Phase 1: Vorbereitung auf die Einführung von KI

In Phase 1 stellen Sie Ihren Mitarbeitern die KI-Funktionen in Workspace vor und zeigen ihnen, wie sie diese effektiv bei der Arbeit einsetzen können. Planen Sie auch eine Reihe von Mitteilungen, um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.

Themen in diesem Hilfeartikel

Schritt 1: KI-Stakeholder einbeziehen

Wenn Sie die KI-Einführung in Ihrem Unternehmen skalieren möchten, sollten Sie die folgenden Stakeholder einbeziehen, die jeweils eine strategische Rolle spielen. Je nach Größe Ihrer Organisation kann es sich dabei um Einzelpersonen, Teams oder eine Person handeln, die mehrere Rollen übernimmt.

Executive Sponsor

Diese Person ist in der Regel eine Führungskraft auf C-Level und:

  • Sie ist das Gesicht des Wandels in Ihrem Unternehmen, indem sie die Vorteile von KI bekannt macht und kommuniziert.
  • Richtet andere Führungskräfte und das Management auf dieselben Ziele aus
  • Ressourcen anderen Stakeholdern zuweisen
  • Hilft bei der Definition von Strategien und Projekten

Google Workspace-Administrator

Diese Person kann die Admin-Konsole für Folgendes verwenden:

  • Sicherstellen, dass die KI-Nutzung den Sicherheits- und Datenrichtlinien Ihres Unternehmens entspricht
  • Nutzerzugriff auf KI-Funktionen verwalten
  • KI-Nutzung und ‑Aktivität überwachen
  • Über neue Funktionen und Gemini-Betaprogramme auf dem Laufenden bleiben

Weitere Informationen finden Sie unten im Abschnitt KI-Funktionen und -Richtlinien einrichten.

Einführungsteam

Dieses Team umfasst Entscheidungsträger und Führungskräfte, die:

  • Änderung innerhalb von Abteilungen befürworten
  • Beim Definieren von KI-Anwendungsfällen und -Zielen helfen
  • Erinnerungen zu Schulungen, Support und Erfolgsgeschichten senden
  • Status und Ergebnisse mit der Führungsebene teilen

Google-Leitfäden

Das sind erste Nutzer, die:

  • KI-Nutzung unter Kollegen fördern
  • Peer-to-Peer-Support bieten, z. B. während der Sprechstunden.
  • Feedback und Informationen für die Führungskräfte und die Teams für die Einführung einholen

Weitere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Leitfaden unter Google Guides als erste Nutzer gewinnen.

Nach oben 

Schritt 2: Eine Baseline-Nutzerumfrage durchführen

Befragen Sie als Nächstes die Mitarbeiter, um die aktuellen Herausforderungen in ihrer Arbeit zu verstehen und herauszufinden, wie KI ihrer Meinung nach helfen könnte. Die Antworten, die Sie jetzt erhalten, können Ihnen im nächsten Schritt helfen, KI-Anwendungsfälle und -Ziele zu identifizieren. Diese Referenzinformationen werden auch verwendet, um die Auswirkungen und den Erfolg in Phase 3 dieses Einführungsplans zu messen.

Tipp:Erstellen Sie die Umfrage ganz einfach in Google Formulare. Sie erhalten sofort Ergebnisse und können die Antworten mit Diagrammen und Grafiken auf einen Blick zusammenfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Umfrage in Google Formulare erstellen.

Klicken Sie hier, um Beispielfragen für Umfragen aufzurufen.

Tipp: Sie können Gemini bitten, diese Fragen für Ihre Organisation anzupassen. Weitere Informationen finden Sie unter Tipps zum Schreiben von Prompts für Gemini.

