Fase 2: Logra que las personas comiencen a usar la IA

En la fase 2, los empleados se sumergen en el uso de la IA en su trabajo diario. Deberás proporcionar capacitación, guías del usuario y asistencia entre pares.

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Paso 1: Recluta Guías de Google como usuarios pioneros

Recluta a los primeros usuarios de cada departamento o grupo principal para explorar y promover el uso de la IA. Los Google Guides no tienen que ser muy técnicos, pero deben ser miembros del equipo entusiastas y "de referencia" que estén ansiosos por usar herramientas nuevas.

Tus Google Guides deben tener el tiempo y el interés necesarios para hacer lo siguiente:

  • Trabaja con los equipos para identificar casos de uso y mostrar a las personas cómo usar las herramientas.
  • Brindar asistencia entre pares a través de horarios de consulta, demostraciones y participación en foros de la empresa
  • Comparte prácticas recomendadas e historias de éxito en correos electrónicos, entradas de blog o boletines informativos.
  • Recopila y transmite comentarios al equipo de adopción para determinar qué funciona bien y qué se debe mejorar.

Paso 2: Proporciona guías de entrenamiento

Para que las personas puedan aprender a su propio ritmo, proporciona materiales de capacitación a pedido para usar las funciones potenciadas por IA en Workspace. Basa tus guías en los casos de uso y los objetivos que identificaste en la fase 1 de esta guía.

Paso 3: Brinda capacitación inicial y asistencia continua

Para ayudar a las personas a comenzar a usar la IA, brindamos capacitación presencial, facilitamos la obtención de asistencia y nos comunicamos con ellas de forma periódica para mantener su participación.

Estas son algunas buenas formas de brindar asistencia a los usuarios y atraerlos:

  • Capacitaciones de inicio en las que las Guías de Google se reúnen con cada equipo para demostrar los casos de uso de la IA para su rol
  • Horarios de consulta semanales con Google Guides, en los que los usuarios pueden obtener asistencia personalizada
  • Un centro interno con acceso a todos los recursos de IA, como capacitación a pedido y horarios de atención
  • Espacio de Google Chat en el que los usuarios pueden hacer preguntas, compartir casos de uso y, de otro modo, interactuar entre sí sobre el uso de la IA. Aprende a crear un espacio
  • Competencias amistosas, como hacer un seguimiento de las instrucciones más eficaces o creativas y celebrar sus logros
  • Preguntas frecuentes, sugerencias e historias de éxito publicadas en tu centro de IA o compartidas por correo electrónico, entradas de blog o boletines informativos
  • Pósters que se muestran en todo tu lugar de trabajo con recordatorios y sugerencias basados en IA

Realiza encuestas breves de "sondeo".

A lo largo de la fase 2, realiza una serie de encuestas breves en las que se les pregunte a los usuarios sobre una función favorita que hayan estado usando y cómo les ha funcionado. Utiliza las respuestas para crear preguntas frecuentes, sugerencias e historias de éxito, y para identificar dónde es posible que las personas necesiten más ayuda.

Sugerencia: Crea tu encuesta fácilmente en Formularios. Obtienes resultados instantáneos y puedes resumir las respuestas de un vistazo con gráficos. Ir a Cómo crear una encuesta en Formularios

Haz clic aquí para ver preguntas de muestra

Nota: Pídele a Gemini que adapte estas preguntas a tu organización. Para comenzar, consulta Sugerencias para escribir instrucciones para Gemini.

Comentarios específicos sobre las funciones

  • ¿Con qué frecuencia usaste Gemini para Workspace la semana pasada?
  • ¿Qué función potenciada por IA usaste más la semana pasada?
  • ¿Cómo te ayudó [nombre de la función mencionada anteriormente] a completar una tarea específica? ¿Se completó correctamente?
  • Describe qué es lo que más te gusta de [función mencionada anteriormente] y qué se podría mejorar.

Exploración abierta

  • ¿Hubo algo sorprendente (positivo o negativo) en tu experiencia con la IA esta semana?
  • ¿Te encontraste con algún obstáculo inesperado? ¿Cómo intentaste superarlos?

Supervisa el uso y la actividad de Gemini

Una vez que las personas comiencen a usar Gemini con Google Workspace, usa la Consola del administrador para hacer un seguimiento de la adopción y descubrir cómo Gemini usa los datos de tu empresa.

Realiza un seguimiento del uso de la IA con informes

Consulta los informes de Gemini para hacer un seguimiento de cuántas personas usan Gemini con Google Workspace y con qué apps lo usan. Realiza un seguimiento del uso en toda tu empresa, dentro de los equipos o por parte de personas individuales.

Con los informes, puedes averiguar qué equipos o personas son usuarios avanzados, o bien quiénes tienen tasas de adopción bajas y podrían necesitar más capacitación sobre la IA. También puedes obtener estadísticas sobre la adopción de diferentes casos de uso. Por ejemplo, es posible que descubras que tu equipo de ingeniería usa Gemini en Documentos de Google para mejorar las comunicaciones, pero no aprovecha las funciones de Gemini en Meet, como los resúmenes de reuniones y la toma de notas.

Aprende a hacerlo: Revisa el uso de Gemini en tu organización

Consulta cómo Gemini usa los datos de la empresa

Cuando responde a las instrucciones de los usuarios, Gemini accede al contenido de Google Drive. Para ver a qué contenido se accedió, puedes ejecutar búsquedas en los registros de auditoría de Drive. Por ejemplo, si Gemini accede a los datos de un conjunto de archivos en respuesta a la consulta de un usuario, se genera un evento para cada archivo al que se accedió.

Más información: Registros de auditoría sobre la actividad de Gemini con Google Workspace