Как управлять функцией Workspace Intelligence для функций генеративного ИИ

Эта функция доступна в версиях Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus и Nonprofits. Также поддерживается в дополнениях AI Expanded Access, Google AI Pro for Education и Teaching and Learning. Сравнение версий

Workspace Intelligence находит контент в разных приложениях, чтобы решение Gemini в Workspace могло лучше понимать контекст, а также предоставлять более полезные и актуальные возможности на основе генеративного искусственного интеллекта.

Как администратор, вы можете указать, какие сервисы Workspace можно использовать для поиска информации, которая будет обрабатываться функциями на основе генеративного ИИ в Workspace для пользователей в вашей организации. Поддерживаемые сервисы:

  • Gmail
  • Диск и Документы (включая Таблицы, Презентации, PDF-файлы, изображения, Vids и т. д.)
  • Календарь
  • Чат

По умолчанию для каждого источника задано значение on. Если вы включите или отключите источник, изменения вступят в силу в течение 48 часов.

Как Workspace Intelligence использует ваши данные

Workspace Intelligence использует данные Google Workspace, чтобы помогать функциям на основе генеративного ИИ понимать уникальную информацию вашей организации. Например, Workspace Intelligence может использовать информацию из ваших писем, документов или мероприятий в календаре, чтобы давать более точные ответы и рекомендации.

Workspace Intelligence лежит в основе многих функций Gemini в Workspace, включая:

Предположим, вам нужно отправить менеджеру отчет о проекте X. Вы спрашиваете Gemini в Документах, и Workspace Intelligence анализирует все необходимые данные. Это включает заметки к встречам, документацию и обсуждения в чате, связанные с проектом X. Gemini за секунды создает черновик отчета с полными цитатами.

Эти изменения соответствуют нашим текущим методам обработки данных и обязательствам по обеспечению конфиденциальности. ИИ-функции учитывают доступ к контенту на уровне пользователя, поэтому ответы генерируются только на основе контента, который пользователю разрешено просматривать. Ваши данные никогда не используются для обучения моделей генеративного ИИ или в рекламных целях.

Как включить или отключить Workspace Intelligence в сервисе Google

Вы можете выбрать, какие сервисы Workspace могут предоставлять данные для Workspace Intelligence.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Генеративный искусственный интеллект > Gemini для Workspace.

    У вас должны быть права администратора с доступом к настройкам Gemini.

  2. Нажмите на панель Workspace Intelligence.

  3. Если вы хотите применить параметр только к части пользователей, сбоку выберите организационное подразделение (часто используется для отделов) или группу конфигурации (более сложный вариант).

    Настройки группы переопределяют значения для организационных подразделений. Подробнее…

  4. Рядом с нужным сервисом нажмите на значок Изменить.

  5. Нажмите Включить или Отключить, а затем – Сохранить.

Если Workspace Intelligence отключен

Если вы отключите Workspace Intelligence для источника данных, функции на основе генеративного ИИ не будут искать контент в этом источнике. Однако при ссылке на определенный контент Google Workspace, включая файлы Диска, электронные письма и сообщения Chat, Gemini может обосновывать свои ответы, используя этот контент, даже если соответствующий продукт отключен в качестве источника данных для Workspace Intelligence. Например, если вы отключите Диск как источник, пользователи смогут задавать Gemini вопросы об определенных файлах. Gemini будет использовать эти файлы, но не будет активно искать другие.

Примечание. Отключение источников данных ограничивает эффективность Gemini. В некоторых случаях пользователи могут потерять доступ к определенным ИИ-функциям. Пример:

  • Если Gmail отключен как источник, пользователи могут потерять доступ к обзорам от ИИ в поиске Gmail. Пользователи также могут потерять доступ к ИИ-ящику.
  • Если Календарь отключен как источник, Gemini может не иметь возможности читать календари или планировать мероприятия в других сервисах Workspace.
  • Если Диск и Документы отключены как источник, функция проектов Диска может быть недоступна.

Важные примечания о Workspace Intelligence

  • Изменения вступят в силу в течение 48 часов.
  • Этот параметр управляет использованием этих источников для Gemini в Workspace. Оно не регулирует использование этих источников для Gemini for Education, приложения Gemini, Gemini Notebook или любых дополнительных сервисов. Они управляются другими настройками пользователя или администратора.
  • Некоторые настройки данных на уровне пользователя также определяют, может ли Workspace Intelligence использовать источник. Например, если источник включен в консоли администратора, пользователь может отключить умные функции Workspace, чтобы отключить все функции Gemini в Workspace, включая Workspace Intelligence.
  • Доступ к источникам данных также контролируется правилами защиты от потери данных (DLP) вашей организации.

  • Эта настройка управляет источниками данных, доступными для Workspace Intelligence. Google может изменить то, как определенные ИИ-функции используют источники данных Workspace Intelligence. Со временем некоторые источники данных могут перейти из категории необязательных улучшений для определенной функции в категорию обязательных требований, и наоборот.

    Кроме того, Google может вносить изменения в ИИ-функции, которые могут привести к ограничению или ухудшению работы, если у Workspace Intelligence нет доступа к необходимым источникам данных.

  • При использовании функции Gemini активный в данный момент контент также доступен для предоставления более точного ответа. Например, если вы откроете документ в Google Документах и спросите Gemini на боковой панели, он сможет учесть контент в этом документе и предоставить более релевантный ответ, даже если Диск и Документы отключены в качестве источника данных.

  • Большинство версий включают возможность управлять доступом к Workspace Intelligence. Однако есть исключения:

    • Функции Workspace Intelligence не поддерживаются в Education Fundamentals и Education Standard.
    • У клиентов с Workspace Essentials Starter и Workspace Individual нет доступа к консоли администратора. Они не могут управлять доступом к источникам данных.

  • Пользователи Google Workspace for Education младше 18 лет не могут использовать Workspace Intelligence. Если сервис Workspace Intelligence включен для пользователя старше 18 лет, обратите внимание, что он может получать доступ к данным, предоставленным этому пользователю (например, к файлам на Google Диске и сообщениям Chat), независимо от того, есть ли доступ к Workspace Intelligence у пользователя, поделившегося этими данными.

    Подробнее о том, как настроить доступ к сервисам Google на основе возрастных групп…