Quản lý tính năng chia sẻ ra bên ngoài cho tổ chức của bạn

Bài viết này dành cho quản trị viên. Để tìm hiểu cách chia sẻ hoặc đặt quyền cho tệp của riêng bạn, hãy xem bài viết Chia sẻ tệp trên Google Drive.

Hỗ trợ tất cả các phiên bản Google Workspace, Cloud Identity và G Suite

Là quản trị viên, bạn có thể kiểm soát việc người dùng có thể chia sẻ tệp và thư mục từ Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Sites, My Maps và bộ nhớ dùng chung với người bên ngoài tổ chức hay không. Bạn cũng có thể bật chỉ báo để cho biết rằng một bộ nhớ dùng chung hoặc tệp trên Drive là do người bên ngoài tổ chức của bạn sở hữu hoặc được chia sẻ với người đó.

Lưu ý: Gem được lưu trữ và chia sẻ trong Google Drive, nên chế độ cài đặt cách chia sẻ của Drive cũng áp dụng cho Gem. Mọi tệp trên Google có trong một Gem đều được chia sẻ với bất kỳ ai có quyền truy cập vào Gem đó. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Bật hoặc tắt tính năng chia sẻ Gem.

Lưu ý: Chế độ cài đặt cách chia sẻ của Drive cũng áp dụng cho việc chia sẻ trong Gemini Business. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Kiểm soát quyền truy cập của Gemini Business và Enterprise vào dữ liệu trên Workspace.

Trên trang này

Lưu ý: Để kiểm soát hoạt động chia sẻ với người dùng bên ngoài không phải người dùng Google, hãy bật hoặc tắt tính năng chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức.

Ví dụ về các trường hợp cài đặt chế độ chia sẻ

Thiết lập chế độ chia sẻ tuỳ chỉnh cho một nhóm hoặc đơn vị tổ chức

Bạn có thể chỉ cho phép người dùng thuộc một số nhóm hoặc đơn vị tổ chức nhất định chia sẻ nội dung ra bên ngoài và chặn hoạt động chia sẻ ra bên ngoài đối với những người dùng khác. Bạn có thể thực hiện việc này bằng chế độ cài đặt cách chia sẻ trên Drive hoặc bằng quy tắc tin cậy.

Với chế độ cài đặt cách chia sẻ trên Drive:

  1. Nếu chưa, hãy đưa người dùng vào đơn vị tổ chức hoặc nhóm cấu hình.
  2. Tắt tính năng chia sẻ bên ngoài cho đơn vị tổ chức cấp cao nhất, như mô tả trong phần tiếp theo.
  3. Ở bên trái, hãy nhấp vào nhóm hoặc đơn vị tổ chức mà bạn muốn cho phép chia sẻ ra bên ngoài.

    Quan trọng: Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế chế độ cài đặt đơn vị tổ chức. Nếu người dùng thuộc nhiều nhóm, thì chế độ cài đặt của nhóm có mức độ ưu tiên cao nhất sẽ được áp dụng cho người dùng đó.

  4. Bật tính năng chia sẻ ra bên ngoài.

Với quy tắc tin cậy: Tìm hiểu cách thực hiện trong bài viết Tạo và quản lý quy tắc tin cậy đối với việc chia sẻ trên Drive.

Chia sẻ nội dung với người dùng bên ngoài không có Tài khoản Google

Bạn có thể cho phép người dùng chia sẻ tệp và thư mục với những người dùng bên ngoài không có Tài khoản Google bằng cách bật tính năng chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức. Bạn có thể chọn cho phép chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức với bất kỳ ai hoặc chỉ với các miền đáng tin cậy. Để biết hướng dẫn, hãy xem bài viết Cho phép chia sẻ với người không phải người dùng Google bằng tính năng chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức.

Chỉ cho phép chia sẻ nội dung trong các thư mục cụ thể ra bên ngoài

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Business Starter, Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn

Các cài đặt cách chia sẻ có trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên sẽ áp dụng cho người dùng theo đơn vị tổ chức hoặc nhóm. Bạn không có quyền kiểm soát đối với từng thư mục trong phần Drive của tôi của người dùng.

Để chỉ cho phép chia sẻ một số tệp ra bên ngoài, bạn có thể sử dụng bộ nhớ dùng chung. Với phương pháp này, bộ nhớ dùng chung sẽ đóng vai trò là thư mục.

  1. Tạo một đơn vị tổ chức không có thành viên.
  2. Tắt tính năng chia sẻ bên ngoài cho đơn vị tổ chức cấp cao nhất, như mô tả trong phần tiếp theo.
  3. Bật tính năng chia sẻ bên ngoài cho đơn vị tổ chức mới, ghi đè chế độ cài đặt cho đơn vị tổ chức cấp cao nhất.
  4. (Không bắt buộc) Để cho phép chia sẻ với những người bên ngoài tổ chức của bạn mà không cần Tài khoản Google, hãy bật tính năng chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức cho đơn vị tổ chức mới.
  5. Tạo bộ nhớ dùng chung để chứa các tệp và thư mục dùng để chia sẻ bên ngoài.
  6. Xác định những người được phép chia sẻ tệp ra bên ngoài và thêm những người đó làm thành viên của bộ nhớ dùng chung với cấp độ truy cập Người đóng góp, Người quản lý nội dung hoặc Người quản lý. Nếu có nhiều người dùng, hãy thêm họ dưới dạng một nhóm.

