支持此功能的版本：商务新手版、商务标准版、商务 Plus 版、企业标准版、企业 Plus 版、教育 Plus 版、一线员工 Plus 版、企业基本功能版、企业基本功能 Plus 版、非营利组织版。AI 扩展访问权限、Google AI Pro 教育版和教与学加购项也支持此功能。 对比版本
Workspace 智能功能会跨应用查找内容，以便为 Workspace 中的 Gemini 提供更深入的情境信息，从而可让用户获得更实用、更贴合需求的生成式 AI 体验。
作为管理员，您可以为组织中的用户启用或停用 Workspace 服务，以便主动搜索这些服务，为 Workspace 中的生成式 AI 功能提供支持。支持的服务包括：
- Gmail
- 云端硬盘和文档（包括表格、幻灯片、PDF、图片、视频等）
- 日历
- 聊天
每个来源的默认设置均为启用 。如果您启用或停用某个来源，更改最多可能需要 48 小时才会生效。
Workspace 智能功能如何使用您的数据
Workspace 智能功能会使用您的 Google Workspace 数据，帮助生成式 AI 功能了解您组织的特有信息。例如，Workspace 智能功能可能会使用您的电子邮件、文档或日历活动中的详细信息，提供更智能的回答和建议。
Workspace 智能功能是 Workspace 中许多 Gemini 用例的基础，包括：
例如，假设您需要向经理发送有关“项目 X”的最新进展报告。您向 Google 文档中的 Gemini 问问 Gemini，Workspace 智能功能会参考所有相关数据。这些数据包括与项目 X 相关的会议记录、文档和聊天讨论内容。Gemini 会在几秒钟内生成一份报告草稿，并附上完整的引用。
这些变更符合我们现有的数据处理做法和隐私权承诺。AI 功能会遵循用户级内容访问权限，确保回答仅基于用户已有权限查看的内容。您的数据绝不会用于训练生成式 AI 模型或用于广告目的。
在 Google 服务中启用或停用 Workspace 智能功能
您可以选择哪些 Workspace 服务可以为 Workspace 智能功能提供支持。
-
在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标
生成式 AI
Gemini for Workspace。需要拥有“Gemini 设置”管理员权限。
点击 Workspace 智能功能 面板。
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（可选）如要将设置仅应用于部分用户，请在侧边选择一个组织部门 （对于部门来说这是常用选项）或配置群组 （高级）。
群组设置会覆盖组织部门的设置。了解详情
点击要 启用或停用的服务旁边的
修改 。点击启用 或停用 ，然后点击保存 。
Workspace 智能功能处于停用状态时
如果您针对某个数据源停用 Workspace 智能功能，生成式 AI 功能将不会主动搜索来自已停用来源的内容。不过，在引用特定 Google Workspace 内容（包括云端硬盘文件、电子邮件和聊天消息）时，Gemini 可能会使用这些内容作为回答依据，即使相应产品已停用，无法作为 Workspace 智能功能的数据源也是如此。例如，如果您停用云端硬盘作为来源，用户可以向 Gemini 询问特定文件。 Gemini 会参考这些文件，但不会主动搜索其他文件。
注意 ：停用数据源会限制 Gemini 的有效性。在某些情况下，用户可能会失去对特定 AI 功能的访问权限。例如：
- 如果 Gmail 已停用，无法作为来源，用户可能会失去对 AI 概览 在 Gmail 搜索中的访问权限。 用户也可能会失去对 AI 收件箱的访问权限。
- 如果日历已停用，无法作为来源，Gemini 可能无法读取日历或在其他 Workspace 服务中安排活动。
- 如果云端硬盘和文档已停用，无法作为来源，云端硬盘项目功能可能无法再使用。
关于 Workspace 智能功能的重要注意事项
- 更改最多可能需要 48 小时才会完全生效。
- 此设置用于控制在 Workspace 中使用 Gemini 时如何使用这些来源。它不适用于 Gemini 教育版、 Gemini 应用、Gemini Notebook 或任何其他 服务。这些服务由其他用户或管理员设置控制。
- 某些用户级数据偏好设置也会控制 Workspace 智能功能是否可以使用某个来源。例如，如果在管理 控制台中启用了某个来源，个别用户仍然可以停用 Workspace 智能 功能，以停用所有 Gemini in Workspace 功能，包括 Workspace 智能功能。
- 对数据源的访问权限还受贵组织的 数据泄露 防护 (DLP) 规则的控制。
此设置用于管理 Workspace 智能功能可使用的数据源。 Google 可能会更改特定 AI 功能使用 Workspace 智能功能数据源的方式。随着时间的推移，某些数据源可能会从给定功能的可选增强功能转变为基本要求，就像基本要求可能会变为可选要求一样。
此外，如果 Workspace 智能功能无法访问所需的数据源，Google 可能会对 AI 功能进行更改，从而导致体验受限或降级。
使用 Gemini 功能时，当前活跃的内容也可用于提供更好的回答。例如，如果您在 Google 文档中打开一个文档，并在侧边栏中问问 Gemini，即使云端硬盘和文档已停用，无法作为数据源，Gemini 也能考虑该文档中的内容，并提供更相关的回答。
大多数 版本 都允许控制对 Workspace 智能功能的访问权限。不过，也有例外情况：
- 教育基础版和教育标准版不支持 Workspace 智能功能。
- Workspace 基本功能新手版和 Workspace 个人版客户无法访问管理控制台。他们无法控制对数据源的访问权限。
未满 18 周岁的 Google Workspace 教育版用户无法使用 Workspace 智能功能。如果为年满 18 周岁的用户启用了 Workspace 智能功能，请注意，无论共享用户是否有权使用 Workspace 智能功能，该功能都可以访问与该用户共享的数据（例如 Google 云端硬盘文件和聊天消息）。