Những dữ liệu nào được nhập trong quá trình nhập dữ liệu từ Exchange Online?

Sử dụng công cụ nhập dữ liệu để sao chép dữ liệu từ Microsoft Exchange Online sang người dùng Google Workspace của tổ chức bạn. Bạn có thể nhập dữ liệu email, lịch và danh bạ.

Công cụ này không xoá hoặc sửa đổi dữ liệu hiện có trong Exchange Online, nhưng một số tính năng không được hỗ trợ trong Workspace.

2 cách nhập dữ liệu

Bạn có thể chọn 1 trong 2 cách để nhập dữ liệu từ Exchange Online vào Workspace bằng công cụ nhập dữ liệu mới:

• Nhập dữ liệu mặc định – Sử dụng hạn mức API dùng chung của Google, cho phép bạn nhập dữ liệu cho tối đa 1.000 người dùng Exchange Online cùng một lúc. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Sử dụng phương thức nhập dữ liệu mặc định cho Exchange Online.

• Nhập dữ liệu nâng cao – Sử dụng hạn mức API riêng. Sau khi thiết lập một ứng dụng Microsoft Azure thông qua cổng thông tin Azure, bạn có thể nhập dữ liệu Exchange Online vào Workspace theo lô. Bạn có thể thêm tối đa 5.000 người dùng vào một lô và nhập tối đa 10 lô cùng một lúc. Để nhập dữ liệu vào Workspace bằng phương thức này, hãy xem bài viết Sử dụng phương thức nhập dữ liệu nâng cao cho Exchange Online.

Dữ liệu và tính năng đã nhập

Nhập dữ liệu email sau:

• Thư email – Tất cả thư email, bao gồm cả thư nháp và thư đã gửi, trong tất cả thư mục và thư mục con. Bạn có thể loại trừ email rác và các mục đã xoá.
• Thư mục và thư mục con – Nhập vào Gmail dưới dạng nhãn. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Cách nhập thư mục (ở phần sau trên trang này).
• Tệp đính kèm – Nhập vào Gmail, trừ phi thư và tệp đính kèm có kích thước lớn hơn 150 MB hoặc loại tệp bị Gmail chặn. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Các loại tệp bị chặn trong Gmail.
• Trạng thái – Trạng thái đã đọc và chưa đọc của thư.
• Mức độ quan trọng – Thư có mức độ quan trọng là Cao sẽ được nhập kèm theo nhãn Quan trọng. Thư có mức độ quan trọng là Thấp hoặc Trung bình sẽ không được gắn nhãn Quan trọng.
• Hộp thư dùng chung – Nhập vào Gmail dưới dạng hộp thư thông thường. Bạn có thể cho phép uỷ quyền cho Gmail sau khi nhập. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Cho phép người dùng uỷ quyền truy cập vào tài khoản Gmail.
• Chỉ báo trạng thái email – Các thư email bị tạm ngưng sẽ được nhập bằng nhãn tuỳ chỉnh Tạm ngưng. Email lưu trữ được nhập bằng nhãn Archive_ tuỳ chỉnh.

Nhập dữ liệu lịch sau:

• Lịch – Nhập lịch chính và lịch bổ sung.
• Lịch tài nguyên – Nhập nếu bạn cung cấp mối liên kết phù hợp.
• Sự kiện sau ngày bắt đầu nhập (có thể định cấu hình) –
  • Sự kiện cả ngày.
  • Người tham dự có mã nhận dạng email đích (nếu bạn cung cấp thông tin liên kết người tham dự).
  • Trạng thái, mức độ nhạy cảm và lời nhắc.
• Sự kiện định kỳ – Sự kiện định kỳ không có ngày kết thúc sẽ được nhập với ngày kết thúc là ngày 31 tháng 12 năm 2099.
• Múi giờ – Múi giờ của sự kiện sẽ được nhập.
• Cuộc họp trên Microsoft Teams – Nhập đường liên kết đến cuộc họp. Các cuộc họp sẽ không được chuyển đổi thành cuộc họp trên Google Meet.

