Di chuyển nội dung của tổ chức sang bộ nhớ dùng chung

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Business Starter, Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn

Là quản trị viên, bạn có thể di chuyển thư mục vào bộ nhớ dùng chung, miễn là bạn có quyền xem thư mục và là người quản lý của bộ nhớ dùng chung. Bạn cũng có thể kiểm soát những người có thể di chuyển tệp từ Drive của tôi sang bộ nhớ dùng chung trong Google Drive và chỉ định vai trò quản trị viên có giới hạn cho những người dùng cần vai trò này.

Di chuyển thư mục vào bộ nhớ dùng chung với tư cách là quản trị viên

Người dùng có quyền Quản lý đối với bộ nhớ dùng chung có thể di chuyển thư mục từ Drive của tôi sang bộ nhớ dùng chung. Tuy nhiên, họ chỉ có thể di chuyển một số tệp nhất định. Vì vậy, đôi khi quản trị viên nên di chuyển thư mục thay vì người dùng.

Các bước sau đây mô tả cách thêm chính bạn làm người quản lý của bộ nhớ dùng chung, có quyền truy cập vào thư mục cần di chuyển, rồi di chuyển thư mục đó.

Lưu ý: Quyền truy cập vào tệp có thể thay đổi khi bạn di chuyển một thư mục:

  • Tất cả thành viên của bộ nhớ dùng chung đều có thể xem nội dung của thư mục, kể cả các tệp đã bị ẩn trước đó. (Các tệp ẩn xuất hiện trong Drive của tôi khi bạn chia sẻ một thư mục với người khác nhưng xoá quyền truy cập vào một tệp cụ thể trong thư mục đó). Một số thành viên không thể xem thư mục nếu thư mục đó có quyền truy cập bị giới hạn.
  • Những người dùng trước khi chuyển được chia sẻ trực tiếp một thư mục vẫn có thể truy cập vào thư mục đó. Người dùng có quyền Chỉnh sửa đối với thư mục trước khi di chuyển sẽ có quyền Quản lý nội dung sau khi di chuyển.
  • Những người dùng có quyền truy cập gián tiếp vào một thư mục và nội dung của thư mục đó thông qua quyền truy cập vào thư mục mẹ có thể mất quyền truy cập vào thư mục đó. Quyền truy cập tệp gián tiếp được kế thừa từ quyền truy cập thư mục mẹ sẽ không được sao chép.

Cách di chuyển một thư mục sang bộ nhớ dùng chung:

  1. Nếu bạn chưa có quyền Người quản lý đối với bộ nhớ dùng chung:

    1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Drive và Tài liệu.

      Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

    2. Nhấp vào Quản lý bộ nhớ dùng chung.
    3. Trỏ vào bộ nhớ dùng chung mà bạn muốn di chuyển thư mục đến rồi nhấp vào Quản lý thành viên. Nếu có nhiều bộ nhớ dùng chung, bạn có thể lọc danh sách theo tên bộ nhớ dùng chung hoặc các thuộc tính khác.
    4. Thêm tài khoản quản trị của bạn vào bộ nhớ dùng chung với quyền Người quản lý.

  2. Nếu bạn chưa có quyền truy cập vào các thư mục mà bạn muốn di chuyển sang bộ nhớ dùng chung, hãy yêu cầu chủ sở hữu cấp cho tài khoản quản trị của bạn quyền truy cập Chỉ xem hoặc cao hơn.

  3. Mở drive.google.com bằng tài khoản quản trị viên.

  4. Ở bên trái, hãy nhấp vào Được chia sẻ với tôi rồi tìm thư mục bạn muốn di chuyển.

  5. Ở bên trái, hãy mở rộng phần Bộ nhớ dùng chung rồi tìm bộ nhớ dùng chung mà bạn muốn di chuyển thư mục đến.

