Exchange Online में मौजूद डेटा को स्कैन करना

1. Google Admin console में, मेन्यू डेटा डेटा इंपोर्ट और एक्सपोर्ट करें डेटा इंपोर्ट करें पर जाएं.

   डेटा इंपोर्ट पर जाएं

   यह टास्क पूरा करने के लिए, आपको सुपर एडमिन के तौर पर साइन इन करना होगा.

2. बेहतर स्कैन के लिए,नया स्कैन पर क्लिक करें.
3. स्कैन का नाम के लिए, माइग्रेशन स्कैन का नाम डालें. इसके बाद, जारी रखें पर क्लिक करें.
4. क्लाइंट आईडी के लिए, अपने Exchange Online खाते का यूनीक आईडी नंबर डालें.
5. क्लाइंट सीक्रेट के लिए, अपने Microsoft Entra किरायेदार के लिए क्लाइंट सीक्रेट वैल्यू डालें.
6. Tenant ID के लिए, Microsoft Entra tenant का यूनीक आईडी नंबर डालें.
7. कनेक्ट करें पर क्लिक करें.

कॉमा लगाकर अलग की गई वैल्यू (CSV) फ़ाइल बनाएं. इसमें Exchange Online के उन उपयोगकर्ताओं की सूची शामिल करें जिनका डेटा आपको स्कैन करना है. नई CSV फ़ाइल बनाई जा सकती है. इसके अलावा, सैंपल फ़ाइल डाउनलोड करके जानकारी जोड़ी जा सकती है. पूरी की गई CSV फ़ाइल का साइज़ 10 एमबी से कम होना चाहिए. साथ ही, इसमें 2,000 से ज़्यादा उपयोगकर्ता नहीं होने चाहिए.

अपने Exchange Online किरायेदार के उपयोगकर्ताओं के बारे में जानकारी पाने के लिए, अपने संगठन में ग्रुप बनाना लेख पढ़ें.

CSV फ़ाइल बनाने के लिए:

1. अपने Workspace एडमिन खाते का इस्तेमाल करके, स्प्रेडशीट प्रोग्राम खोलें. इसके अलावा, Admin console में जाकर सैंपल CSV फ़ाइल डाउनलोड करें को चुनें.
2. सोर्स Exchange ईमेल हेडर जोड़ें. इसके बाद, हर उस Exchange Online उपयोगकर्ता के लिए एक ईमेल पता जोड़ें जिसका डेटा आपको स्कैन करना है. हर ईमेल पते के लिए अलग लाइन का इस्तेमाल करें.

   उदाहरणः

   सोर्स एक्सचेंज का ईमेल पता

   kim@example.com

   alex@example.com

3. स्प्रेडशीट को CSV फ़ाइल के तौर पर सेव करें.
4. फ़ाइल को Admin console में अपलोड करें:
   1. अपने Admin console में, CSV फ़ाइल अपलोड करें पर क्लिक करें.
   2. फ़ाइल चुनेंखोलें पर क्लिक करें.
   3. फ़ाइल के अपलोड होने की पुष्टि करने के लिए, Tasks पर क्लिक करें.
5. अगर CSV फ़ाइल अपलोड नहीं होती है, तो:
   1. फ़ाइल चुनें और पुष्टि करने के लिए, मिटाएंहां पर क्लिक करें.
   2. एक नई फ़ाइल बनाएं और उसे फिर से अपलोड करने की कोशिश करें.

   अगर आपको यह समस्या एक से ज़्यादा बार आती है, तो Google Workspace की सहायता टीम से संपर्क करें.

आपको जिस डेटा को स्कैन करना है उसे चुनने के लिए, यहां दी गई सेटिंग में बदलाव करें.

1. सेटिंग में बदलाव करें पर क्लिक करें.
2. यहां दिए गए एक या उससे ज़्यादा बॉक्स पर सही का निशान लगाकर चुनें कि आपको चुने गए सभी उपयोगकर्ताओं के लिए कौनसा डेटा स्कैन करना है:
   • ईमेल
   • कैलेंडर इवेंट
   • संपर्क
3. तारीख की सीमा के लिए, वह तारीख डालें जबसे आपको चुने गए सोर्स से डेटा स्कैन करना है. चुनी गई तारीख के बाद मिले या भेजे गए सभी ईमेल और कैलेंडर इवेंट स्कैन किए जाते हैं. साथ ही, सभी संपर्कों को स्कैन किया जाता है, भले ही उन्हें कभी भी बनाया गया हो.
4. (ज़रूरी नहीं) ईमेल के विकल्प के लिए, इनमें से किसी भी बॉक्स पर सही का निशान लगाएं. इससे यह तय किया जा सकेगा कि किस तरह की ईमेल जानकारी को स्कैन किया जाए:
   • मिटाए गए ईमेल शामिल करें—मिटाए गए ईमेल मैसेज स्कैन करें.
   • जंक ईमेल शामिल करें—स्पैम फ़ोल्डर में मौजूद ईमेल मैसेज स्कैन करें.
   • चुनिंदा फ़ोल्डर शामिल न करें—शामिल न किए गए फ़ोल्डर के नाम डालें और उन्हें कॉमा लगाकर अलग करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, फ़ोल्डर को माइग्रेशन से बाहर रखना लेख पढ़ें.
5. (ज़रूरी नहीं) Exchange Online का इस्तेमाल करने वाले लोगों के कैलेंडर और इवेंट स्कैन करने के लिए, दूसरे कैलेंडर कॉपी करें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं. इनमें निजी अपॉइंटमेंट के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले कैलेंडर भी शामिल हैं.
6. Save changes पर क्लिक करें.

