שימוש בשיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים מ-SharePoint Online

התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Starter,‏ Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ Essentials Starter,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus;‏ Nonprofits;‏ G Suite Basic ו-G Suite Business. השוואה בין המהדורות

כדי לייבא קבצים מ-SharePoint Online ‏ (Microsoft 365) לחשבון Google Workspace של הארגון, אפשר להשתמש בכלי לייבוא נתונים. אלא אם מצוין אחרת, את השלבים הבאים תצטרכו לבצע במסוף Google Admin של חשבון Workspace שאליו אתם מייבאים נתונים.

מידע על שיטת ייבוא הנתונים שמוגדרת כברירת מחדל

  • השיטה הזו משתמשת במכסת ה-API המשותפת של Google.
  • הייבוא לא מוחק או משנה קבצים ב-SharePoint Online. במקום זאת, הקבצים מועתקים לחשבון Workspace של המשתמש.
  • אלא אם מצוין אחרת, את השלבים הבאים תצטרכו לבצע במסוף Google Admin של חשבון Workspace שאליו אתם מייבאים נתונים.
  • לא כל התכונות של SharePoint Online נתמכות. פרטים נוספים מופיעים במאמר אילו נתונים מיובאים מ-SharePoint Online?

אם אתם רוצים לייבא נתונים עם מכסת API משלכם, אתם יכולים להשתמש בשיטה המתקדמת לייבוא נתונים. פרטים נוספים מופיעים במאמר שימוש בשיטה לייבוא נתונים מתקדם מ-SharePoint Online.

דרישות ל-Workspace

  • סופר-אדמין צריך להגדיר ולהפעיל את ייבוא הנתונים. מפיצים לא יכולים לייבא נתונים מהחשבונות של הלקוחות שלהם.
  • צריך ליצור תיקיות אחסון שיתופי ב-Workspace בשביל הקבצים של הארגון. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הגדרת תיקיות באחסון השיתופי בארגון. אם אתם כבר משתמשים בתיקיות אחסון שיתופי, כדאי לעבור אל ניהול תיקיות אחסון שיתופי כאדמינים.
  • צריך להפעיל את Google Drive לכל המשתמשים שרוצים לייבא ל-Workspace. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הפעלה או השבתה של Google Drive ו-Docs למשתמשים.
  • צריך חשבון משתמש ורישיון ב-Workspace לכל משתמש שמייבאים. לפרטים, עיינו במאמר בנושא אפשרויות להוספת משתמשים.
  • אפשר לייבא קבצים מ-SharePoint Online מ-1,000 אתרים לכל היותר בכל פעם. אם אתם צריכים לייבא עוד אתרים, תצטרכו להתחיל ייבוא נתונים נוסף.

דרישות ל-SharePoint Online

לפני שמתחילים: איך למנוע בעיות ידועות

  • אם יוצאים מייבוא נתונים ואז מתחילים ייבוא חדש של אותו מערך נתונים, יכול להיות שהייבוא השני ייצור קבצים כפולים ב-Workspace. כדי למנוע כפילויות בקבצים, אל תיצרו 2 ייבואים לאותה קבוצת נתונים.

  • יכול להיות שתיתקלו בבעיות אם תבצעו את 3 הפעולות הבאות אחרי שתשלימו ייבוא נתונים מ-SharePoint Online למיקום ב-Workspace ותצאו מהייבוא:

    • ליצור ייבוא נתונים חדש לאותו מערך נתונים תוך 14 ימים מהייבוא הראשון.
    • מייבאים את מערך הנתונים למיקום שני ב-Workspace.
    • להפסיק את ייבוא הנתונים לפני שניתן להעתיק נתונים ל-Workspace.

    כשמפעילים מחדש את ייבוא הנתונים, הוא פועל כייבוא דלתא ומעביר את הנתונים מ-SharePoint Online מהמיקום הראשון ב-Workspace למיקום השני ב-Workspace. הנתונים המיובאים לא זמינים יותר במיקום הראשון ב-Workspace.

שלב 1: התחברות ל-SharePoint Online

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז נתונים ואז ייבוא וייצוא של נתונים ואז ייבוא נתונים.

    כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

  2. בקטע ייבוא נתונים מ-Microsoft, לוחצים על SharePoint Online ואז ייבוא.
  3. לוחצים על התחברות ל-Microsoft SharePoint Online ונכנסים לחשבון מיקרוסופט בתפקיד Global Administrator (אדמין כללי). אם אתם לא מצליחים להתחבר לחשבון, ודאו שאתם משתמשים בחשבון אדמין כללי כדי להיכנס למיקרוסופט.

