この機能に対応しているエディション: Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Plus、Frontline Plus、Enterprise Essentials、Enterprise Essentials Plus、Nonprofits。AI 拡張アクセス、Google AI Pro for Education、Teaching and Learning アドオンでもサポートされています。エディションを比較
Workspace インテリジェンスは、複数のアプリのコンテンツを検索し、Gemini in Workspace に詳細なコンテキストを提供することにより、生成 AI エクスペリエンスの有用性と関連性を高めます。
管理者は、組織内のユーザーに対して、Workspace 内の生成 AI 機能を強化するためにアクティビティ検索できる Workspace サービスを有効または無効にできます。サポートされているサービスは次のとおりです。
- Gmail
- ドライブとドキュメント（スプレッドシート、スライド、PDF、画像、Google Vids などを含む）
- カレンダー
- チャット
各ソースのデフォルト設定はオンです。ソースをオンまたはオフにすると、変更が反映されるまでに最大 48 時間かかることがあります。
Workspace Intelligence によるデータの使用方法
Workspace Intelligence は、Google Workspace データを使用して、生成 AI 機能が組織固有の情報を理解できるようにします。たとえば、Workspace Intelligence は、メール、ドキュメント、カレンダーの予定の詳細を使用して、よりスマートな回答や提案を提供できます。
Workspace Intelligence は、Workspace 全体で Gemini の多くの用途を支えています。
たとえば、「プロジェクト X」に関する最新情報を上司に送信する必要があるとします。Google ドキュメントで Gemini に質問すると、Workspace Intelligence が関連するすべてのデータを参照します。これには、プロジェクト X に関連する会議メモ、ドキュメント、チャットでの議論が含まれます。Gemini は、完全な引用を含むレポートの下書きを数秒で作成します。
これらの変更は、Google の既存のデータ処理方法とプライバシー保護への取り組みに沿ったものです。AI 機能はユーザーレベルのコンテンツ アクセスを尊重し、ユーザーがすでに閲覧権限を持っているコンテンツのみに基づいて回答を生成します。ユーザーのデータが生成 AI モデルのトレーニングや広告の目的に使用されることはありません。
Google サービスで Workspace Intelligence をオンまたはオフにする
Workspace Intelligence に貢献できる Workspace サービスを選択できます。
-
Google 管理コンソールで、メニュー アイコン
[
生成 AI] [Gemini for Workspace] に移動します。アクセスするには、Gemini の「設定」管理者権限が必要です。
[Workspace Intelligence] パネルをクリックします。
-
（省略可）設定を一部のユーザーにのみ適用するには、横にある [組織部門]（主に部署に使用）または [グループ]（高度な設定）を選択します。
グループの設定は組織部門の設定をオーバーライドします。詳細
有効または無効にするサービスの横にある
[編集] をクリックします。[オン] または [オフ] をクリックし、[保存] をクリックします。
Workspace Intelligence がオフになっている場合
データソースに対して Workspace Intelligence を無効にすると、生成 AI 機能は無効にしたソースのコンテンツを積極的に検索しなくなります。ただし、ドライブ ファイル、メール、チャット メッセージなどの特定の Google Workspace コンテンツを参照する場合、対応するプロダクトが Workspace Intelligence のデータソースとして無効になっていても、Gemini はそのコンテンツを使用して回答をグラウンディングすることがあります。たとえば、ソースとしてドライブをオフにすると、ユーザーは Gemini に特定のファイルについて質問できます。Gemini はこれらのファイルを参照しますが、他のファイルを積極的に検索することはありません。
注: データソースをオフにすると、Gemini の効果が制限されます。場合によっては、ユーザーが特定の AI 機能にアクセスできなくなることがあります。次に例を示します。
- ソースとして Gmail が無効になっている場合、ユーザーは Gmail 検索で AI による概要にアクセスできなくなる可能性があります。ユーザーは AI Inbox にアクセスできなくなることもあります。
- カレンダーがソースとして無効になっている場合、Gemini は他の Workspace サービスでカレンダーを読み取ったり、予定をスケジュールしたりできないことがあります。
- ドライブとドキュメントがソースとして無効になっている場合、ドライブ プロジェクト機能を使用できなくなる可能性があります。
Workspace Intelligence に関する重要な注意事項
- 変更が完全に反映されるまで、最長で 48 時間ほどかかることがあります。
- この設定では、Workspace で Gemini を使用する際にこれらのソースを使用するかどうかを制御します。Gemini for Education、Gemini アプリ、Gemini Notebook、その他の追加サービスでのこれらのソースの使用には適用されません。これらは、他のユーザーまたは管理者の設定によって制御されます。
- 一部のユーザーレベルのデータ設定では、Workspace インテリジェンスでソースを使用できるかどうかも制御されます。たとえば、管理コンソールでソースが有効になっている場合でも、個々のユーザーは Workspace のスマート機能をオフにして、Workspace Intelligence を含むすべての Gemini in Workspace 機能を無効にできます。
- データソースへのアクセスは、組織のデータ損失防止（DLP）ルールによっても制御されます。
この設定では、Workspace インテリジェンスで使用できるデータソースを管理します。 Google は、特定の AI 機能が Workspace Intelligence のデータソースを使用する方法を変更することがあります。時間の経過とともに、特定のデータソースが、特定の機能のオプションの拡張機能から必須要件に移行する場合があります。同様に、必須要件がオプションになる場合もあります。
また、Google が AI 機能に変更を加えた結果、Workspace Intelligence が必要なデータソースにアクセスできない場合、エクスペリエンスが制限されたり、低下したりすることがあります。
Gemini 機能を使用すると、現在アクティブなコンテンツも利用可能になり、より適切な回答を提供できます。たとえば、Google ドキュメントでドキュメントを開き、サイドパネルで Gemini に相談すると、ドライブとドキュメントがデータソースとして無効になっている場合でも、そのドキュメントのコンテンツを考慮して、より関連性の高い回答を提供できます。
ほとんどのエディションには、Workspace Intelligence へのアクセスを制御する機能が含まれています。ただし、次のような例外があります。
- Workspace インテリジェンス機能は、Education Fundamentals と Education Standard ではサポートされていません。
- Workspace Essentials Starter と Workspace Individual をご利用のお客様は、管理コンソールにアクセスできません。データソースへのアクセスを制御することはできません。
18 歳未満の Google Workspace for Education ユーザーは、Workspace Intelligence を利用できません。18 歳以上のユーザーに対して Workspace Intelligence が有効になっている場合、共有元のユーザーが Workspace Intelligence にアクセスできるかどうかにかかわらず、そのユーザーと共有されているデータ（Google ドライブ ファイルやチャット メッセージなど）にアクセスできます。
詳しくは、Google サービスへのアクセスを年齢別に管理するをご覧ください。