Controlar a Inteligência do Workspace para recursos de IA generativa

Edições que oferecem suporte a este recurso: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits. Também disponível nos complementos AI Expanded Access, Google AI Pro for Education e Teaching and Learning. Comparar sua edição

A Workspace Intelligence encontra conteúdo em apps para que o Gemini no Workspace tenha um contexto mais detalhado e possa oferecer experiências de IA generativa mais úteis e relevantes.

Como administrador, você pode ativar ou desativar os serviços do Workspace que podem ser pesquisados ativamente para alimentar os recursos de IA generativa no Workspace para os usuários da sua organização. Os serviços compatíveis incluem:

  • Gmail
  • Drive e Documentos (inclui os apps Planilhas, Apresentações, PDFs, imagens, Vids e muito mais)
  • Agenda
  • Chat

A configuração padrão para cada fonte é ativada. Se você ativar ou desativar uma fonte, a mudança pode levar até 48 horas para entrar em vigor.

Como o Workspace Intelligence usa seus dados

O Workspace Intelligence usa seus dados do Google Workspace para ajudar os recursos de IA generativa a entender as informações exclusivas da sua organização. Por exemplo, o Workspace Intelligence pode usar detalhes dos seus e-mails, documentos ou eventos da agenda para fornecer respostas e sugestões mais inteligentes.

O Workspace Intelligence é a base de muitos usos do Gemini no Workspace, incluindo:

Por exemplo, imagine que você precisa enviar ao seu gerente uma atualização sobre o "Projeto X". Você pede ao Gemini no Documentos, e o Workspace Intelligence consulta todos os dados relevantes. Isso inclui as atas de reunião, a documentação e as discussões por chat relacionadas ao Projeto X. O Gemini produz um rascunho de relatório em segundos, com todas as citações.

Essas mudanças estão alinhadas com nossas práticas de tratamento de dados e compromissos de privacidade. Os recursos de IA respeitam o acesso ao conteúdo no nível do usuário, garantindo que as respostas sejam baseadas apenas em conteúdo que o usuário já tem permissão para acessar. Seus dados nunca são usados para treinar modelos de IA generativa ou para fins publicitários.

Ativar ou desativar o Workspace Intelligence em um serviço do Google

Você pode escolher quais serviços do Workspace podem contribuir para o Workspace Intelligence.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois IA generativa e depois Gemini para Workspace.

    Exige o privilégio de administrador Configurações do Gemini.

  2. Clique no painel Workspace Intelligence.

  3. (Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, na lateral, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado).

    As configurações do grupo substituem as definições das unidades organizacionais. Saiba mais

  4. Clique em Editar ao lado do serviço que você quer ativar ou desativar.

  5. Clique em Ativar ou Desativar e depois em Salvar.

Quando o Workspace Intelligence está desativado

Se você desativar a Workspace Intelligence para uma fonte de dados, os recursos de IA generativa não vão procurar ativamente conteúdo dessa fonte. No entanto, ao fazer referência a um conteúdo específico do Google Workspace, incluindo arquivos do Drive, e-mails e mensagens de chat, o Gemini pode embasar as respostas usando esse conteúdo, mesmo que o produto correspondente esteja desativado como fonte de dados para o Workspace Intelligence. Por exemplo, se você desativar o Drive como fonte, os usuários ainda poderão fazer perguntas ao Gemini sobre arquivos específicos. O Gemini vai consultar esses arquivos, mas não vai procurar outros ativamente.

Observação:desativar as fontes de dados limita a eficácia do Gemini. Em alguns casos, os usuários podem perder o acesso a recursos específicos de IA. Exemplo:

  • Se o Gmail estiver desativado como fonte, os usuários poderão perder o acesso às visões gerais criadas por IA na pesquisa do Gmail. Os usuários também podem perder o acesso à Caixa de entrada de IA.
  • Se o Google Agenda estiver desativado como fonte, o Gemini talvez não consiga ler agendas ou programar eventos em outros serviços do Workspace.
  • Se o Drive e os Documentos estiverem desativados como fonte, o recurso de projetos do Drive poderá não estar mais disponível.

Observações importantes sobre o Workspace Intelligence

  • As mudanças podem levar até 48 horas para entrar em vigor.
  • Essa configuração controla o uso dessas fontes para o uso do Gemini no Workspace. Ele não rege o uso dessas fontes para o Gemini para Education, o app do Gemini, o Gemini Notebook ou qualquer serviço adicional. Eles são controlados por outras configurações de usuário ou administrador.
  • Algumas preferências de dados no nível do usuário também determinam se uma fonte pode ser usada pelo Workspace Intelligence. Por exemplo, se uma fonte estiver ativada no Admin Console, um usuário individual ainda poderá desativar os recursos inteligentes do Workspace para desativar todos os recursos do Gemini no Workspace, incluindo a Inteligência do Workspace.
  • O acesso às fontes de dados também é controlado pelas regras de Prevenção contra perda de dados (DLP) da sua organização.

  • Essa configuração gerencia as fontes de dados disponíveis para o Workspace Intelligence. O Google pode mudar a forma como recursos de IA específicos usam as fontes de dados da Workspace Intelligence. Com o tempo, algumas fontes de dados podem deixar de ser melhorias opcionais para um determinado recurso e se tornar requisitos essenciais, assim como requisitos essenciais podem se tornar opcionais.

    Além disso, o Google pode fazer mudanças nos recursos de IA que resultem em uma experiência limitada ou degradada quando o Workspace Intelligence não tiver acesso às fontes de dados necessárias.

  • Ao usar um recurso do Gemini, o conteúdo ativo no momento também fica disponível para fornecer uma resposta melhor. Por exemplo, se você abrir um documento no Google Docs e fizer uma pergunta ao Gemini no painel lateral, ele poderá considerar o conteúdo desse documento e dar uma resposta mais relevante, mesmo que o Drive e o Google Docs estejam desativados como fonte de dados.

  • A maioria das edições inclui a capacidade de controlar o acesso ao Workspace Intelligence. No entanto, há exceções:

    • Os recursos da Inteligência do Workspace não estão disponíveis no Education Fundamentals e no Education Standard.
    • Os clientes com o Workspace Essentials Starter e o Workspace Individual não têm acesso ao Admin Console. Eles não podem controlar o acesso a fontes de dados.

  • Os usuários do Google Workspace for Education menores de 18 anos não podem usar o Workspace Intelligence. Quando o Workspace Intelligence está ativado para um usuário com mais de 18 anos, ele pode acessar dados compartilhados com esse usuário (como arquivos do Google Drive e mensagens do Chat), mesmo que o usuário que compartilhou não tenha acesso ao Workspace Intelligence.

    Saiba como controlar o acesso aos Serviços do Google por idade.