Fas 2: Få folk att börja använda AI

I fas 2, låt medarbetarna börja använda AI i sitt dagliga arbete. Du behöver tillhandahålla utbildning, användarhandledning och stöd från andra.

På den här sidan

Steg 1: Rekrytera Google Guides som tidiga användare

Rekrytera tidiga användare från varje större avdelning eller grupp för att utforska och evangelisera med hjälp av AI. Google Guides behöver inte vara särskilt tekniska, men de bör vara entusiastiska teammedlemmar som är "go-to" och ivriga att använda nya verktyg.

Dina Google-guider bör ha tid och intresse för att:

  • Arbeta med team för att identifiera användningsfall och visa hur man använder verktygen
  • Ge stöd från andra parter genom att hålla kontorstid, ge demonstrationer och delta i företagsforum.
  • Dela bästa praxis och framgångshistorier i e-postmeddelanden, blogginlägg eller nyhetsbrev
  • Samla in och vidarebefordra feedback till implementeringsteamet för att avgöra vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras.

Steg 2: Tillhandahåll utbildningsguider

Så att människor kan lära sig i sin egen takt, tillhandahåll utbildningsmaterial på begäran för användning av AI-funktioner i Workspace. Basera dina guider på de användningsfall och mål som du identifierade i fas 1 av den här guiden.

Steg 3: Ge inledande utbildning och kontinuerligt stöd

För att hjälpa människor att börja använda AI, tillhandahålla utbildning på plats, göra det enkelt att få support och regelbundet kontakta dem för att hålla människor engagerade.

Bra sätt att stödja och engagera användare inkluderar:

  • Kickoff-utbildningar där Google-guider träffar varje team för att demonstrera AI-användningsfall för deras roll
  • Veckovisa kontorstider bemannade av Google Guides, där användare kan få personlig support
  • En intern hubb med tillgång till alla AI-resurser, såsom utbildning på begäran och scheman för kontorstid
  • Google Chat-utrymme där användare kan ställa frågor, dela användningsfall och på annat sätt interagera med varandra om användningen av AI. Lär dig hur du skapar ett utrymme
  • Vänliga tävlingar , till exempel för att spåra och fira de mest effektiva eller kreativa uppmaningarna
  • Vanliga frågor, tips och framgångshistorier som publiceras på er AI-hubb eller delas via e-post, blogginlägg eller nyhetsbrev
  • Affischer uppsatta över hela din arbetsplats med AI-påminnelser och tips

Genomför korta "pulsmätningsundersökningar"

Under fas 2, genomför en serie korta undersökningar där du frågar användarna om en favoritfunktion de har använt och hur den har fungerat. Använd svaren för att skapa vanliga frågor, tips och framgångshistorier, och för att identifiera var människor kan behöva mer stöd.

Tips: Skapa din undersökning enkelt i Formulär. Du får omedelbara resultat och du kan sammanfatta svaren snabbt med diagram och grafer. Gå till Skapa en undersökning i Formulär.

Klicka här för exempelfrågor

Tips: Be Gemini att anpassa dessa frågor för er organisation. För att komma igång, gå till Tips för att skriva frågor till Gemini .

Funktionsspecifik feedback

  • Hur ofta använde du Gemini för Workspace den senaste veckan?
  • Vilken AI-funktion använde du mest den senaste veckan?
  • Hur hjälpte [funktion som nämns ovan] dig att utföra en specifik uppgift? Var det framgångsrikt?
  • Beskriv vad du gillar mest med [funktion som nämns ovan] och vad, om något, som skulle kunna förbättras.

Öppen utforskning

  • Var det något överraskande (positivt eller negativt) med din erfarenhet av AI den här veckan?
  • Stötte du på några oväntade hinder? Hur försökte du övervinna dem?

Övervaka Gemini-användning och aktivitet

När folk börjar använda Gemini med Google Workspace kan du använda administratörskonsolen för att spåra implementeringen och ta reda på hur Gemini använder dina företagsdata.

Spåra AI-användning med rapporter

Visa Gemini-rapporter för att spåra hur många som använder Gemini med Google Workspace och vilka appar de använder det med. Spåra användningen i hela företaget, inom team eller av individer.

Med rapporter kan du ta reda på vilka team eller individer som är avancerade användare, eller vilka som har låg implementeringsgrad och kan behöva mer AI-utbildning. Du kan också få insikt i implementeringen av olika användningsfall. Du kanske till exempel upptäcker att ditt teknikteam använder Gemini i Google Dokument för att förbättra kommunikationen, men de drar inte nytta av Gemini-funktionerna i Meet, som mötessammanfattningar och anteckningar.

Lär dig hur: Granska Gemini-användningen i din organisation

Se hur Gemini använder företagsdata

När Gemini svarar på användarnas förfrågningar får de åtkomst till innehåll från Google Drive. För att se vilket innehåll som har åtkommits kan du köra sökningar i granskningsloggar i Drive. Om Gemini till exempel får åtkomst till data från en uppsättning filer som svar på en användarfråga genereras en händelse för varje åtkomen fil.

Läs mer: Granskningsloggar för Gemini med Google Workspace-aktivitet