Workspace Intelligence für Funktionen basierend auf generativer KI steuern

Workspace Intelligence sucht in verschiedenen Apps nach Inhalten, um Gemini in Workspace besseren Kontext zu geben. So kann Gemini in Workspace hilfreichere und relevantere generative KI-Funktionen bieten.

Als Administrator können Sie aktivieren oder deaktivieren, in welchen Workspace-Diensten aktiv gesucht werden kann, um generative KI-Funktionen in Workspace für Nutzer in Ihrer Organisation zu nutzen. Zu den unterstützten Diensten gehören:

  • Gmail
  • Drive (einschließlich Dokumente, Tabellenblätter, Folien, PDFs, Bilder, Videos und mehr)
  • Kalender
  • Chat

Die Standardeinstellung für jede Quelle ist Ein. Wenn Sie eine Quelle deaktivieren oder aktivieren, kann es bis zu 48 Stunden dauern, bis die Änderung wirksam wird.

So verwendet Workspace Intelligence Ihre Daten

Workspace Intelligence verwendet Ihre Google Workspace-Daten, damit generative KI-Funktionen die spezifischen Informationen Ihrer Organisation besser verstehen. Workspace Intelligence kann beispielsweise Details aus Ihren E-Mails, Dokumenten oder Kalenderterminen verwenden, um intelligentere Antworten und Vorschläge zu geben.

Workspace Intelligence unterstützt viele Gemini-Anwendungen in Workspace, darunter:

Angenommen, Sie müssen Ihrem Vorgesetzten ein Update zu „Projekt X“ senden. Sie fragen Gemini in Google Docs und Workspace Intelligence verwendet alle relevanten Daten. Dazu gehören Ihre Besprechungsnotizen, Dokumentation und Chatdiskussionen zu Projekt X. Gemini erstellt in Sekundenschnelle einen Berichtsentwurf mit vollständigen Zitationen.

Diese Änderungen entsprechen unseren bestehenden Verfahren zur Datenverarbeitung und unseren Datenschutzverpflichtungen. KI-Funktionen berücksichtigen den Zugriff auf Inhalte auf Nutzerebene. Antworten basieren daher nur auf Inhalten, die ein Nutzer bereits ansehen darf. Ihre Daten werden niemals zum Trainieren von generativen KI-Modellen oder für Werbezwecke verwendet.

Workspace Intelligence in einem Google-Dienst aktivieren oder deaktivieren

Sie können auswählen, welche Workspace-Dienste zu Workspace Intelligence beitragen können.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Generative KI und dann Gemini für Workspace.

    Für diese Aufgabe müssen Sie als Super Admin angemeldet sein.

  2. Klicken Sie auf das Feld Workspace Intelligence.

  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus.

    Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Weitere Informationen

  4. Klicken Sie neben dem Dienst, den Sie aktivieren oder deaktivieren möchten, auf Bearbeiten.

  5. Klicken Sie auf Ein oder Aus und dann auf Speichern.

Wenn Workspace Intelligence deaktiviert ist

Wenn Sie Workspace Intelligence deaktivieren oder eine bestimmte Datenquelle deaktivieren, suchen generative KI-Funktionen nicht aktiv nach Inhalten aus der deaktivierten Quelle. Wenn ein Nutzer jedoch eine bestimmte Quelle zu seiner Eingabeaufforderung hinzufügt, wird diese Quelle verwendet, um Gemini bei der Beantwortung zu helfen. Wenn Sie beispielsweise Drive als Quelle deaktivieren, können Nutzer Gemini Fragen zu bestimmten Dateien stellen. Gemini verwendet diese Dateien, sucht aber nicht aktiv nach anderen Dateien.

Hinweis:Wenn Sie Datenquellen deaktivieren, wird die Effektivität von Gemini eingeschränkt. In einigen Fällen verlieren Nutzer möglicherweise den Zugriff auf bestimmte KI-Funktionen. Beispiel:

  • Wenn Gmail als Quelle deaktiviert ist, verlieren Nutzer möglicherweise den Zugriff auf KI-Zusammenfassungen in der Gmail-Suche. Gmail kehrt dann zur älteren Suchfunktion zurück.
  • Wenn der Kalender als Quelle deaktiviert ist, kann Gemini in Workspace keine Kalender lesen oder Termine planen.
  • Wenn Drive als Quelle deaktiviert ist, ist die Funktion „Drive-Projekte“ möglicherweise nicht mehr verfügbar.

Wichtige Hinweise zu Workspace Intelligence

  • Es kann bis zu 48 Stunden dauern, bis Änderungen vollständig wirksam werden.
  • Diese Einstellung steuert die Verwendung dieser Quellen für die Nutzung von Gemini in Workspace. Sie gilt nicht für die Verwendung dieser Quellen für Gemini for Education, die Gemini App, NotebookLM oder andere zusätzliche Dienste. Diese werden durch andere Nutzer- oder Administratoreinstellungen gesteuert.
  • Einige Datenpräferenzen auf Nutzerebene legen auch fest, ob eine Quelle von der Einstellung für Workspace Intelligence verwendet werden darf. Wenn beispielsweise eine Quelle in der Admin-Konsole aktiviert ist, kann ein einzelner Nutzer smarte Funktionen und die Personalisierung trotzdem deaktivieren und verhindern, dass alle Workspace-Daten von Workspace Intelligence verwendet werden.
  • Der Zugriff auf Datenquellen wird auch durch die Regeln zum Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) Ihrer Organisation gesteuert.

  • Mit dieser Einstellung werden die Datenquellen verwaltet, die für Workspace Intelligence verfügbar sind. Google kann ändern, wie bestimmte KI-Funktionen Workspace Intelligence-Datenquellen verwenden. Im Laufe der Zeit können bestimmte Datenquellen von optionalen Erweiterungen für eine bestimmte Funktion zu wesentlichen Anforderungen werden, genauso wie wesentliche Anforderungen optional werden können.

    Außerdem kann Google Änderungen an KI-Funktionen vornehmen, die zu einer eingeschränkten oder schlechteren Nutzererfahrung führen, wenn Workspace Intelligence keinen Zugriff auf die erforderlichen Datenquellen hat.

  • Wenn Sie eine Gemini-Funktion verwenden, sind die aktuell aktiven Inhalte auch verfügbar, um eine bessere Antwort zu geben. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument in Google Docs öffnen und Gemini in der Seitenleiste eine Frage stellen, kann Gemini Inhalte in diesem Dokument berücksichtigen und eine relevantere Antwort geben, auch wenn Drive als Datenquelle deaktiviert ist.

  • In einigen Versionen kann der Zugriff auf Workspace Intelligence nicht gesteuert werden:

    • Workspace Intelligence hat Zugriff auf Datenquellen für Nutzer mit folgenden Versionen:
      • Workspace Essentials Starter
      • Workspace Individual
    • Workspace Intelligence wird in folgenden Versionen nicht unterstützt:
      • Education Fundamentals
      • Education Standard