Google Workspace Domain Transfer ondersteunt geen samenvoeging van gebruikersaccounts of het verwijderen van dubbele accounts. Dit scenario kan zich voordoen tijdens een fusie of overname (M&A) waarbij de gebruikers van het overgenomen bedrijf een tweede account krijgen in de Google Workspace-omgeving van het overnemende bedrijf.
Als het de bedoeling is dat alle gebruikers hun identiteiten synchroniseren, zodat elke gebruiker slechts één Google Workspace-account heeft, moeten er na de overdracht nog extra stappen worden ondernomen.
Deze consolidatiehandleiding is bedoeld voor klanten met gebruikers die twee Google Workspace-accounts hebben, één in de bronomgeving en één in de doelomgeving, en die deze accounts in de doelomgeving willen consolideren na gebruik van Domeinoverdracht.
Voorbereiding
Het is belangrijk om te bepalen welk account de primaire gegevens van de gebruiker bevat (zoals e-mail, agenda-items, Google Drive en toegang tot applicaties van derden). Dit is het account dat de gebruiker na de consolidatie moet blijven gebruiken.
Dit scenario gaat ervan uit dat de gebruiker de afgelopen 3 maanden voornamelijk één account heeft gebruikt voor zakelijke doeleinden. Als een gebruiker beide accounts op verschillende manieren heeft gebruikt en beide accounts actuele gegevens bevatten, is deze methode mogelijk niet of slechts gedeeltelijk van toepassing.
Koppel de gebruikersaccounts van de bron en de bestemming.
Maak een koppeling tussen de gebruikersaccounts van de bron en de bestemming, bijvoorbeeld:
- gebruikerA@example.com > a.user@solarmora.com
- userB@example.com > userB@solarmora.com
Zoek het primaire gebruikersaccount.
Bepaal welk account het 'primaire' account is voor een gebruiker. Enkele methoden om dit te bepalen zijn:
- Inzicht in de aard van de fusie en overname. Vaak werden dubbele rekeningen aangemaakt voor een specifiek doel en werden ze slechts sporadisch gebruikt.
- De gebruiker vragen.
- Gebruik het gebruikersrapport van Google Workspace-accounts om een overzicht te krijgen van het gebruik van verschillende applicaties, waaronder:
- Status van gebruikersaccounts
- Gmail-opslag
- Schijfopslag
- Totale opslag
- Totaal aantal e-mails
- Bewerkte bestanden
- Bekeken bestanden
- Rijden - laatst actieve tijd
- Gebruik de zoekfunctie voor e-maillogboeken in Google Workspace voor een gedetailleerde analyse van uw e-mailgebruik (van de afgelopen 30 dagen):
- Berichten verzonden vanaf 1 uur geleden tot de afgelopen 7 dagen, of voor een door u opgegeven datumbereik in de afgelopen 30 dagen.
Let op : Zoekresultaten voor berichten ouder dan 30 dagen tonen alleen details van het bericht na bezorging. - Details van berichten die na bezorging zijn verzonden, zijn niet aan tijdsbeperkingen gebonden en worden altijd bewaard.
- Berichten van en naar elke Google Workspace-gebruiker in uw domeinen.
- Berichten verzonden naar een groep in Google Groepen en andere mailinglijsten met uw Google Workspace-gebruikers.
- Berichten verzonden vanaf 1 uur geleden tot de afgelopen 7 dagen, of voor een door u opgegeven datumbereik in de afgelopen 30 dagen.
- Organisaties met een Enterprise-editie kunnen het beveiligingscentrum gebruiken om berichtleveringen te bekijken.
Migratiemogelijkheden voor beheerders
Er bestaat geen tool die een allesomvattende manier biedt om twee Google-accounts samen te voegen, inclusief alle mogelijke Google-services. Er zijn echter wel verschillende opties voor het samenvoegen en migreren van de belangrijkste Google-services, zoals Gmail, Drive, Google Agenda en Google Contacten.
Naast de onderstaande stappen, zijn hier een paar aanbevelingen om in gedachten te houden:
- Test alle bekende gebruikersscenario's uit.
- Communiceer een duidelijk plan voor wijzigingsbeheer aan gebruikers, met name als er een verandering is in de manier waarop ze inloggen of als ze e-mail moeten versturen vanaf een adres dat nu als alias is geregistreerd.
Opmerking : Voor een klein aantal gebruikers en gegevens is het aanbieden van zelfserviceopties wellicht de beste oplossing.
Stap 1. (Optioneel) Hernoem het bestemmingsaccount
Als het account in de bronomgeving als het 'primaire' account wordt beschouwd, minimaliseert het hernoemen van de doelaccounts de noodzaak tot gegevensmigratie.
