Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho việc triển khai AI

Trong giai đoạn 1, hãy giới thiệu cho nhân viên của bạn về các tính năng AI trong Workspace và xác định cách họ có thể sử dụng các tính năng này một cách hiệu quả trong công việc. Ngoài ra, hãy lên kế hoạch truyền đạt thông tin để duy trì sự quan tâm của mọi người.

Trên trang này

• Bước 1: Thu hút sự quan tâm của các bên liên quan đến AI
• Bước 2: Tiến hành khảo sát nhóm người dùng cơ sở
• Bước 3: Xác định các trường hợp sử dụng và mục tiêu
• Bước 4: Thiết lập các tính năng và chính sách về AI
• Bước 5: Lên kế hoạch về cách thông báo thay đổi

---

Bước 1: Thu hút sự quan tâm của các bên liên quan đến AI

Để mở rộng việc triển khai AI trong công ty, hãy gửi lời mời các bên liên quan sau đây. Mỗi bên sẽ đóng một vai trò chiến lược. Tuỳ thuộc vào quy mô của tổ chức, những người này có thể là cá nhân, nhóm người hoặc một người có thể đảm nhận nhiều vai trò.

	Nhà tài trợ cấp điều hành Thường là người quản lý cấp cao, người này: Đóng vai trò là người đại diện cho công cuộc đổi mới công ty bằng cách thông báo và truyền bá những lợi ích của AI Điều chỉnh các hoạt động lãnh đạo và quản lý khác theo cùng một mục tiêu Phân bổ tài nguyên cho các bên liên quan khác Giúp xác định các chiến lược và dự án
	Quản trị viên Google Workspace Người này có thể sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để: Đảm bảo các hoạt động liên quan đến AI tuân thủ các chính sách bảo mật và dữ liệu của công ty Quản lý quyền truy cập của người dùng vào các tính năng AI Giám sát mức sử dụng và hoạt động liên quan đến AI Luôn nắm bắt thông tin về các tính năng mới và chương trình thử nghiệm alpha Tìm hiểu thêm ở phần Thiết lập các tính năng và chính sách về AI bên dưới
	Nhóm triển khai Nhóm này bao gồm những người đưa ra quyết định và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có vai trò: Tiên phong thay đổi trong các phòng ban Giúp xác định trường hợp sử dụng và mục tiêu của AI Gửi lời nhắc về chương trình đào tạo, dịch vụ hỗ trợ và các câu chuyện thành công Chia sẻ tình hình và kết quả với ban lãnh đạo
	Hướng dẫn viên Google Đây là những người sử dụng sớm có vai trò: Truyền bá việc sử dụng AI cho đồng nghiệp Hỗ trợ giữa những đồng nghiệp với nhau, chẳng hạn bằng cách sắp xếp giờ hỗ trợ. Thu thập ý kiến phản hồi và thông tin chi tiết cho nhóm điều hành và nhóm triển khai Tìm hiểu thêm ở phần Mời Hướng dẫn viên Google làm người sử dụng sớm của tài liệu hướng dẫn này

Bước 2: Tiến hành khảo sát nhóm người dùng cơ sở

Tiếp theo, hãy khảo sát nhân viên để hiểu rõ những khó khăn họ đang gặp phải trong công việc và cách họ nghĩ AI có thể trợ giúp. Những câu trả lời bạn nhận được hiện tại có thể giúp bạn xác định các trường hợp sử dụng và mục tiêu của AI trong bước tiếp theo. Bạn cũng sẽ sử dụng thông tin cơ sở này để đo lường mức độ tác động và mức độ thành công trong giai đoạn 3 của kế hoạch triển khai này.

Lưu ý: Bạn có thể dễ dàng tạo bản khảo sát trong Biểu mẫu. Bạn sẽ nhận được kết quả ngay lập tức và có thể tóm tắt câu trả lời một cách nhanh chóng bằng biểu đồ và đồ thị. Chuyển đến phần Tạo bản khảo sát trong Biểu mẫu.

Bước 3: Xác định các trường hợp sử dụng và mục tiêu

Để khai thác giá trị kinh doanh thực tế từ AI, hãy xác định những cách cụ thể mà AI có thể hỗ trợ nhân viên trong công việc hằng ngày:

1. Xem các tính năng AI hiện có trong Workspace, chẳng hạn như tính năng Giúp tôi viết trong Gmail hoặc Tài liệu, hoặc tạo video bằng Google Vids. Xem danh sách các tính năng AI
2. Đối với mỗi phòng ban hoặc vai trò công việc, hãy xác định các trường hợp sử dụng cụ thể của các tính năng này.

