एडमिन के तौर पर, नया Google Workspace खाता सेट अप करते समय, आपको अपने MX रिकॉर्ड बदलने होंगे. इससे Gmail में मौजूद आपके नए खातों में ईमेल भेजे जा सकेंगे.
आपके Google MX रिकॉर्ड लागू होने में 48 घंटे तक लग सकते हैं. नए रिकॉर्ड चालू होने तक, ईमेल आपको सेवा देने वाली पिछली कंपनी को भेजे जाते हैं. ईमेल बाउंस होने और अन्य समस्याओं से बचने के लिए, यह तरीका अपनाएं.
ईमेल बाउंस होने से बचना
सबसे पहले, Google Workspace में सभी उपयोगकर्ता खाते बनाएं
MX रिकॉर्ड बदलने से पहले, Google Admin console में अपने नए Google Workspace उपयोगकर्ता खाते बनाएं.
Admin console में जाकर, उपयोगकर्ता खातों को अलग-अलग या एक साथ जोड़ा जा सकता है. अगर आपके डोमेन में कोई मेलिंग लिस्ट या निकनेम है, तो उन्हें Admin console में भी जोड़ा जा सकता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, यहां जाएं:
कैच-ऑल पता सेट अप करना
गलत पतों या आपके डोमेन में सेट अप नहीं किए गए पतों पर भेजे गए मैसेज को मैनेज करने के लिए, कैच-ऑल पता सेट अप किया जा सकता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, कैच-ऑल मेलबॉक्स में गलत पते पर भेजा गया ईमेल पाना लेख पढ़ें.
ईमेल में आने वाली रुकावटों से बचना
ईमेल की संख्या कम होने पर MX रिकॉर्ड बदलना
अपने MX रिकॉर्ड में बदलाव करने के लिए, उस समय को शेड्यूल करें जब ईमेल की संख्या कम हो. जैसे, शाम या वीकेंड.
अगर आपका डोमेन होस्ट आपके रिकॉर्ड में बदलाव कर रहा है, तो उससे जल्द संपर्क करें. साथ ही, बदलाव करने के लिए ऐसा समय चुनें जब आपके संगठन को ज़्यादा ईमेल न मिलते हों.
अहम संपर्कों को बदलाव के बारे में सूचना देना
अपने मुख्य संपर्कों को ईमेल सिस्टम में होने वाले बदलाव के बारे में बताएं. इन बातों को ज़रूर बताएं:
- बदलाव करने की तारीख और समय
- बाउंस हुए मैसेज को फिर से भेजने के निर्देश
- समय के हिसाब से संवेदनशील समस्याओं के बारे में बताने के अन्य तरीके
सलाह: इस बात पर ज़ोर दें कि डाउनटाइम कम होना चाहिए. संपर्कों को भरोसा दिलाएं कि कोई भी मैसेज नहीं मिटेगा. हालांकि, कुछ मैसेज फिर से भेजने पड़ सकते हैं.