Sau đây là các dữ liệu liên hệ được nhập:

• Người liên hệ – Nhập tất cả người liên hệ chưa bị xoá trong tổ chức của bạn. Nhập danh bạ của từng người dùng. Bạn có thể có tối đa 27.000 người liên hệ trong tổ chức của mình.
• Thư mục – Nhập tất cả thư mục danh bạ chưa bị xoá. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Cách nhập thư mục (ở phần sau trên trang này).
• Danh mục – Tất cả danh mục có ít nhất một lần nhập người liên hệ. Danh mục sẽ trở thành nhãn trong Danh bạ Google.
• Thông tin liên hệ
• Số điện thoại liên hệ – Nhập tất cả số điện thoại của doanh nghiệp và số điện thoại nhà riêng. Mỗi người liên hệ chỉ có thể nhập một số điện thoại di động.

Những dữ liệu nào không được nhập?

Dữ liệu email sau đây sẽ không được nhập:

• Thư có kích thước lớn hơn 150 MB
• Soạn email không có tiêu đề Từ
• Danh mục
• Thư email trong Ghi chú hoặc bất kỳ thư mục con nào của thư mục này
• Hộp thư lưu trữ tại chỗ
• Một số chỉ báo trạng thái email, bao gồm cả email được ghim, gắn cờ và lên lịch
• Thư mục dùng chung
• Trạng thái của thư mục có gắn dấu sao

Dữ liệu lịch sau đây sẽ không được nhập:

• Các chế độ cài đặt dành riêng cho lịch, chẳng hạn như màu sắc và múi giờ.
• Các lịch bổ sung cho tài nguyên không được Lịch Google hỗ trợ.
• Lịch dùng chung sẽ không được nhập cho những người dùng được chia sẻ lịch. Các sự kiện này chỉ được nhập vào lịch của người dùng sở hữu lịch đó.
• Những sự kiện xảy ra trước ngày bắt đầu nhập.
• Tệp đính kèm sự kiện.
• Nếu người dùng sửa đổi một sự kiện đã được nhập trong Lịch Google, thì sự kiện đó sẽ không được nhập lại trong các lần nhập delta hoặc nhập đầy đủ trong tương lai.
• Nội dung mô tả sự kiện được nhập dưới dạng văn bản thuần tuý. Không hỗ trợ định dạng văn bản.

Không nhập được những dữ liệu liên hệ sau:

• Một số loại người liên hệ
  • Danh bạ Thư
  • Danh sách địa chỉ chung
  • Đã xoá người liên hệ và thư mục
• Danh bạ

• Một số thông tin về trạng thái liên hệ (mặc dù chính các liên hệ đó được nhập):

  • Liên hệ thường xuyên

  • Người liên hệ được gắn dấu sao – Nếu bạn muốn những người liên hệ này xuất hiện dưới dạng mục yêu thích trong Danh bạ Google, hãy thêm họ vào một danh mục có tên là starred (tên này phân biệt chữ hoa chữ thường) trong Exchange Online.

    Lưu ý: Nếu bạn tạo một thư mục có tên là đã gắn dấu sao trong phiên bản cũ của Danh bạ Exchange rồi bật Danh bạ mới trong Exchange, thì phiên bản mới của Danh bạ có thể hiển thị thư mục đã gắn dấu sao dưới dạng một danh mục. Thư mục này sẽ được nhập vào Danh bạ Google bằng nhãn đã gắn dấu sao. Những người liên hệ có nhãn có gắn dấu sao sẽ không được đánh dấu là Người liên hệ yêu thích.

• Danh mục trống không chứa người liên hệ nào

• Một số thông tin liên hệ:

  • Tên viết tắt của người liên hệ
  • Đường liên kết đến trang web cá nhân
  • Ảnh hồ sơ
  • Ngày kỷ niệm

• Số điện thoại liên hệ

  • Nếu một người liên hệ có nhiều số điện thoại di động, thì chỉ có một số được nhập
  • Số fax nhà riêng và số fax doanh nghiệp
  • Số máy nhắn tin
  • Các số khác

• Mọi dữ liệu liên hệ vượt quá giới hạn cho phép. Mọi giới hạn của Danh bạ Google đều áp dụng cho danh bạ đã nhập, bao gồm cả giới hạn về tổng số người liên hệ, kích thước cho mỗi người liên hệ và kích thước của từng trường. Tìm hiểu thêm

Cách nhập thư mục

Các thư mục email và danh bạ của Microsoft Exchange Online sẽ được nhập dưới dạng nhãn trong Gmail. Nhãn có cùng tên với thư mục nguồn.

Cách nhập thư mục email

• Nếu có xung đột về tên giữa một thư mục và một nhãn hệ thống dành riêng của Gmail (chẳng hạn như Đã gửi, Thùng rác hoặc Chưa đọc), thì các thư sẽ được nhập vào nhãn dành riêng đó.
• Tên thư mục có dấu gạch chéo (chẳng hạn như A/B/C) sẽ trở thành nhãn có dấu gạch dưới (chẳng hạn như A_B_C).
• Thư mục dùng chung sẽ không được nhập.
• Trạng thái thư mục có gắn dấu sao không được nhập.
• Những thư có trong nhiều thư mục sẽ chỉ được nhập một lần. Ví dụ: nếu thư có trong Thư mục A và Thư mục B trong Outlook, thì thư đó sẽ được nhập vào Thư mục A hoặc Thư mục B trong Gmail. Người dùng có thể tìm kiếm trong mục Tất cả thư để tìm thư.
• Trong quá trình nhập, đường dẫn đầy đủ của một thư mục sẽ trở thành tên nhãn. Những thư mục có đường dẫn dài hơn 225 ký tự sẽ không được nhập. Các thư trong những thư mục này sẽ được nhập, nhưng không có nhãn.

Bảng sau đây cho biết cách thư mục email được liên kết với nhãn:

Cách nhập thư mục liên hệ

Danh bạ Google có hệ thống phân cấp nhãn một cấp thay vì thư mục. Nhiều cấp thư mục liên hệ trong Exchange Online được nhập vào một cấp nhãn duy nhất trong Danh bạ. Danh mục người liên hệ trên Exchange Online cũng trở thành nhãn trong Danh bạ.

Trước khi nhập dữ liệu, thư mục danh bạ trên Exchange Online có thể có một hệ phân cấp như ví dụ sau:

• Thư mục 1 (thư mục mẹ)
  • Folder2 (thư mục lồng nhau)
    • Contact1
      • Danh mục 1
      • Category2

Sau khi nhập dữ liệu, tất cả thư mục và danh mục sẽ được thu gọn thành một cấp nhãn duy nhất, có tên phản ánh hệ thống phân cấp ban đầu của Exchange Online. Contact1 có một nhãn cho thư mục mà nó được lồng trong Exchange Online và nhãn riêng cho từng danh mục được liên kết:

• Thư mục 1 nhập vào một nhãn có tên là Thư mục 1.
• Folder2 nhập vào một nhãn có tên là Folder1 – Folder2, được liên kết với Contact1.
• Danh mục 1 nhập vào nhãn được liên kết với Người liên hệ 1.
• Category2 nhập vào nhãn được liên kết với Contact1.

Ngoài ra, khi bạn nhập thư mục người liên hệ vào Danh bạ:

• Nếu một thư mục người liên hệ trên Exchange Online và một nhãn Người liên hệ hiện có có cùng tên, thì người liên hệ trên Exchange Online sẽ được nhập vào nhãn Người liên hệ hiện có.
• Nếu một thư mục danh bạ Exchange Online có tên rỗng, chẳng hạn như " ", thì thư mục sẽ nhập với dấu gạch dưới ("_") cho tên.
• Các liên hệ trong thư mục Đã xoá sẽ không được nhập.

Google, Google Workspace cũng như các nhãn hiệu và biểu trưng có liên quan là các nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.