeout cho người dùng. Nếu dịch vụ này bị tắt, người dùng sẽ không thể truy cập vào công cụ này ngay cả khi bạn đã cho phép họ chuyển nội dung.
Lưu ý:
- Chia sẻ trên Drive: Để người dùng chuyển các tệp mà họ sở hữu, bạn phải bật chế độ chia sẻ ra bên ngoài cho Drive.
- Bộ nhớ của tài khoản đích: Tài khoản đích phải có đủ bộ nhớ để lưu trữ dữ liệu được chuyển.
Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Cho phép hoặc chặn Google Takeout, Xem những ứng dụng được bật cho người dùng, nhóm hoặc đơn vị tổ chức và Quản lý hoạt động chia sẻ bên ngoài cho tổ chức.
Bước 3. Cho học viên biết về quy trình chuyển
Nếu học viên sắp chuyển trường hoặc chuyển dần lên, họ có thể thiết lập quy trình chuyển dữ liệu trên trang Tài khoản Google của mình. Chia sẻ hướng dẫn Sao chép nội dung từ tài khoản do trường của bạn cấp sang tài khoản khác để giúp học viên bắt đầu.