בחירת הנתונים שרוצים לייצא מ-Workspace

אם אין לכם Assured Controls או מהדורה מתקדמת של Google Workspace (למשל Enterprise Plus או Education Plus), כדי לייצא את כל הנתונים של הארגון, קראו איך מייצאים את כל הנתונים של הארגון.

הכלי לייצוא נתונים מאפשר לכם לייצא חלק מנתוני הארגון, או את כולם, לארכיון של Google Cloud Storage ואז להוריד אותם. יש ארגונים שלא צריכים לייצא את כל קבוצות הנתונים שלהם, אלא רק נתונים מסוימים. לדוגמה, ארגון שצריך לייצא רק את התוכן שנוצר על ידי מחלקת המכירות.

כדי לאפשר למשתמשים להוריד את הנתונים שלהם, אתם צריכים להפעיל את Google Takeout ולהפנות אותם למאמר איך מורידים נתונים מחשבון Google.

לפני שמתחילים

ייצוא נתוני המשתמשים

כדי לבצע את המשימה הזאת, אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט נתונים ייבוא וייצוא נתונים ייצוא נתונים.

   אל הכלי לייצוא נתונים

   כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

2. לוחצים על הגדרת ייצוא חדש.
3. בתיבה שם, מקלידים שם לייצוא.
4. בתיבה סוג ייצוא, בוחרים רגיל.
5. בתיבה היקף, בוחרים את נתוני המשתמשים שרוצים לייצא:
   • כדי לייצא את כל הנתונים של הארגון, כולל נתונים שזמינים רק לאדמינים, בוחרים באפשרות ייצוא כל נתוני המשתמשים של כל הארגון ומדלגים על השלב הבא. מידע נוסף מופיע במאמר ייצוא כל הנתונים של הארגון.
   • כדי לייצא נתונים של משתמשים ספציפיים, לוחצים על ייצוא נתונים של משתמשים ספציפיים ובוחרים אם לזהות את המשתמשים האלו לפי היחידה הארגונית, הקבוצה או שמות של משתמשים יחידים.
6. (אופציונלי) בוחרים אם רוצים לייצא נתונים מקבוצות, יחידות ארגוניות, או שמות משתמשים. אחר כך לוחצים על התיבה ובוחרים או מקלידים את מה שרוצים.
   • אם אתם בוחרים ביחידה ארגונית, רק הנתונים של החברים הישירים בה מיוצאים, ולא של אלו ביחידות הבת הארגוניות שלה. לדוגמה, ביחידה הארגונית "כספים" יש שתי יחידות בת ארגוניות: אירופה ואסיה. אם אתם בוחרים ביחידה הארגונית "כספים", רק הנתונים של המשתמשים הישירים בה מיוצאים. לא מתבצע ייצוא של היחידות הארגוניות אירופה ואסיה.
7. בתיבה שירות, בוחרים את השירותים שאת הנתונים שלהם רוצים לייצא.
8. (אופציונלי) בתיבה תוויות, אתם יכולים לבחור לייצא נתונים עם תוויות ספציפיות של Google Drive. בוחרים מהתפריט הנפתח את תוויות ה-Drive שרוצים.
9. בתיבה טווח תאריכים וסוג, בוחרים טווח תאריכים כדי לייצא נתונים מ-Google Drive,‏ Gmail ו-Chat מזמן מסוים, או שמגדירים ייצוא רציף. אתם יכולים לקרוא מידע נוסף על ייצוא רציף
   הערה: אי אפשר לסנן תיקיות אחסון שיתופי לפי טווח תאריכים.
10. (אופציונלי) כדי להגדיר ייצוא רציף, מסמנים את תיבת הסימון.
    הערה: רק ארגונים שיש להם את החבילה Assured Controls רואים את התיבה ייצוא רציף.
11. בתיבה יעד, בוחרים את היעד שבו רוצים לשמור את הנתונים שיוצאו.
    הכלי לייצוא נתונים מאפשר לכם לייצא את נתוני המשתמשים לקטגוריה של Cloud Storage שמסופקת על ידי Google או לקטגוריה של Cloud Storage בבעלותכם. מידע נוסף על המקומות שבהם שמורים הנתונים שיוצאו
    • כדי להשתמש בקטגוריה זמנית ש-Google מספקת, בוחרים באפשרות קטגוריה ש-Google מספקת ובוחרים אזור לקטגוריה: ארצות הברית, אירופה או אין העדפה.
      הערה: אי אפשר להשתמש בקטגוריה הזמנית של Cloud Storage שמסופקת על ידי Google בשביל ייצוא רציף.
    • כדי לבחור קטגוריה של Cloud Storage שבבעלותכם, לחצו על הקטגוריה שלך והקלידו את שם הקטגוריה שיצרתם. למשל: my-gws-data-export-bucket
12. לוחצים על התחלת הייצוא.
    כשניתן, המערכת תחשב את משך הזמן המשוער של הייצוא. כשהפעולה תסתיים, יופיע הזמן המשוער לסיום.

