पहचान मर्ज करना और डुप्लीकेट हटाना

Google Workspace डोमेन ट्रांसफ़र की सुविधा में, उपयोगकर्ता खातों को मर्ज करने या डुप्लीकेट खातों को हटाने की सुविधा उपलब्ध नहीं है. ऐसा मर्जर और अधिग्रहण (एमऐंडए) के दौरान हो सकता है. इसमें, अधिग्रहण करने वाली कंपनी के Google Workspace एनवायरमेंट में, अधिग्रहण की गई कंपनी के उपयोगकर्ताओं को दूसरा खाता उपलब्ध कराया जाता है.

अगर आपको यह पक्का करना है कि हर उपयोगकर्ता के पास सिर्फ़ एक Google Workspace खाता हो, तो ट्रांसफ़र की प्रोसेस पूरी होने के बाद कुछ और कार्रवाइयां करनी होंगी.

यह गाइड उन ग्राहकों के लिए है जिनके उपयोगकर्ताओं के पास दो Google Workspace खाते हैं. एक खाता सोर्स एनवायरमेंट में है और दूसरा डेस्टिनेशन एनवायरमेंट में. साथ ही, वे डोमेन ट्रांसफ़र करने के बाद, उन खातों को डेस्टिनेशन एनवायरमेंट में मर्ज करना चाहते हैं.

वीडियो की रणनीति

यह तय करना ज़रूरी है कि किस खाते में उपयोगकर्ता का मुख्य डेटा है. जैसे, ईमेल, कैलेंडर इवेंट, Google Drive, और तीसरे पक्ष के ऐप्लिकेशन का ऐक्सेस. यह वह खाता है जिसका इस्तेमाल उपयोगकर्ता को, खातों को एक साथ लाने की प्रोसेस पूरी करने के बाद करना है.

इस उदाहरण में यह माना गया है कि उपयोगकर्ता पिछले तीन महीनों से, कारोबार के लिए मुख्य तौर पर एक ही खाते का इस्तेमाल कर रहा था. अगर कोई उपयोगकर्ता दोनों खातों का इस्तेमाल अलग-अलग तरीके से कर रहा है और दोनों में नया डेटा मौजूद है, तो हो सकता है कि यह तरीका लागू न हो या सिर्फ़ कुछ हद तक लागू हो.

सोर्स और डेस्टिनेशन के उपयोगकर्ता खातों को मैप करना

सोर्स और डेस्टिनेशन उपयोगकर्ता खातों के बीच एक मैप बनाएं. उदाहरण के लिए:

  • userA@example.com > a.user@solarmora.com
  • userB@example.com > userB@solarmora.com

मुख्य उपयोगकर्ता खाते का पता लगाना

यह तय करना कि किसी उपयोगकर्ता के लिए "मुख्य" खाता कौन-सा है. इसे तय करने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं:

  • एमऐंडए की प्रकृति को समझना. कई बार, किसी खास मकसद के लिए डुप्लीकेट खाते बनाए जाते हैं और उनका इस्तेमाल कभी-कभी ही किया जाता है.
  • उपयोगकर्ता से पूछना.
  • Google Workspace की खाते के उपयोगकर्ता की रिपोर्ट का इस्तेमाल करके, अलग-अलग ऐप्लिकेशन के इस्तेमाल की खास जानकारी पाएं. जैसे:
    • उपयोगकर्ता खातों का स्टेटस
    • Gmail का स्टोरेज
    • Drive का स्टोरेज
    • कुल स्टोरेज
    • कुल ईमेल
    • बदलाव की गई फ़ाइलें
    • देखी गई फ़ाइलें
    • Drive - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय
  • पिछले 30 दिनों में ईमेल के इस्तेमाल का ज़्यादा जानकारी के साथ विश्लेषण करने के लिए, Google Workspace की ईमेल लॉग खोज सुविधा का इस्तेमाल करें:
    • एक घंटे पहले से लेकर पिछले सात दिनों तक भेजे गए मैसेज या पिछले 30 दिनों में चुनी गई तारीख की सीमा के लिए.
      ध्यान दें: 30 दिनों से ज़्यादा पुराने मैसेज के लिए, खोज के नतीजों में सिर्फ़ डिलीवरी के बाद के मैसेज की जानकारी दिखती है.
    • डिलीवरी के बाद मैसेज की जानकारी को सेव करने के लिए, समयसीमा तय नहीं की गई है. यह जानकारी हमेशा सेव रहती है.
    • आपके डोमेन में मौजूद किसी भी Google Workspace उपयोगकर्ता को भेजे गए या उससे मिले ईमेल.
    • Google Groups में किसी ग्रुप और Google Workspace के उपयोगकर्ताओं की अन्य ईमेल पाने वाली सूचियों को भेजे गए मैसेज.
  • जिन संगठनों के पास Enterprise एडिशन है वे सुरक्षा केंद्र का इस्तेमाल करके, मैसेज डिलीवर होने की स्थिति देख सकते हैं.