שלב 2: בחירת האתרים לייבוא

הכלי לייבוא נתונים מעתיק קבצים, תיקיות והרשאות מרשימה של אתרי SharePoint Online לאחסון שיתופי ב-Workspace. יוצרים קובץ של ערכים מופרדים בפסיקים (CSV) שכולל את רשימת אתרי SharePoint Online שרוצים לייבא. אפשר ליצור קובץ CSV חדש. אפשר גם להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. קובץ ה-CSV המלא צריך להיות קטן מ-10MB.

כדי ליצור את קובץ ה-CSV:

  1. פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace. לחלופין, במסוף Admin, לוחצים על הורדת קובץ CSV לדוגמה.
  2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת כתובת URL של SharePoint מקור ומזינים את כתובת ה-URL של כל אתר או אוסף אתרים ב-SharePoint Online.
    • כל כתובת URL צריכה להיות בשורה נפרדת.
    • אתרי משנה נכללים באופן אוטומטי. אם רוצים לייבא נתונים של אתרים נוספים, צריך לבצע ייבוא נתונים נפרד. כדי להימנע משגיאות של כפילויות, צריך לכלול בקובץ רק אתרים ראשיים או רק אתרי משנה.
    • כל כתובות ה-URL מפורטות במאמר ניהול אתרים במרכז האדמינים של SharePoint.
  3. בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת Target Drive FolderID (מזהה תיקיית היעד באחסון השיתופי) ומזינים מזהה ייחודי לאחסון השיתופי שאליו רוצים לייבא כל כתובת URL של SharePoint במקור. אפשר למצוא את המזהים של תיקיות האחסון השיתופי הקיימות בדף ניהול תיקיות אחסון שיתופי במסוף Google Admin.
  4. בעמודה השלישית, מוסיפים את הכותרת משתמש היעד ב-Google ומזינים כתובת אימייל ב-Workspace של המשתמש שיש לו הרשאת ניהול לכל מזהה תיקיית יעד ב-Drive.

    לדוגמה:

    כתובת ה-URL של SharePoint כמקור מזהה תיקיית היעד ב-Drive משתמש היעד ב-Google Workspace
    https://company.
    SharePoint.com/SiteMain/    		 1dyUEebJaFnWa3Z4n
    0BFMVAXQ7mfUH11g    		 Kim@your-company.com
    https://company.
    SharePoint.com/
    SiteComms/Events    		 3xyUVNbJaFn9Ym2PL
    0BFMoQXm7PK09vFl    		 Alex@your-company.com
  5. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
  6. מעלים את הקובץ למסוף Google Admin:
    1. במסוף Admin, לוחצים על העלאת CSV.
    2. בוחרים את הקובץ ואז לוחצים על פתיחה.
    3. לוחצים על 'משימות' כדי לוודא שהקובץ הועלה.

  7. אם העלאת קובץ ה-CSV נכשלת:

    1. בוחרים את הקובץ ולוחצים על סמל המחיקה ואז כן כדי לאשר.
    2. יוצרים קובץ חדש ומנסים להעלות אותו שוב.

    אם אתם נתקלים בבעיה הזו יותר מפעם אחת, צרו קשר עם צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.

שלב 3: יצירה והעלאה של מיפוי זהויות

אם צריך, יוצרים קובץ CSV שני (בנפרד מהקובץ של אתרי SharePoint Online) כדי למפות משתמשי SharePoint Online, קבוצות של אתרי SharePoint Online וקבוצות של Microsoft 365 למשתמשים ולקבוצות ב-Workspace. אפשר ליצור קובץ CSV חדש. אפשר גם להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. אין צורך להוסיף משתמשים חיצוניים. ההרשאות שלהם מיובאות כברירת מחדל. קובץ ה-CSV המלא צריך להיות קטן מ-10MB.

לא צריך מפת זהויות אם:

  • כתובת האימייל של האתר ב-SharePoint Online (לדוגמה: raha@example.com) זהה לכתובת האימייל ב-Workspace.
  • לכל המשתמשים יש את אותו שם משתמש ב-SharePoint Online וב-Workspace, אבל הם ממופים לשם דומיין אחר, והשינוי היחיד הוא שם הדומיין החדש (לדוגמה, מ-‎ @example.com ל-‎ @altostrat.com).

אם יש לכם אתרים שצריך למפות ואתרים שלא צריך למפות, אתם יכולים ליצור מיפוי זהויות רק לאתרים שצריך למפות.

לפני שמתחילים:

אם אתם ממפים קבוצות של אתרים ב-SharePoint Online לקבוצות ב-Google, אתם צריכים:

  • יוצרים קבוצות בקבוצות Google לחשבון Workspace.
  • יוצרים את אותם חברים בקבוצות משתמשים ב-Google Groups כמו בקבוצות באתר SharePoint Online.