ביטול או עצירה של ייצוא

אחרי שהייצוא מתחיל, הניהול שלו תלוי באפשרויות שזמינות לגביו בעמודה פעולות:

• אם אתם רואים רק את האפשרויות הצגת הארכיון או מחיקה – אתם לא יכולים לבטל או לעצור את הייצוא במסוף Admin בזמן שהוא מתבצע. כדי לבקש ביטול, אתם צריכים לפנות לצוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.

• אם אתם רואים את האפשרות השבתת הייצוא הרציף – תוכלו לעצור או להשהות הפעלות עתידיות. כדי לעצור את לוח הזמנים החוזר, לחצו על האפשרות הזו.

צפייה והורדה של נתונים שיוצאו

כשייצוא הנתונים יסתיים, סופר-אדמינים בארגון שלכם יקבלו התראה באימייל עם קישור לצפייה בארכיון. אפשר לגשת לארכיון גם דרך מסוף Google Admin.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט נתונים ייבוא וייצוא נתונים ייצוא נתונים.

   אל הכלי לייצוא נתונים

   כדי לבצע את המשימה הזאת, אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

2. בטבלה של ייצוא הנתונים מופיעות כל פעולות ייצוא הנתונים, והיא כוללת את הפרטים האלה:
   • השמות של פעולות הייצוא
   • תאריכי ההתחלה והסיום האחרונים
   • מי הגדיר כל פעולת ייצוא
   • סטטוס הייצוא
   • פעולות שאפשר לבצע לגבי הנתונים שיוצאו
3. בטבלה של ייצוא הנתונים, לוחצים על השם של פעולת הייצוא כדי לראות תצוגה מפורטת.
4. בקטע היקף הייצוא, אפשר לראות אילו משתמשים, קבוצות או יחידות ארגונית יוצאו.
5. בקטע סטטוס אפשר לראות אם הייצוא הושלם או אם היו שגיאות:
   • נכשל: – לא יוצאו נתונים
   • שגיאות: – חלק מהנתונים לא מופיעים בארכיון
   • הושלם: – כל הנתונים יוצאו
6. כדי לצפות בארכיון, לוחצים על פעולות הצגת הארכיון.
7. אם ייצוא הנתונים הסתיים עם שגיאות, אתם יכולים להריץ תיקון שגיאות.

צפייה בארכיון ייצוא הנתונים

ארכיון הנתונים שיוצאו זמין בקובצי ZIP (קבצים דחוסים). בתיקיית הבסיס יש רשימה של תיקיות משתמשים שמכילות את הנתונים שלהם בקובץ ZIP. המידע מחולק לפי שירות כמו Drive או Gmail ולפי מגבלת גודל הקובץ. לדוגמה, למשתמש יכולים להיות נתוני Drive ו-Gmail מחולקים לכמה קבצים עם התוויות: Drive (חלק 1), Drive (חלק 2), Gmail (חלק 1) ו-Gmail (חלק 2).

הערה: סדר השירותים עשוי להשתנות בכל פעם שמייצאים נתונים. אז יכול להיות ש-Drive יופיע ראשון אחרי ייצוא מסוים, ובפעם אחרת Gmail יופיע ראשון.

כדי לראות ולהוריד את ארכיון הנתונים המיוצאים:

1. בממשק המשתמש של Cloud Storage, לוחצים על תיקיית הבסיס.
   
   הערה: חלק מהנתונים, כמו קבצים בתיקיות אחסון שיתופי, שייכים לחשבון השירות ולא למשתמש. בארכיון הייצוא, חשבונות שירות נקראים "משאב".
   בממשק המשתמש של Cloud Storage אפשר להוריד רק אובייקט אחד בכל פעם. כדי להוריד תיקייה או כמה אובייקטים בבת אחת, צריך להשתמש בכלי שורת הפקודה של gcloud storage.
   
   דוגמה:

   gcloud storage cp --continue-on-error --recursive \
   "gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]"

2. לוחצים על קובץ ה-ZIP כדי להוריד את נתוני המשתמש.
3. מחלצים את הקובץ כדי לראות את נתוני המשתמש לפי מוצר.

נושאים קשורים

• אפשרויות לשמירת נתונים של עובדים לשעבר