如果用户从您的组织离职，但您想保留其 Google Workspace 数据，则可以通过以下几种备选方法处理信息。下表列出了一些选项，可用于存储电子邮件、Google 日历活动和资源、Google Chat、Google 通讯录、Google 云端硬盘文件夹和文件、Google 群组、Google Keep、Google Meet 录制内容和 Google Voice，以便组织中的特定管理员、经理或用户可以访问这些内容。
注意：管理员还可以暂停用户，这样就能禁止用户访问贵组织的 Google 服务。如需详细了解系统会如何处理已暂停的用户的数据，请参阅暂时中止用户账号。
| 数据源 / 选项 | Google Takeout | 在应用内导出和导入数据 | 数据迁移服务 | Google 云端硬盘转移 | 在删除用户过程中转移数据 (3) | 数据导出工具 | 使用 Google 保险柜导出 | 封存用户专用许可 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 谁可以使用此方法？ | 用户 | 用户或管理员 | 管理 | 管理 | 管理 | 管理 | 管理 | 管理 |
| 电子邮件 | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | |||
| 日历 | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |||
| Chat | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| 通讯录 | ✔ | ✔ | ✔ | |||||
| 云端硬盘文件夹和文件，包括 Meet 录制内容 | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1)(2) | ✔ | |
| 群组 | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Google Keep | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ | |||||
| 语音 | ✔ | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ (1) |
备注
(3) 如果有用户从贵组织离职，您可以删除其账号。超级用户可以将用户的文件和数据转移给新所有者。如果您没有将相应内容转移给其他用户，则这些内容会被删除。
导出或迁移数据
对于上方列出的各数据源的适用方法，下文会按角色进行详细说明。此外，我们还会介绍可供最终用户和管理员使用的其他产品和手动迁移方法。
迁移、移动或导出离职员工数据后，只要管理员拥有目标账号的访问权限，就应该能够访问这些数据。对于封存用户专用许可等特殊数据访问限制，我们会单独介绍。
提示：这些方法可免费使用，但仍需为保留转移数据的账号支付 Google Workspace 许可费。其中包括 AU 许可。
电子邮件
| 用户选项 | 了解操作方法 | 备注 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下载您的 Google 数据 |
您可以导出自己的用户数据。 |
| 管理员选项 | 了解操作方法 | 备注 |
| 数据迁移服务 | 使用数据迁移服务迁移电子邮件 | 您可以将电子邮件数据从旧用户账号转移到新的或现有的用户账号。 |
| 数据导出工具 |
您可以导出贵组织的所有用户数据。 |
|
| Google Vault | 您可以导出用户的电子邮件数据，以便在 Google Workspace 外部访问。 | |
| 封存用户专用许可 | 管理离职员工及其数据 |
您可以使用 AU 许可来保留贵组织的用户数据。 Google 会将用户数据安全地保存在 Google 的标准生产系统中。如果贵组织设有保险柜保留规则和保全设置，系统就会按照这些设置保留数据。您还可以搜索和导出这些数据。 |
| 电子邮件转发 | 将用户的电子邮件转送到其他地址 | 保留电子邮件数据后，您可以将用户的电子邮件转发到其他 Google Workspace 地址。 |
| 重命名用户账号 | 更改目录用户的名称或电子邮件地址 | 您可以在 Google 管理控制台中将工作资料名称或电子邮件地址改为新的或现有的用户账号。 |
日历
| 用户选项 | 了解操作方法 | 备注 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下载您的 Google 数据 |
您可以导出自己的用户数据。 |
| 用户或管理员可选择的方案 | 了解操作方法 | 备注 |
| 在应用内手动导出和导入数据 | 导出和导入 Google 日历中的活动 |
您可以导出所有日历或单个日历中的活动，然后将这些活动导入其他 Google 日历。 如果您有权访问相应日历或者您参加了相应活动，那么您就可以访问这些活动数据。 |
| 将归您所有的 Google 日历或活动转移给其他所有者 | 转移 Google 日历或活动 |
您可以将归您所有的日历转移给其他所有者，您还可以将活动转移给其他所有者或日历。 如果您有权访问相应日历或者您参加了相应活动，那么您就可以访问这些活动数据。 |
| 管理员选项 | 了解操作方法 | 备注 |
| 在删除用户的过程中转移数据 | 删除或移除组织的用户 | 您可以将日历和日历活动转移给其他所有者。您也可以释放为用户组织的活动预订的日历资源。 |
| 数据导出工具 |
您可以导出贵组织的所有用户数据。 |
|
| 封存用户专用许可 | 管理离职员工及其数据 |
您可以使用 AU 许可来保留贵组织的用户数据。 Google 会将用户数据安全地保存在 Google 的标准生产系统中。如果贵组织设有保险柜保留规则和保全设置，系统就会按照这些设置保留数据。您还可以搜索和导出这些数据。 |
聊天
| 用户选项 | 了解操作方法 | 备注 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下载您的 Google 数据 |