Laten we bijvoorbeeld aannemen dat user1@example.com en user1@solarmora.com van dezelfde gebruiker zijn, en dat user1@example.com het 'primaire' account is met de meeste gegevens. Nadat het domeinoverdrachtsproces is voltooid:
- Hernoem user1@solarmora.com naar user1-OLD@solarmora.com
- Verwijder user1@solarmora.com als alias op user1-OLD@solarmora.com
- Hernoem user1@example.com naar user1@solarmora.com
Opmerking : gebruiker1 meldt zich nu aan met user1@solarmora.com, maar behoudt user1@example.com nog steeds als accountalias om e-mail van en naar dit adres te verzenden en te ontvangen.
Watchpoints
- Lees het artikel ' Gevolgen van het wijzigen van het e-mailadres van een gebruiker' .
- Gebruikers moeten Gmail zo configureren dat e-mails vanaf hun alias worden verzonden bij het beantwoorden van berichten die zijn ontvangen voordat de domeinoverdracht is voltooid, of als de alias hun primaire externe account is.
- Bij gebruik van SSO met een externe identiteitsprovider (IdP) kan de gebruiker na een accountwijziging niet meer inloggen met het oude e-mailadres. De IdP moet dan het nieuwe, volledig gekwalificeerde e-mailadres versturen. Als de gebruiker gekoppelde apps heeft (via SAML of OIDC), moeten deze mogelijk ook tegelijkertijd worden hernoemd.
Stap 2. Gegevens overdragen tussen Google Workspace-accounts
Elke service binnen Google Workspace heeft een andere methode voor het exporteren en importeren van gegevens tussen twee Google Workspace-accounts.
Voor een uitgebreidere uitleg, zie dit Helpcentrum-artikel .
| Gmail |
|---|
|
| Drijfveer |
|
| Kalender |
|
| Google-contacten |
|
| Google Sites |
| Een website-eigenaar kan zijn website kopiëren naar zijn nieuwe account en deze delen met andere gebruikers. |
| Google Analytics |
| Gebruikers kunnen hun eigenschappen in Analytics opnieuw ordenen, bijvoorbeeld door ze van het ene account naar het andere te verplaatsen . |
| YouTube |
| Als een kanaal is gekoppeld aan een merkaccount , kunnen gebruikers de eigenaar en beheerder van het kanaal wijzigen . |
Stap 3. Verwijder het dubbele account.
Zodra de gebruikersgegevens zijn samengevoegd in één account, verwijdert of archiveert u het dubbele account (conform het gegevensbewaarbeleid). Dit zorgt voor een overzichtelijkere gebruikerslijst en garandeert dat gebruikers slechts toegang hebben tot één Google Workspace-account.
Migratiemogelijkheden voor gebruikers
Na bestudering van de door de beheerder gestuurde aanpak voor het samenvoegen van twee Google Workspace-accounts in dezelfde omgeving, blijkt er een alternatieve aanpak te bestaan via wijzigingsbeheeractiviteiten die technische complexiteiten kunnen wegnemen.
Een gebruikersgerichte aanpak zou er als volgt uit kunnen zien:
- Aanname: De gebruiker behoudt gedurende een bepaalde periode (bijvoorbeeld 1 maand) toegang tot beide accounts.
- E-mail: Gebruikers kunnen e-mails van het "oude" account doorsturen naar het "nieuwe" account.
- Agenda: Het eigenaarschap van evenementen kan worden overgedragen naar het "nieuwe" account.
- Schijf: Het eigendom van bestanden kan worden overgedragen naar het "nieuwe" account.
Aanbevelingen
- Duidelijke communicatie over de tijdlijn die de gebruiker heeft voor zelfconsolidatie.
- Zodra de periode is verstreken, moeten beheerders de "oude" accounts voor een bepaalde tijd (bijvoorbeeld 3 maanden) blokkeren als de gebruiker constateert dat de inhoud niet is overgedragen.
Let op : Voor niet-essentiële diensten is mogelijk geen optie voor eigendomsoverdracht beschikbaar. In dat geval moet de gebruiker mogelijk gegevens downloaden om deze via importopties beschikbaar te maken voor het "nieuwe" account.
Exportopties
Beheerders en gebruikers kunnen er ook voor kiezen om hun Google-gegevens te exporteren.
Organisaties
Superbeheerders kunnen de gebruikersgegevens van hun organisatie exporteren naar een Google Cloud-archief.
Gebruikers
Individuele gebruikers kunnen Google-gegevens downloaden via Google Takeout.
Opmerking: Google raadt beheerders aan Google Takeout alleen in te schakelen voor de bronaccounts en alleen voor de tijd die nodig is om de gegevens te consolideren.