ייבוא קבצים מחשבון Dropbox

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט נתונים ייבוא וייצוא של נתונים ייבוא נתונים.

   מעבר אל ייבוא נתונים

   כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

2. ב-Dropbox,לוחצים על ייבוא.
3. לוחצים על התחברות ונכנסים ל-Dropbox בתור אדמין של הצוות.

הכלי החדש לייבוא נתונים מעתיק קבצים, תיקיות והרשאות מתיקיות אישיות ותיקיות צוות ב-Dropbox אל Google Drive. כדי להגדיר את היקף הייבוא, יוצרים קובץ CSV (ערכים מופרדים בפסיקים) עם פרטי Dropbox שרוצים לייבא. אפשר ליצור קובץ CSV חדש עם העמודות הנדרשות, או להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. קובץ ה-CSV המלא צריך להיות קטן מ-10MB.

1. ב-Workspace, פותחים תוכנה לגיליונות אלקטרוניים או בוחרים באפשרות הורדת קובץ CSV לדוגמה.
2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת Source DropboxValue (ערך מקור ב-Dropbox) ומזינים כתובת אימייל לכל תיקייה אישית או נתיב תיקייה לכל תיקייה צוותית. תיקיות הצוות מיובאות לתיקיית אחסון שיתופי ספציפית ב-Workspace. כל תיקייה צריכה להיות בשורה נפרדת.

   כדי למצוא מידע על תיקיות אישיות ותיקיות של צוותים במסוף Admin של Dropbox, אפשר לעבור אל איך יוצרים דוח נתונים של חברים או אל איך יוצרים דוח אחסון שיתופי.

   הערה: אפשר לייבא עד 150 תיקיות אישיות או צוותיות של Dropbox בכל פעם.

3. (רלוונטי רק אם מייבאים תיקייה צוותית ב-Dropbox) בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת Target Drive FolderID (מזהה תיקיית היעד ב-Drive) ומזינים את המזהה של האחסון השיתופי ב-Workspace שאליו רוצים לייבא תיקייה צוותית ב-Dropbox.

   אפשר למצוא את המזהים של תיקיות האחסון השיתופי הקיימות בדף ניהול תיקיות אחסון שיתופי במסוף Google Admin.

4. (רלוונטי רק אם מייבאים תיקייה משותפת ב-Dropbox) בעמודה השלישית, מוסיפים את הכותרת משתמש היעד ב-Google ומזינים כתובת אימייל של משתמש ב-Workspace שהנתונים שלו יובאו מתיקייה משותפת ב-Dropbox אל Workspace. כל תיקייה צריכה להיות בשורה נפרדת.

   הערה: משתמש היעד הוא הבעלים של הקובץ במקרים הבאים:

   • אין מידע על היוצר או על המשתמש שביצע את השינוי האחרון.
   • התיקייה ב-Dropbox כוללת רק הרשאות לקבוצות ולא הרשאות למשתמשים.
   • למי שיצר את התיקייה או הקובץ או למי ששינה אותם לאחרונה אין הרשאות מספיקות ב-Workspace.

   מומלץ: כדי למנוע כשלים בייבוא או עיכובים ב-Google Drive, אפשר להוסיף כמה כתובות אימייל בתא מתחת ל'משתמש יעד ב-Google', ולהפריד ביניהן באמצעות פסיקים. אפשר לייבא עד 500,000 פריטים מ-Dropbox עבור משתמש יעד אחד ב-Google.

   לדוגמה:

   Source DropboxValue	מזהה תיקיית היעד ב-Drive	משתמש היעד ב-Google Workspace
   terry@example.com
   /folder/folder2	BDEz25J3DzFb	alan@other-company.com, emma@other-company.com

5. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
6. מעלים את הקובץ למסוף Admin:
   1. לוחצים על העלאת CSV.
   2. בוחרים את קובץ ה-CSV עם המיפוי לוחצים על פתיחה.
   3. לוחצים על 'משימות' כדי לוודא שקובץ המיפוי הועלה.

