Mengontrol Kecerdasan Workspace untuk fitur AI generatif

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits. Juga didukung di add-on AI Expanded Access, AI Ultra Access, Google AI Pro for Education, dan Teaching and Learning. Bandingkan edisi Anda

Workspace Intelligence menemukan konten di berbagai aplikasi untuk memberi Gemini di Workspace konteks yang lebih mendalam agar dapat memberikan pengalaman AI generatif yang lebih bermanfaat dan relevan.

Sebagai administrator, Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan layanan Workspace yang dapat ditelusuri secara aktif untuk mendukung fitur AI generatif dalam Workspace bagi pengguna di organisasi Anda. Layanan yang didukung meliputi:

  • Gmail
  • Drive dan Dokumen (termasuk Spreadsheet, Slide, PDF, Gambar, Vids, dan lainnya)
  • Kalender
  • Chat

Setelan default untuk setiap sumber adalah aktif. Jika Anda menonaktifkan atau mengaktifkan sumber, perubahan mungkin memerlukan waktu hingga 48 jam untuk diterapkan.

Cara Workspace Intelligence menggunakan data Anda

Workspace Intelligence menggunakan data Google Workspace Anda untuk membantu fitur AI generatif memahami informasi unik organisasi Anda. Misalnya, Workspace Intelligence dapat menggunakan detail dari email, dokumen, atau acara kalender Anda untuk memberikan respons dan saran yang lebih cerdas.

Workspace Intelligence mendukung banyak penggunaan Gemini di seluruh Workspace, termasuk:

Misalnya, bayangkan Anda perlu mengirimkan laporan perkembangan "Project X" kepada manajer Anda. Anda bertanya kepada Gemini di Dokumen, dan Workspace Intelligence akan memeriksa semua data yang relevan. Data ini mencakup catatan rapat, dokumentasi, dan diskusi chat Anda yang terkait dengan Project X. Gemini akan membuat draf laporan dalam hitungan detik, lengkap dengan kutipannya.

Perubahan ini selaras dengan praktik penanganan data dan komitmen privasi kami yang sudah ada. Fitur AI mematuhi akses konten tingkat pengguna, sehingga memastikan bahwa respons hanya didasarkan pada konten yang sudah diizinkan untuk dilihat oleh pengguna. Data Anda tidak pernah digunakan untuk melatih model AI generatif atau untuk tujuan iklan.

Mengaktifkan atau menonaktifkan Workspace Intelligence di layanan Google

Anda dapat memilih layanan Workspace mana yang dapat berkontribusi pada Workspace Intelligence.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu AI Generatif lalu Gemini untuk Workspace.

    Memerlukan hak istimewa administrator Setelan Gemini.

  2. Klik panel Workspace Intelligence.

  3. (Opsional) Guna menerapkan setelan hanya untuk beberapa pengguna, pilih unit organisasi (sering digunakan untuk departemen) atau konfigurasi grup (lanjutan) di bagian samping.

    Setelan grup menggantikan setelan unit organisasi. Pelajari lebih lanjut

  4. Klik Edit di samping layanan yang ingin Anda aktifkan atau nonaktifkan.

  5. Klik Aktif atau Nonaktif, lalu klik Simpan.

Jika Workspace Intelligence dinonaktifkan

Jika Anda menonaktifkan Workspace Intelligence untuk sumber data, fitur AI generatif tidak akan secara aktif menelusuri konten dari sumber yang dinonaktifkan itu. Namun, saat mereferensikan konten Google Workspace tertentu, termasuk file Drive, email, dan pesan Chat, Gemini dapat mendasarkan responsnya menggunakan konten tersebut, meskipun produk yang sesuai dinonaktifkan sebagai sumber data untuk Kecerdasan Workspace. Misalnya, jika Anda menonaktifkan Drive sebagai salah satu sumber, pengguna dapat bertanya kepada Gemini tentang file tertentu. Gemini akan memeriksa file tersebut, tetapi tidak akan secara aktif menelusuri file lainnya.

