Quản lý bộ nhớ dùng chung với tư cách là quản trị viên

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Business Starter (ngoại trừ những trường hợp được lưu ý), Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn

Nếu bạn là người quản lý bộ nhớ dùng chung, hãy truy cập vào đây.

Là quản trị viên, bạn có thể thay đổi thành viên và cấp truy cập của họ cho mọi bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của mình. Bạn cũng có thể thay đổi cài đặt cách chia sẻ cho một bộ nhớ dùng chung và cài đặt cách chia sẻ mặc định cho tất cả bộ nhớ dùng chung mới. Ví dụ: nếu lo ngại một người dùng cụ thể có quyền truy cập vào bộ nhớ dùng chung, bạn có thể xoá người dùng đó hoặc thay đổi cấp truy cập của họ.

Lưu ý: Nếu đang dùng gói Business Starter và đăng ký Frontline Plus, bạn sẽ không thể quản lý ổ đĩa dùng chung. Để tiếp tục quản lý bộ nhớ dùng chung cho người dùng không phải là nhân viên tiếp xúc trực tiếp, hãy nâng cấp lên phiên bản Business Standard trở lên.

Trên trang này

• Thêm hoặc xoá thành viên của bộ nhớ dùng chung
• Thay đổi cấp truy cập của thành viên trong bộ nhớ dùng chung
• Đặt chế độ cài đặt cách chia sẻ mặc định cho bộ nhớ dùng chung
• Thay đổi cài đặt cách chia sẻ cho bộ nhớ dùng chung
• Chỉ cho phép một số người di chuyển nội dung sang bộ nhớ dùng chung bên ngoài
• Xem xét hoạt động của người dùng trong bộ nhớ dùng chung
• Xem xét và kháng nghị bộ nhớ dùng chung bị vô hiệu hoá

Thêm hoặc xoá thành viên khỏi bộ nhớ dùng chung

Là quản trị viên, bạn có thể cần thêm thành viên vào bộ nhớ dùng chung thông qua bảng điều khiển dành cho quản trị viên nếu bộ nhớ dùng chung đó không có thành viên hoặc không có người quản lý. Hoặc bạn có thể cần xoá thành viên khỏi bộ nhớ dùng chung nếu họ không được phép truy cập vào nội dung.

Để quản lý thành viên trên trang Quản lý bộ nhớ dùng chung, tài khoản quản trị viên của bạn phải có giấy phép được chỉ định bao gồm ứng dụng Drive và Tài liệu, đồng thời giấy phép này phải ở trạng thái BẬT.

Lưu ý: Bạn có thể chỉ định tối đa 100 nhóm cho một bộ nhớ dùng chung và tối đa 600 thành viên (bao gồm cả nhóm và người dùng cá nhân). Một bộ nhớ dùng chung có thể có tối đa 50.000 thành viên cá nhân thông qua các nhóm và cá nhân.

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.

   Chuyển đến phần Drive và Tài liệu

   Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

2. Nhấp vào Quản lý bộ nhớ dùng chung.
3. Trỏ vào bộ nhớ dùng chung mà bạn muốn cập nhật rồi nhấp vào Quản lý thành viên. Nếu có nhiều bộ nhớ dùng chung, bạn có thể lọc danh sách theo tên bộ nhớ dùng chung hoặc các thuộc tính khác.
   1. Để tìm bộ nhớ dùng chung không có thành viên, hãy nhấp vào Thêm bộ lọc Không có thành viên.
   2. Để tìm bộ nhớ dùng chung không có người quản lý, hãy nhấp vào Thêm bộ lọc Không có người quản lý.
4. Cách thêm một người hoặc nhóm:
   1. Nhập địa chỉ email.
   2. Chọn một cấp truy cập.
   3. Chọn có thông báo cho mọi người hay không. Nếu có, bạn có thể thêm một thông báo.
   4. Nhấp vào Gửi (nếu bạn chọn thông báo cho mọi người) hoặc Chia sẻ (nếu bạn chọn không thông báo cho mọi người).

5. Cách xoá một người hoặc nhóm:

   1. Bên cạnh tên của người hoặc nhóm, hãy nhấp vào cấp truy cập.

   2. Nhấp vào Xoá quyền truy cập.

      Lưu ý: Khi bạn xoá một thành viên khỏi bộ nhớ dùng chung, người đó cũng sẽ mất quyền truy cập vào mọi tệp và thư mục trong bộ nhớ dùng chung đã được chia sẻ trực tiếp với họ.