Ihr Hintergrund

  • Wie lautet Ihre Berufsbezeichnung oder Position?
  • Wie gut kennen Sie sich mit generativer KI aus? (Skala 1–5)
  • Wie vertraut sind Sie mit dem Schreiben bzw. Erstellen von Prompts? (Skala 1–5)

Bisherige Oberfläche

  • Wie hilfreich sind Ihre vorhandenen Workspace-Apps (Gmail, Docs, Sheets, Präsentationen, Chat usw.) bei Ihrer täglichen Arbeit? (Skala 1–5)
  • Wie gerne verwenden Sie Workspace-Apps, um tägliche Aufgaben zu erledigen? (Skala 1–5)

Erwartungen

  • Bei welchen Geschäftsprozessen benötigen Sie zu viel Zeit bzw. könnten Sie mit Gemini Zeit sparen?
  • Wie könnte Ihre Organisation als Ganzes von Gemini profitieren?

Nach oben 

Schritt 3: Anwendungsfälle und Ziele identifizieren

Um mit KI einen echten geschäftlichen Nutzen zu erzielen, sollten Sie konkrete Möglichkeiten finden, wie KI Ihre Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen kann:

  1. Sehen Sie sich die verfügbaren KI-Funktionen in Workspace an, z. B. Formuliere für mich in Gmail oder Docs oder das Erstellen von Videos mit Google Vids. Liste der KI-Funktionen ansehen
  2. Identifizieren Sie für jede Abteilung oder Jobrolle spezifische Anwendungsfälle für diese Funktionen.

  3. Listen Sie für jede Beispielgruppe die Ziele auf, die Sie erreichen möchten, basierend auf dem, was für Ihr Unternehmen wichtig ist.

    Tipp:Legen Sie messbare Ziele basierend auf Produktivität, Arbeitsqualität, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit sowie Workflows fest. Diese Ziele verwenden Sie später, um die Auswirkungen und Erfolgsmesswerte zu verfolgen.

Hier sind einige Jobrollen und Anwendungsfälle für den Einstieg.

Produkt und Entwicklung

Anwendungsfälle

Produktentwicklung:

  • Ideen und Kundenberichte für neue Produkte generieren
  • Produkt- und technische Spezifikationen entwerfen
  • Nutzerfeedback analysieren und zusammenfassen
  • Aufgaben aus Besprechungsnotizen oder ‑transkripten erstellen lassen
Ziele
  • Produktentwicklung beschleunigen
  • Kommunikation zwischen Geschäfts- und Engineering-Teams verbessern
  • Qualität neuer Produkte verbessern
  • Aufwand reduzieren, um Zeit für technische Aufgaben zu gewinnen

Personalabteilung und People Ops

Weitere Beispiele:Gemini in Personalabteilungen verwenden

Anwendungsfälle

Personalbeschaffung und Onboarding:

  • Stellenbeschreibungen schreiben
  • Benutzerdefinierte E‑Mails an Bewerber entwerfen
  • Vorstellungsgespräche vorbereiten

Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitern:

  • Lehrpläne oder Skripte für Schulungen zu Unternehmensrichtlinien entwickeln
  • Storytelling in Ihren Trainings verbessern
Ziele
  • Zeit sparen beim Brainstorming und bei der Entwicklung von Inhalten
  • Bewerbungsprozess für Kandidaten verbessern
  • Qualität von Schulungen und Richtlinienbeschreibungen verbessern
  • Mitarbeiterzufriedenheit durch interne Schulungen steigern

IT-Administratoren

Anwendungsfälle

Dokumentation und Kommunikation:

  • Entwürfe für Artikel in der Wissensdatenbank und Nutzerhandbücher erstellen
  • Ankündigungen zu technischen Richtlinien oder Änderungen entwerfen
  • Zentralen Wissens-Hub mit Gemini Notebook erstellen
Ziele
  • Qualität der Dokumentation verbessern
  • Mitarbeiterzufriedenheit mit technischer Kommunikation verbessern
  • Teams mit zentralem Informationsaustausch auf dem Laufenden halten
  • Mehr Zeit für IT-Prioritäten