    Lưu ý:

  7. Chỉ định bộ nhớ dùng chung cho đơn vị tổ chức mới.
  8. Di chuyển nội dung vào bộ nhớ dùng chung.
  9. (Không bắt buộc) Nếu muốn nhận thông báo khi nội dung được thêm vào bộ nhớ dùng chung và được chia sẻ bên ngoài, bạn có thể thiết lập một quy tắc báo cáo dựa trên sự kiện trong nhật ký Drive.

Bật hoặc tắt tính năng chia sẻ tệp và thư mục trong Drive ra bên ngoài

Việc chia sẻ nội dung trong Drive với những người bên ngoài tổ chức của bạn có thể là một quy trình cộng tác quan trọng, nhưng cũng có nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Nếu bật tính năng chia sẻ bên ngoài, bạn có thể giới hạn hoạt động chia sẻ, chẳng hạn như cảnh báo người dùng trước khi họ chia sẻ hoặc chặn hoạt động chia sẻ liên kết.

Nếu bạn tắt tính năng chia sẻ bên ngoài, người dùng sẽ không thể chia sẻ các mục sau đây với người dùng bên ngoài:

  • Lời mời đối với các mục được tạo trong Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày
  • Đường liên kết đến các tệp được lưu trữ trong Drive
  • Các mục được đính kèm vào email, được tải lên trực tiếp từ thiết bị hoặc được lưu trữ trong Drive

Người dùng bên ngoài cũng mất quyền truy cập vào mọi nội dung đã được chia sẻ với họ trước đó.

Bạn cũng có thể chặn người dùng bên ngoài gửi những mục này cho người dùng trong tổ chức của bạn. Những hạn chế này áp dụng cho các thành viên bên ngoài của nhóm. Khi tệp được chia sẻ với một nhóm có người dùng bên ngoài, những người dùng bên ngoài đó sẽ không thể truy cập vào tệp.

Lưu ý: Các quy định hạn chế được áp dụng ở cấp người dùng, chứ không phải ở cấp nhóm. Vì vậy, mặc dù bạn có thể chia sẻ tệp với một nhóm bên ngoài, nhưng những người dùng bên ngoài trong nhóm đó bị chế độ cài đặt cách chia sẻ của bạn chặn sẽ không thể truy cập vào tệp.

Cách bật hoặc tắt tính năng chia sẻ ra bên ngoài:

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Drive và Tài liệu.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ sau đó Lựa chọn chia sẻ.
  3. (Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).

    Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm

  4. Để bật tính năng chia sẻ ra bên ngoài, hãy nhấp vào Bật rồi chọn các lựa chọn chia sẻ.
  5. Để tắt tính năng chia sẻ bên ngoài, hãy nhấp vào Tắt. Bạn cũng có thể chặn nội dung bên ngoài được chia sẻ với người dùng, kể cả nội dung trong hệ thống lưu trữ của bên thứ ba.
  6. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

    Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa (hoặc Không đặt đối với nhóm).

Có thể mất đến 24 giờ thì các thay đổi mới xuất hiện. Trong thời gian này, các chế độ cài đặt cũ và mới có thể được thực thi không liên tục.

Chỉ cho phép chia sẻ ra bên ngoài với một số miền

Bạn chỉ có thể cho phép chia sẻ tệp với các miền đáng tin cậy (được phép). Khi bạn sử dụng danh sách cho phép để hạn chế việc chia sẻ:

  • Miền phải là miền Google Workspace, trừ phi bạn đang sử dụng tính năng chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức.
  • Bạn không thể chỉ chọn một số miền trong danh sách cho phép để chia sẻ tệp. Tất cả các miền đáng tin cậy đều được đưa vào.
  • Người dùng không thể chia sẻ tệp với tài khoản cá nhân.
  • Nếu tổ chức của bạn có cả giấy phép Cloud Identity và Google Workspace, thì danh sách cho phép cũng áp dụng cho người dùng Cloud Identity.

Trước khi bắt đầu: Nếu cần, hãy tìm hiểu cách áp dụng chế độ cài đặt cho một bộ phận hoặc nhóm.

Nếu bạn chưa thêm, hãy thêm các miền đáng tin cậy vào danh sách cho phép.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Drive và Tài liệu.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ sau đó Lựa chọn chia sẻ.
  3. (Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).

    Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm

  4. Nhấp vào Các miền có trong danh sách cho phép rồi chọn các lựa chọn chia sẻ.
  5. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

    Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa (hoặc Không đặt đối với nhóm).

  6. (Chỉ dành cho biểu mẫu) Trong phần Cài đặt cách chia sẻ, hãy nhấp vào Câu trả lời trong biểu mẫu. Chọn xem người dùng trong miền của bạn có thể trả lời các biểu mẫu được tạo bên ngoài hay chia sẻ biểu mẫu bên ngoài để nhận câu trả lời hay không.