6. Nhấp vào Lưu.

Thay đổi cấp truy cập của thành viên bộ nhớ dùng chung

Là quản trị viên, bạn có thể thay đổi cấp truy cập cho một thành viên của bộ nhớ dùng chung, ngay cả khi bạn không phải là người quản lý bộ nhớ dùng chung. Ví dụ: nếu lo ngại về việc một người dùng cụ thể có quyền Người quản lý đối với một bộ nhớ dùng chung, bạn có thể giảm cấp độ truy cập của họ.

Để quản lý thành viên trên trang Quản lý bộ nhớ dùng chung, tài khoản quản trị viên của bạn phải có giấy phép được chỉ định bao gồm ứng dụng Drive và Tài liệu, đồng thời giấy phép này phải ở trạng thái BẬT.

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.

   Chuyển đến phần Drive và Tài liệu

   Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

2. Nhấp vào Quản lý bộ nhớ dùng chung.
3. Trỏ vào bộ nhớ dùng chung có thành viên mà bạn muốn cập nhật rồi nhấp vào Quản lý thành viên. Nếu có nhiều bộ nhớ dùng chung, bạn có thể lọc danh sách theo tên bộ nhớ dùng chung hoặc các thuộc tính khác.
4. Trong hàng của thành viên mà bạn muốn cập nhật, hãy nhấp vào cấp truy cập hiện tại của họ, rồi nhấp vào cấp truy cập mới.
5. Nhấp vào Xong.

Đặt chế độ cài đặt cách chia sẻ mặc định cho bộ nhớ dùng chung

Không được hỗ trợ đối với gói Business Starter. Tất cả chế độ cài đặt cách chia sẻ của bộ nhớ dùng chung đều được đặt thành cho phép.

Là quản trị viên, bạn có thể đặt cài đặt cách chia sẻ mặc định cho bộ nhớ dùng chung theo đơn vị tổ chức mà bộ nhớ dùng chung được chỉ định. Bạn cũng có thể ngăn các thành viên có quyền Quản lý thay đổi những chế độ cài đặt đó. Ví dụ: nếu không muốn người dùng trong một đơn vị tổ chức chia sẻ nội dung ra bên ngoài tổ chức, bạn có thể chặn tính năng chia sẻ bên ngoài và ngăn người quản lý thay đổi chế độ cài đặt đó.

Lưu ý quan trọng: Chế độ cài đặt cách chia sẻ mặc định chỉ áp dụng cho bộ nhớ dùng chung mới. Nếu bạn có bộ nhớ dùng chung hiện tại mà bạn muốn thay đổi cài đặt cách chia sẻ, hãy chuyển đến phần tiếp theo.

Lưu ý: Quyền chia sẻ đối với bộ nhớ dùng chung không hạn chế những người mà bạn có thể chia sẻ biểu mẫu Google Biểu mẫu.

Trước khi bắt đầu: Nếu bạn cần thiết lập một bộ phận hoặc nhóm cho chế độ cài đặt này, hãy tham khảo bài viết Thêm một đơn vị tổ chức.

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.

