生成 AI 機能の Workspace Intelligence を制御する

Workspace インテリジェンスは、複数のアプリのコンテンツを検索し、Gemini in Workspace に詳細なコンテキストを提供することにより、生成 AI エクスペリエンスの有用性と関連性を高めます。

管理者は、組織内のユーザーが Workspace の生成 AI 機能を活用するために、どの Workspace サービスをアクティブに検索できるようにするかを有効または無効にできます。サポートされているサービスは次のとおりです。

  • Gmail
  • ドライブ（ドキュメント、スプレッドシート、スライド、PDF、画像、動画などを含む）
  • カレンダー
  • チャット

各ソースのデフォルト設定は オンです。ソースをオフまたはオンにした場合、変更が反映されるまでに最長で 48 時間かかることがあります。

Workspace インテリジェンスによるデータの使用方法

Workspace インテリジェンスは、Google Workspace のデータを使用して、生成 AI 機能が組織固有の情報を理解できるようにします。たとえば、Workspace Intelligence は、メール、ドキュメント、カレンダーの予定の詳細を使用して、よりスマートな回答や候補を提供します。

Workspace インテリジェンスは、Workspace 全体で Gemini を活用する多くの機能の基盤となっています。たとえば、次のような機能があります。

たとえば、「プロジェクト X」の最新情報を上司に送信する必要があるとします。Gemini in Google ドキュメント に相談すると、Workspace Intelligence が関連するすべてのデータを参照します。これには、プロジェクト X に関連する会議メモ、ドキュメント、チャットでのやり取りが含まれます。Gemini は、引用付きのレポートの下書きを数秒で作成します。

これらの変更は、Google の既存のデータ処理方法とプライバシー保護への取り組みに沿ったものです。AI 機能はユーザーレベルのコンテンツ アクセスを尊重し、ユーザーがすでに閲覧権限を持っているコンテンツのみに基づいて回答を生成します。お客様のデータが生成 AI モデルのトレーニングや広告目的で使用されることはありません。

Google サービスで Workspace インテリジェンスをオンまたはオフにする

Workspace Intelligence に貢献できる Workspace サービスを選択できます。

  1. Google 管理コンソールで、メニュー アイコン 次に [生成 AI] 次に [Gemini for Workspace] に移動します。

    この操作を実施するには、特権管理者としてログインする必要があります。

  2. [Workspace Intelligence] パネルをクリックします。

  3. （省略可）設定を一部のユーザーにのみ適用するには、横にある [組織部門]（主に部署に使用）または [グループ]（高度な設定）を選択します。

    グループの設定は組織部門の設定をオーバーライドします。詳細

  4. 有効または無効にするサービスの横にある [編集] をクリックします。

  5. [オン] または [オフ] をクリックし、[保存] をクリックします。

Workspace Intelligence がオフの場合

Workspace インテリジェンスをオフにするか、特定のデータソースを無効にすると、生成 AI 機能は無効にしたソースのコンテンツを積極的に検索しなくなります。ただし、ユーザーがプロンプトに特定のソースを追加した場合、そのソースは Gemini の回答に役立ちます。たとえば、ドライブをソースとして無効にしても、ユーザーは Gemini に特定のファイルについて相談できます。Gemini はこれらのファイルを参照しますが、他のファイルを積極的に検索することはありません。

注: データソースをオフにすると、Gemini の有効性が制限されます。場合によっては、特定の AI 機能にアクセスできなくなることがあります。例:

  • Gmail がソースとして無効になっている場合、ユーザーは Gmail 検索の AI による概要にアクセスできなくなる可能性があります。Gmail が以前の検索サービスに戻ります。
  • カレンダーがソースとして無効になっている場合、Gemini in Workspace はカレンダーを読み取ったり、予定をスケジュールしたりできません。
  • ドライブがソースとして無効になっている場合、ドライブ プロジェクト機能が使用できなくなることがあります。

Workspace Intelligence に関する重要な注意事項

  • 変更内容が完全に反映されるまでには、最長で 48 時間ほどかかることがあります。
  • この設定は、Workspace での Gemini の使用におけるこれらのソースの使用を制御します。このポリシーは、Gemini for Education、Gemini アプリ、Notebook LM、その他の追加サービスでのこれらのソースの使用には適用されません。これらは、他のユーザーまたは管理者の設定によって制御されます。
  • ユーザーレベルのデータ設定によっては、Workspace Intelligence の設定でソースを使用できるかどうかが決まることもあります。たとえば、管理コンソールでソースが有効になっている場合でも、個々のユーザーはスマート機能とパーソナライズを無効にして、Workspace インテリジェンスで Workspace データが使用されないようにすることができます。
  • データソースへのアクセスは、組織のデータ損失防止（DLP）ルールによっても制御されます。

  • この設定では、Workspace インテリジェンスで使用できるデータソースを管理します。Google は、特定の AI 機能が Workspace インテリジェンスのデータソースを使用する方法を変更する場合があります。時間の経過とともに、特定のデータソースは、特定の機能のオプションの拡張機能から必須要件に移行する可能性があります。同様に、必須要件がオプションになることもあります。

    また、Workspace Intelligence が必要なデータソースにアクセスできない場合、Google は AI 機能に変更を加え、エクスペリエンスが制限されたり、低下したりする可能性があります。

  • Gemini 機能を使用する際は、現在アクティブなコンテンツも利用して、より適切な回答を提供します。たとえば、Google ドキュメントでドキュメントを開き、サイドパネルで Gemini に相談すると、ドライブがデータソースとして無効になっていても、そのドキュメントのコンテンツを考慮して、より関連性の高い回答を提供できます。

  • 一部のエディションでは、Workspace インテリジェンスへのアクセスを制御できません。

    • Workspace Intelligence は、次のユーザーのデータソースにアクセスできます。
      • Workspace Essentials Starter
      • Workspace Individual
    • Workspace Intelligence は、次の環境ではサポートされていません。
      • Education Fundamentals
      • Education Standard