Giai đoạn 2: Thúc đẩy mọi người bắt đầu sử dụng AI

Trong giai đoạn 2, hãy để nhân viên tìm hiểu và bắt đầu sử dụng AI trong công việc hằng ngày. Bạn cần cung cấp tài liệu đào tạo, hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ giữa những đồng nghiệp với nhau.

Trên trang này

• Bước 1: Mời Hướng dẫn viên Google làm người sử dụng sớm
• Bước 2: Cung cấp tài liệu đào tạo
• Bước 3: Đào tạo ban đầu và hỗ trợ liên tục
• Tiến hành các cuộc khảo sát ngắn để "kiểm tra nhanh"
• Giám sát mức sử dụng và hoạt động trên Gemini

---

Bước 1: Mời Hướng dẫn viên Google làm người sử dụng sớm

Mời người sử dụng sớm từ mỗi phòng ban hoặc nhóm chính để khám phá và truyền bá việc sử dụng AI. Hướng dẫn viên Google không cần phải có kiến thức chuyên sâu về kỹ thuật, nhưng họ phải là những thành viên nhiệt tình, "hỗ trợ" và sẵn sàng sử dụng các công cụ mới.

Hướng dẫn viên Google phải có thời gian và sự quan tâm để:

• Làm việc với các nhóm để xác định các trường hợp sử dụng và hướng dẫn mọi người cách sử dụng công cụ
• Hỗ trợ giữa những đồng nghiệp với nhau bằng cách sắp xếp giờ hỗ trợ, trình bày bản minh hoạ và tham gia các diễn đàn của công ty
• Chia sẻ các phương pháp hay nhất và câu chuyện thành công trong email, bài đăng trên blog hoặc bản tin
• Thu thập và truyền đạt ý kiến phản hồi cho nhóm triển khai để xác định những điểm đang mang lại hiệu quả và những điểm cần cải thiện.

Bước 2: Cung cấp tài liệu đào tạo

Để mọi người có thể học tập theo tốc độ phù hợp với bản thân, hãy cung cấp tài liệu đào tạo theo yêu cầu về cách sử dụng các tính năng AI trong Workspace. Dựa vào các trường hợp sử dụng và mục tiêu mà bạn đã xác định trong giai đoạn 1 của tài liệu hướng dẫn này.

Bước 3: Đào tạo ban đầu và hỗ trợ liên tục

Để giúp mọi người khám phá và sử dụng AI, hãy cung cấp tài liệu đào tạo trực tiếp, đảm bảo mọi người dễ dàng được hỗ trợ và thường xuyên liên hệ để duy trì sự quan tâm.

Sau đây là những cách hiệu quả để hỗ trợ và thu hút sự quan tâm của người dùng:

• Đào tạo ban đầu là dịp để các Hướng dẫn viên Google gặp gỡ từng nhóm và minh hoạ các trường hợp sử dụng AI cho vai trò của họ
• Giờ hỗ trợ hằng tuần do các Hướng dẫn viên Google phụ trách là dịp để người dùng được hỗ trợ riêng
• Trung tâm nội bộ có quyền truy cập vào tất cả tài nguyên AI, chẳng hạn như lịch trình đào tạo và giờ hỗ trợ theo yêu cầu
• phòng Chat trong Google Chat là nơi người dùng có thể đặt câu hỏi, chia sẻ các trường hợp sử dụng và tương tác với nhau về cách sử dụng AI. Tìm hiểu cách tạo không gian
• Cạnh tranh trên tinh thần thân thiện, chẳng hạn như theo dõi và khen thưởng cho người đặt những câu lệnh hiệu quả hoặc sáng tạo nhất
• Câu hỏi thường gặp, mẹo và câu chuyện thành công đăng trên trung tâm AI của bạn hoặc chia sẻ qua email, bài đăng trên blog hoặc bản tin
• Áp phích dán ở khắp nơi làm việc của bạn, có mẹo và lưu ý khi sử dụng AI

Tiến hành các cuộc khảo sát ngắn để "kiểm tra nhanh"

Trong suốt giai đoạn 2, hãy tiến hành nhiều cuộc khảo sát ngắn để hỏi người dùng về một tính năng mà họ thích sử dụng và cách tính năng đó hoạt động. Sử dụng câu trả lời để tạo câu hỏi thường gặp, mẹo và câu chuyện thành công, cũng như xác định những điểm mà người dùng có thể cần được hỗ trợ thêm.

Lưu ý: Bạn có thể dễ dàng tạo bản khảo sát trong Biểu mẫu. Bạn sẽ nhận được kết quả ngay lập tức và có thể tóm tắt câu trả lời một cách nhanh chóng bằng biểu đồ và đồ thị. Chuyển đến phần Tạo bản khảo sát trong Biểu mẫu

Giám sát mức sử dụng và hoạt động trên Gemini

Sau khi mọi người bắt đầu sử dụng Gemini trong Google Workspace, hãy dùng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để theo dõi mức độ sử dụng và tìm hiểu cách Gemini đang sử dụng dữ liệu của công ty bạn.

Theo dõi mức sử dụng AI bằng báo cáo

Xem báo cáo về Gemini để theo dõi số người đang sử dụng Gemini trong Google Workspace và những ứng dụng mà họ đang sử dụng Gemini. Theo dõi mức sử dụng trong công ty, trong các nhóm hoặc theo từng cá nhân.

Thông qua báo cáo, bạn có thể biết những nhóm hoặc cá nhân nào là người dùng thành thạo, hoặc những người có tỷ lệ sử dụng thấp và có thể cần được đào tạo thêm về AI. Bạn cũng có thể nắm được thông tin chi tiết về việc triển khai các trường hợp sử dụng. Ví dụ: Bạn có thể nhận thấy nhóm kỹ thuật của mình đang sử dụng Gemini trong Google Tài liệu để cải thiện hoạt động giao tiếp, nhưng họ không tận dụng các tính năng của Gemini trong Meet, chẳng hạn như tóm tắt cuộc họp và tạo ghi chú.

Cách thực hiện: Xem xét mức sử dụng Gemini trong tổ chức của bạn

Xem cách Gemini sử dụng dữ liệu công ty

Khi trả lời câu lệnh của người dùng, Gemini sẽ truy cập vào nội dung trên Google Drive. Để xem nội dung nào đã được truy cập, bạn có thể chạy các cụm từ tìm kiếm trong nhật ký kiểm tra trên Drive. Ví dụ: Nếu Gemini truy cập vào dữ liệu từ một nhóm tệp để trả lời câu hỏi của người dùng, thì sự kiện sẽ được tạo cho mỗi tệp được truy cập.

Tìm hiểu thêm: Nhật ký kiểm tra cho hoạt động của Gemini trong Google Workspace