Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Business Starter, Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn
Là quản trị viên, bạn có thể kiểm soát các chính sách của tổ chức đối với tệp trên Google Drive, kể cả các tệp trong bộ nhớ dùng chung. Theo mặc định, các chính sách mà bạn đặt trên đơn vị tổ chức cấp cao nhất sẽ áp dụng cho tất cả bộ nhớ dùng chung. Tuy nhiên, bạn có thể chỉ định bộ nhớ dùng chung cho các đơn vị tổ chức con để áp dụng chính sách của các đơn vị tổ chức đó. Bạn cũng có thể đặt đơn vị tổ chức mặc định để tạo bộ nhớ dùng chung.
Tại sao nên chỉ định bộ nhớ dùng chung cho các đơn vị tổ chức?
Việc chỉ định bộ nhớ dùng chung cho các đơn vị tổ chức giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hơn đối với hoạt động chia sẻ dữ liệu, bảo mật và lưu trữ. Ví dụ:
- Nếu cài đặt cách chia sẻ trên Drive không cho phép chia sẻ với người dùng bên ngoài hoặc di chuyển nội dung đến các vị trí bên ngoài trên Drive cho đơn vị tổ chức cấp cao nhất, nhưng cho phép các đơn vị tổ chức con cộng tác với người bên ngoài. Khi bạn chỉ định bộ nhớ dùng chung cho các đơn vị tổ chức con đó, các nhóm có thể sử dụng bộ nhớ dùng chung một cách hiệu quả trong khi chính sách tổng thể của bạn có thể vẫn mang tính hạn chế hơn.
- Nếu bạn muốn các quy tắc bảo vệ dữ liệu được đặt cho một đơn vị tổ chức áp dụng cho một số bộ nhớ dùng chung. Chỉ định bộ nhớ dùng chung cho đơn vị tổ chức đó để áp dụng cùng các quy tắc bảo vệ dữ liệu.
- Nếu bạn đặt chính sách về khu vực lưu trữ dữ liệu cho các đơn vị tổ chức và muốn những chính sách đó áp dụng cho dữ liệu trong bộ nhớ dùng chung mà họ sử dụng. Chỉ định bộ nhớ dùng chung cho các đơn vị tổ chức đó. Nhờ đó, dữ liệu trong các bộ nhớ dùng chung đó sẽ tuân theo chính sách về khu vực lưu trữ dữ liệu.
- Nếu bạn muốn đặt hạn mức bộ nhớ khác nhau cho bộ nhớ dùng chung theo đơn vị tổ chức. Chỉ định bộ nhớ dùng chung cho các đơn vị tổ chức, sau đó đặt hạn mức bộ nhớ cho từng đơn vị tổ chức.
Chỉ định bộ nhớ dùng chung cho một đơn vị tổ chức
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Quản lý bộ nhớ dùng chung.
- Tìm một hoặc nhiều bộ nhớ dùng chung mà bạn muốn di chuyển.
- Để sắp xếp theo mức sử dụng bộ nhớ, hãy nhấp vào tiêu đề cột Bộ nhớ đã dùng.
- Để lọc danh sách, hãy nhấp vào Thêm bộ lọc. Bạn có thể lọc theo Tên bộ nhớ dùng chung, Trạng thái, Ngày tạo, Không có thành viên và Không có người quản lý.
- Để tìm bộ nhớ dùng chung theo đơn vị tổ chức, ở bên trái, hãy nhấp vào Các đơn vị tổ chức đã chọn. Chọn bộ nhớ dùng chung của đơn vị tổ chức mà bạn muốn xem.
- Để di chuyển một bộ nhớ dùng chung, hãy trỏ vào hàng đó rồi nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác Thay đổi đơn vị tổ chức. Để di chuyển nhiều bộ nhớ dùng chung cùng một lúc, hãy đánh dấu vào ô bên cạnh mỗi bộ nhớ dùng chung, rồi nhấp vào Thay đổi đơn vị tổ chức ở trên cùng.
- Chọn đơn vị tổ chức mà bạn muốn di chuyển bộ nhớ dùng chung đến, rồi nhấp vào Tiếp tục.
- Nhấp vào Di chuyển.
Đặt đơn vị tổ chức mặc định cho bộ nhớ dùng chung mới
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ.
- (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức trên trình đơn bên.
- Nhấp vào Tạo bộ nhớ dùng chung.
- Đối với Đơn vị tổ chức cho bộ nhớ dùng chung mới, hãy chọn đơn vị tổ chức mà bạn muốn chỉ định cho bộ nhớ dùng chung mới.
-
Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.
Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa.