¿Qué se importa de Exchange Online?

Usa la herramienta de importación de datos para copiar datos de Microsoft Exchange Online a los usuarios de Google Workspace de tu organización. Puedes importar datos de correo electrónico, calendario y contactos.

La herramienta no borra ni modifica los datos existentes en Exchange Online, pero algunas funciones no son compatibles con Workspace.

2 formas de importar datos

Con la nueva herramienta de importación de datos, puedes elegir entre 2 formas diferentes de importar datos de Exchange Online a Workspace:

• Importación de datos predeterminada: Usa la cuota de API compartida de Google, lo que te permite importar datos de hasta 1,000 usuarios de Exchange Online a la vez. Para obtener más información, consulta Cómo usar el método de importación de datos predeterminado para Exchange Online.

• Importación de datos avanzada: Utiliza tu propia cuota de API dedicada. Una vez que configures una aplicación de Microsoft Azure a través de Azure Portal, podrás importar tus datos de Exchange Online a Workspace en lotes. Puedes agregar hasta 5,000 usuarios a un lote y, luego, importar hasta 10 lotes a la vez. Para importar datos a Workspace con este método, consulta Cómo usar el método avanzado de importación de datos para Exchange Online.

Datos y atributos importados

Se importan los siguientes datos de correos electrónicos:

• Mensajes de correo electrónico: Todos los mensajes de correo electrónico, incluidos los borradores y los elementos enviados, en todas las carpetas y subcarpetas. Puedes excluir el correo electrónico no deseado y los elementos borrados.
• Carpetas y subcarpetas: Se importan a Gmail como etiquetas. Para obtener más información, consulta Cómo se importan las carpetas (más adelante en esta página).
• Archivos adjuntos: Se importan a Gmail, a menos que el mensaje y el archivo adjunto superen los 150 MB o que Gmail bloquee el tipo de archivo. Para obtener más información, consulta Tipos de archivo que bloquea Gmail.
• Estado: Estado de lectura y no lectura de los mensajes de correo electrónico.
• Nivel de importancia: Los mensajes con un nivel de importancia Alto se importan con la etiqueta Importante. Los mensajes con un nivel de importancia Bajo o Medio no reciben la etiqueta Importante.
• Indicadores de estado de los correos electrónicos: Los mensajes de correo electrónico pospuestos se importan con una etiqueta personalizada de Pospuesto. Los mensajes de correo electrónico archivados se importan con una etiqueta personalizada Archive_.
• Buzones de archivo local de Microsoft: El método avanzado de importación de datos copia los archivos locales de los buzones de archivo local de los usuarios activos. Los usuarios suspendidos no recibirán correos electrónicos, invitaciones de calendario ni archivos mientras estén suspendidos, pero no se borrarán sus datos de usuario. El método de importación de datos predeterminado no admite los archivos locales.
• Buzones de usuario y compartidos: Si un buzón de usuario o compartido se asigna a un grupo válido, el buzón se importa a Grupos de Google como una bandeja de entrada colaborativa. Los estados de leído y no leído de los mensajes importados no se importan a Grupos. Si un buzón de correo compartido o de usuario se asigna a una cuenta de usuario de Gmail, el usuario puede compartir el acceso después de que se complete la importación de datos. Para obtener más información, consulta Cómo permitir que los usuarios deleguen el acceso a una cuenta de Gmail.
• Buzones de correo de grupos de Microsoft 365 para Outlook: El método avanzado de importación de datos copia conversaciones y subprocesos a Grupos de Google, con un límite de 100 publicaciones por subproceso. El método de importación de datos predeterminado no admite buzones de correo grupales.
• Reglas de mensajes de Outlook: Existen diferencias entre los filtros de Outlook y los de Gmail. Para obtener más información, consulta Cómo se importan las reglas de Outlook.
• Configuración del buzón de correo: La configuración del buzón de correo, como la de Fuera de la oficina, se importa automáticamente cuando eliges el correo electrónico como fuente de datos para la herramienta de importación de datos. Para obtener más información, consulta Cómo configurar los parámetros de importación.

Se importan los siguientes datos del calendario:

• Calendarios: Importación de calendarios principales y adicionales
• Calendarios de recursos: Se importan si se proporciona una asignación adecuada.
• Eventos posteriores a la fecha de inicio de la importación (configurable):
  • Eventos que duran todo el día
  • Es el ID de correo electrónico de los asistentes objetivo (si se proporciona la asignación de asistentes).
  • Estado, sensibilidad y recordatorios
• Eventos recurrentes: Los eventos recurrentes sin fecha de finalización se importan con una fecha de finalización del 31 de diciembre de 2099.
• Zona horaria: Se importará la zona horaria del evento.
• Reuniones de Microsoft Teams: Se importan vínculos de reuniones. Las reuniones no se convierten en reuniones de Google Meet.
• Adjuntos de eventos: El método avanzado de importación de datos crea una carpeta Imported Calendar Attachments en Mi unidad de Google para cada asistente a un evento del Calendario de Google con archivos adjuntos. Cada asistente recibe una copia del archivo adjunto. Se admiten archivos adjuntos de hasta 150 MB. El método de importación de datos predeterminado no admite archivos adjuntos de eventos.
• Excepciones del calendario: La importación de datos incluye los cambios realizados en una sola instancia de un evento recurrente.
• Permisos del calendario: El método avanzado de importación de datos admite la copia de permisos de calendario de usuarios, grupos y dominios a Calendario de Google. Los calendarios que se comparten con los usuarios se agregan automáticamente a la lista de calendarios de cada usuario. El método de importación de datos predeterminado no admite permisos de calendario.

Se importan los siguientes datos de contacto:

• Contactos: Se importan todos los contactos no borrados de tu organización. Importación de contactos de usuarios individuales Puedes tener hasta 27,000 contactos en tu organización.
• Carpetas: Se importan todas las carpetas de contactos que no se borraron. Para obtener más información, consulta Cómo se importan las carpetas (más adelante en esta página).
• Categorías: Todas las categorías con al menos una importación de contactos. Las categorías se convierten en etiquetas en Contactos de Google.
• Detalles de contacto
• Números de contacto: Se importan todos los números de teléfono de la casa y la empresa. Se importa un número de teléfono celular para cada contacto.

Se importan los siguientes datos de tareas:

• Tareas personales: Las tareas de Microsoft To Do se importan a Google Tasks.
• Listas de tareas: Todas las listas de tareas se importan a Tasks como listas de tareas de nivel superior. Puedes importar hasta 100 listas de tareas.
• Propiedades principales: El título, las notas, el estado, la fecha de finalización y la fecha límite de una tarea se importan con la tarea.
• Importancia y fechas límite: La configuración de importancia alta y baja, y las fechas límite se importan como texto en el campo de notas de una tarea.

¿Qué no se importa?

No se importan los siguientes datos de correo electrónico:

• Mensajes de correo electrónico de más de 150 MB
• Borradores de mensajes de correo electrónico sin un encabezado De
• Categorías
• Mensajes de correo electrónico en Notas o cualquiera de sus subcarpetas
• Ciertos indicadores de estado de correo electrónico, como fijado, marcado y programado
• Carpetas compartidas
• Estado de la carpeta destacada
• En el caso de los buzones de correo grupales, los correos electrónicos sin encabezados MIME y los correos electrónicos que no están en la carpeta Recibidos de Microsoft

No se importan los siguientes datos del calendario:

• Parámetros de configuración específicos del calendario, como el color y la zona horaria
• Calendarios adicionales para recursos, que no son compatibles con el Calendario de Google.
• Son los eventos que ocurren antes de la fecha de inicio de la importación.
• El método de importación de datos predeterminado no importa los archivos adjuntos de eventos ni los permisos del calendario.
• Si un usuario modifica en el Calendario de Google un evento que ya se importó, el evento no se volverá a importar en las importaciones delta o completas futuras.
• Las descripciones de eventos se importan como texto sin formato. No se admite el formato de texto.
• Archivos ICS (archivos de eventos de calendario)
• Son archivos adjuntos de eventos no nativos.
• Borradores de eventos de calendario, que no son compatibles con el Calendario de Google

No se importan los siguientes datos de contacto:

• Ciertos tipos de contactos
  • Contactos de correo electrónico
  • Tu lista global de direcciones
  • Contactos y carpetas borrados
• Listas de contactos

• Cierta información de estado de los contactos (aunque los contactos en sí se importan):

  • Contactos frecuentes

  • Contactos destacados: Si quieres que estos contactos aparezcan como favoritos en Contactos de Google, agrégalos a una categoría llamada starred (el nombre distingue mayúsculas de minúsculas) en Exchange Online.

