Fas 1: Förberedelser inför AI-användning

I fas 1, introducera dina anställda till AI-funktioner i Workspace och identifiera hur de kan använda dem effektivt i sina jobb. Planera även en serie kommunikationer för att hålla människor engagerade.

På den här sidan

Steg 1: Engagera dina AI-intressenter

För att skala upp AI-implementeringen i hela ditt företag, kontakta följande intressenter, som var och en kommer att spela en strategisk roll. Beroende på organisationens storlek kan dessa vara individer, team av människor eller så kan en person ha flera olika befattningar.

Verkställande sponsor

Vanligtvis en ledare på C-nivå, den här personen:

  • Agerar som ditt företags ansikte utåt för förändring genom att tillkännage och sprida fördelarna med AI
  • Samordnar övrigt ledarskap och ledning mot samma mål
  • Fördelar resurser till andra intressenter
  • Hjälper till att definiera strategier och projekt

Google Workspace-administratör

Den här personen kan använda administratörskonsolen för att:

  • Säkerställ att AI följer ditt företags säkerhets- och datapolicyer
  • Hantera användarnas åtkomst till AI-funktioner
  • Övervaka AI-användning och aktivitet
  • Håll dig uppdaterad om nya funktioner och alfaprogram

Läs mer nedan på Konfigurera AI-funktioner och policyer

Adoptionsteamet

Detta team inkluderar beslutsfattare och företagsledare som:

  • Förespråka förändring inom avdelningar
  • Hjälp till att definiera AI-användningsfall och mål
  • Skicka påminnelser om utbildning, support och framgångshistorier
  • Dela status och resultat med ledningen

Google-guider

Dessa är tidiga användare som:

  • Sprid användningen av AI bland kollegor
  • Ge stöd mellan kollegor, till exempel under kontorstid.
  • Samla in feedback och insikter för ledningen och implementeringsteamen

Läs mer senare i den här guiden på Rekrytera Google-guider som tidiga användare.

Tillbaka till toppen

Steg 2: Genomför en grundläggande användarundersökning

Därefter ska du genomföra en enkät bland medarbetarna för att förstå aktuella utmaningar i deras arbete och hur de tror att AI kan hjälpa till. De svar du får nu kan hjälpa dig att identifiera AI-användningsfall och mål i nästa steg. Du kommer också att använda denna grundläggande information för att mäta effekt och framgång i fas 3 av denna implementeringsplan.

Tips: Skapa din undersökning enkelt i Formulär. Du får omedelbara resultat och du kan sammanfatta svaren snabbt med diagram och grafer. Gå till Skapa en undersökning i Formulär .

Klicka här för exempel på enkätfrågor

Tips: Be Gemini att anpassa dessa frågor för er organisation. För att komma igång, gå till Tips för att skriva frågor till Gemini .

Din bakgrund

  • Vad är din jobbtitel eller roll?
  • Hur bekant är du med generativ AI? (skala 1-5)
  • Hur bekant är du med prompting eller promptdesign? (skala 1-5)

Nuvarande erfarenhet

  • Hur användbara är dina befintliga Workspace-appar i ditt dagliga arbete (Gmail, Dokument, Kalkylark, Presentationer, Chatt och så vidare)? (skala 1–5)
  • Hur mycket tycker du om att använda Workspace-appar för att utföra dagliga uppgifter? (skala 1-5)

Förväntningar

  • Vilka affärsprocesser lägger du för mycket tid på eller tror att Gemini skulle kunna hjälpa till att accelerera?
  • Hur tror du att Gemini skulle kunna hjälpa er organisation i stort?

Tillbaka till toppen

Steg 3: Identifiera användningsfall och mål

För att få ut verkligt affärsvärde från AI, identifiera specifika sätt som AI kan hjälpa dina anställda i deras dagliga arbete:

  1. Granska tillgängliga AI-funktioner i Workspace, till exempel Hjälp mig att skriva i Gmail eller Dokument, eller skapa videor med Google Vids. Visa en lista över AI-funktioner.
  2. Identifiera specifika användningsfall för dessa funktioner för varje avdelning eller jobbroll.

  3. För varje uppsättning exempel, lista de mål du hoppas uppnå, baserat på vad som är viktigt för din verksamhet.

    Tips: Sätt upp mätbara mål baserade på produktivitet , arbetskvalitet , medarbetar- och kundnöjdhet samt arbetsflöden . Du kommer att använda dessa mål senare för att spåra effekt- och framgångsmått.

Här är några jobbroller och användningsområden för att komma igång.