   Chuyển đến phần Drive và Tài liệu

   Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

2. Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ Tạo bộ nhớ dùng chung.
3. (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức trên trình đơn bên.
4. Đặt chế độ cài đặt cách chia sẻ mặc định cho bộ nhớ dùng chung mới và chọn xem người quản lý bộ nhớ dùng chung có thể ghi đè các chế độ cài đặt đó hay không. Tuỳ chọn:
   • Cho phép thành viên có quyền truy cập cấp quản lý ghi đè chế độ cài đặt bên dưới – Khi bạn bỏ chọn chế độ này, người quản lý sẽ không thể thay đổi các chế độ cài đặt chia sẻ này cho từng bộ nhớ dùng chung. Trong hầu hết các trường hợp, bạn nên cho phép người quản lý bộ nhớ dùng chung thay đổi chế độ cài đặt để họ có thể cộng tác với người dùng bên ngoài hoặc các nhóm khác.
   • Cho phép người dùng bên ngoài tổ chức của bạn truy cập vào các tệp trong bộ nhớ dùng chung – Khi bạn bỏ đánh dấu, người dùng bên ngoài sẽ không thể truy cập, ngay cả khi bạn cho phép người dùng chia sẻ tệp ra bên ngoài tổ chức của bạn. Chế độ cài đặt này cũng ngăn người quản lý bộ nhớ dùng chung thêm người dùng bên ngoài làm thành viên. Nếu người dùng không được phép chia sẻ bất kỳ mục nào trong Drive ra bên ngoài tổ chức của bạn, thì chế độ cài đặt này sẽ không có hiệu lực vì không thể ghi đè chế độ cài đặt chia sẻ.
   • Cho phép thêm những người không phải là thành viên của bộ nhớ dùng chung vào các tệp – Khi bạn bỏ chọn chế độ này, các thành viên của bộ nhớ dùng chung sẽ không thể cấp quyền xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa cho những người không phải là thành viên đối với các tệp trong bộ nhớ dùng chung, hoặc chia sẻ các tệp này bằng đường liên kết.
   • Cho phép người quản lý nội dung chia sẻ thư mục – Khi bạn bỏ chọn, chỉ người quản lý mới có thể chia sẻ thư mục.
   • Cho phép người xem và người nhận xét tải xuống, in và sao chép các tệp – Khi bạn bỏ chọn chế độ cài đặt này, những thành viên của bộ nhớ dùng chung có quyền xem hoặc nhận xét sẽ không thể tải xuống, sao chép hoặc in các tệp trong bộ nhớ dùng chung.
     Lưu ý: Các tệp và thư mục trong bộ nhớ dùng chung sẽ giữ lại chế độ cài đặt này khi được di chuyển ra khỏi bộ nhớ dùng chung. Đối với thư mục, bạn không thể khôi phục chế độ cài đặt sau khi tệp nằm trong thư mục Drive của tôi.
5. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

   Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa.

Các thay đổi có thể mất đến 24 giờ mới có hiệu lực, nhưng thường thì nhanh hơn. Tìm hiểu thêm

Thay đổi cài đặt cách chia sẻ cho bộ nhớ dùng chung

Không được hỗ trợ đối với gói Business Starter. Bạn chỉ có thể đặt lại để cho phép mọi hoạt động chia sẻ.

Để sửa đổi chế độ cài đặt cách chia sẻ trên trang Quản lý bộ nhớ dùng chung, tài khoản quản trị viên của bạn phải có giấy phép được chỉ định bao gồm ứng dụng Drive và Tài liệu, đồng thời bạn phải BẬT ứng dụng này.

Trước khi bắt đầu:

• Xem nội dung của bộ nhớ dùng chung để biết những nội dung nên và không nên chia sẻ.
• Chế độ cài đặt cách chia sẻ của bộ nhớ dùng chung sẽ bị chế độ cài đặt cách chia sẻ của Drive ghi đè nếu chế độ cài đặt của Drive có tính hạn chế cao hơn. Để biết thêm thông tin về cài đặt cách chia sẻ và bộ nhớ dùng chung, hãy xem bài viết Quản lý chính sách dữ liệu cho bộ nhớ dùng chung cụ thể.

Cách cập nhật cài đặt cách chia sẻ cho bộ nhớ dùng chung:

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.

   Chuyển đến phần Drive và Tài liệu

   Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

2. Nhấp vào Quản lý bộ nhớ dùng chung.
3. Trỏ vào bộ nhớ dùng chung mà bạn muốn cập nhật rồi nhấp vào Cài đặt. Nếu có nhiều bộ nhớ dùng chung, bạn có thể lọc danh sách theo tên bộ nhớ dùng chung hoặc các thuộc tính khác.
4. Cập nhật chế độ cài đặt cách chia sẻ. Các thay đổi của bạn sẽ tự động được lưu khi bạn cập nhật.
5. (Không bắt buộc) Để ngăn người quản lý bộ nhớ dùng chung ghi đè chế độ cài đặt mới của bạn, hãy bỏ chọn hộp đầu tiên.
6. Nhấp vào Xong.

Các thay đổi có thể mất đến 24 giờ mới có hiệu lực, nhưng thường thì nhanh hơn. Tìm hiểu thêm

Hạn chế người có thể di chuyển nội dung sang bộ nhớ dùng chung bên ngoài

• Bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn sang:
  • Bộ nhớ dùng chung thuộc sở hữu của một tổ chức khác
  • Thư mục Drive của tôi của một người dùng trong một tổ chức khác
• Drive của tôi của một người dùng trong tổ chức của bạn sang một bộ nhớ dùng chung thuộc quyền sở hữu của một tổ chức khác

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google bằng tài khoản quản trị viên.

   Nếu không sử dụng tài khoản quản trị viên, bạn sẽ không thể truy cập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.