Marketing

Weitere Beispiele: Gemini für Marketing verwenden

Anwendungsfälle

Entwicklung von Inhalten:

  • Ideen für Blogposts, Websitetexte und Beiträge in sozialen Medien sammeln
  • Wettbewerbsanalysen recherchieren
  • Kreative Kurzanleitungen und Whitepapers erstellen
Ziele
  • Den kreativen Prozess beschleunigen
  • Glaubwürdigkeit und Relevanz auf dem Markt erhöhen
  • Kampagnen schneller starten

Vertrieb

Weitere Beispiele: Gemini für den Vertrieb verwenden

Anwendungsfälle

Prospecting:

  • Personalisierte Nachrichten erstellen
  • Zielkunden-Personas
  • Schneller potenzielle Kunden finden

Ansprechende Inhalte erstellen:

  • Schnell reagieren – auch unterwegs
  • Schreibblockaden überwinden
Ziele
  • Output und Qualität von Inhalten steigern
  • Conversions steigern

Nach oben 

Schritt 4: KI-Funktionen und -Richtlinien einrichten

Wenn Sie Google Workspace mit Gemini verwenden, profitieren Sie von denselben Sicherheits- und Datenschutzfunktionen auf Unternehmensniveau wie bei anderen Workspace-Produkten. Weitere Informationen findest du im Privacy Hub.

Darüber hinaus haben Sie die folgenden Möglichkeiten, zu steuern und zu überwachen, wie Gemini mit Ihren Daten umgeht und wer welche Funktionen nutzen kann.

Sicherheit und Governance verwalten

In der Admin-Konsole können Sie Folgendes tun:

Zugriff auf KI-Funktionen verwalten

Sie können die folgenden Funktionen für Nutzer, Teams oder Ihre gesamte Organisation aktivieren oder deaktivieren:

Nach oben 

Schritt 5: Kommunikation der Änderung planen

Damit die Nutzerinnen und Nutzer KI weiterhin verwenden, sollten Sie sie regelmäßig mit Erinnerungen, Tipps und Updates zu Unternehmensstrategien versorgen.

Zeitplan für die Kommunikation auf einen Blick

Hier ist ein Beispielplan für die Kommunikation in den drei Phasen der Einführung.

Phase 1: Vorbereitung Phase 2: KI verwenden Phase 3: Messen und expandieren

Ankündigung an das Unternehmen senden

Executive-Video senden

Baseline-Umfrage durchführen

Trainingswebsite starten

Google-Guides finden

KI-Roadshow veranstalten

Erinnerungen senden

Kurze Umfragen durchführen

Umfrage zu den Auswirkungen durchführen

Von Erfolgsgeschichten berichten

Tipps und Tricks für Beiträge

Neue Funktionen ankündigen

Tipp:Mit Gemini können Sie Ihre Mitteilungen schneller verfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Tipps zum Verfassen von Prompts für Gemini.

Ideen zur Weiterverbreitung

  • Ankündigung zum Start: Beginnen Sie mit einer E‑Mail oder Videoankündigung Ihres Executive Sponsors, in der die KI-Funktionen und ihre Vorteile für die Mitarbeiter vorgestellt werden.
  • KI-Roadshow: Lassen Sie erste Nutzer mit Teams zusammenkommen, um Anwendungsfälle zu demonstrieren, die auf dieses Team zugeschnitten sind.
  • Newsletter und Erinnerungen: Senden Sie diese wöchentlich, um KI-Tipps, ‑Strategien und ‑Erfolgsgeschichten zu teilen.
  • Umfragen: Führen Sie in jeder Phase Umfragen durch, um Feedback zu erhalten und die Auswirkungen zu messen.
  • Poster: Bringen Sie am Arbeitsplatz Poster an, die die wichtigsten Anwendungsfälle oder Prompts hervorheben.

Nach oben