Produkt och teknik

Användningsfall

Produkt-utveckling:

  • Generera idéer och kundberättelser för nya produkter
  • Utkast till produkt- och tekniska specifikationer
  • Analysera och sammanfatta användarfeedback
  • Generera åtgärdspunkter från mötesanteckningar eller transkript
Mål
  • Snabba upp produktutvecklingen
  • Förbättra kommunikationen mellan affärs- och teknikteam
  • Förbättra kvaliteten på nya produkter
  • Minska omkostnader för att frigöra tid för tekniskt arbete

HR och personaladministration

Få fler exempel: Använd Gemini för personalfrågor

Användningsfall

Rekrytering och onboarding:

  • Skriv arbetsbeskrivningar
  • Utforma anpassade e-postmeddelanden till jobbkandidater
  • Förbered dig för intervjuer

Utbildning och utveckling av anställda:

  • Utveckla läroplaner eller manus för företagspolicyutbildning
  • Förbättra berättandet i dina utbildningar
Mål
  • Spara tid på brainstorming och innehållsutveckling
  • Förbättra kandidaternas jobbansökningsupplevelse
  • Förbättra kvaliteten på utbildning och policyskrivning
  • Öka medarbetarnöjdheten med intern utbildning

IT-administratörer

Användningsfall

Dokumentation och kommunikation:

  • Utkast till kunskapsbasartiklar och användarhandböcker
  • Utkast till tillkännagivanden om tekniska policyer eller ändringar
  • Skapa en centraliserad kunskapsnav med NotebookLM
Mål
  • Förbättra dokumentationskvaliteten
  • Förbättra medarbetarnas upplevelse med teknisk kommunikation
  • Håll teamen uppdaterade med centraliserad informationsdelning
  • Frigör tid att fokusera på IT-prioriteringar

Marknadsföring

Få fler exempel: Använd Gemini för marknadsföring

Användningsfall

Utveckla innehåll:

  • Brainstorma idéer för blogginlägg, webbplatstexter och inlägg i sociala medier
  • Undersök konkurrensanalyser
  • Utarbeta kreativa briefs och white papers
Mål
  • Snabba upp den kreativa processen
  • Öka trovärdigheten och relevansen på marknaden
  • Snabba upp lanseringstiden för kampanjer

Försäljning

Få fler exempel : Använd Gemini för försäljning

Användningsfall

Prospektering:

  • Skapa personlig kontakt
  • Målgruppspersonor
  • Undersök och snabba upp sökningen av potentiella säljare

Skapa engagerande innehåll:

  • Svara snabbt i fält
  • Ta dig förbi skrivkramp
Mål
  • Öka produktionen och kvaliteten på innehållet
  • Öka konverteringen

Tillbaka till toppen

Steg 4: Konfigurera AI-funktioner och policyer

När du använder Google Workspace med Gemini får du samma säkerhet och dataskydd i företagsklass som resten av Workspace. Mer information finns i vårt integritetscenter .

Dessutom har du följande kontroller och tillsyn över hur Gemini hanterar dina uppgifter och vem som kan använda vilka funktioner.

Hantera säkerhet och styrning

Du kan använda din administratörskonsol för att:

Hantera åtkomst till AI-funktioner

Du kan också aktivera eller inaktivera följande funktioner – för användare, team eller hela organisationen:

Tillbaka till toppen

Steg 5: Planera hur du ska kommunicera förändringen

För att hålla användarna engagerade i AI, håll ett ständigt flöde av påminnelser, tips och uppdateringar om företagets strategier.

Kommunikationstidslinje, i korthet

Här är ett exempel på en plan för hur du kan genomföra din kommunikation i de tre faserna av implementeringen.

Fas 1: Förbered Fas 2: Använd AI Fas 3: Mät och utöka

Meddela till företaget

Video från chefsledningen på Air

Genomför en baslinjeundersökning

Lansera utbildningswebbplats

Rekrytera Google Guides

Håll en AI-roadshow

Skicka påminnelser

Genomför korta undersökningar

Genomför konsekvensundersökning

Dela framgångshistorier

Tips och tricks för inlägg

Meddela nya funktioner

Tips: Sätt igång med att skriva dina meddelanden med Gemini. För att komma igång, gå till Tips för att skriva meddelanden för Gemini.

Idéer för att sprida budskapet

  • Avsparksmeddelande — Börja med ett e-postmeddelande eller en video från din chefssponsor, där du introducerar AI-funktioner och deras fördelar för anställda
  • AI-roadshow — Låt tidiga användare träffa team för att demonstrera användningsfall skräddarsydda för just det teamet
  • Nyhetsbrev och påminnelser – Skicka ut dessa varje vecka för att rapportera AI-tips, strategier och framgångshistorier
  • Undersökningar — Genomför dessa i varje fas för att samla in feedback och mäta effekten
  • Affischer — Visa bilder på arbetsplatsen som lyfter fram de viktigaste användningsområdena eller uppmaningarna

Tillbaka till toppen