3. Đối với mỗi nhóm ví dụ, hãy liệt kê những mục tiêu mà bạn muốn đạt được, dựa trên những điều quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn.

   Mẹo: Đặt mục tiêu có thể đo lường dựa trên năng suất, chất lượng công việc, mức độ hài lòng của nhân viên và sự hài lòng của khách hàng, cũng như quy trình công việc. Sau này, bạn sẽ sử dụng những mục tiêu này để theo dõi các chỉ số về mức tác động và mức độ thành công.

Dưới đây là một số vai trò công việc và trường hợp sử dụng để bạn bắt đầu.

Bộ phận sản phẩm và kỹ thuật

Trường hợp sử dụng	Phát triển sản phẩm: Sáng tạo ý tưởng và câu chuyện của khách hàng cho sản phẩm mới Soạn thảo thông số kỹ thuật về sản phẩm và thông số thiết kế Phân tích và tóm tắt ý kiến phản hồi của người dùng Tạo việc cần làm trong bản ghi chú hoặc bản chép lời cuộc họp
Mục tiêu	Đẩy nhanh quá trình phát triển sản phẩm Cải thiện khả năng giao tiếp giữa nhóm kinh doanh và nhóm kỹ thuật Cải thiện chất lượng của sản phẩm mới Giảm chi phí để dành thời gian cho công việc kỹ thuật

Nhân sự và hoạt động nhân sự

Xem thêm ví dụ: Sử dụng Gemini cho bộ phận nhân sự

Trường hợp sử dụng	Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới: Viết nội dung mô tả công việc Soạn email liên hệ phù hợp với ứng viên Chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn Đào tạo và phát triển nhân viên: Phát triển giáo trình hoặc kịch bản cho khoá đào tạo về chính sách của công ty Nâng cao khả năng kể chuyện trong các buổi đào tạo
Mục tiêu	Tiết kiệm thời gian lên ý tưởng và phát triển nội dung Cải thiện trải nghiệm ứng tuyển của ứng viên Cải thiện chất lượng của tài liệu đào tạo và chính sách Tăng mức độ hài lòng của nhân viên thông qua hoạt động đào tạo nội bộ

Quản trị viên CNTT

Trường hợp sử dụng	Tài liệu và thông tin liên lạc: Soạn thảo bài viết trong cơ sở kiến thức và hướng dẫn sử dụng Soạn thảo thông báo về các chính sách hoặc thay đổi về kỹ thuật Tạo trung tâm kiến thức tập trung bằng NotebookLM
Mục tiêu	Cải thiện chất lượng tài liệu Cải thiện trải nghiệm của nhân viên bằng thông tin liên lạc về kỹ thuật Giúp các nhóm luôn nắm bắt thông tin mới nhất bằng tính năng chia sẻ thông tin tập trung Tiết kiệm thời gian để tập trung vào các công việc ưu tiên về CNTT

Tiếp thị

Xem thêm ví dụ: Sử dụng Gemini cho hoạt động tiếp thị

Trường hợp sử dụng	Phát triển nội dung: Lên ý tưởng cho bài đăng trên blog, nội dung trang web và bài đăng trên mạng xã hội Nghiên cứu các phân tích về đối thủ cạnh tranh Soạn thảo bản tóm tắt về quy trình sáng tạo và sách trắng
Mục tiêu	Tăng tốc quá trình sáng tạo Tăng độ tin cậy và mức độ phù hợp trên thị trường Đẩy nhanh thời gian triển khai chiến dịch

Bán hàng

Xem thêm ví dụ: Sử dụng Gemini cho bộ phận bán hàng

Trường hợp sử dụng	Tìm kiếm khách hàng tiềm năng: Tạo tài liệu liên hệ phù hợp cho từng người Nhắm mục tiêu theo cá tính khách hàng Nghiên cứu và đẩy nhanh quá trình tìm kiếm khách hàng tiềm năng Tạo nội dung hấp dẫn: Phản hồi nhanh chóng khi làm việc ở bên ngoài Vượt qua tình trạng bí ý tưởng
Mục tiêu	Tăng số lượng và chất lượng nội dung Tăng lượt chuyển đổi

Bước 4: Thiết lập các tính năng và chính sách về AI

Khi dùng Google Workspace có tích hợp Gemini, bạn sẽ được hưởng các biện pháp bảo vệ dữ liệu và bảo mật cấp doanh nghiệp giống như các dịch vụ khác trong Workspace. Để biết thông tin chi tiết, hãy truy cập vào Trung tâm quyền riêng tư của chúng tôi.