    Nota: Si creas una carpeta llamada starred en la versión anterior de Contactos de Exchange y, luego, activas Contactos nuevos en Exchange, es posible que la nueva versión de Contactos muestre la carpeta starred como una categoría. Esta carpeta se importa a Contactos de Google con la etiqueta Destacados. Los contactos con la etiqueta destacado no se marcan como favoritos.

• Categorías vacías que no contienen contactos

• Algunos detalles de contacto:

  • Iniciales de los contactos
  • Vínculos a páginas web personales
  • Fotos de perfil
  • Fechas de aniversario

• Números de contacto

  • Si un contacto tiene varios números de teléfono celular, solo se importará uno.
  • Números de fax personales y comerciales
  • Números de buscapersonas
  • Otros números

• Cualquier dato de contacto que supere el límite permitido Todos los límites de Contactos de Google se aplican a los contactos importados, incluidos los límites en la cantidad total de contactos, el tamaño por contacto y el tamaño de los campos individuales. Más información

No se importan los siguientes datos de tareas:

• Tareas recurrentes: No se importan los parámetros de configuración de recurrencia de las tareas. Una tarea recurrente se importa como una sola tarea única.
• Fechas y horas de vencimiento: Las tareas con fecha límite se importan como tareas de todo el día sin una hora establecida.
• Archivos adjuntos: No se admiten los archivos adjuntos de Microsoft To Do y no se importan.
• Tareas de Planner: No se admiten las tareas de Microsoft Planner y no se importan.

Cómo se importan las carpetas

Las carpetas de contactos y correos electrónicos de Microsoft Exchange Online se importan como etiquetas en Gmail. Las etiquetas tienen el mismo nombre que sus carpetas de origen.

Cómo se importan las carpetas de correo electrónico

• Si hay un conflicto de nombres entre una carpeta y una etiqueta reservada del sistema de Gmail (como Enviados, Papelera o No leídos), los mensajes se importan a la etiqueta reservada.
• Los nombres de carpeta con barras (como A/B/C) se convierten en etiquetas con guiones bajos (como A_B_C).
• Si es necesario, solo se agrega un guion bajo (_) al final de una carpeta de nivel superior. Por ejemplo, una carpeta en Exchange, como Bin/All Mail, se convierte en Bin_/All Mail. No se agregan guiones bajos a las subetiquetas.
• No se importan las carpetas compartidas.
• No se importa el estado de la carpeta destacada.
• Los mensajes que se encuentran en más de una carpeta solo se importan una vez. Por ejemplo, si el mensaje está presente en FolderA y FolderB en Outlook, se importará a FolderA o FolderB en Gmail. Los usuarios pueden buscar en Todos para encontrar el mensaje.
• Durante una importación, la ruta de acceso completa de una carpeta se convierte en el nombre de la etiqueta. No se importan las carpetas con rutas de acceso de más de 225 caracteres. Se importarán los mensajes que se encuentren dentro de estas carpetas, pero no incluirán la etiqueta.

Ejemplos de asignación de carpetas de Exchange a etiquetas de Gmail

Cómo se importan las carpetas de contactos

En Contactos de Google, hay una jerarquía de etiquetas de un solo nivel en lugar de carpetas. Se importan varios niveles de carpetas de contactos de Exchange Online en un solo nivel de etiquetas en Contactos. Las categorías de contactos de Exchange Online también se convierten en etiquetas en Contactos.

Antes de importar datos, una carpeta de contactos de Exchange Online puede tener una jerarquía como la del siguiente ejemplo:

• Carpeta1 (carpeta principal)
  • Folder2 (carpeta anidada)
    • Contacto1
      • Category1
      • Category2

Después de importar los datos, todas las carpetas y categorías se condensan en un solo nivel de etiquetas, con nombres que reflejan su jerarquía original de Exchange Online. Contact1 tiene una etiqueta para la carpeta en la que se anidó en Exchange Online y una etiqueta independiente para cada una de sus categorías asociadas:

• Folder1 se importa a una etiqueta llamada Folder1.
• Folder2 se importa a una etiqueta llamada Folder1 - Folder2, que está asociada a Contact1.
• Category1 se importa a una etiqueta asociada con Contact1.
• Category2 se importa a una etiqueta asociada con Contact1.

