Fase 1: Preparación para la adopción de la IA

En la fase 1, presenta a tus empleados las funciones basadas en IA de Workspace y explica cómo pueden usarlas de manera eficaz en sus trabajos. También planifica una serie de comunicaciones para mantener la participación de las personas.

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Paso 1: Involucra a las partes interesadas en la IA

Para ampliar la adopción de la IA en toda tu empresa, alista a las siguientes partes interesadas, cada una de las cuales desempeñará un papel estratégico. Según el tamaño de tu organización, pueden ser personas individuales, equipos de personas o una persona puede tener varios roles.

Patrocinador ejecutivo

Por lo general, esta persona es un líder de nivel C y hace lo siguiente:

  • Anuncia y difunde los beneficios de la IA, y actúa como la cara del cambio de tu empresa.
  • Alinea a otros líderes y administradores con los mismos objetivos
  • Asigna recursos a otras partes interesadas
  • Ayuda a definir estrategias y proyectos

Administrador de Google Workspace

Esta persona puede usar la Consola del administrador para realizar las siguientes acciones:

  • Garantiza el cumplimiento de la IA con las políticas de seguridad y datos de tu empresa
  • Administra el acceso de los usuarios a las funciones basadas en IA
  • Supervisa el uso y la actividad de la IA
  • Mantente al tanto de las nuevas funciones y los programas alfa

Obtén más información en Configura las políticas y las funciones basadas en IA.

Equipo de adopción

Este equipo incluye a los responsables de la toma de decisiones y a los líderes empresariales que hacen lo siguiente:

  • Promueve el cambio en los distintos departamentos
  • Ayuda a definir los objetivos y los casos de uso de la IA
  • Enviar recordatorios sobre capacitaciones, asistencia e historias de éxito
  • Compartir el estado y los resultados con el equipo de liderazgo

Guías de Google

Estos son los usuarios pioneros que cumplen con los siguientes requisitos:

  • Promueve el uso de la IA entre tus compañeros de trabajo
  • Brindar asistencia entre pares, por ejemplo, a través de sesiones de consulta
  • Recopila comentarios y estadísticas para los equipos de adopción y ejecutivo

Obtén más información más adelante en esta guía en Cómo reclutar a Google Guides como usuarios pioneros

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Paso 2: Realiza una encuesta de usuarios de referencia

A continuación, realiza una encuesta entre los empleados para comprender los desafíos actuales en su trabajo y cómo creen que la IA podría ayudar. Las respuestas que obtengas ahora pueden ayudarte a identificar los casos de uso y los objetivos de la IA en el siguiente paso. También usarás esta información de referencia para medir el impacto y el éxito en la fase 3 de este plan de adopción.

Sugerencia: Crea tu encuesta fácilmente en Formularios. Obtienes resultados instantáneos y puedes resumir las respuestas de un vistazo con gráficos. Ve a Cómo crear una encuesta en Formularios.

Haz clic aquí para ver preguntas de muestra de la encuesta

Nota: Pídele a Gemini que adapte estas preguntas a tu organización. Para comenzar, consulta Sugerencias para escribir instrucciones para Gemini.

Tu experiencia

  • ¿Cuál es tu cargo o función?
  • ¿Qué tan bien conoces la IA generativa? (escala del 1 al 5)
  • ¿Qué tanto sabes de la redacción o del diseño de instrucciones? (escala del 1 al 5)

Experiencia actual

  • ¿Qué tan útiles son tus apps de Workspace existentes en tu trabajo diario (Gmail, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Chat, etcétera)? (escala del 1 al 5)
  • ¿Cuánto disfrutas usar las apps de Workspace para realizar tareas diarias? (escala del 1 al 5)

Expectativas

  • ¿A qué procesos comerciales dedicas demasiado tiempo o crees que Gemini podría ayudar a acelerar?
  • ¿Cómo crees que Gemini podría ayudar a tu organización en general?

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Paso 3: Identifica los casos de uso y los objetivos

Para obtener valor empresarial real de la IA, identifica formas específicas en las que la IA puede ayudar a tus empleados en su trabajo diario:

  1. Revisa las funciones potenciadas por IA disponibles en Workspace, como Ayúdame a escribir en Gmail o Documentos, o la creación de videos con Google Vids. Consulta una lista de las funciones basadas en IA
  2. Para cada departamento o rol laboral, identifica casos de uso específicos de estas funciones.

  3. Para cada conjunto de ejemplos, enumera los objetivos que esperas alcanzar, según lo que es importante para tu empresa.

    Sugerencia: Establece objetivos medibles basados en la productividad, la calidad del trabajo, la satisfacción de los empleados y la satisfacción del cliente, y los flujos de trabajo. Usarás estos objetivos más adelante para hacer un seguimiento de las métricas de impacto y éxito.

Estos son algunos roles laborales y casos de uso para que comiences.

