Controlar a Inteligência do Workspace para recursos de IA generativa

Edições que podem usar este recurso: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits. Também disponível nos complementos Acesso ampliado de IA, Google AI Pro for Education e Teaching and Learning. Comparar sua edição

A Workspace Intelligence encontra conteúdo em apps para que o Gemini no Workspace tenha um contexto mais detalhado e possa oferecer experiências de IA generativa mais úteis e relevantes.

Como administrador, você pode ativar ou desativar quais serviços do Workspace podem ser pesquisados ativamente para ativar os recursos de IA generativa no Workspace para os usuários da sua organização. Os serviços compatíveis incluem:

  • Gmail
  • Drive e Documentos (inclui Planilhas, Apresentações, PDFs, Imagens, Vids e muito mais)
  • Agenda
  • Chat

A configuração padrão de cada fonte é ativada. Se você ativar ou desativar uma fonte, a mudança poderá levar até 48 horas para entrar em vigor.

Como a Workspace Intelligence usa seus dados

A Workspace Intelligence usa seus dados do Google Workspace para ajudar os recursos de IA generativa a entender as informações exclusivas da sua organização. Por exemplo, a Workspace Intelligence pode usar detalhes dos seus e-mails, documentos ou eventos da agenda para fornecer respostas e sugestões mais inteligentes.

A Workspace Intelligence é a base de muitos usos do Gemini no Workspace, incluindo:

Por exemplo, imagine que você precise enviar uma atualização sobre o "Projeto X" para seu gerente. Você pergunta ao Gemini no Documentos, e a Workspace Intelligence consulta todos os dados relevantes. Isso inclui suas atas de reunião, documentação e discussões por chat relacionadas ao Projeto X. O Gemini produz um rascunho de relatório em segundos, com citações completas.

Essas mudanças estão alinhadas às nossas práticas de tratamento de dados e compromissos de privacidade. Os recursos de IA respeitam o acesso ao conteúdo no nível do usuário, garantindo que as respostas sejam baseadas apenas em conteúdo que o usuário já tem permissão para acessar. Seus dados nunca são usados para treinar modelos de IA generativa ou para fins publicitários.

Ativar ou desativar a Workspace Intelligence em um serviço do Google

Você pode escolher quais serviços do Workspace podem contribuir para a Workspace Intelligence.

  1. No Admin Console do Google, acesse Menu e depois IA generativa e depois Gemini para Workspace.

    Exige o privilégio de administrador Configurações do Gemini.

  2. Clique no painel Workspace Intelligence.

  3. (Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, na lateral, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado).

    As configurações do grupo substituem as definições das unidades organizacionais. Saiba mais

  4. Clique em Editar ao lado do serviço que você quer ativar ou desativar.

  5. Clique em Ativar ou Desativar e depois em Salvar.

Quando a Workspace Intelligence está desativada

Se você desativar a Workspace Intelligence para uma fonte de dados, os recursos de IA generativa não vão procurar ativamente conteúdo dessa fonte. No entanto, ao fazer referência a conteúdo específico do Google Workspace, incluindo arquivos do Drive, e-mails e mensagens do Chat, o Gemini poderá basear as respostas nesse conteúdo, mesmo que o produto correspondente esteja desativado como fonte de dados para a Workspace Intelligence. Por exemplo, se você desativar o Drive como fonte, os usuários ainda poderão fazer perguntas ao Gemini sobre arquivos específicos. O Gemini vai consultar esses arquivos, mas não vai procurar outros ativamente.

Observação:desativar fontes de dados limita a eficácia do Gemini. Em alguns casos, os usuários podem perder o acesso a recursos específicos de IA. Por exemplo:

  • Se o Gmail estiver desativado como fonte, os usuários poderão perder o acesso às Visões gerais de IA na pesquisa do Gmail. Os usuários também podem perder o acesso a Caixa de entrada com IA.
  • Se a Agenda estiver desativada como fonte, o Gemini poderá não conseguir ler agendas ou agendar eventos em outros serviços do Workspace.
  • Se o Drive e o Documentos estiverem desativados como fonte, o recurso de projetos do Drive poderá não estar mais disponível.

Observações importantes sobre a Workspace Intelligence

  • Pode levar até 48 horas para que as mudanças entrem em vigor.
  • Essa configuração controla o uso dessas fontes para o Gemini no Workspace. Ela não rege o uso dessas fontes para o Gemini for Education, o app Gemini, o NotebookLM ou outros serviços. Esses serviços são controlados por outras configurações de usuário ou administrador.
  • Algumas preferências de dados no nível do usuário também regem se uma fonte pode ser usada pela Workspace Intelligence. Por exemplo, se uma fonte estiver ativada no Admin console, um usuário individual ainda poderá desativar os recursos inteligentes do Workspace para desativar todos os recursos do Gemini no Workspace, incluindo a Workspace Intelligence.
  • O acesso às fontes de dados também é controlado pelas regras de Prevenção contra perda de dados (DLP) da sua organização.

  • Essa configuração gerencia as fontes de dados disponíveis para a Workspace Intelligence. O Google pode mudar a forma como recursos específicos de IA usam as fontes de dados da Workspace Intelligence. Com o tempo, determinadas fontes de dados podem passar de melhorias opcionais para um recurso a requisitos essenciais, assim como requisitos essenciais podem se tornar opcionais.

    Além disso, o Google pode fazer mudanças nos recursos de IA que resultam em uma experiência limitada ou degradada quando a Workspace Intelligence não tem acesso às fontes de dados necessárias.

  • Ao usar um recurso do Gemini, o conteúdo ativo no momento também fica disponível para fornecer uma resposta melhor. Por exemplo, se você abrir um documento no Google Docs e fizer uma pergunta ao Gemini no painel lateral, ele poderá considerar o conteúdo desse documento e fornecer uma resposta mais relevante, mesmo que o Drive e o Documentos estejam desativados como fonte de dados.

  • A maioria das edições inclui a capacidade de controlar o acesso à Workspace Intelligence. No entanto, há exceções:

    • Os recursos da Workspace Intelligence não são compatíveis com o Education Fundamentals e o Education Standard.
    • Os clientes com o Workspace Essentials Starter e o Workspace Individual não têm acesso ao Admin Console. Eles não podem controlar o acesso às fontes de dados.

  • Os usuários do Google Workspace for Education menores de 18 anos não podem usar a Workspace Intelligence. Quando a Workspace Intelligence está ativada para um usuário com mais de 18 anos, ela pode acessar dados compartilhados com esse usuário (como arquivos do Google Drive e mensagens do Chat), independentemente de o usuário que compartilhou ter acesso à Workspace Intelligence.

    Saiba como controlar o acesso aos Serviços do Google por idade.