Phase 1 : Préparer l'adoption de l'IA

Au cours de la phase 1, présentez les fonctionnalités d'IA de Workspace à vos collaborateurs et identifiez comment ils peuvent les utiliser efficacement dans leur activité. Planifiez également une série de communications pour maintenir l'engagement des collaborateurs.

Sur cette page

• Étape 1 : Impliquez les personnes concernées par l'IA
• Étape 2 : Réalisez une enquête de référence auprès des utilisateurs
• Étape 3 : Identifiez les cas d'utilisation et les objectifs
• Étape 4 : Configurez les fonctionnalités et les règles propres à l'IA
• Étape 5 : Planifiez la communication relative au changement

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Étape 1 : Impliquez les personnes concernées par l'IA

Pour accélérer l'adoption de l'IA dans votre entreprise, faites appel aux personnes suivantes, qui joueront chacune un rôle stratégique. Selon la taille de votre organisation, il peut s'agir d'individus, d'équipes ou d'une personne ayant plusieurs casquettes.

	Parrain exécutif Il s'agit généralement d'un cadre dirigeant qui : incarnez le rôle d'ambassadeur du changement dans votre entreprise en annonçant et en communiquant les bénéfices de l'IA ;  aligne les autres responsables et gestionnaires sur des objectifs communs ; attribue des ressources aux autres personnes concernées ; Aide à définir des stratégies et des projets
	Administrateur Google Workspace Cette personne peut utiliser la console d'administration pour : assurer la conformité de l'IA avec les règles de sécurité et les règles relatives aux données de votre entreprise ; Gérer l'accès des utilisateurs aux fonctionnalités d'IA Surveiller l'utilisation de l'IA et l'activité associée tenir les utilisateurs informés des nouvelles fonctionnalités et des programmes alpha. Pour en savoir plus, consultez Configurer les fonctionnalités et les règles propres à l'IA ci-dessous.
	Équipe en charge de l'adoption Cette équipe est composée de décisionnaires et de dirigeants d'entreprise qui : encouragent le changement au sein des services ; aident à définir les cas d'utilisation et les objectifs de l'IA ; envoient des rappels sur les formations, l'assistance et les témoignages ; partagent l'état et les résultats avec la direction.
	Guides Google Ces utilisateurs de la première heure : promeuvent l'utilisation de l'IA auprès de leurs collègues ;  fournissent une assistance entre pairs (par exemple, lors de permanences) ; recueillent des commentaires et des informations pour la direction et l'équipe en charge de l'adoption. Pour en savoir plus, consultez Recrutez des guides Google comme utilisateurs de la première heure plus loin dans ce guide.

Étape 2 : Réalisez une enquête de référence auprès des utilisateurs

Interrogez ensuite vos collaborateurs pour comprendre les défis auxquels ils font face dans leur travail et comment ils pensent que l'IA pourrait les aider. Les réponses que vous obtenez peuvent vous aider à identifier les cas d'utilisation et les objectifs de l'IA à l'étape suivante. Vous utiliserez également ces informations de référence pour mesurer l'impact et la réussite lors de la phase 3 de ce plan d'adoption.

Conseil : Créez facilement votre enquête dans Forms. Vous obtenez des résultats instantanés et pouvez résumer les réponses rapidement à l'aide de graphiques. Consultez Créer une enquête dans Forms.

Étape 3 : Identifiez les cas d'utilisation et les objectifs

Pour bénéficier d'une réelle valeur ajoutée grâce à l'IA, identifiez les façons spécifiques dont elle peut aider vos collaborateurs dans leur travail quotidien :

1. Découvrez les fonctionnalités d'IA disponibles dans Workspace, comme M'aider à écrire dans Gmail ou Docs, ou la création de vidéos avec Google Vids. Afficher la liste des fonctionnalités d'IA
2. Pour chaque service ou poste, identifiez les cas d'utilisation spécifiques de ces fonctionnalités.

3. Pour chaque ensemble d'exemples, listez les objectifs que vous souhaitez atteindre en fonction de ce qui est important pour votre entreprise.

   Conseil : Définissez des objectifs mesurables basés sur la productivité, la qualité du travail, la satisfaction des employés et des clients, ainsi que sur les workflows. Vous les utiliserez plus tard pour suivre l'impact et les métriques de réussite.

Voici quelques postes et cas d'utilisation pour vous aider à vous lancer.