Catatan: Menonaktifkan sumber data akan membatasi efektivitas Gemini. Dalam beberapa kasus, pengguna dapat kehilangan akses ke fitur AI tertentu. Contoh:

  • Jika Gmail dinonaktifkan sebagai sumber, pengguna dapat kehilangan akses ke Ringkasan AI dalam penelusuran Gmail. Pengguna juga dapat kehilangan akses ke Kotak Masuk AI.
  • Jika Kalender dinonaktifkan sebagai sumber, Gemini mungkin tidak dapat membaca kalender atau menjadwalkan acara di layanan Workspace lainnya.
  • Jika Drive dan Dokumen dinonaktifkan sebagai sumber, fitur project Drive mungkin tidak tersedia lagi.

Catatan penting tentang Workspace Intelligence

  • Penerapan perubahan dapat memakan waktu hingga 48 jam.
  • Setelan ini mengontrol penggunaan sumber ini untuk penggunaan Gemini di Workspace. Kebijakan ini tidak mengatur penggunaan sumber ini untuk Gemini untuk Education, Aplikasi Gemini, NotebookLM, atau layanan tambahan. Setelan ini dikontrol oleh setelan pengguna atau administrator lainnya.
  • Beberapa preferensi data tingkat pengguna juga mengatur apakah suatu sumber dapat digunakan oleh Workspace Intelligence. Misalnya, jika sumber diaktifkan di konsol Admin, pengguna perorangan masih dapat menonaktifkan fitur smart Workspace untuk menonaktifkan semua fitur Gemini di Workspace, termasuk Workspace Intelligence.
  • Akses ke sumber data juga dikontrol oleh aturan Pencegahan Kebocoran Data (DLP) organisasi Anda.

  • Setelan ini mengelola sumber data yang tersedia untuk Workspace Intelligence. Google dapat mengubah cara fitur AI tertentu menggunakan sumber data Workspace Intelligence. Seiring waktu, sumber data tertentu dapat bertransisi dari peningkatan opsional untuk fitur tertentu menjadi persyaratan penting, sama seperti persyaratan penting dapat menjadi opsional.

    Selain itu, Google dapat melakukan perubahan pada fitur AI yang mengakibatkan pengalaman yang terbatas atau menurun jika Workspace Intelligence tidak memiliki akses ke sumber data yang diperlukan.

  • Saat menggunakan fitur Gemini, konten yang sedang aktif juga tersedia untuk memberikan jawaban yang lebih baik. Misalnya, jika Anda membuka dokumen di Google Dokumen dan mengajukan pertanyaan kepada Gemini di panel samping, Gemini akan dapat mempertimbangkan konten dalam dokumen tersebut dan memberikan respons yang lebih relevan, meskipun Drive dan Dokumen dinonaktifkan sebagai sumber data.

  • Sebagian besar edisi menyertakan kemampuan untuk mengontrol akses ke Workspace Intelligence. Namun, ada pengecualian:

    • Fitur Workspace Intelligence tidak didukung di Education Fundamentals dan Education Standard.
    • Pelanggan dengan Workspace Essentials Starter dan Workspace Individual tidak memiliki akses ke konsol Admin. Mereka tidak dapat mengontrol akses ke sumber data.

  • Pengguna Google Workspace for Education yang berusia di bawah 18 tahun tidak dapat menggunakan Workspace Intelligence. Jika Workspace Intelligence diaktifkan untuk pengguna berusia di atas 18 tahun, perhatikan bahwa Workspace Intelligence dapat mengakses data yang dibagikan kepada pengguna tersebut (seperti file Google Drive dan pesan Chat) terlepas dari apakah pengguna yang membagikan memiliki akses ke Workspace Intelligence atau tidak.

    Pelajari cara mengontrol akses ke layanan Google berdasarkan usia.