Controla el acceso de las Apps con Gemini a los servicios de Workspace

Permite que Gemini interactúe con las apps de Google para obtener respuestas más útiles

La app de Gemini se incluye como servicio principal en la mayoría de las ediciones de Google Workspace y en los planes aptos de Google Workspace for Education y los complementos de Gemini Education. Más información

Como administrador, controlas cómo las personas de tu organización usan la app de Gemini con sus cuentas de Google Workspace. Este parámetro de configuración está activado de forma predeterminada, lo que significa que los usuarios pueden conectar las apps de Workspace a la app de Gemini. Esto permite que la app de Gemini busque información del contenido en apps como Gmail, Google Drive y Calendario. También puedes activar otras apps de Google (servicios adicionales) en Gemini, como Google Maps y YouTube.

Nota: También puedes administrar el acceso de los usuarios a apps que no son de Google, como Gemini para GitHub.

Apps de Workspace compatibles

Las apps de Workspace están disponibles para la mayoría de los usuarios que tienen una licencia de Google Workspace. Los usuarios pueden permitir que la app de Gemini use su contenido de Workspace en Calendario de Google, Documentos de Google, Google Classroom, Google Drive, Gmail, Google Keep y Google Tasks.

Google Classroom está activado de forma predeterminada solo para los clientes de Google Workspace for Education.

Usa las apps de Workspace

  • Debes activar el Historial de conversaciones de Gemini para usar las apps de Workspace en Gemini.

  • Si tu organización desactivó un servicio de Workspace, las apps de Workspace correspondientes no estarán disponibles en Gemini.

  • Si tu instrucción tiene varias acciones que usan apps o servicios separados, y uno o más de esos servicios no están activados, no se completará ninguna de las acciones. Por ejemplo, si le pides a Gemini que cree un evento en Calendario y agregue un recordatorio sobre él, pero Tasks no está habilitada, no se agregará el evento a Calendario ni recibirás un recordatorio.

  • Para obtener vínculos a información adicional de Gmail en las respuestas de Gemini a tus instrucciones (citas) o permitir que los usuarios suban archivos de Drive a Gemini o a las instrucciones de Gem, activa las apps de Workspace en Gemini para los servicios de Workspace. Para permitir que los usuarios suban archivos de Drive a Gemini o a las instrucciones de Gem, activa las apps de Workspace. Obtén más información para subir y analizar archivos en las Apps con Gemini y usar Gems en las Apps con Gemini.

  • Si desactivas las apps de Workspace en los servicios de Gemini para Workspace, los usuarios seguirán teniendo acceso a los chats con la app de Gemini que usen las apps de Workspace. Sin embargo, la app de Gemini solo tendrá acceso a la información necesaria para responder a la instrucción original. La app de Gemini no podrá acceder a información adicional de los servicios de Workspace hasta que vuelvas a activar las apps de Workspace para los servicios de Workspace.

  • Los usuarios que acceden a Gemini como un servicio adicional de Google no pueden usar las apps de Workspace en los servicios de Gemini para Workspace.

  • Google Classroom no admite la regionalización de datos, y es posible que tus datos de uso se almacenen fuera de la región de datos designada. Para obtener detalles sobre cuándo las regiones de datos admitirán Classroom, consulta Datos cubiertos por las regiones de datos.

Apps de Google compatibles

Estas apps están disponibles para todos los usuarios de Google, ya sea que tengan una licencia de Google Workspace o no. Cuando los usuarios de Workspace acceden a estos servicios adicionales, lo hacen en virtud de las Condiciones del Servicio de Google. Los usuarios pueden permitir que la app de Gemini use contenido de Google Maps, YouTube (incluido YouTube Music), Hoteles y Vuelos.

Permitir el acceso a las apps de Workspace

De forma predeterminada, la app de Gemini puede conectarse a las apps de Workspace. Para obtener más información, consulta Cómo administrar las funciones inteligentes de Google Workspace para tus usuarios.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego IA generativa y luego App de Gemini.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración de Gemini.

  2. Desplázate hasta Apps.

  3. Haz clic en el parámetro de configuración que quieras cambiar:

    • Apps de Workspace: Selecciona esta opción para permitir el acceso a apps como Gmail, Drive y Calendario.
    • App de Classroom: Selecciona esta opción para permitir el acceso a Google Classroom.
    • Otras apps de Google: Selecciona esta opción para permitir el acceso a apps que no son de Workspace, como Google Maps y YouTube.
  4. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo a algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para departamentos) o un grupo de configuración (opción avanzada).

    La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  5. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información

Nota: Es posible que algunos de tus usuarios hayan cambiado la configuración predeterminada de las funciones inteligentes. Para obtener detalles sobre cómo los usuarios pueden activar sus funciones inteligentes, consulta Cómo activar o desactivar las funciones inteligentes de Google Workspace.