एडमिन के लिए माइग्रेशन के विकल्प

ऐसा कोई टूल नहीं है जो दो Google खातों को पूरी तरह से मर्ज कर सके. साथ ही, यह भी ज़रूरी नहीं है कि सभी Google सेवाएं मर्ज हो जाएं. हालांकि, Gmail, Drive, Google Calendar, और Google Contacts जैसी मुख्य Google सेवाओं के लिए, डेटा को एक जगह इकट्ठा करने और माइग्रेट करने के कई विकल्प उपलब्ध हैं.

नीचे दिए गए चरणों के अलावा, यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं. इनका ध्यान रखें:

  • उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध सभी विकल्पों को आज़माएं.
  • उपयोगकर्ताओं को बदलाव मैनेज करने के प्लान के बारे में साफ़ तौर पर बताएं. खास तौर पर, अगर साइन इन करने के तरीके में बदलाव हुआ है या उन्हें अब किसी ऐसे पते से ईमेल भेजना है जो उपनाम के तौर पर सूची में शामिल है.

ध्यान दें: अगर उपयोगकर्ताओं और डेटा की संख्या कम है, तो उपयोगकर्ताओं को सेल्फ़-सर्विस के विकल्प देना सबसे अच्छा विकल्प हो सकता है.

पहला चरण. (ज़रूरी नहीं) डेस्टिनेशन खाते का नाम बदलना

अगर सोर्स एनवायरमेंट खाते को "मुख्य" खाता माना जाता है, तो डेस्टिनेशन खातों का नाम बदलने से डेटा माइग्रेशन की ज़रूरत कम हो जाती है.

उदाहरण के लिए, मान लें कि user1@example.com और user1@solarmora.com एक ही उपयोगकर्ता के खाते हैं. साथ ही, user1@example.com "मुख्य" खाता है, जिसमें ज़्यादातर डेटा मौजूद है. डोमेन ट्रांसफ़र की प्रोसेस पूरी होने के बाद:

  1. user1@solarmora.com का नाम बदलकर user1-OLD@solarmora.com करें
  2. user1@solarmora.com को user1-OLD@solarmora.com के लिए एलियास के तौर पर हटाएं
  3. user1@example.com > user1@solarmora.com

ध्यान दें: user1 अब user1@solarmora.com का इस्तेमाल करके साइन इन करता है. हालांकि, वह अब भी user1@example.com को खाते के उपनाम के तौर पर इस्तेमाल कर सकता है. इससे वह इस पते से ईमेल भेज और पा सकता है.

वॉचपॉइंट

  • उपयोगकर्ता का ईमेल पता बदलने से होने वाले असर के बारे में लेख पढ़ें.
  • डोमेन ट्रांसफ़र पूरा होने से पहले मिले ईमेल का जवाब देने के लिए, उपयोगकर्ताओं को Gmail को कॉन्फ़िगर करके, अपने ईमेल उपनाम से ईमेल भेजने की सुविधा चालू करनी होगी. इसके अलावा, अगर ईमेल उपनाम उनका मुख्य बाहरी खाता है, तो भी उन्हें यह सुविधा चालू करनी होगी.
  • अगर बाहरी तीसरे पक्ष के आइडेंटिटी प्रोवाइडर (आईडीपी) के साथ एसएसओ (SSO) का इस्तेमाल किया जा रहा है, तो खाते का नाम बदलने के बाद उपयोगकर्ता अपने पुराने ईमेल पते से साइन इन नहीं कर सकता. आईडीपी को पूरी तरह से क्वालिफ़ाइड नया ईमेल पता भेजना होगा. अगर उनके पास कनेक्ट किए गए ऐप्लिकेशन (एसएएमएल या ओआईडीसी) हैं, तो हो सकता है कि उन्हें भी उसी समय नाम बदलने की ज़रूरत हो.

