Fase 1: Preparación para la adopción de la IA

En la fase 1, presenta a tus empleados las funciones potenciadas por IA en Workspace y explica cómo pueden usarlas de manera eficaz en sus trabajos. También planifica una serie de comunicaciones para mantener la participación de las personas.

Contenido de esta página

• Paso 1: Involucra a las partes interesadas en la IA
• Paso 2: Realiza una encuesta de referencia para los usuarios
• Paso 3: Identifica los casos de uso y los objetivos
• Paso 4: Configura las funciones y políticas de IA
• Paso 5: Planifica cómo comunicar el cambio

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Paso 1: Involucra a las partes interesadas en la IA

Para ampliar la adopción de la IA en tu empresa, incluye a las siguientes partes interesadas, que desempeñarán un rol estratégico. Según el tamaño de tu organización, pueden ser personas, equipos de personas o una persona que desempeñe varias funciones.

	Patrocinador ejecutivo Por lo general, es un líder de nivel C: Actúa como la cara del cambio de tu empresa, ya que anuncia y socializa los beneficios de la IA. Alinea a otros líderes y administradores con los mismos objetivos. Asigna recursos a otras partes interesadas. Ayuda a definir estrategias y proyectos.
	Administrador de Google Workspace Esta persona puede usar la Consola del administrador para hacer lo siguiente: Garantizar el cumplimiento de la IA con las políticas de seguridad y datos de tu empresa Administrar el acceso de los usuarios a las funciones potenciadas por IA Supervisar el uso y la actividad de la IA Mantenerse al día sobre las nuevas funciones y los programas alfa Obtén más información en Configura las funciones y políticas de IA
	Equipo de adopción Este equipo incluye a los responsables de la toma de decisiones y a los líderes empresariales que hacen lo siguiente: Promueven el cambio dentro de los departamentos. Ayudan a definir los casos de uso y los objetivos de la IA. Envían recordatorios sobre la capacitación, la asistencia y las historias de éxito. Comparten el estado y los resultados con el liderazgo.
	Guías de Google Son usuarios pioneros que hacen lo siguiente: Promueven el uso de la IA entre los compañeros de trabajo. Brindan asistencia entre pares, por ejemplo, durante el horario de atención. Recopilan comentarios y estadísticas para los equipos ejecutivo y de adopción. Obtén más información en Recluta Guías de Google como usuarios pioneros

Paso 2: Realiza una encuesta de referencia para los usuarios

Luego, realiza una encuesta entre los empleados para comprender los desafíos actuales en su trabajo y cómo creen que la IA podría ayudarlos. Las respuestas que obtengas ahora pueden ayudarte a identificar los casos de uso y los objetivos de la IA en el siguiente paso. También usarás esta información de referencia para medir el impacto y el éxito en la fase 3 de este plan de adopción.

Sugerencia: Crea tu encuesta fácilmente en Formularios. Obtendrás resultados instantáneos y podrás resumir las respuestas de un vistazo con gráficos. Ve a Crea una encuesta en Formularios.

Paso 3: Identifica los casos de uso y los objetivos

Para obtener valor empresarial real de la IA, identifica formas específicas en que la IA puede ayudar a tus empleados en su trabajo diario:

1. Revisa las funciones potenciadas por IA disponibles en Workspace, como Ayúdame a escribir en Gmail o Documentos, o la creación de videos con Google Vids. Ver una lista de funciones potenciadas por IA
2. Para cada departamento o puesto, identifica casos de uso específicos de estas funciones.

3. Para cada conjunto de ejemplos, enumera los objetivos que esperas alcanzar, según lo que es importante para tu empresa.

   Sugerencia: Establece objetivos medibles basados en la productividad, la calidad del trabajo, la satisfacción de los empleados y la satisfacción del cliente, y los flujos de trabajo. Usarás estos objetivos más adelante para hacer un seguimiento de las métricas de impacto y éxito.

A continuación, se indican algunos puestos y casos de uso para que comiences.

Ingeniería y producto

Casos de uso	Desarrollo de productos: Genera ideas y casos de clientes para productos nuevos. Crea borradores de especificaciones de productos y de ingeniería. Analiza y resume los comentarios de los usuarios. Genera elementos de acción a partir de las notas o transcripciones de las reuniones.
Objetivos	Acelera el desarrollo de productos. Mejora la comunicación entre los equipos empresariales y de ingeniería. Mejora la calidad de los productos nuevos. Reduce la sobrecarga para liberar tiempo para el trabajo técnico.