יוצרים קובץ CSV שני שישמש כקובץ מיפוי זהויות שמקשר בין משתמשים ב-Dropbox למשתמשים ב-Workspace. אפשר ליצור קובץ CSV חדש עם העמודות הנדרשות, או להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. הקובץ הזה צריך להיות נפרד מרשימת התיקיות שרוצים לייבא. הגודל שלו צריך להיות קטן מ-10MB.

לפני שמתחילים: אם מייבאים קבוצות מ-Dropbox לקבוצות Google, צריך:

• יוצרים קבוצות בקבוצות Google בחשבון Workspace. כאן מוסבר איך יוצרים קבוצה בארגון.
• משכפלים את החברות של המשתמשים בקבוצות ב-Dropbox לקבוצות ב-Google.

כדי ליצור את מיפוי הזהויות:

1. פותחים תוכנה לגיליונות אלקטרוניים או בוחרים באפשרות הורדת קובץ CSV לדוגמה ב-Workspace.
2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת ישות מקור ומזינים את כתובות האימייל של משתמשי Dropbox ואת שמות הקבוצות שרוצים לייבא. כל משתמש או קבוצה צריכים להיות בשורה נפרדת.
3. בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל יעד ומזינים כתובת אימייל ב-Workspace שתקבל את המידע המיובא מהמשתמש או מהקבוצה ב-Dropbox שמופיעים בעמודה הראשונה. כל משתמש או קבוצה צריכים להיות בשורה נפרדת.

   לדוגמה:

   זהות המקור	כתובת אימייל יעד
   emma@example.com	emma@other-company.com
   Group Team A	group-team-a@other-company.com

4. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
5. מעלים את הקובץ למסוף Admin:
   1. לוחצים על העלאת CSV.
   2. בוחרים את קובץ ה-CSV עם המיפוי לוחצים על פתיחה.
   3. לוחצים על 'משימות' כדי לוודא שקובץ המיפוי הועלה.

כדי לבחור אילו נתונים להעתיק מ-Dropbox, משתמשים בהגדרות שמפורטות פה:

1. כדי לייבא את כל המשתמשים ב-OneDrive, כולל אלה שלא נמצאים במיפוי הזהויות, מוודאים שהתיבה העתקת חשבונות שלא נכללו במיפוי והתגלו במהלך ייבוא הנתונים מסומנת, ואז בוחרים באחת מהאפשרויות:
   • אם כתובת האימייל של המשתמש ב-Dropbox זהה לכתובת שלו ב-Workspace, מוודאים שהאפשרות שמירה על כתובת האימייל המקורית מסומנת.
   • אם שם הדומיין של כל המשתמשים המיובאים משתנה, בוחרים באפשרות הגדרת החשבונות האלה באמצעות דומיין אימייל אחר ובוחרים דומיין מהרשימה.

   הערה: ההגדרות האלה לא חלות על משתמשים חיצוניים או על קבוצות ב-Dropbox.

2. כדי להעתיק קבצים לפי תאריך, מסמנים את התיבה לכלול רק קבצים שנוצרו או שונו אחרי התאריך הבא ואז בוחרים באחת מהאפשרויות:
   • כדי להעתיק קבצים שנוצרו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות נוצר אחרי ואז בוחרים תאריך.
   • כדי להעתיק קבצים ששונו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות שונו אחרי ואז בוחרים תאריך.

   הערה: הגדרות התאריך מבוססות על אזור הזמן המקומי שלכם והן חלות רק על קבצים ספציפיים, ולא על תיקיות. כל התיקיות מיובאות, בלי קשר לתאריך שבוחרים.