दूसरा चरण. Google Workspace के अलग-अलग खातों के बीच डेटा ट्रांसफ़र करना

Google Workspace की हर सेवा में, दो Google Workspace खातों के बीच डेटा एक्सपोर्ट और इंपोर्ट करने का तरीका अलग-अलग होता है.

ज़्यादा जानकारी के लिए, सहायता केंद्र का यह लेख पढ़ें.

Gmail
  • उपयोगकर्ता, Google Takeout का इस्तेमाल करके, Gmail का डेटा डाउनलोड कर सकते हैं
  • अगर आपको Gmail मेलबॉक्स से या उसमें ईमेल माइग्रेट करने हैं, तो इनका इस्तेमाल किया जा सकता है:
    • डेटा माइग्रेशन सेवा
      • डेटा माइग्रेशन सेवा, Google Admin console में उपलब्ध एक प्रॉडक्ट है. इसकी मदद से, एक Google Workspace खाते से दूसरे खाते में ईमेल माइग्रेट किए जा सकते हैं.
      • माइग्रेट किया गया सारा डेटा कॉपी किया जाता है, न कि उसे एक जगह से दूसरी जगह ले जाया जाता है या मिटाया जाता है. इसलिए, माइग्रेशन के बाद भी उपयोगकर्ता अपने सोर्स खाते में मौजूद डेटा को ऐक्सेस कर सकते हैं.
      • इस टूल का इस्तेमाल, कम संख्या में माइग्रेशन (1 से 100 उपयोगकर्ता) के लिए किया जा सकता है.
      • माइग्रेशन के दौरान, सोर्स खाते में IMAP चालू होना चाहिए.
      • माइग्रेशन के दौरान, सोर्स खाते में दो चरणों में पुष्टि (2SV) करने की सुविधा बंद होनी चाहिए.
    • Gmail API का इस्तेमाल करने वाली कस्टम स्क्रिप्ट
    • GAM (कमांड-लाइन टूल) का इस्तेमाल करने वाली कस्टम स्क्रिप्ट
    • Google Workspace Migrate (हमारा सुझाव है कि 1,000 से ज़्यादा उपयोगकर्ताओं के खाते माइग्रेट करने के लिए, इस टूल का इस्तेमाल करें)
    • तीसरे पक्ष के प्रॉडक्ट
Drive
  • उपयोगकर्ता, Google Takeout का इस्तेमाल करके, Drive में मौजूद अपना डेटा डाउनलोड कर सकते हैं.
  • फ़ाइलों का मालिकाना हक, उसी संगठन के किसी दूसरे उपयोगकर्ता को फिर से असाइन करें. इसके लिए, इनका इस्तेमाल करें:
  • इनका इस्तेमाल करके, प्रोग्राम के हिसाब से संगठनों के बीच Drive से डेटा माइग्रेट करें:
    • Drive API की कस्टम स्क्रिप्ट
    • GAM कस्टम स्क्रिप्ट
    • Google Workspace Migrate (हमारा सुझाव है कि 1,000 से ज़्यादा उपयोगकर्ताओं के खाते माइग्रेट करने के लिए, इस टूल का इस्तेमाल करें)
    • तीसरे पक्ष के प्रॉडक्ट
Calendar
  • उपयोगकर्ता, Google Takeout का इस्तेमाल करके, Calendar का डेटा डाउनलोड कर सकते हैं. इसके अलावा, वे Google Calendar का डेटा एक्सपोर्ट भी कर सकते हैं
  • उपयोगकर्ता, अपने कैलेंडर को नए Google Workspace खाते में किसी दूसरे मालिक को ट्रांसफ़र कर सकते हैं
  • एडमिन, प्रोग्राम बनाकर ये कार्रवाइयां करने के लिए Calendar API का इस्तेमाल कर सकते हैं
  • Google Workspace Migrate (हमारा सुझाव है कि 1,000 से ज़्यादा उपयोगकर्ताओं के खाते माइग्रेट करने के लिए, इस टूल का इस्तेमाल करें)
Google Contacts
  • उपयोगकर्ता अपने संपर्कों को CSV फ़ाइल में एक्सपोर्ट कर सकते हैं. इसके बाद, उन्हें अपने नए खाते में इंपोर्ट किया जा सकता है
  • एडमिन, People API का इस्तेमाल करके, प्रोग्राम के हिसाब से ये कार्रवाइयां कर सकते हैं
  • Google Workspace Migrate (हमारा सुझाव है कि 1,000 से ज़्यादा उपयोगकर्ताओं के खाते माइग्रेट करने के लिए, इस टूल का इस्तेमाल करें)
Google Sites
साइट का मालिक, अपनी साइट को नए खाते में कॉपी कर सकता है. साथ ही, इसे अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर कर सकता है.
Google Analytics
उपयोगकर्ता, Analytics में अपनी प्रॉपर्टी को अपने हिसाब से क्रम में लगा सकते हैं. इसके लिए, वे उन्हें एक खाते से दूसरे खाते में ले जा सकते हैं.
YouTube
अगर कोई चैनल किसी ब्रैंड खाते से जुड़ा है, तो उपयोगकर्ता चैनल के मालिकों और मैनेजर को बदल सकते हैं.