  6. Kéo thư mục bạn muốn di chuyển vào bộ nhớ dùng chung.

  7. Chấp nhận yêu cầu xác nhận để di chuyển thư mục sang bộ nhớ dùng chung. Bạn có thể nhận được thông báo về các vấn đề sau:

    • Thư mục có các mục không thể di chuyển, chẳng hạn như các mục do một tổ chức khác sở hữu. Để xem danh sách các mục không thể di chuyển, hãy nhấp vào Tải danh sách tệp xuống (CSV) trong hộp thông báo. Danh sách này bao gồm tên, chủ sở hữu và lý do không thể di chuyển mục. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Tệp và thư mục không di chuyển được trên trang này.
    • Bạn cố gắng di chuyển hơn 100.000 mục cùng một lúc. Nếu thư mục mẹ quá lớn, bạn có thể tạo một thư mục mẹ mới trong bộ nhớ dùng chung, sau đó di chuyển từng thư mục con để không vượt quá hạn mức.
    • Thao tác di chuyển sẽ khiến bộ nhớ dùng chung có hơn 500.000 mục hoặc hơn 20 thư mục lồng nhau. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Hạn mức của bộ nhớ dùng chung.
    • Bạn không được phép di chuyển nội dung sang bộ nhớ dùng chung thuộc quyền sở hữu của các tổ chức bên ngoài.

Tệp và thư mục không di chuyển được

Đối với mọi tệp hoặc thư mục không thể di chuyển do vấn đề về quyền hoặc quyền truy cập, một lối tắt đến mục đó sẽ được tạo trong bộ nhớ dùng chung để giữ nguyên cấu trúc thư mục hiện có và mục đó sẽ được di chuyển đến thư mục gốc trong Drive của tôi của chủ sở hữu tệp. Để tránh việc tổ chức lại cấu trúc thư mục hoặc nội dung một cách đáng kể do các mục không di chuyển được, yêu cầu di chuyển thư mục sẽ bị từ chối trong các trường hợp sau:

  • Có từ 25 mục trở lên không di chuyển được
  • Có từ 10% trở lên số mục không di chuyển được

Để xem danh sách các tệp không di chuyển được và lý do không di chuyển được, trong thông báo xuất hiện sau khi bạn thử di chuyển, hãy nhấp vào Tải danh sách tệp xuống (CSV).

Cho phép chủ sở hữu hoặc người chỉnh sửa tệp di chuyển tệp vào bộ nhớ dùng chung

Chế độ cài đặt này kiểm soát những người có thể di chuyển tệp vào bộ nhớ dùng chung, có thể là chủ sở hữu và người chỉnh sửa hoặc chỉ chủ sở hữu của tệp. Vì quyền sở hữu tệp sẽ thay đổi từ chủ sở hữu sang tổ chức khi một tệp được di chuyển vào bộ nhớ dùng chung, nên lựa chọn này sẽ kiểm soát những người có thể thay đổi quyền sở hữu tệp.

  • Khi bạn đánh dấu vào mục Cho phép người dùng di chuyển tệp đến bộ nhớ dùng chung:

    • Chủ sở hữu tệp có thể di chuyển tệp đó vào bộ nhớ dùng chung mà họ có ít nhất quyền Người đóng góp, Người quản lý nội dung hoặc Người quản lý.
    • Người chỉnh sửa có thể di chuyển tệp đến một bộ nhớ dùng chung mà họ có quyền Người đóng góp, Người quản lý nội dung hoặc Người quản lý. Tuy nhiên, nếu bộ nhớ dùng chung được thiết lập sao cho không thể chia sẻ tệp với những người không phải là thành viên, thì chủ sở hữu tệp phải là thành viên của bộ nhớ dùng chung.

  • Khi bạn bỏ chọn Cho phép người dùng di chuyển tệp đến bộ nhớ dùng chung, chỉ chủ sở hữu tệp mới có thể di chuyển tệp đó đến bộ nhớ dùng chung mà họ có quyền truy cập Người đóng góp, Người quản lý nội dung hoặc Người quản lý.

Trước khi bắt đầu: Nếu cần, hãy tìm hiểu cách áp dụng chế độ cài đặt cho một bộ phận hoặc nhóm.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Drive và Tài liệu.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Cài đặt di chuyển.
  3. (Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).

    Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm

  4. Đánh dấu vào hộp Cho phép người dùng di chuyển tệp đến bộ nhớ dùng chung.
  5. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

    Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa (hoặc Không đặt đối với nhóm).

Cho phép người dùng di chuyển hầu hết các tệp và thư mục sang bộ nhớ dùng chung

Nếu người dùng cần di chuyển các tệp và thư mục mà họ không sở hữu hoặc không có quyền chỉnh sửa, và bạn đồng ý uỷ quyền quản trị cho họ, thì bạn có thể chỉ định vai trò quản trị viên có giới hạn cho họ.

  1. Tạo vai trò quản trị viên có đặc quyền Drive và Tài liệu Di chuyển bất kỳ tệp hoặc thư mục nào vào bộ nhớ dùng chung.
  2. Chỉ định vai trò quản trị viên cho người dùng.