Ingeniería y producto

Casos de uso

Desarrollo de productos:

  • Generar ideas y casos de éxito de clientes para productos nuevos
  • Redactar especificaciones de ingeniería y productos
  • Analiza y resume los comentarios de los usuarios
  • Generar elementos de acción a partir de las notas o transcripciones de las reuniones
Objetivos
  • Acelera el desarrollo de productos
  • Mejora la comunicación entre los equipos de ingeniería y de negocios
  • Mejora la calidad de los productos nuevos
  • Reducir la sobrecarga para liberar tiempo para el trabajo técnico

RR.HH. y Operaciones de personal

Obtén más ejemplos: Usa Gemini para Recursos Humanos

Casos de uso

Incorporación y contratación:

  • Escribe descripciones de empleos
  • Redacta correos electrónicos personalizados para comunicarte con los candidatos a un empleo
  • Prepárate para realizar una entrevista

Capacitación y desarrollo de los empleados:

  • Desarrollar planes de estudios o guiones para la capacitación sobre políticas de la empresa
  • Mejora la narración en tus capacitaciones
Objetivos
  • Ahorra tiempo en la generación de ideas y el desarrollo de contenido
  • Mejora la experiencia de los candidatos en la solicitud de empleo
  • Mejorar la calidad de las capacitaciones y los resúmenes de políticas
  • Aumenta la satisfacción de los empleados con la capacitación interna

Administradores de TI

Casos de uso

Documentación y comunicaciones:

  • Redactar artículos de la base de conocimiento y guías del usuario
  • Borradores de anuncios de políticas o cambios técnicos
  • Crea un centro de conocimiento centralizado con NotebookLM
Objetivos
  • Mejora la calidad de la documentación
  • Mejora la experiencia de los empleados con las comunicaciones técnicas
  • Mantener a los equipos actualizados con el uso compartido de información centralizada
  • Liberar tiempo para enfocarse en las prioridades de TI

Marketing

Obtén más ejemplos: Usa Gemini para marketing

Casos de uso

Desarrollo de contenido:

  • Genera ideas para entradas de blog, textos de sitios web y publicaciones en redes sociales
  • Investiga análisis de la competencia
  • Elabora borradores de resúmenes creativos y documentos técnicos
Objetivos
  • Acelera el proceso creativo
  • Aumentar la credibilidad y la relevancia en el mercado
  • Acelera el lanzamiento de las campañas

Ventas

Obtén más ejemplos: Usa Gemini para ventas

Casos de uso

Obtención de clientes potenciales:

  • Genera mensajes personalizados para la divulgación
  • Arquetipos de clientes objetivo
  • Investiga y acelera la búsqueda de clientes potenciales de ventas

Crea contenido atractivo:

  • Responde rápidamente en el campo
  • Supera el bloqueo del escritor
Objetivos
  • Aumentar la cantidad y la calidad del contenido
  • Aumenta las conversiones

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Paso 4: Configura las funciones y políticas de IA

Cuando usas Google Workspace con Gemini, obtienes la misma seguridad y protección de datos de nivel empresarial que el resto de Workspace. Para obtener más detalles, visita nuestro Centro de privacidad.

Además, tienes los siguientes controles y supervisión sobre cómo Gemini maneja tus datos y quién puede usar qué funciones.

Administra la seguridad y la administración

Puedes usar la Consola del administrador para realizar las siguientes acciones:

Administra el acceso a las funciones potenciadas por IA

También puedes activar o desactivar las siguientes funciones para usuarios, equipos o toda tu organización:

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Paso 5: Planifica cómo comunicar el cambio

Para mantener el interés de los usuarios en la IA, mantén un flujo constante de recordatorios, sugerencias y actualizaciones sobre las estrategias de la empresa.

Cronograma de comunicaciones, de un vistazo

Este es un plan de muestra para organizar tus comunicaciones en las 3 fases de adopción.

Fase 1: Preparación Fase 2: Usa la IA Fase 3: Medición y expansión

Anunciar a la empresa

Video de ejecutivo de Air

Realiza una encuesta de referencia

Iniciar el sitio de capacitación

Reclutamiento de Guías de Google

Organiza una gira de IA

Enviar recordatorios

Realiza encuestas breves

Realiza una encuesta de impacto

Comparte historias de éxito

Sugerencias para publicaciones

Anuncia funciones nuevas

Nota: Acelera la redacción de tus comunicaciones con Gemini. Para comenzar, consulta Sugerencias para escribir instrucciones para Gemini.

Ideas para correr la voz

  • Anuncio de lanzamiento: Comienza con un anuncio por correo electrónico o video de tu patrocinador ejecutivo en el que se presenten las funciones basadas en IA y sus beneficios para los empleados.
  • Gira de IA: Haz que los usuarios pioneros se reúnan con los equipos para mostrarles casos de uso personalizados para cada equipo.
  • Boletines informativos y recordatorios: Envía estos recursos semanalmente para informar sobre sugerencias, estrategias y casos de éxito relacionados con la IA.
  • Encuestas: Realiza encuestas en cada fase para recopilar comentarios y medir el impacto.
  • Posters: Muestran imágenes en el lugar de trabajo que destacan los principales casos de uso o instrucciones.

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