Phase 2 : Inciter les collaborateurs à utiliser l'IA

Au cours de la phase 2, demandez aux employés de se familiariser avec l'IA et de commencer à l'utiliser dans leurs tâches quotidiennes. Vous devrez leur proposer des formations, des guides utilisateur et une assistance entre pairs.

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Étape 1 : Recrutez des guides Google comme utilisateurs de la première heure

Recrutez des utilisateurs de la première heure dans les principaux services ou groupes pour explorer et promouvoir l'utilisation de l'IA. Les guides Google n'ont pas besoin de compétences techniques approfondies, mais ils doivent être des membres de l'équipe motivés et influents, enthousiastes à l'idée d'explorer de nouveaux outils.

Vos guides Google doivent être disponibles et motivés pour :

  • collaborer avec les équipes afin d'identifier les cas d'utilisation et d'expliquer aux collaborateurs comment utiliser les outils ; 
  • fournir une assistance entre pairs en organisant des permanences, en faisant des démonstrations et en participant aux forums de l'entreprise ;
  • partager les bonnes pratiques et des témoignages par e-mail, dans des articles de blog ou dans des newsletters ;
  • Recueillez et transmettez les commentaires à l'équipe chargée de l'adoption afin de déterminer ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré.

Étape 2 : Fournissez des guides de formation

Pour que les collaborateurs puissent apprendre à leur rythme, fournissez des supports de formation à la demande sur l'utilisation des fonctionnalités d'IA dans Workspace. Vos guides doivent s'appuyer sur les cas d'utilisation et objectifs que vous avez identifiés lors de la phase 1 de ce guide.

Étape 3 : Proposez une formation initiale et une assistance continue

Pour aider les collaborateurs à se familiariser avec l'IA et à l'utiliser, proposez des formations en présentiel, facilitez l'accès à l'assistance et contactez-les régulièrement pour maintenir leur engagement.

Voici quelques bonnes pratiques pour aider les utilisateurs et favoriser leur engagement :

  • Formations initiales où les guides Google rencontrent chaque équipe pour leur présenter des cas d'utilisation de l'IA adaptés à leur poste.
  • Permanences hebdomadaires assurées par les guides Google, qui permettent aux utilisateurs de bénéficier d'une assistance individuelle.
  • Portail interne permettant d'accéder à toutes les ressources d'IA, telles que les formations à la demande et les horaires de permanence
  • Espace Google Chat dans lequel les utilisateurs peuvent poser des questions, partager des cas d'utilisation et interagir les uns avec les autres sur l'utilisation de l'IA. Découvrez comment créer un espace.
  • Concours conviviaux pour suivre et récompenser les requêtes les plus efficaces ou les plus créatives, par exemple.
  • Questions fréquentes, conseils et témoignages publiés sur votre portail d'IA ou partagés par e-mail, dans des articles de blog ou dans des newsletters
  • Affiches présentées sur votre lieu de travail avec des rappels et des conseils liés à l'IA.

Mener de brèves enquêtes pour prendre le pouls

Tout au long de la phase 2, menez une série de courtes enquêtes pour demander aux utilisateurs leur fonctionnalité préférée et la façon dont ils l'exploitent. Exploitez les réponses pour créer des questions fréquentes, des conseils et des témoignages, ainsi que pour identifier les points sur lesquels les utilisateurs sont susceptibles d'avoir besoin d'aide.

Conseil : Créez facilement votre enquête dans Forms. Vous obtenez des résultats instantanés et pouvez résumer les réponses rapidement à l'aide de graphiques. Consultez Créer une enquête dans Forms.

Exemples de questions

Conseil : Demandez à Gemini d'adapter ces questions à votre organisation. Pour commencer, consultez Conseils pour rédiger des requêtes dans Gemini.

Commentaires sur une fonctionnalité spécifique

  • À quelle fréquence avez-vous utilisé Gemini pour Workspace la semaine dernière ?
  • Quelle fonctionnalité d'IA avez-vous utilisée le plus la semaine dernière ?
  • Comment [fonctionnalité mentionnée ci-dessus] vous a-t-elle aidé à accomplir une tâche spécifique ? A-t-elle été efficace ?
  • Décrivez ce que vous appréciez le plus à propos de [fonctionnalité mentionnée ci-dessus] et ce qui pourrait être amélioré, le cas échéant.

Exploration ouverte

  • Avez-vous été surpris (de manière positive ou négative) par votre expérience avec l'IA cette semaine ?
  • Avez-vous rencontré des obstacles inattendus ? Comment avez-vous tenté de les surmonter ?

Surveiller l'utilisation et l'activité dans Gemini

Dès que les utilisateurs commencent à utiliser Gemini avec Google Workspace, vous pouvez suivre l'adoption et découvrir comment Gemini utilise les données de votre entreprise via la console d'administration.

Suivre l'utilisation de l'IA à l'aide de rapports

Consultez les rapports Gemini pour suivre le nombre de collaborateurs qui utilisent Gemini avec Google Workspace et les applications avec lesquelles ils l'utilisent. Suivez l'utilisation dans votre entreprise, par équipe ou par collaborateur.

Les rapports vous permettent d'identifier les équipes ou les personnes expérimentées, ou celles dont le taux d'adoption est faible et qui pourraient avoir besoin de plus de formation sur l'IA. Vous pouvez également obtenir des informations sur l'adoption de différents cas d'utilisation. Par exemple, vous pouvez constater que votre équipe d'ingénieurs utilise bien Gemini dans Google Docs pour améliorer les communications, mais qu'elle ne profite pas des fonctionnalités Gemini dans Meet, comme les résumés de réunion et la prise de notes.

Découvrez comment vérifier l'utilisation de Gemini dans votre organisation.

Découvrir comment Gemini utilise les données de l'entreprise

Lorsque Gemini répond aux requêtes de vos utilisateurs, il accède au contenu de Google Drive. Pour savoir quel contenu a été consulté, vous pouvez effectuer des recherches dans le journal d'audit de Drive. Par exemple, si Gemini accède à des données à partir d'un ensemble de fichiers pour répondre à la requête d'un utilisateur, un événement est généré pour chacun des fichiers consultés.

En savoir plus : Journaux d'audit sur l'activité de Gemini avec Google Workspace