RR.HH. y operaciones de personal

Obtén más ejemplos: Usa Gemini para recursos humanos

Casos de uso	Reclutamiento y onboarding: Escribe descripciones de trabajos. Crea borradores de correos electrónicos personalizados para enviar a los candidatos a un puesto. Prepárate para realizar una entrevista. Capacitación y desarrollo de los empleados: Desarrolla planes de estudios o guiones para la capacitación sobre políticas de la empresa. Mejora la narración en tus capacitaciones.
Objetivos	Ahorra tiempo en la generación de ideas y el desarrollo de contenido. Mejora la experiencia de los candidatos en la solicitud de empleo. Mejora la calidad de la capacitación y de los documentos sobre las políticas. Aumenta la satisfacción de los empleados con la capacitación interna.

Administradores de TI

Casos de uso	Documentación y comunicaciones: Crea borradores de artículos de la base de conocimiento y guías del usuario. Crea borradores de anuncios de políticas o cambios técnicos. Crea un centro de conocimiento centralizado con NotebookLM.
Objetivos	Mejora la calidad de la documentación. Mejora la experiencia de los empleados con las comunicaciones técnicas. Mantén a los equipos actualizados con el uso compartido de información centralizada. Libera tiempo para enfocarte en las prioridades de TI.

Marketing

Obtén más ejemplos: Usa Gemini para marketing

Casos de uso	Desarrollo de contenido: Genera ideas para entradas de blog, texto de sitios web y publicaciones en redes sociales. Investiga análisis competitivos. Crea borradores de resúmenes creativos y documentos técnicos.
Objetivos	Acelera el proceso creativo. Aumenta la credibilidad y la relevancia en el mercado. Acelera el lanzamiento de campañas.

Ventas

Obtén más ejemplos: Usa Gemini para ventas

Casos de uso	Obtención de clientes potenciales: Genera comunicación personalizada. Segmenta perfiles de clientes. Investiga y acelera la búsqueda de clientes potenciales de ventas. Crea contenido atractivo: Responde rápidamente en el campo. Supera el bloqueo del escritor.
Objetivos	Aumenta la producción y la calidad del contenido. Aumenta las conversiones.

Paso 4: Configura las funciones y políticas de IA

Cuando usas Google Workspace con Gemini, obtienes la misma seguridad de nivel empresarial y las mismas protecciones de datos que el resto de Workspace. Para obtener más detalles, consulta nuestro Centro de privacidad.

Además, tienes los siguientes controles y supervisión sobre cómo Gemini maneja tus datos y quién puede usar qué funciones.

Administra la seguridad y el control

Puedes usar la Consola del administrador para hacer lo siguiente:

• Aplica etiquetas de clasificación por IA para evitar que Gemini acceda a datos del usuario sensibles. Más información
• Establece políticas de manejo de datos que Gemini seguirá. Consulta Prevención de pérdida de datos (DLP) y regiones de datos.
• Usa funciones inteligentes para controlar si Gemini puede compartir los datos de los usuarios con otros productos de Google. Más información

Administra el acceso a las funciones potenciadas por IA

También puedes activar o desactivar las siguientes funciones para los usuarios, los equipos o toda tu organización:

• App de Gemini. Más información
• Gemini en cada app de Workspace, como Gmail, Drive o Documentos. Más información
• NotebookLM. Más información
• Google Vids. Más información
• Toma de notas con IA en las reuniones de Meet. Más información
• Extensiones de Workspace en la app de Gemini. Más información

Paso 5: Planifica cómo comunicar el cambio

Para mantener la participación de los usuarios con la IA, mantén un flujo constante de recordatorios, sugerencias y actualizaciones sobre las estrategias de la empresa.

Cronograma de comunicaciones, de un vistazo

Este es un plan de muestra para organizar tus comunicaciones en las 3 fases de adopción.

Fase 1: Preparación	Fase 2: Uso de la IA	Fase 3: Medición y expansión
Anuncio a la empresa Video ejecutivo Realización de la encuesta de referencia Lanzamiento del sitio de capacitación	Reclutamiento de Guías de Google Organización de una gira de IA Envío de recordatorios Realización de encuestas breves	Realización de una encuesta de impacto Compartir historias de éxito Publicación de sugerencias y trucos Anuncio de nuevas funciones

Sugerencia: Acelera la escritura de tus comunicaciones con Gemini. Para comenzar, ve a Sugerencias para escribir instrucciones para Gemini

Ideas para correr la voz

• Anuncio de lanzamiento: Comienza con un correo electrónico o un anuncio en video de tu patrocinador ejecutivo en el que se presenten las funciones potenciadas por IA y sus beneficios para los empleados.
• Gira de IA: Haz que los usuarios pioneros se reúnan con los equipos para mostrar casos de uso adaptados a ese equipo.
• Boletines informativos y recordatorios: Envíalos semanalmente para informar sobre sugerencias de IA, estrategias e historias de éxito.
• Encuestas: Realízalas en cada fase para recopilar comentarios y medir el impacto
• Pósteres: Muestra imágenes en el lugar de trabajo que destaquen los principales casos de uso o instrucciones.