আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য শ্রেণীবিভাগ লেবেল তৈরি করুন

এই বৈশিষ্ট্যের জন্য সমর্থিত সংস্করণগুলি: Frontline Starter, Frontline Standard, এবং Frontline Plus; Business Standard and Business Plus; Enterprise Standard and Enterprise Plus; Education Standard and Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, এবং Enterprise Essentials Plus; G Suite Business। আপনার সংস্করণের তুলনা করুন

বিঃদ্রঃ:

• এই নিবন্ধে বর্ণিত কিছু বৈশিষ্ট্য, যেমন স্বয়ংক্রিয় শ্রেণীবিভাগ, ডেটা ক্ষতি প্রতিরোধ (DLP) নিয়ম এবং লেবেলের উপর ভিত্তি করে ভল্ট ধরে রাখার নিয়ম, এর জন্য DLP ক্ষমতা সহ একটি Google Workspace সংস্করণ প্রয়োজন। এই উন্নত বৈশিষ্ট্যগুলির জন্য আপনার সংস্করণের যোগ্যতা নিশ্চিত করতে, Google Workspace সংস্করণগুলির তুলনা দেখুন।
• ড্রাইভে আপনার ফাইলগুলিতে শ্রেণীবিভাগ লেবেল প্রয়োগ করতে, এখানে যান । আপনার Gmail বার্তাগুলিতে শ্রেণীবিভাগ লেবেল প্রয়োগ করতে, এখানে যান ।

একজন প্রশাসক হিসেবে, আপনি ব্যবহারকারীদের জন্য ড্রাইভের ফাইল এবং Gmail এর বার্তাগুলিতে প্রয়োগ করার জন্য শ্রেণিবিন্যাস লেবেল তৈরি করতে পারেন। আপনি একাধিক ব্যাজযুক্ত লেবেল সহ সর্বাধিক ১৫০টি লেবেল তৈরি করতে পারেন। আপনি আপনার অ্যাডমিন কনসোলে লেবেল তৈরি করেন।

শুরু করার আগে: লেবেল ব্যবহারের সেরা অনুশীলন সম্পর্কে জানুন ।

ধাপ ১. একটি লেবেল তৈরি করুন

1. গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান নিরাপত্তা অ্যাক্সেস এবং ডেটা নিয়ন্ত্রণ লেবেল ম্যানেজার ।

   লেবেল ম্যানেজারে যান

   শ্রেণীবিভাগ লেবেল পরিচালনা করুন প্রশাসকের বিশেষাধিকার থাকা আবশ্যক।

2. নতুন লেবেল ক্লিক করুন।
3. লেবেলের জন্য একটি নাম লিখুন।
4. আপনি যে অ্যাপগুলিতে লেবেলটি ব্যবহার করতে চান তার পাশের বাক্সগুলিতে টিক চিহ্ন দিন।
5. (ঐচ্ছিক) একটি লেবেলের বিবরণ যোগ করুন। ব্যবহারকারীরা যখন কোনও ফাইলের জন্য লেবেল প্যানেলটি খোলেন তখন তারা লেবেলের বিবরণ দেখতে পান।
6. (ঐচ্ছিক) ব্যাজযুক্ত ক্ষেত্রযুক্ত লেবেলের জন্য, লেবেল সম্পর্কিত ডকুমেন্টেশনের একটি লিঙ্ক যোগ করুন। ব্যবহারকারীরা যখন ব্যাজযুক্ত লেবেলের দিকে নির্দেশ করেন বা কোনও ফাইলের জন্য লেবেল ফলকটি খোলেন তখন এই "আরও জানুন" লিঙ্কটি দেখতে পান।

ক্ষেত্র যোগ করতে (ঐচ্ছিক) এবং আপনার লেবেল প্রকাশ করতে পরবর্তী বিভাগগুলিতে যান।

ধাপ ২. (ঐচ্ছিক) লেবেলে ক্ষেত্র যোগ করুন

আরও সুক্ষ্ম শ্রেণীবিভাগের জন্য আপনি লেবেলে সর্বাধিক ১০টি ক্ষেত্র যোগ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, একটি বিভাগের লেবেলে অর্থ, প্রকৌশল এবং আইনের মতো বিকল্পগুলির তালিকা সহ একটি ক্ষেত্র থাকতে পারে।

1. লেবেলটি খোলা থাকা অবস্থায়, ক্ষেত্র যোগ করুন এ ক্লিক করুন।

2. ক্ষেত্র যোগ করুন ক্লিক করুন আপনি যে ধরণের ক্ষেত্রের যোগ করতে চান তার পাশে। ক্ষেত্রের ধরণ সম্পর্কে বিস্তারিত জানার জন্য, এই ধাপগুলি অনুসরণ করে এমন টেবিলটি পর্যালোচনা করুন।

