Cho phép chia sẻ với người không phải người dùng Google bằng tính năng chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức

Hỗ trợ tất cả các phiên bản Google Workspace và G Suite. Không được hỗ trợ cho các phiên bản Cloud Identity.

Với tính năng chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức, bạn có thể cho phép người dùng mời những người không có Tài khoản Google cộng tác trên các tệp và thư mục. Bạn có thể cho phép chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức với bất kỳ ai hoặc chỉ những khách truy cập thuộc các miền đáng tin cậy. Bạn luôn có thể kiểm tra những người có quyền truy cập vào các tệp và thư mục của tổ chức.

Trên trang này

Cách hoạt động của tính năng chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức

Người dùng chia sẻ với khách truy cập theo cách tương tự như cách họ chia sẻ với người dùng Google. Khách truy cập sẽ nhận được email mời cộng tác và mã PIN để xác minh danh tính của họ. Họ có thể chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem một mục trong 7 ngày sau khi xác minh danh tính. Nếu cần cộng tác lâu hơn 7 ngày, khách truy cập có thể sử dụng đường liên kết ban đầu để xác minh lại danh tính của họ.

Khi tính năng chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức ở trạng thái bật

  • Khách truy cập có thể sử dụng Drive trên web để xem, nhận xét, đề xuất nội dung chỉnh sửa và chỉnh sửa các tệp được chia sẻ với họ. Để biết thông tin chi tiết về những nội dung có thể chia sẻ, hãy xem bài viết Chia sẻ tài liệu với khách truy cập.
  • Người dùng có thể chia sẻ tệp và thư mục trong bộ nhớ dùng chung với khách truy cập. Khách truy cập có thể tạo và tải tệp lên trong các thư mục được chia sẻ với họ. Bạn không thể thêm họ làm thành viên của bộ nhớ dùng chung.
  • Nếu có quyền chỉnh sửa một tệp, khách truy cập có thể chia sẻ tệp đó với một người dùng Google khác nhưng không thể chia sẻ với một khách truy cập khác.
  • Khách truy cập không thể truy cập vào tệp trên thiết bị di động hoặc trong các ứng dụng đã tải xuống, chẳng hạn như Google Drive cho máy tính.
  • Khách truy cập có thể xoá phiên của mình. Thao tác này sẽ xoá tên của họ khỏi nhật ký tài liệu và mọi bình luận mà họ đã thực hiện.
  • Bạn có thể xem và thay đổi các phiên trong một tệp dùng chung hoặc thu hồi quyền truy cập của các phiên đó, giống như bất kỳ cộng tác viên nào khác.

Bật tính năng chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức

Trước khi bắt đầu: Nếu cần, hãy tìm hiểu cách áp dụng chế độ cài đặt cho một bộ phận hoặc nhóm.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Drive và Tài liệu.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ sau đó Lựa chọn chia sẻ.
  3. (Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).

    Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm

  4. Cách chỉ cho phép chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức cho các miền đáng tin cậy:

    1. Thêm những miền đó vào danh sách cho phép của tổ chức bạn (nếu bạn chưa thêm). Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến phần Chỉ cho phép chia sẻ ra bên ngoài với các miền đáng tin cậy.
    2. Chọn Các miền có trong danh sách cho phép.

    3. Đánh dấu vào mục Cho phép người dùng hoặc bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn chia sẻ các mục với những người bên ngoài tổ chức của bạn mà hiện không sử dụng Tài khoản Google.

      Vấn đề đã biết: Bạn có thể yên tâm bỏ qua thông báo "Không tương thích với các miền trong danh sách cho phép". Người dùng vẫn có thể chia sẻ với những người trong miền đáng tin cậy.

    Cách cho phép chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức với bất kỳ ai:

    1. Chọn Bật.
    2. Đánh dấu vào mục Cho phép người dùng hoặc bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn chia sẻ các mục với những người bên ngoài tổ chức của bạn mà hiện không sử dụng Tài khoản Google.

  5. (Không bắt buộc) Để cảnh báo người dùng trước khi họ chia sẻ với người dùng bên ngoài tổ chức của bạn, hãy đánh dấu vào hộp Cảnh báo khi tệp của người dùng hoặc bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn được chia sẻ ra bên ngoài tổ chức của bạn.

  6. Đối với Công cụ kiểm tra quyền truy cập, hãy chọn Chỉ người nhận, đối tượng mục tiêu được đề xuất hoặc công khai (không cần có Tài khoản Google).

  7. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

    Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa (hoặc Không đặt đối với nhóm).

Nâng cấp phiên khách lên tài khoản Google Workspace

Là quản trị viên, bạn có thể nâng cấp phiên khách của người dùng thành tài khoản Google Workspace. Bạn tạo một tài khoản Google Workspace bằng địa chỉ email giống như địa chỉ email của phiên khách. Quá trình này giữ lại nhật ký cộng tác của phiên truy cập của khách truy cập, bao gồm cả nội dung chỉnh sửa và bình luận trong tài liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Các lựa chọn để thêm người dùng.

Lưu ý: Bạn không thể chuyển đổi từ phiên khách thành một nhóm trên Google Groups. Nếu quản trị viên tạo một nhóm trên Google Groups bằng địa chỉ email có phiên khách, thì phiên khách đó sẽ bị xoá.

Cách khách truy cập nâng cấp lên Tài khoản Google

Để nâng cấp từ phiên khách lên Tài khoản Google có cùng địa chỉ email, trước tiên, khách truy cập phải xoá phiên khách của họ. Sau đó, họ có thể tạo Tài khoản Google hoặc đăng ký Google Workspace.

Các vấn đề và hạn chế đã biết

  • Một số trang web sử dụng tính năng đăng nhập bằng Google có thể cho thấy tài khoản của khách truy cập trong trình chuyển đổi tài khoản. Tuy nhiên, ngay cả khi đã đăng nhập, khách truy cập chỉ có thể truy cập vào Google Drive, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Sites.
  • Khi người dùng chia sẻ một thư mục trong bộ nhớ dùng chung với khách truy cập, quyền cao nhất mà khách truy cập có thể được cấp là quyền của người đóng góp. Khách truy cập không thể truy cập vào thư mục gốc của bộ nhớ dùng chung.
  • Bạn không thể thêm khách truy cập vào một nhóm trong Google Groups hoặc chỉnh sửa trong Sites. Tuy nhiên, họ có thể là Người xem phiên bản đã công bố của một trang web.
  • Nếu bạn hạn chế việc chia sẻ với Tài khoản Google cá nhân trong tổ chức của mình, thì hoạt động chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức cũng sẽ bị hạn chế. Nếu bạn (hoặc một trong những người dùng của bạn) tìm cách chia sẻ với những tài khoản này, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi.
  • Khách truy cập không thể tải thư mục xuống.


Google, Google Workspace cũng như các nhãn hiệu và biểu trưng có liên quan là các nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.