この機能に対応しているエディション: Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Plus、Frontline Plus、Enterprise Essentials、Enterprise Essentials Plus、Nonprofits。AI 拡張アクセス、AI Ultra アクセス、Google AI Pro for Education、Teaching and Learning アドオンでもサポートされています。エディションを比較する
Workspace Intelligence は、複数のアプリのコンテンツを検索し、Gemini in Workspace に詳細なコンテキストを提供することにより、生成 AI エクスペリエンスの有用性と関連性を高めます。
管理者は、組織内のユーザーが Workspace で生成 AI 機能を利用するために、どの Workspace サービスをアクティブに検索できるようにするかを有効または無効にできます。サポートされているサービスは次のとおりです。
- Gmail
- ドライブとドキュメント（スプレッドシート、スライド、PDF、画像、Google Vids などを含む）
- カレンダー
- チャット
各ソースのデフォルト設定はオンです。ソースをオフまたはオンに切り替えた場合、変更が反映されるまでに最長で 48 時間かかることがあります。
Workspace インテリジェンスによるデータの使用方法
Workspace インテリジェンスは、Google Workspace のデータを使用して、生成 AI 機能が組織固有の情報を理解できるようにします。たとえば、Workspace インテリジェンスは、メール、ドキュメント、カレンダーの予定の詳細を使用して、よりスマートな回答や提案を提供します。
Workspace Intelligence は、Workspace 全体で Gemini を活用する多くの機能の基盤となっています。たとえば、次のような機能があります。
たとえば、「プロジェクト X」の最新情報を上司に送信する必要があるとします。Gemini in Docs に質問すると、Workspace Intelligence が関連するすべてのデータを参照します。これには、プロジェクト X に関連する会議メモ、ドキュメント、チャットでの議論が含まれます。Gemini は、引用付きの下書きレポートを数秒で作成します。
これらの変更は、Google の既存のデータ処理の方針とプライバシー保護への取り組みに沿ったものです。AI 機能はユーザーレベルのコンテンツ アクセスを尊重し、ユーザーがすでに閲覧権限を持っているコンテンツのみに基づいて回答を生成します。ユーザーのデータが生成 AI モデルのトレーニングや広告の目的に使用されることはありません。
Google サービスで Workspace インテリジェンスをオンまたはオフにする
Workspace Intelligence に貢献できる Workspace サービスを選択できます。
-
Google 管理コンソールで、メニュー アイコン
[生成 AI]
[Gemini for Workspace] に移動します。アクセスするには、Gemini の「設定」管理者権限が必要です。
[ワークスペース インテリジェンス] パネルをクリックします。
-
（省略可）設定を一部のユーザーにのみ適用するには、横にある [組織部門]（主に部署に使用）または [グループ]（高度な設定）を選択します。
グループの設定は組織部門の設定をオーバーライドします。詳細
有効または無効にするサービスの横にある
[編集] をクリックします。[オン] または [オフ] をクリックし、[保存] をクリックします。
Workspace Intelligence がオフの場合
データソースに対して Workspace Intelligence を無効にすると、生成 AI 機能は無効にしたソースのコンテンツを積極的に検索しなくなります。ただし、ドライブのファイル、メール、Chat のメッセージなど、特定の Google Workspace コンテンツを参照する場合、対応するプロダクトが Workspace インテリジェンスのデータソースとして無効になっていても、Gemini はそのコンテンツを使用して回答をグラウンディングすることがあります。たとえば、ドライブをソースとして無効にすると、ユーザーは Gemini に特定のファイルについて質問できます。Gemini はこれらのファイルを参照しますが、他のファイルを積極的に検索することはありません。
注: データソースをオフにすると、Gemini の有効性が制限されます。場合によっては、特定の AI 機能にアクセスできなくなることがあります。例:
- Gmail がソースとして無効になっている場合、ユーザーは Gmail 検索の AI による概要にアクセスできなくなる可能性があります。また、AI による受信トレイにもアクセスできなくなる可能性があります。
- カレンダーがソースとして無効になっている場合、Gemini はカレンダーを読み取ったり、他の Workspace サービスで予定をスケジュールしたりできないことがあります。
- Google ドライブと Google ドキュメントがソースとして無効になっている場合、Google ドライブ プロジェクト機能が使用できなくなることがあります。
Workspace Intelligence に関する重要な注意事項
- 変更内容が完全に反映されるまでには、最長で 48 時間ほどかかることがあります。
- この設定は、Workspace での Gemini の使用におけるこれらのソースの使用を制御するものであり、Gemini for Education、Gemini アプリ、Notebook LM、その他の追加サービスでのこれらのソースの使用を制御するものではありません。これらのソースの使用は、他のユーザーまたは管理者の設定によって制御されます。
- ユーザーレベルのデータ設定の一部は、Workspace Intelligence でソースを使用できるかどうかにも影響します。たとえば、管理コンソールでソースが有効になっている場合でも、個々のユーザーは Workspace のスマート機能を無効にすることで、Workspace Intelligence を含む Gemini in Workspace のすべての機能を無効にできます。
- データソースへのアクセスは、組織のデータ損失防止（DLP）ルールによっても制御されます。
この設定では、Workspace Intelligence で使用できるデータソースを管理します。Google は、特定の AI 機能が Workspace Intelligence のデータソースを使用する方法を変更する場合があります。時間の経過とともに、特定のデータソースは、特定の機能のオプションの拡張機能から必須要件に移行する可能性があります。必須要件がオプションになることもあります。
また、Google は AI 機能に変更を加えることがあります。その結果、Workspace Intelligence が必要なデータソースにアクセスできない場合、機能が制限されたり、機能の質が低下したりすることがあります。
Gemini 機能を使用する際、より適切な回答を提供するために、現在アクティブなコンテンツも利用できます。たとえば、Google ドキュメントでドキュメントを開き、サイドパネルで Gemini に相談すると、ドライブとドキュメントがデータソースとして無効になっている場合でも、そのドキュメントのコンテンツを考慮して、より関連性の高い回答を提供できます。
ほとんどのエディションには、Workspace インテリジェンスへのアクセスを制御する機能が含まれています。ただし、次のような例外があります。
- Workspace インテリジェンス機能は、Education Fundamentals と Education Standard ではサポートされていません。
- Workspace Essentials Starter と Workspace Individual をご利用のお客様は、管理コンソールにアクセスできません。データソースへのアクセスを制御できません。
18 歳未満の Google Workspace for Education ユーザーは、Workspace インテリジェンスを使用できません。18 歳以上のユーザーに対して Workspace Intelligence が有効になっている場合、共有ユーザーが Workspace Intelligence にアクセスできるかどうかに関係なく、そのユーザーと共有されたデータ（Google ドライブ ファイルや Chat メッセージなど）にアクセスできます。
詳しくは、Google サービスへのアクセスを年齢別に制御する方法をご覧ください。