3. אם לא רוצים לייבא את כל סוגי הקבצים, מסמנים את התיבה לא כולל פורמטים ספציפיים של קבצים, ואז מזינים את סיומות הקבצים שרוצים להחריג. צריך להפריד בין סיומות שונות של קבצים באמצעות פסיק (לדוגמה, tmp,‏ log,‏ bak וכו').
4. אם לא רוצים לייבא קבצים גדולים, מסמנים את התיבה להחריג קבצים שהגודל שלהם הוא מעל, מזינים גודל מקסימלי ובוחרים באפשרות MB או GB.
5. לוחצים על שמירה.

1. לוחצים על התחלת הייבוא.
2. תוכלו לראות עדכונים על הפרטים הבאים בזמן אמת במהלך הייבוא:
   • הצלחה – מספר המשימות שהושלמו בהצלחה
   • לא נכללו – משימות שלא נכללו בגלל הגדרות ייבוא מסוימות, או כי הן הושלמו בייבוא קודם.
   • אזהרה – משימות שהושלמו אבל לא כצפוי
   • נכשלו – משימות שהייבוא שלהן נכשל בגלל שגיאה
   • הזמן שחלף – הזמן שחלף מתחילת הייבוא
   • קבצים שנמצאו – מספר הקבצים שזוהו במהלך הייבוא
   • קבצים שיובאו – מספר הקבצים שיובאו בהצלחה
   • קבצים שהמערכת דילגה עליהם – מספר הקבצים שיובאו בעבר והמערכת דילגה עליהם.
   • קבצים שההעברה שלהם נכשלה – מספר הקבצים שהייבוא שלהם נכשל.
   • גודל הקבצים שיובאו – הגודל הכולל של הקבצים שיובאו
   • בעיות שזוהו בזמן חיפוש משימות חדשות – תיקיות מ-Dropbox שלא הייתה אפשרות לסרוק אותן
   בסיום הייבוא תקבלו אימייל עם נתונים סטטיסטיים על הייבוא. כל הדוחות מצורפים.
3. לוחצים על הצגת יומני ייבוא נתונים. אפשר לייצא את הדוח בכל שלב אחרי שתהליך הייבוא מתחיל.
4. אם רשימת המשימות לא נפתחת באופן אוטומטי עם הדוח המיוצא, לוחצים על סמל המשימות בקישור לדוח.
5. כדי לפתוח את הדוח ב-Google Sheets, לוחצים על פתיחה ב-Google Sheets.

אם אתם צריכים להפסיק את ייבוא הנתונים באמצע, לוחצים על הפסקת הייבוא.

יכול להיות שיחלפו כמה דקות עד שהייבוא ייעצר, והפעולה לא תחזיר את תהליך הייבוא למצב הקודם. קבצים שיובאו לפני שהפסקתם את הייבוא לא יימחקו מ-Google Drive.

אתם יכולים להפעיל ייבוא דלתא ולבדוק את המידע על ייבוא שהושלם במסוף Admin רק עד שאתם יוצאים מהייבוא. אם אתם צריכים להפעיל ייבוא קבצים חדש מ-Dropbox, צריך לצאת מהייבוא הנוכחי.

כדי לצאת מייבוא:

1. אם רוצים לייבא קבצים חדשים או מעודכנים לפני שיוצאים, פועלים לפי השלבים במאמר הפעלת ייבוא דלתא ל-Dropbox.
2. (אופציונלי) אם רוצים לשמור יומנים ודוחות מייבוא, לוחצים על צפייה ביומני ייבוא הנתונים ייצוא דוח התיקייה.
3. לוחצים על יציאה מהייבוא יציאה מהייבוא ומחיקתו.

איך להימנע מקבצים כפולים

אם יוצאים מייבוא ואז מתחילים ייבוא חדש של אותו מערך נתונים, יכול להיות שהייבוא השני ייצור קבצים כפולים ב-Workspace. כדי למנוע כפילויות, אל תיצרו 2 ייבואים נפרדים לאותו מערך נתונים.