    Lưu ý: Nếu bạn tắt các lựa chọn này, cài đặt cách chia sẻ của Google Drive sẽ được áp dụng cho người trả lời biểu mẫu.

  7. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

    Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa (hoặc Không đặt đối với nhóm).

Có thể mất đến 24 giờ thì các thay đổi mới xuất hiện. Trong thời gian này, các chế độ cài đặt cũ và mới có thể được thực thi không liên tục.

Bật hoặc tắt chỉ báo cho các tệp được chia sẻ ra bên ngoài

Theo mặc định, khi một bộ nhớ dùng chung hoặc tệp trên Drive do người bên ngoài tổ chức của bạn sở hữu hoặc được chia sẻ với người bên ngoài tổ chức của bạn, chỉ báo cảnh báo Bên ngoài sẽ xuất hiện. Tuy nhiên, bạn có thể bật hoặc tắt chế độ cài đặt này cho một số hoặc tất cả người dùng. Nếu tắt chế độ cài đặt này, bạn vẫn có thể xem các tệp được chia sẻ bên ngoài trong Nhật ký sự kiện trên Drive.

Cách bật hoặc tắt chỉ báo:

Trước khi bắt đầu: Nếu cần, hãy tìm hiểu cách áp dụng chế độ cài đặt cho một bộ phận hoặc nhóm.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Drive và Tài liệu.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ sau đó Lựa chọn chia sẻ.
  3. (Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).

    Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm

  4. Nhấp vào Đánh dấu tệp bên ngoài sau đó đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hộp Đánh dấu tệp bên ngoài để bật hoặc tắt chỉ báo.
  5. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

    Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa (hoặc Không đặt đối với nhóm).

Có thể mất đến 24 giờ thì các thay đổi mới xuất hiện. Trong thời gian này, các chế độ cài đặt cũ và mới có thể được thực thi không liên tục.

Tìm hiểu hành vi hiển thị chỉ báo

Khi chỉ báo cảnh báo được bật, chỉ báo này sẽ xuất hiện cho những tệp trên Drive do người bên ngoài tổ chức của bạn sở hữu hoặc được chia sẻ với người bên ngoài tổ chức của bạn, ngoại trừ những trường hợp sau:

  • Chỉ báo này sẽ không xuất hiện nếu một nhóm trong Google Groups thuộc sở hữu của tổ chức bạn có thể truy cập vào tệp, ngay cả khi nhóm đó có thành viên bên ngoài tổ chức của bạn.
  • Chỉ báo này luôn xuất hiện nếu có tài khoản dịch vụ nào có thể truy cập vào tệp, bất kể tài khoản dịch vụ đó thuộc sở hữu của người dùng bên trong hay bên ngoài tổ chức của bạn.
  • Chỉ báo này luôn xuất hiện nếu có nhóm Google Lớp học nào được tạo tự động có thể truy cập vào tệp.

Kiểm soát những người có thể di chuyển nội dung sang bộ nhớ dùng chung thuộc quyền sở hữu của một tổ chức khác

Bạn có thể cho phép hoặc chặn việc di chuyển nội dung từ bộ nhớ dùng chung có nguồn hoặc đích đến là bên ngoài. Ví dụ:

  • Bạn có thể chặn việc di chuyển nội dung từ một bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn sang một bộ nhớ dùng chung bên ngoài hoặc Drive của tôi của người dùng bên ngoài.
  • Bạn có thể chặn việc di chuyển nội dung từ thư mục Drive của tôi của người dùng trong tổ chức sang bộ nhớ dùng chung bên ngoài.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Hạn chế người có thể di chuyển nội dung sang bộ nhớ dùng chung bên ngoài.

Thử quản lý hoạt động chia sẻ trên Drive bằng các quy tắc tin cậy

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Frontline Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Standard và Education Plus; Enterprise Essentials Plus. So sánh phiên bản của bạn

Thay vì sử dụng chế độ cài đặt Drive để chia sẻ ra bên ngoài tổ chức, bạn có thể sử dụng quy tắc tin cậy để quản lý việc chia sẻ cả bên ngoài và bên trong tổ chức. Quy tắc tin cậy giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hơn đối tượng mà người dùng có thể chia sẻ. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Tạo và quản lý quy tắc tin cậy đối với việc chia sẻ trên Drive.

Còn những tài khoản người dùng không còn có Drive thì sao?

Nếu một người dùng trong tổ chức của bạn không còn sử dụng dịch vụ Drive và Tài liệu cho tài khoản của họ (ví dụ: giấy phép Google Workspace đã bị xoá khỏi tài khoản của họ), thì các tệp mà họ sở hữu chỉ có thể được chia sẻ trong tổ chức của bạn, ngay cả khi cài đặt cách chia sẻ được áp dụng cho các tệp của họ cho phép chia sẻ ra bên ngoài.

Để xoá hạn chế chia sẻ bên ngoài đối với các tệp của người dùng, bạn có thể thêm giấy phép Người dùng lưu trữ (AU) vào tài khoản của họ. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thêm giấy phép Người dùng lưu trữ.