כדי ליצור את קובץ ה-CSV:

  1. פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace. לחלופין, במסוף Admin, לוחצים על הורדת קובץ CSV לדוגמה.
  2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת Source Entity (ישות מקור) ומזינים כל כתובת אימייל ושם קבוצה שרוצים לייבא מ-SharePoint Online או מ-Microsoft 365. כל משתמש או קבוצה צריכים להיות בשורה נפרדת.
  3. בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל יעד ומזינים כתובת אימייל ב-Workspace שתקבל מידע על ייבוא נתונים מכל משתמש או קבוצה בעמודה הראשונה.

    לדוגמה:

    ישות המקור כתובת אימייל יעד
    Kim@example.com Kim@your-company.com
    groupA@example.com groupA@your-company.com
    מבקרים ב-SiteComms groupsitecomms@your-company.com
  4. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
  5. מעלים את הקובץ למסוף Google Admin:
    1. במסוף Admin, לוחצים על העלאת CSV.
    2. בוחרים את קובץ המיפוי ואז לוחצים על פתיחה.
    3. לוחצים על 'משימות' כדי לוודא שקובץ המיפוי הועלה.
  6. אם העלאת קובץ ה-CSV לא מצליחה:
    1. בוחרים את הקובץ ולוחצים על סמל המחיקה ואז כן כדי לאשר.
    2. יוצרים קובץ חדש ומנסים להעלות אותו שוב. אם אתם נתקלים בבעיה הזו יותר מפעם אחת, צרו קשר עם צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.

(אופציונלי) שלב 4: בחירת הגדרות של ייבוא נתונים

  1. לוחצים על עריכת ההגדרות ומשתמשים באחת מההגדרות הבאות כדי לבחור אילו נתונים להעתיק מ-SharePoint Online.

  2. (אופציונלי) כדי לייבא את כל המשתמשים ב-SharePoint Online ואת כל הקבוצות ב-365, כולל אלה שלא נמצאים במיפוי הזהויות, מסמנים את התיבה מיפוי חשבונות נוספים שהתגלו במהלך ייבוא הנתונים ובוחרים אפשרות:

    • אם כתובת האימייל בחשבון מיקרוסופט זהה לכתובת ב-Google Workspace, בוחרים באפשרות שמירה על כתובת האימייל המקורית.
    • אם שם הדומיין של כל המשתמשים והקבוצות ב-Microsoft 365 שיובאו ישתנה, בוחרים באפשרות הגדרת החשבונות האלה באמצעות דומיין אימייל אחר ואז בוחרים דומיין.

    הערה: אם התיבה מיפוי של חשבונות נוספים שהתגלו במהלך ייבוא הנתונים לא מסומנת, צריך לוודא שמיפוי הזהויות כולל משתמשים שנמחקו או משתמשים שהגישה שלהם לתיבת הדואר חסומה.

  3. (אופציונלי) כדי להעתיק קבצים לפי תאריך, מסמנים את התיבה לכלול רק קבצים שנוצרו או שונו אחרי התאריך הבא ובוחרים באחת מהאפשרויות:

    • כדי להעתיק קבצים שנוצרו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות נוצר על ידי ואז בוחרים תאריך.
    • כדי להעתיק קבצים ששונו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות שונו על ידי ואז מזינים תאריך.

    הערה: הגדרות התאריך מבוססות על אזור הזמן המקומי שלכם והן חלות רק על קבצים ספציפיים, ולא על תיקיות. כל התיקיות מיובאות, בלי קשר לתאריך שבוחרים.

  4. אם לא רוצים לייבא את כל סוגי הקבצים, מסמנים את התיבה לא כולל פורמטים ספציפיים של קבצים ומזינים את סיומות הקבצים שרוצים להחריג. צריך להפריד בין סיומות שונות של קבצים באמצעות פסיק (לדוגמה, tmp,‏ log,‏ bak וכו').

  5. אם לא רוצים לייבא קבצים גדולים יותר, מסמנים את התיבה להחריג קבצים שהגודל שלהם הוא מעל, מזינים גודל מקסימלי ואז בוחרים באפשרות MB או GB.

  6. לוחצים על שמירת השינויים.