   Chuyển đến phần Drive và Tài liệu

   Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

3. Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ Lựa chọn chia sẻ.
4. Chọn đơn vị tổ chức hoặc nhóm mà bạn muốn.
5. Trong phần Phân phối nội dung ra bên ngoài tổ chức của bạn, hãy chọn một lựa chọn:
   • Bất kỳ ai
     • Những người có quyền truy cập ở vai trò Người quản lý đối với một bộ nhớ dùng chung có thể di chuyển tệp từ bộ nhớ dùng chung đó sang một vị trí trên Drive thuộc một tổ chức khác. Tìm hiểu thêm
     • Những người thuộc đơn vị tổ chức hoặc nhóm được chọn có thể di chuyển nội dung từ phần Drive của tôi sang một bộ nhớ dùng chung thuộc sở hữu của một tổ chức khác (ví dụ: một doanh nghiệp, nhóm hoặc trường học khác). Tìm hiểu thêm
   • Chỉ người dùng trong tổ chức của bạn
     • Những người có quyền truy cập ở vai trò Người quản lý đối với một bộ nhớ dùng chung có thể di chuyển tệp từ bộ nhớ dùng chung đó sang một vị trí trên Drive thuộc một tổ chức khác.
     • Người dùng thuộc đơn vị tổ chức hoặc nhóm đã chọn có thể di chuyển nội dung từ phần Drive của tôi sang bộ nhớ dùng chung thuộc một tổ chức khác.
   • Không ai
     • Bạn không thể di chuyển tệp trong bộ nhớ dùng chung sang một vị trí trên Drive thuộc một tổ chức khác.
     • Không ai trong đơn vị tổ chức hoặc nhóm đã chọn có thể di chuyển nội dung từ Drive của tôi sang bộ nhớ dùng chung thuộc một tổ chức khác.
     • Không ai trong đơn vị tổ chức hoặc nhóm đã chọn có thể tạo tệp trên bộ nhớ dùng chung do một tổ chức khác sở hữu.
6. Nhấp vào Lưu.

Lưu ý quan trọng: Nếu bạn chọn một đơn vị tổ chức con hoặc nhóm, chế độ cài đặt này chỉ kiểm soát việc di chuyển nội dung từ phần "Drive của tôi" của một người sang một bộ nhớ dùng chung trong một tổ chức khác (ví dụ: một doanh nghiệp hoặc trường học khác). Nếu đơn vị tổ chức cấp cao nhất cho phép người dùng chia sẻ tệp ra bên ngoài tổ chức của họ, nhưng đơn vị tổ chức con thì không, thì người dùng không thể chia sẻ tệp ra bên ngoài tổ chức của họ.

Có thể mất đến 24 giờ thì các thay đổi mới xuất hiện. Trong thời gian này, các chế độ cài đặt cũ và mới có thể được thực thi không liên tục.

Xem xét hoạt động của người dùng trong bộ nhớ dùng chung

Để xem thời điểm thay đổi tệp, chế độ cài đặt hoặc thành viên của bộ nhớ dùng chung và người thực hiện thay đổi, bạn có thể sử dụng Nhật ký kiểm tra của Drive.

Xem xét và kháng nghị bộ nhớ dùng chung bị vô hiệu hoá

Nếu phát hiện thấy một bộ nhớ dùng chung có chứa nội dung vi phạm Điều khoản dịch vụ, Google có thể vô hiệu hoá bộ nhớ dùng chung đó. Nội dung của bạn sẽ không bị xoá, nhưng người dùng sẽ không thể truy cập vào nội dung đó cho đến khi Google khôi phục bộ nhớ dùng chung theo yêu cầu kháng nghị của bạn.

Nếu cho rằng bộ nhớ dùng chung bị vô hiệu hoá do nhầm lẫn, bạn có thể gửi yêu cầu xem xét. Bạn có 29 ngày để kháng nghị. Nếu bạn không kháng nghị, bộ nhớ dùng chung bị vô hiệu hoá sẽ tự động bị xoá.

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.

   Chuyển đến phần Drive và Tài liệu

   Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

2. Nhấp vào Quản lý bộ nhớ dùng chung.
3. Nhấp vào Thêm bộ lọc Trạng thái Đã tắt rồi nhấp vào Áp dụng.
4. Trỏ vào bộ nhớ dùng chung bị vô hiệu hoá mà bạn muốn kháng nghị rồi nhấp vào Tuỳ chọn khác Yêu cầu xem xét.

Đơn kháng nghị của bạn về bộ nhớ dùng chung đã được xem xét. Nếu được phê duyệt, bộ nhớ dùng chung sẽ được khôi phục.