तीसरा चरण. डुप्लीकेट खाता मिटाना

उपयोगकर्ता का डेटा एक खाते में इकट्ठा हो जाने के बाद, डुप्लीकेट खाते को मिटा दें या डेटा रखरखाव की नीतियों के मुताबिक संग्रहित कर दें. इससे डायरेक्ट्री लिस्टिंग को साफ़ किया जा सकेगा. साथ ही, यह पक्का किया जा सकेगा कि उपयोगकर्ताओं के पास सिर्फ़ एक Google Workspace खाते का ऐक्सेस हो.

उपयोगकर्ताओं के लिए माइग्रेशन के विकल्प

एक ही एनवायरमेंट में मौजूद दो Google Workspace खातों को एक साथ लाने के लिए, एडमिन के कंट्रोल में होने वाले तरीके की समीक्षा करने के बाद, बदलाव को मैनेज करने से जुड़ी गतिविधियों के ज़रिए एक वैकल्पिक तरीका उपलब्ध है. इससे तकनीकी समस्याओं को दूर किया जा सकता है.

उपयोगकर्ता के हिसाब से बनाए गए प्रॉडक्ट में ये चीज़ें शामिल हो सकती हैं:

  • मान लें: उपयोगकर्ता के पास तय समय (जैसे, एक महीना) तक दोनों खातों का ऐक्सेस बना रहता है.
  • ईमेल: उपयोगकर्ता, "पुराने" खाते से "नए" खाते में ईमेल फ़ॉरवर्ड कर सकते हैं.
  • Calendar: इवेंट का मालिकाना हक, "नए" खाते को ट्रांसफ़र किया जा सकता है.
  • Drive: फ़ाइल का मालिकाना हक "नए" खाते को ट्रांसफ़र किया जा सकता है.

सुझाव

  • उपयोगकर्ता को यह साफ़ तौर पर बताया गया हो कि उसके पास खातों को मर्ज करने के लिए कितना समय है.
  • समयावधि पूरी होने के बाद, अगर उपयोगकर्ता को पता चलता है कि कॉन्टेंट ट्रांसफ़र नहीं हुआ है, तो एडमिन को "पुराने" खातों को कुछ समय के लिए (जैसे, तीन महीने) निलंबित कर देना चाहिए.

ध्यान दें: ऐसा हो सकता है कि नॉन-कोर सेवाओं के लिए, मालिकाना हक ट्रांसफ़र करने का विकल्प उपलब्ध न हो. इसके लिए, उपयोगकर्ता को डेटा डाउनलोड करना पड़ सकता है, ताकि इंपोर्ट के विकल्पों के ज़रिए इसे "नए" खाते में उपलब्ध कराया जा सके.

एक्सपोर्ट करने के विकल्प

एडमिन और उपयोगकर्ता, Google खाते का डेटा एक्सपोर्ट करने का विकल्प भी चुन सकते हैं.

संगठन

सुपर एडमिन, अपने संगठन के उपयोगकर्ता डेटा को Google Cloud के संग्रह में एक्सपोर्ट कर सकते हैं.

उपयोगकर्ता

व्यक्तिगत उपयोगकर्ता, Google Takeout का इस्तेमाल करके Google डेटा डाउनलोड कर सकते हैं.

ध्यान दें: Google का सुझाव है कि एडमिन, Google Takeout को सिर्फ़ सोर्स खातों के लिए चालू करें. साथ ही, इसे सिर्फ़ तब तक चालू रखें, जब तक डेटा को इकट्ठा करने की ज़रूरत हो.

संसाधन