Ngoài ra, bạn còn được cung cấp các chế độ kiểm soát và giám sát sau đây về cách Gemini xử lý dữ liệu của bạn và tính năng mà mỗi người có thể sử dụng.

Quản lý khả năng bảo mật và hoạt động quản trị

Bạn có thể sử dụng bảng điều khiển dành cho quản trị viên để:

• Áp dụng nhãn phân loại bằng AI để không cho Gemini truy cập vào dữ liệu người dùng nhạy cảm. Tìm hiểu cách thực hiện
• Thiết lập các chính sách xử lý dữ liệu mà Gemini sẽ tuân thủ. Chuyển đến phần Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) và khu vực lưu trữ dữ liệu.
• Sử dụng các tính năng thông minh để kiểm soát việc Gemini có thể chia sẻ dữ liệu của người dùng với các sản phẩm khác của Google hay không. Tìm hiểu cách thực hiện

Quản lý quyền sử dụng các tính năng AI

Bạn cũng có thể bật hoặc tắt các tính năng sau cho người dùng, nhóm hoặc toàn bộ tổ chức:

• Ứng dụng Gemini. Tìm hiểu cách sử dụng
• Gemini trong từng ứng dụng của Workspace, chẳng hạn như Gmail, Drive hoặc Tài liệu. Tìm hiểu cách thực hiện
• NotebookLM. Tìm hiểu cách thực hiện
• Google Vids. Tìm hiểu cách thực hiện
• Tính năng ghi chú bằng AI trong các cuộc họp trên Meet. Tìm hiểu cách thực hiện
• Tiện ích Workspace trong ứng dụng Gemini. Tìm hiểu cách sử dụng

Bước 5: Lên kế hoạch về cách thông báo thay đổi

Để người dùng luôn quan tâm đến AI, hãy đều đặn gửi lời nhắc, mẹo và thông tin cập nhật về các chiến lược của công ty.

Tóm lược tiến trình gửi thông tin liên lạc

Sau đây là kế hoạch mẫu để phân bổ thông tin liên lạc xuyên suốt 3 giai đoạn triển khai.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị	Giai đoạn 2: Sử dụng AI	Giai đoạn 3: Đo lường và mở rộng
Thông báo cho công ty Phát video của cấp điều hành Tiến hành khảo sát nhóm người dùng cơ sở Ra mắt trang web đào tạo	Mời Hướng dẫn viên Google Tổ chức sự kiện giới thiệu về AI Gửi lời nhắc Tiến hành các cuộc khảo sát ngắn	Tiến hành khảo sát tác động Chia sẻ câu chuyện thành công Đăng mẹo và thủ thuật Thông báo về các tính năng mới

Lưu ý: Bạn có thể dùng Gemini để viết tài liệu thông tin liên lạc nhanh hơn. Để bắt đầu, hãy xem Mẹo viết câu lệnh cho Gemini

Ý tưởng để lan toả thông điệp

• Thông báo khởi động – Bắt đầu bằng một email hoặc video thông báo của nhà tài trợ cấp điều hành, giới thiệu các tính năng AI và lợi ích của các tính năng này cho nhân viên
• Sự kiện giới thiệu về AI – Tổ chức cho người sử dụng sớm gặp gỡ các nhóm để trình bày trường hợp sử dụng phù hợp với nhóm đó
• Bản tin và lời nhắc – Gửi bản tin và lời nhắc hằng tuần để thông báo các mẹo, chiến lược và câu chuyện thành công liên quan đến AI
• Khảo sát – Thực hiện khảo sát ở mỗi giai đoạn để thu thập ý kiến phản hồi và đo lường mức tác động
• Áp phích – Dán hình ảnh tại nơi làm việc để nêu bật các trường hợp sử dụng hoặc câu lệnh hàng đầu