Этап 2. Помогите сотрудникам начать использовать ИИ

На этапе 2 помогите сотрудникам освоить ИИ-функции и начать применять их в повседневной работе. Вам нужно будет предоставить руководства, обеспечить обучение и поддержку коллег.

Содержание

Шаг 1. Задействуйте гидов Google в качестве пилотной группы

Из сотрудников каждого крупного отдела или команды соберите пилотную группу, участники которой изучат преимущества ИИ-функций и расскажут о них другим сотрудникам. Гиды Google не обязательно должны быть техническими специалистами, но они должны быть полны энтузиазма и желания использовать новые инструменты.

У гидов Google должно быть время и интерес, чтобы:

  • Вместе с командами определять сценарии использования и объяснять сотрудникам, как использовать инструменты.
  • Предоставлять коллегам поддержку, проводя персональные консультации, демонстрации и участвуя в форумах компании.
  • Делиться рекомендациями и историями успеха в электронных письмах, записях в блоге или рассылках.
  • Собирать отзывы и передать их команде по внедрению, чтобы определить, что работает эффективно, а что нужно улучшить.

Шаг 2. Предоставьте руководства для обучения

Подготовьте доступные по запросу учебные материалы по использованию ИИ-функций в Workspace, чтобы сотрудники могли учиться в удобном для них темпе. При разработке руководств учитывайте сценарии использования и цели, определенные на этапе 1 этого руководства.

Шаг 3. Обеспечьте первоначальное обучение и дальнейшую поддержку

Чтобы помочь сотрудникам освоить ИИ-функции, предоставьте очное обучение, возможность легко получить поддержку и регулярно делитесь с ними информацией, чтобы поддерживать интерес.

Эффективные способы вовлечь пользователей:

  • Первоначальное обучение, в ходе которого гиды Google встречаются с каждой командой, чтобы показать примеры использования ИИ для соответствующей роли.
  • Еженедельные консультации гидов Google, на которых пользователи могут получить персональную поддержку.
  • Внутренний сайт, на котором собраны все связанные с ИИ ресурсы, например обучение по запросу и расписания консультаций.
  • Чат-группа Google Chat, в которой сотрудники могут задавать вопросы, рассказывать о примерах использования и общаться на тему применения ИИ-функций. Подробнее о том, как создать чат-группу…
  • Дружеские соревнования, например на самый эффективный и творческий запрос.
  • Часто задаваемые вопросы, советы и истории успеха, размещаемые на сайте, посвященном использованию ИИ, или публикуемые в электронных письмах, записях в блоге и рассылках.
  • Плакаты с напоминаниями об ИИ-функциях и советами, размещенные на рабочих местах.

Проводите короткие опросы о текущей ситуации

На этапе 2 проведите серию коротких опросов, чтобы узнать у сотрудников, какие функции они используют чаще всего и какие получили результаты. На основе ответов разработайте часто задаваемые вопросы, советы и истории успеха, а также определите пользователей, которым нужна дополнительная поддержка.

Совет. Опрос можно легко создать в Формах. Вы сразу же получите результаты и сможете обобщить ответы, используя графики и диаграммы. Подробнее о том, как создать отчет в Формах…

Чтобы посмотреть примеры вопросов, нажмите здесь

Совет. Попросите Gemini переписать эти вопросы, чтобы они подходили вашей организации. Ознакомьтесь с советами о том, как писать эффективные запросы для Gemini.

Отзывы об отдельных функциях

  • Как часто вы использовали Gemini для Workspace за последнюю неделю?
  • Какую ИИ-функцию вы использовали больше всего за последнюю неделю?
  • Как [указанная в ответе выше функция] помогла вам выполнить определенную задачу? Добились ли вы успешного результата?
  • Опишите, что вам нравится больше всего в [указанной в ответе выше функции] и что можно улучшить.

Открытые вопросы

  • Случилось ли что-то неожиданное (положительное или отрицательное) в ходе работы с ИИ-функциями на этой неделе?
  • Возникали ли неожиданные затруднения? Что вы делали, чтобы их преодолеть?

Отслеживайте использование Gemini

Когда сотрудники начнут работать с Gemini в Google Workspace, используйте консоль администратора, чтобы отслеживать внедрение и использование данных компании для Gemini.

Как отслеживать использование ИИ-функций с помощью отчетов

Изучайте отчеты Gemini, чтобы определять, сколько сотрудников используют Gemini с Google Workspace и в каких приложениях. Отслеживайте использование в компании в целом, а также отдельными командами и сотрудниками.

С помощью отчетов вы можете определить, какие команды и сотрудники активно используют ИИ-функции, а кому может понадобиться дополнительное обучение. Вы также можете узнать, насколько активно ИИ-функции используются в разных сценариях. Например, может оказаться, что команда разработчиков активно использует Gemini в Google Документах для улучшения текстов, но не использует возможности Gemini в Meet, например для получения кратких пересказов встреч и ведения заметок.

Подробнее о том, как посмотреть информацию об использовании Gemini в организации…

Как узнать, каким образом Gemini использует данные компании

Для подготовки ответов на запросы сотрудников Gemini использует контент на Google Диске. Чтобы узнать, какой именно контент использовался, вы можете искать события в журнале аудита Диска. Например, если Gemini получает доступ к данным из набора файлов для ответа на запрос, регистрируется отдельное событие для каждого файла, к которому был получен доступ.

Подробнее: журналы аудита действий Gemini для Google Workspace.