שלב 5: הפעלת ייבוא נתונים

לפני שמתחילים

  • השלב הראשוני בכלי לייבוא הנתונים יכול להימשך עד 15 דקות. לפעמים השלב הזה יכול להימשך יותר זמן, ובמהלכו לא יופיעו שינויים בסיכום ההתקדמות. לא צריך להפסיק את הייבוא או לצאת ממנו.
  • התחלת ייבוא נתונים מעניקה גישה ברמת הדומיין ויוצרת מזהה לקוח לייבוא נתונים ב-Workspace. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא שליטה בהרשאות הגישה ל-API באמצעות הענקת גישה ברמת הדומיין.
  1. לוחצים על התחלת הייבוא.
  2. במהלך ייבוא הנתונים, תוכלו לראות עדכונים בזמן אמת לגבי הפרטים הבאים:
    • משימות שנמצאו – המספר הכולל של המשימות שיובאו, שדילגו עליהן או שנכשלו
    • אזהרה – מספר המשימות שהושלמו אבל לא כצפוי.
    • נכשלו – מספר המשימות שהייבוא שלהן נכשל בגלל שגיאה.
    • לא נכללו – מספר המשימות שלא נכללו בגלל הגדרות מסוימות של ייבוא נתונים או כי הן הושלמו בייבוא קודם.
    • הצלחה – מספר המשימות שהושלמו בהצלחה.
    • אתרים שנותחו – מספר האתרים שיובאו באופן מלא
    • קבצים שנמצאו – מספר הקבצים שזוהו במהלך הייבוא
    • קבצים שיובאו – מספר הקבצים שיובאו בהצלחה
    • קבצים שהמערכת דילגה עליהם – מספר הקבצים שיובאו בעבר והמערכת דילגה עליהם.
    • קבצים שההעברה שלהם נכשלה – מספר הקבצים שהייבוא שלהם נכשל
    • בעיות שזוהו בזמן חיפוש משימות חדשות – מספר התיקיות מחשבון המקור שלא הייתה אפשרות לסרוק אותן.
    • הזמן שחלף – הזמן שחלף מאז שהתחיל ייבוא הנתונים
  3. (אופציונלי) כדי לייצא דוח על ייבוא נתונים שבאמצע התהליך:
    1. לוחצים על צפייה ביומני ייבוא הנתונים או על ייצוא דוח האתר.
    2. אם רשימת המשימות לא נפתחת באופן אוטומטי עם הדוח המיוצא, לוחצים על סמל המשימות ואז הקישור לדוח.
    3. כדי לפתוח את הדוח ב-Google Sheets, לוחצים על פתיחה ב-Google Sheets.
  4. (אופציונלי) כדי להפסיק ייבוא באמצע התהליך, לוחצים על הפסקת הייבוא. יכול להיות שיעברו כמה דקות עד שהפעולה הזו תסתיים, ותהליך הייבוא לא יחזור למצב הקודם. אם אתם מריצים אצוות אחרות באותו הזמן, הייבוא של האצוות האלה יימשך. נתונים מ-SharePoint Online שייובאו לפני שהפסקתם את הייבוא לא יימחקו מ-Workspace.

בסיום הייבוא תקבלו אימייל עם נתונים סטטיסטיים על הייבוא, וכל הדוחות יצורפו אליו. פרטים נוספים מופיעים במאמר הסבר על דוח ייבוא נתונים מ-SharePoint Online.

שלב 6: יציאה מייבוא נתונים שהושלם

אחרי שיוצאים מייבוא נתונים, אי אפשר יותר לגשת לנתוני ההגדרה או לדוחות שלו.

אתם יכולים להפעיל ייבוא דלתא ולבדוק את המידע על ייבוא נתונים שהושלם במסוף Admin רק עד שאתם יוצאים מהייבוא. אם אתם צריכים להפעיל ייבוא נתונים חדש מ-SharePoint Online, צריך לצאת מהייבוא הקיים.

כדי לצאת מייבוא נתונים שהושלם:

  1. אם רוצים לייבא קבצים חדשים או מעודכנים לפני שיוצאים, פועלים לפי השלבים במאמר הפעלת ייבוא דלתא ל-SharePoint Online.
  2. (אופציונלי) כדי לשמור דוחות מייבוא נתונים, לוחצים על צפייה ביומני ייבוא נתונים ואז ייצוא דוח האתר.
  3. לוחצים על יציאה מהייבוא ואז יציאה ומחיקת הייבוא.

ייבוא נתונים נועד לשמש כתכונה שתומכת בפרודוקטיביות ולא ככלי עזר בנושאי תאימות משפטית. האחריות לבדיקה של צורכי התאימות המשפטית של הארגון ועמידה בהם חלה עליכם ועל הארגון שלכם. אם יש קבצים ותיקיות שדרושים לכם לצורכי תאימות משפטית, מומלץ לגבות את הקבצים שנמצאים ב-SharePoint Online לפני ייבוא הנתונים ל-Google Workspace.

מטריצת המוצרים להעברה של Google Workspace


‫Google‏, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.