फ़ोल्डर को माइग्रेशन में शामिल न करें

• Exchange Online के हर फ़ोल्डर या सबफ़ोल्डर का नाम अलग से जोड़ें.
• किसी फ़ोल्डर को माइग्रेशन से बाहर रखने पर, उसके सब-फ़ोल्डर और उनमें मौजूद ईमेल मैसेज माइग्रेट नहीं किए जाते.
• किसी सबफ़ोल्डर को बाहर रखने के लिए, पूरा पाथ इस्तेमाल करें. साथ ही, पैरंट फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर को फ़ॉरवर्ड स्लैश (/) से अलग करें. उदाहरण के लिए:
  • अगर आपको यात्रा फ़ोल्डर में मौजूद एशिया सब-फ़ोल्डर को बाहर रखना है, तो यात्रा/एशिया डालें.
  • अगर आपने सूची में यात्रा जैसे कि यात्रा, यात्रा/एशिया को भी जोड़ा है, तो सभी सबफ़ोल्डर अपने-आप बाहर निकल जाएंगे.
• अगर आपको किसी ऐसे फ़ोल्डर को बाहर रखना है जिसके नाम में फ़ॉरवर्ड स्लैश (/) है, तो हर स्लैश को अंडरस्कोर (_) से बदलें. उदाहरण के लिए, Folder/with/slash को बाहर रखने के लिए, इसे Folder_with_slash के तौर पर जोड़ें.
• डिफ़ॉल्ट Microsoft फ़ोल्डर को भी स्कैन से बाहर रखा जा सकता है. जैसे, मिटाए गए आइटम, इनबॉक्स या जंक ईमेल. इसके अलावा, उपयोगकर्ता के बनाए गए फ़ोल्डर को भी स्कैन से बाहर रखा जा सकता है.

1. स्कैन शुरू करें पर क्लिक करें.

   स्टेटस बदलकर 'जारी है' हो जाता है. साथ ही, यहां दी गई जानकारी रीयल टाइम में अपडेट होती है:

   • प्रोसेस किए गए उपयोगकर्ता—उन उपयोगकर्ताओं की संख्या जिन्हें चुने गए सभी डेटा टाइप के लिए स्कैन किया गया था.
   • मिले ईमेल—Exchange Online का इस्तेमाल करने वाले लोगों के खातों में मौजूद ईमेल मैसेज की संख्या.
   • कैलेंडर मिले—माइग्रेट किए गए कैलेंडर की संख्या.
   • कैलेंडर इवेंट का पता चला—Exchange Online का इस्तेमाल करने वाले लोगों के कैलेंडर में मौजूद इवेंट की संख्या.
   • मिले हुए संपर्क—Exchange Online का इस्तेमाल करने वाले लोगों के खातों में मौजूद संपर्कों की संख्या.
2. माइग्रेशन स्कैन को रोके बिना, स्कैन के स्टेटस की रिपोर्ट वाले पेज से बाहर जाया जा सकता है. माइग्रेशन के लिए स्कैनिंग तब तक जारी रहेगी, जब तक उसे रद्द नहीं किया जाता.
3. (ज़रूरी नहीं) माइग्रेशन स्कैन की प्रोसेस के दौरान रिपोर्ट एक्सपोर्ट करने के लिए:
   1. उपयोगकर्ता की रिपोर्ट एक्सपोर्ट करें या स्कैन के लॉग देखें पर क्लिक करें.
   2. अगर एक्सपोर्ट की गई रिपोर्ट के साथ Tasks की सूची अपने-आप नहीं खुलती है, तो रिपोर्ट के लिंक पर Tasks क्लिक करें.
   3. रिपोर्ट को Sheets में खोलने के लिए, Google Sheets में खोलें पर क्लिक करें.
   4. रिपोर्ट एक्सपोर्ट करने और उन्हें समझने के लिए, माइग्रेशन स्कैन की रिपोर्ट को समझना पर जाएं.

माइग्रेशन के लिए चल रहे स्कैन को रोकने के लिए, स्कैन रोकें पर क्लिक करें. माइग्रेशन स्कैन को बंद होने में कुछ मिनट लग सकते हैं. साथ ही, माइग्रेशन स्कैन की प्रोसेस को पहले जैसा नहीं किया जा सकता.

डेटा को स्कैन करने के बाद, नए और अपडेट किए गए डेटा को स्कैन करने के लिए, फिर से स्कैन करें पर क्लिक करें.

अगर Exchange Online के उन उपयोगकर्ताओं या डेटा में बदलाव हुए हैं जिन्हें पहले स्कैन किया गया था, तो माइग्रेशन स्कैन को फिर से चलाने पर, माइग्रेशन स्कैन रिपोर्ट में बदलावों का पता चलता है और उसे अपडेट किया जाता है.