Además, cuando importas carpetas de contactos a Contactos, sucede lo siguiente:

• Si una carpeta de contactos de Exchange Online y una etiqueta de Contactos existente tienen el mismo nombre, los contactos de Exchange Online se importarán a la etiqueta de Contactos existente.
• Si una carpeta de contactos de Exchange Online tiene un nombre nulo, como " ", la carpeta se importa con un guion bajo ("_") como nombre.
• No se importan los contactos de la carpeta Borrado.

Cómo se importan las reglas de Outlook

Si el parámetro de configuración Importar reglas de mensajes como filtros está activado para una importación de datos avanzada, las reglas de correo electrónico de Outlook se importan como filtros de Gmail. Los filtros de Gmail se aplican a todos los mensajes de correo electrónico entrantes nuevos, incluidos los que llegan durante una importación de datos. Si no quieres aplicar filtros de Gmail a los mensajes de correo electrónico importados, desactiva este parámetro de configuración antes de iniciar una importación. Cuando se complete la importación de datos, puedes volver a activar el parámetro de configuración y usar una importación delta para copiar tus reglas de Outlook a Gmail.

El parámetro de configuración Importar reglas de mensajes como filtros no es compatible con el método de importación de datos predeterminado.

Cómo se importan los permisos del calendario

• Cuando importas datos del calendario de Exchange Online, los permisos del calendario se importan a Workspace como listas de control de acceso (LCA) de Calendario de Google.
• Cuando importas un calendario que se comparte con los usuarios, el proceso de importación de datos agrega automáticamente el calendario a la lista de calendarios de cada usuario.
• Cuando importas un calendario que se comparte con un grupo o un usuario externo, el buzón de correo del grupo o del usuario recibe un mensaje de Acepta la invitación para unirte al calendario compartido: (nombre del calendario).
• Si importas un calendario de Exchange Online a Workspace y, luego, actualizas los permisos del calendario en Workspace, crear una nueva importación de datos para el mismo calendario no cambiará los permisos en Workspace.

Los roles de permiso de Calendario se asignan a Google Workspace como se muestra en la tabla:

Diferencias en los recuentos de correos electrónicos y mensajes después de una importación

Después de importar los datos, es posible que haya diferencias en la cantidad de mensajes de correo electrónico y conversaciones en Outlook, y la cantidad que se importa a Gmail. Los siguientes factores pueden causar las diferencias:

• Cómo se almacenan los correos electrónicos: Outlook organiza los correos electrónicos en carpetas. Si el mismo mensaje de correo electrónico existe en varias carpetas, Outlook lo cuenta como copias distintas del mismo correo electrónico. Gmail organiza los correos electrónicos como instancias únicas y usa etiquetas en lugar de carpetas. Gmail cuenta los correos electrónicos una vez, independientemente de la cantidad de etiquetas que tengan.

  Como Gmail consolida los mensajes de correo electrónico duplicados durante una importación, el recuento total suele ser diferente al de Outlook y puede hacer que los usuarios reciban menos alertas de mensajes no leídos.

• Cómo se archivan los correos electrónicos: Outlook quita los mensajes más antiguos de la carpeta Recibidos y los mueve a carpetas del sistema ocultas y de archivo. Los mensajes no leídos que se mueven a estas carpetas se pueden excluir del recuento de correos electrónicos no leídos.

  Durante la importación, Gmail asigna carpetas a etiquetas. Si hay mensajes de correo electrónico no leídos en una carpeta del sistema oculta o de archivo, Gmail los cuenta como no leídos.

  Es posible que los usuarios noten un aumento en la cantidad de correos electrónicos no leídos porque Gmail ahora incluye los correos electrónicos no leídos que antes estaban ocultos o archivados.

• Conversaciones: Outlook trata las conversaciones como mensajes individuales dentro de un hilo. A veces, marcar una conversación como leída puede aplicarse al hilo en sí sin actualizar cada mensaje subyacente.

  Gmail agrupa las respuestas en conversaciones. Cuando llega un mensaje nuevo a un hilo, Gmail marca todo el hilo como no leído.

  Es posible que los usuarios noten diferencias en el recuento de mensajes no leídos en Gmail en comparación con el recuento en Outlook.

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