Produit et ingénierie

Cas d'utilisation	Développement de produits : Générer des idées et des témoignages de clients pour de nouveaux produits Rédiger des spécifications produit et techniques Analyser et résumer les commentaires des utilisateurs Générer des tâches à partir de notes ou de transcriptions de réunions
Objectifs	Accélérer le développement de produits Améliorer la communication entre les équipes commerciales et d'ingénierie Améliorer la qualité des nouveaux produits Réduire la surcharge de travail afin de libérer du temps pour les tâches techniques

RH et Ressources humaines

Découvrir d'autres exemples : Utiliser Gemini pour les ressources humaines

Cas d'utilisation	Recrutement et intégration : Rédiger des descriptions de poste Rédiger des e-mails personnalisés de prise de contact avec des candidats Préparer les entretiens Formation et développement des employés : Développer un programme ou des scripts de formation sur les règles de l'entreprise Améliorer le storytelling dans vos formations
Objectifs	Gagner du temps en organisant des séances de brainstorming et en développant des contenus Améliorer l'expérience des candidats lors de leur candidature à un poste Améliorer la qualité des formations et la rédaction des règles Accroître la satisfaction des employés grâce à la formation interne

Administrateurs informatiques

Cas d'utilisation	Documentation et communications : Rédiger des articles de la base de connaissances et des guides utilisateur Rédiger des annonces portant sur des règles ou des modifications techniques Créer un hub de connaissances centralisé à l'aide de NotebookLM
Objectifs	Améliorer la qualité de la documentation Améliorer l'expérience des employés avec les communications techniques Tenir les équipes informées grâce au partage d'informations centralisé Gagner du temps pour se concentrer sur les priorités informatiques

Marketing

Découvrir d'autres exemples : Utiliser Gemini pour le marketing

Cas d'utilisation	Création de contenus : Trouver des idées pour des articles de blog, des contenus de sites Web et des posts sur les réseaux sociaux Effectuer des analyses de la concurrence Ébaucher des briefs créatifs et des livres blancs
Objectifs	Accélérer le processus de création Améliorer la crédibilité et la pertinence sur le marché Accélérer le lancement des campagnes

Ventes

Découvrir d'autres exemples : Utiliser Gemini pour les ventes

Cas d'utilisation	Prospection : Personnaliser le démarchage Cibler des personas client Rechercher et trouver plus rapidement des prospects commerciaux Créez des contenus attrayants : Répondre rapidement sur le terrain Surmonter le syndrome de la page blanche
Objectifs	Augmenter la production et la qualité des contenus Augmenter les conversions

Étape 4 : Configurez les fonctionnalités et les règles propres à l'IA

Lorsque vous utilisez Google Workspace avec Gemini, vous bénéficiez de la même sécurité et protection des données de niveau entreprise que les autres produits Workspace. Pour en savoir plus, consultez notre Guide sur la confidentialité.

De plus, vous pouvez contrôler et superviser la manière dont Gemini traite vos données, et qui peut utiliser les différentes fonctionnalités.

Gérer la sécurité et la gouvernance

Vous pouvez effectuer les actions suivantes à l'aide de la console d'administration :

• Appliquez des libellés de classification par IA pour empêcher Gemini d'accéder aux données utilisateur sensibles. En savoir plus
• Définir des règles de gestion des données que Gemini respectera. Consultez Protection contre la perte de données et Régions de données.
• Utiliser les fonctionnalités intelligentes pour contrôler si Gemini peut partager les données des utilisateurs avec d'autres produits Google. Découvrez comment faire.

Gérer l'accès aux fonctionnalités d'IA

Vous pouvez également activer ou désactiver les fonctionnalités suivantes pour les utilisateurs, les équipes ou l'ensemble de votre organisation :

• Application Gemini. En savoir plus
• Gemini dans chaque application Workspace, comme Gmail, Drive ou Docs. En savoir plus
• NotebookLM. En savoir plus
• Google Vids. En savoir plus
• Prise de notes avec l'IA pendant les réunions Meet. En savoir plus
• Extensions Workspace dans l'application Gemini. En savoir plus

Étape 5 : Planifiez la communication relative au changement

Pour entretenir l'intérêt des utilisateurs pour l'IA, envoyez-leur régulièrement des rappels, des conseils et des informations sur les stratégies de l'entreprise.

Calendrier des communications en un clin d'œil

Voici un exemple de plan pour planifier vos communications au cours des trois phases d'adoption.

Phase 1 : Préparation	Phase 2 : Utiliser l'IA	Phase 3 : Mesurer et développer
Annoncer à l'entreprise  Diffuser la vidéo d'un responsable  Réaliser une enquête de référence  Lancer le site de formation	Recruter des Guides Google Organiser une tournée de présentation de l'IA  Envoyer des rappels  Mener de brèves enquêtes	Réaliser une enquête d'impact  Partager des témoignages  Publier des conseils et des astuces  Annoncer de nouvelles fonctionnalités

Conseil : Gemini vous permet d'accélérer la rédaction de vos communications. Pour commencer, consultez Conseils pour rédiger des requêtes dans Gemini.

Idées pour faire connaître l'IA

• Annonce de lancement : commencez par envoyer un e-mail ou une vidéo de lancement de votre parrain exécutif, qui présente les fonctionnalités d'IA et leurs avantages pour les collaborateurs.
• Tournée de présentation de l'IA : organisez des rencontres entre les utilisateurs de la première heure et les équipes afin de leur présenter des cas d'utilisation adaptés à leur besoin.
• Newsletters et rappels : envoyez-les chaque semaine pour partager des conseils, des stratégies et des témoignages sur l'IA.
• Enquêtes : menez-les à chaque phase pour recueillir des commentaires et mesurer l'impact.
• Affiches : exposez des visuels sur le lieu de travail qui mettent en avant les principaux cas d'utilisation ou requêtes.