Đặt các chế độ chia sẻ quyền truy cập chung cho tổ chức của bạn

Sử dụng đối tượng mục tiêu để giúp người dùng chia sẻ một cách phù hợp

Bài viết này dành cho quản trị viên. Để tìm hiểu về cách quản lý quyền truy cập vào tệp của riêng bạn, hãy truy cập vào đây.

Các phiên bản được hỗ trợ tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Standard và Education Plus; G Suite Business; Nonprofits. So sánh phiên bản của bạn

Là quản trị viên, bạn có thể kiểm soát các lựa chọn truy cập chung mà người dùng có khi họ chia sẻ một tệp trong phần Drive của tôi. Theo mặc định, người dùng có 2 lựa chọn truy cập chung: Bị hạn chế hoặc toàn bộ tổ chức của bạn. Bạn có thể thêm các lựa chọn khác bằng cách tạo đối tượng mục tiêu.

Đối tượng mục tiêu là danh sách các nhóm và người dùng (chẳng hạn như một phòng ban hoặc nhóm) mà bạn thiết lập. Sau khi tạo đối tượng mục tiêu, bạn có thể chọn đối tượng mục tiêu chính. Đối tượng mục tiêu chính là đối tượng được tự động đề xuất cho người dùng. Ban đầu, đối tượng mục tiêu chính có tên là tổ chức của bạn và bao gồm tất cả người dùng trong tổ chức của bạn.

Trên trang này

Ví dụ về chế độ thiết lập quyền truy cập chung
Cách áp dụng các chế độ truy cập chung
Thiết lập các chế độ truy cập chung
Đặt quyền truy cập chung mặc định cho các mục mới

Ví dụ về chế độ thiết lập quyền truy cập chung

Tuỳ chỉnh đối tượng mục tiêu chính: Bạn có thể đặt đối tượng mục tiêu chính theo nhóm hoặc đơn vị tổ chức. Ví dụ: Nếu có một đơn vị tổ chức Tiếp thị, bạn có thể tạo đối tượng mục tiêu "Tiếp thị" và đặt đối tượng đó làm đối tượng mục tiêu chính cho đơn vị tổ chức đó. Bằng cách đó, khi một người dùng trong đơn vị tổ chức Tiếp thị chuyển sang cho phép truy cập chung, lựa chọn đầu tiên mà họ có là "Tiếp thị".
Giới hạn các lựa chọn truy cập chung: Bạn có thể thêm và xoá đối tượng mục tiêu trong các lựa chọn chia sẻ quyền truy cập chung của người dùng. Ví dụ: bạn có thể cho phép người dùng chỉ cấp quyền truy cập chung cho bộ phận của họ và xoá lựa chọn này cho toàn bộ tổ chức.

Cách áp dụng các lựa chọn truy cập chung

Bộ nhớ dùng chung sẽ có các lựa chọn truy cập chung mà bạn đặt cho đơn vị tổ chức được chỉ định cho bộ nhớ dùng chung đó.
Nếu bạn xoá một đối tượng mục tiêu khỏi cài đặt cách chia sẻ, các tệp vẫn được chia sẻ với đối tượng mục tiêu đó, ngay cả khi đối tượng mục tiêu đó không còn trong các lựa chọn chia sẻ chung nữa. Để chặn quyền truy cập sau này, hãy xoá thành viên khỏi đối tượng hoặc xoá đối tượng khỏi danh sách đối tượng mục tiêu trong Thư mục.
Nếu tổ chức của bạn có giấy phép Cloud Identity và Google Workspace, thì các lựa chọn truy cập chung sẽ áp dụng cho người dùng Cloud Identity.

Thiết lập các lựa chọn truy cập chung

Trước khi bắt đầu: Nếu cần, hãy tìm hiểu cách áp dụng chế độ cài đặt cho một bộ phận hoặc nhóm.

Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.

Chuyển đến phần Drive và Tài liệu

Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ > Đối tượng mục tiêu.
Danh sách Đối tượng cho biết mọi đối tượng mục tiêu đã được áp dụng cho dịch vụ, theo thứ tự được liệt kê trong phần cài đặt cách chia sẻ của người dùng.
(Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).
Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm
Nhấp vào Thêm đối tượng mục tiêu.
Đánh dấu vào hộp bên cạnh đối tượng mục tiêu mà bạn muốn thêm. Nếu đối tượng mục tiêu duy nhất là đơn vị tổ chức cấp cao nhất, hãy nhấp vào Tạo đối tượng mục tiêu. Để biết thông tin chi tiết về cách thiết lập đối tượng mục tiêu, hãy xem bài viết Giới thiệu về đối tượng mục tiêu.
Nhấp vào Lưu.
Di chuột đến đối tượng mục tiêu mà bạn muốn đặt làm đối tượng mục tiêu chính rồi kéo hoặc thay đổi số để chuyển đối tượng đó sang vị trí 1.
(Không bắt buộc) Sắp xếp các đối tượng mục tiêu khác theo thứ tự bạn muốn. Để xoá một đối tượng mục tiêu, hãy nhấp vào biểu tượng Xoá mục .
Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.
Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa (hoặc Không đặt đối với nhóm).

Có thể mất đến 24 giờ thì các thay đổi mới xuất hiện. Trong thời gian này, các chế độ cài đặt cũ và mới có thể được thực thi không liên tục.

Đặt quyền truy cập chung mặc định cho các mục mới

Theo mặc định, quyền truy cập chung được đặt thành Bị hạn chế. Đây là chế độ cài đặt được đề xuất cho hầu hết người dùng, để họ chỉ có thể chia sẻ tệp khi đã sẵn sàng và giữ riêng tư cho các tệp cá nhân.