支持此功能的版本：商务新手版、商务标准版、商务 Plus 版、企业标准版、企业 Plus 版、教育 Plus 版、一线员工 Plus 版、企业基本功能版、企业基本功能 Plus 版、公益版。AI 扩展使用权限、Google AI Pro 教育版和教与学加购项也支持此功能。 比较您的版本
Workspace 智能功能会跨应用查找内容，以便为 Workspace 中的 Gemini 提供更深入的情境信息，从而可让用户获得更实用、更贴合需求的生成式 AI 体验。
作为管理员，您可以启用或停用哪些 Workspace 服务可用于主动搜索，以便为组织中的用户提供 Workspace 中的生成式 AI 功能。支持的服务包括：
- Gmail
- 云端硬盘和文档（包括表格、幻灯片、PDF、图片、Vids 等）
- 日历
- Chat
每个来源的默认设置均为开启。如果您开启或关闭某个来源，相应更改可能需要长达 48 小时才能生效。
Workspace Intelligence 如何使用您的数据
Workspace Intelligence 会使用您的 Google Workspace 数据，帮助生成式 AI 功能了解您组织的独特信息。例如，Workspace Intelligence 可能会使用电子邮件、文档或日历活动中的详细信息来提供更智能的回答和建议。
Workspace Intelligence 是 Workspace 中许多 Gemini 用例的基础，包括：
- Gmail、Google 文档、Google 表格、Google 幻灯片、Google 云端硬盘和 Google Chat 侧边栏中的 Gemini
- Gmail 和 Google 文档中的“帮我写”
- Meet 中的“帮我记笔记”
例如，假设您需要向经理发送有关“项目 X”的最新进展报告。您在 Google 文档中向 Gemini 提问，Workspace Intelligence 会参考所有相关数据。 这包括与项目 X 相关的会议记录、文档和聊天讨论内容。Gemini 会在几秒钟内生成一份包含完整引用的报告草稿。
这些变更符合我们现有的数据处理做法和隐私权承诺。AI 功能会遵循用户级内容访问权限，确保回答仅基于用户已有权限查看的内容。您的数据绝不会用于训练生成式 AI 模型或用于广告目的。
在 Google 服务中启用或停用 Workspace Intelligence
您可以选择哪些 Workspace 服务可以为 Workspace 智能助理提供数据。
-
在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标
生成式 AI
Gemini for Workspace。需要拥有“Gemini 设置”管理员权限。
点击 Workspace Intelligence 面板。
-
（可选）如要将设置仅应用于部分用户，请在侧边选择一个组织部门（对于部门来说这是常用选项）或配置群组（高级）。
群组设置会覆盖组织部门的设置。了解详情
点击要启用或停用的服务旁边的
修改。点击启用或停用，然后点击保存。
关闭 Workspace Intelligence 后
如果您针对某个数据源停用 Workspace Intelligence，生成式 AI 功能将不会主动搜索来自已停用的来源的内容。不过，当引用特定的 Google Workspace 内容（包括云端硬盘文件、电子邮件和 Chat 消息）时，即使相应产品已停用，Gemini 仍可能会使用这些内容作为 Workspace 智能的回答依据。例如，如果您停用了 Google 云端硬盘作为来源，用户仍可以向 Gemini 询问有关特定文件的问题。 Gemini 会参考这些文件，但不会主动搜索其他文件。
注意：关闭数据源会限制 Gemini 的有效性。在某些情况下，用户可能会无法使用特定 AI 功能。例如：
- 如果停用 Gmail 作为来源，用户可能会无法在 Gmail 搜索中使用 AI 概览。 用户可能还会无法使用 AI 收件箱。
- 如果日历被停用为来源，Gemini 可能无法读取日历或在其他 Workspace 服务中安排活动。
- 如果停用云端硬盘和 Google 文档作为来源，云端硬盘项目功能可能无法再使用。
有关 Workspace Intelligence 的重要说明
- 所做更改最多可能需要 48 小时才会完全生效。
- 此设置用于控制在 Workspace 中使用 Gemini 时是否使用这些来源。但它不适用于 Gemini 教育版、Gemini 应用、Gemini Notebook 或任何附加服务对这些来源的使用。 这些设置由其他用户或管理员设置控制。
- 部分用户级数据偏好设置还会决定 Workspace Intelligence 是否可以使用某个来源。例如，如果管理员在管理控制台中开启了某个来源，那么个别用户仍然可以关闭 Workspace 智能功能，从而停用所有 Workspace 中的 Gemini 功能，包括 Workspace 智能功能。
- 对数据源的访问权限还受贵组织的数据泄露防护 (DLP) 规则的控制。
此设置用于管理 Workspace 智能功能可用的数据源。 Google 可能会更改特定 AI 功能使用 Workspace Intelligence 数据源的方式。随着时间的推移，某些数据源可能会从特定功能的可选增强功能转变为必需要求，而必需要求也可能会变为可选要求。
此外，Google 可能会对 AI 功能进行更改，导致 Workspace 智能助理无法访问所需的数据源时，用户体验受到限制或降低。
使用 Gemini 功能时，系统还会提供当前活跃的内容，以便生成更优质的回答。例如，如果您在 Google 文档中打开某个文档，然后在侧边栏中向 Gemini 提问，即使您停用了云端硬盘和 Google 文档作为数据源，Gemini 也能考虑该文档中的内容，并提供更相关的回答。
大多数版本都支持控制对 Workspace Intelligence 的访问权限。不过，也有例外情况：
- 教育基础版和教育标准版不支持 Workspace 智能功能。
- Workspace 基本功能新手版和 Workspace 个人版客户无法访问管理控制台。他们无法控制对数据源的访问权限。
未满 18 周岁的 Google Workspace 教育版用户无法使用 Workspace 智能助理。如果为年满 18 周岁的用户启用了 Workspace Intelligence，请注意，无论共享用户是否拥有 Workspace Intelligence 访问权限，Workspace Intelligence 都可以访问与该用户共享的数据（例如 Google 云端硬盘文件和 Chat 消息）。