您可以导出自己的用户数据。 |
| 管理员选项 | 了解操作方法 | 备注 |
| 数据导出工具 |
您可以导出贵组织的所有用户数据。 |
|
| Google Vault | 您可以导出用户的 Chat 对话，以便在 Google Workspace 外部访问。 | |
| 封存用户专用许可 | 管理离职员工及其数据 |
您可以使用 AU 许可来保留贵组织的用户数据。 Google 会将用户数据安全地保存在 Google 的标准生产系统中。如果贵组织设有保险柜保留规则和保全设置，系统就会按照这些设置保留数据。您还可以搜索和导出这些数据。 |
通讯录
| 用户选项 | 了解操作方法 | 备注 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下载您的 Google 数据 |
您可以导出自己的用户数据。 |
| 用户或管理员可选择的方案 | 了解操作方法 | 备注 |
| 在应用内手动导出和导入数据 | 导出和导入 Google 通讯录中的联系人 |
您可以先将联系人导出到 CSV 文件中，然后再将这些数据导入新的或现有的用户账号。 |
| 管理员选项 | 了解操作方法 | 备注 |
| 数据导出工具 | 导出组织的数据 |
您可以导出贵组织的所有用户数据。 |
云端硬盘
| 用户选项 | 了解操作方法 | 备注 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下载您的 Google 数据 |
您可以导出自己的用户数据。 |
| 在应用内手动导出和导入数据 | 下载和上传 Google 云端硬盘中的文件 |
您可以先将云端硬盘文件下载到您的计算机，然后再将文件上传到新的或现有的用户账号的云端硬盘中。 |
| 将云端硬盘文件的所有权转移给其他人 | 指定他人成为您文件的所有者 | 您可以将文件从旧用户账号转移到新的或现有的用户账号。转移文件并不会影响谁可以访问文件。 |
| 将文件移到共享云端硬盘 | 将内容移动到共享云端硬盘 | 您可以允许组织内拥有文件编辑权限的用户将内容从“我的云端硬盘”移至共享云端硬盘。将文件移动到共享云端硬盘后，只有共享云端硬盘的成员和该文件的直接共享用户才能访问该文件。 |
| 以编程方式下载云端硬盘文件 | 使用 Drive API 导出和导入文件 | 您可以通过编程方式先将云端硬盘文件下载到您的计算机，然后再将文件移至新的或现有的用户账号的云端硬盘中。 |
| 管理员选项 | 了解操作方法 | 备注 |
| Google 云端硬盘转移 | 将云端硬盘文件转移给新的所有者 | 您可以将文件从旧用户账号转移到新的或现有的用户账号。转移文件并不会影响谁可以访问文件。 |
| 在删除用户的过程中转移数据 | 删除或移除组织的用户 | 您可以将云端硬盘文件和文档从旧的用户账号转移到新的或现有的用户账号。 |
| 数据导出工具 |
您可以导出贵组织的所有用户数据。 |
|
| Google Vault | 从 Vault 导出数据 | 您可以导出归特定用户所有以及与其共享的云端硬盘文件。文件夹不会保留。 |
| 封存用户专用许可 | 管理离职员工及其数据 |
您可以使用 AU 许可来保留贵组织的用户数据。 Google 会将用户数据安全地保存在 Google 的标准生产系统中。如果贵组织设有保险柜保留规则和保全设置，系统就会按照这些设置保留数据。您还可以搜索和导出这些数据。 |
社区
| 用户选项 | 了解操作方法 | 备注 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下载您的 Google 数据 |
您可以导出自己的用户数据。 |
| 管理员选项 | 了解操作方法 | 备注 |
| 数据导出工具 |
您可以导出贵组织的所有用户数据。 |
|
| Google Vault | 从 Vault 导出数据 | 您可以导出用户的群组邮件数据对话，以便在 Google Workspace 外部访问。您可以按群组导出，也可以使用搜索字词仅导出由特定账号发出的邮件/消息。 |
| 封存用户专用许可 | 管理离职员工及其数据 |
您可以使用 AU 许可来保留贵组织的用户数据。 Google 会将用户数据安全地保存在 Google 的标准生产系统中。如果贵组织设有保险柜保留规则和保全设置，系统就会按照这些设置保留数据。您还可以搜索和导出这些数据。 |
保留
| 用户选项 | 了解操作方法 | 备注 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下载您的 Google 数据 |
您可以导出自己的用户数据。 |
| 管理员选项 | 了解操作方法 | 备注 |
| 数据导出工具 |
您可以导出贵组织的所有用户数据。 注意：尽管可以使用数据导出工具导出 Keep 数据，但无法将这些数据导入 Keep。 |
|
| 封存用户专用许可 | 管理离职员工及其数据 |
您可以使用 AU 许可来保留贵组织的用户数据。 Google 会将用户数据安全地保存在 Google 的标准生产系统中。如果贵组织设有保险柜保留规则和保全设置，系统就会按照这些设置保留数据。您还可以搜索和导出这些数据。 |
语音
| 用户选项 | 了解操作方法 | 备注 |
|---|---|---|
| Google Takeout | 如何下载您的 Google 数据 |
您可以导出自己的用户数据。 |
| 管理员选项 | 了解操作方法 | 备注 |
| 数据导出工具 |
您可以导出贵组织的所有用户数据。 |
|
| Google Vault | 从 Vault 导出数据 | 您可以导出用户的语音数据，以便在 Google Workspace 外部访问。 |
| 封存用户专用许可 | 管理离职员工及其数据 |
您可以使用 AU 许可来保留贵组织的用户数据。 Google 会将用户数据安全地保存在 Google 的标准生产系统中。如果贵组织设有保险柜保留规则和保全设置，系统就会按照这些设置保留数据。您还可以搜索和导出这些数据。 |
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