   পরামর্শ:

   1. ধারাবাহিক ব্যবহার উৎসাহিত করার জন্য একটি লেবেলে ক্ষেত্রের সংখ্যা কমিয়ে আনুন। দ্রুত এবং সহজে ব্যবহার করা গেলে ব্যবহারকারীরা লেবেল প্রয়োগ এবং ক্ষেত্রের মান সম্পাদনা করার সম্ভাবনা বেশি থাকে।
   2. ড্রাইভ ডেটা-সুরক্ষা নিয়মগুলি শুধুমাত্র ব্যাজযুক্ত ক্ষেত্র সহ লেবেল বা একক-নির্বাচন বিকল্প তালিকা ক্ষেত্রের ধরণের লেবেল ব্যবহার করতে পারে। অন্যান্য ক্ষেত্রের ধরণগুলি সমর্থিত নয়।

3. ক্ষেত্র যোগ করুন ক্লিক করুন।

4. বিকল্পগুলি কনফিগার করতে একটি ক্ষেত্রে ক্লিক করুন, যেমন ক্ষেত্রের নাম, কোন বিকল্পগুলি উপলব্ধ, অথবা তারিখ ক্ষেত্রের বিন্যাস। আপনি ব্যাজের রঙ সেট করতে পারেন এবং ক্ষেত্রের বিকল্পগুলি পুনরায় সাজাতে পারেন।

5. (ঐচ্ছিক) Require users to pick an option চেক করে প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রটি তৈরি করুন। গুরুত্বপূর্ণ: ব্যবহারকারীরা সম্পূর্ণতাকে উৎসাহিত করার জন্য এই লেবেলগুলিতে হাইলাইটগুলি দেখতে পান, কিন্তু প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রগুলি প্রয়োগ করা হয় না।

যদি আপনি একটি অতিরিক্ত ক্ষেত্র বা ফিল্ড বিকল্প যোগ করেন, তাহলে লেবেল প্রকাশ করার আগে আপনি সেগুলি মুছে ফেলতে পারেন। আপনি যে ক্ষেত্র বা ফিল্ড বিকল্পটি মুছতে চান তার জন্য, আরও ক্লিক করুন। মুছে ফেলুন ।

নতুন ক্ষেত্রগুলি সাবধানে পর্যালোচনা করুন। লেবেল প্রকাশ করার পরে, আপনি ক্ষেত্রের ধরণ পরিবর্তন করতে পারবেন না। ব্যক্তি ক্ষেত্রগুলির জন্য, ব্যবহারকারীরা একাধিক মান বেছে নিতে পারবেন কিনা তা আপনি পরিবর্তন করতে পারবেন না।

ক্ষেত্রের ধরণ

মাঠ	ব্যবহারকারীরা কী করতে পারেন	অতিরিক্ত তথ্য
ব্যাজ তালিকা	ব্যাজের তালিকা থেকে একটি বিকল্প বেছে নিন	প্রতি লেবেলে শুধুমাত্র একটি ব্যাজ তালিকা ক্ষেত্র যোগ করা যাবে ২০০টির বেশি বিকল্প নেই ব্যবহারকারীরা শুধুমাত্র একটি বিকল্প নির্বাচন করতে পারবেন
বিকল্প তালিকা (একক নির্বাচন)	তালিকা থেকে একটি বিকল্প বেছে নিন	২০০টির বেশি বিকল্প নেই
বিকল্প তালিকা (মাল্টি সিলেক্ট) জিমেইলের জন্য সমর্থিত নয়	তালিকা থেকে এক বা একাধিক বিকল্প বেছে নিন	২০০টির বেশি বিকল্প নেই ব্যবহারকারীরা ১০টির বেশি মান নির্বাচন করতে পারবেন না
সংখ্যা জিমেইলের জন্য সমর্থিত নয়	একটি সংখ্যাসূচক মান লিখুন	শুধুমাত্র পূর্ণ সংখ্যা
তারিখ জিমেইলের জন্য সমর্থিত নয়	একটি ক্যালেন্ডার তারিখ বেছে নিন	তারিখের ফর্ম্যাটটি দীর্ঘ: মাস DD, YYYY , অথবা সংক্ষিপ্ত: MM/DD/YY এ সেট করা যেতে পারে।
টেক্সট জিমেইলের জন্য সমর্থিত নয়	একটি টেক্সট বক্সে টেক্সট লিখুন	১০০টির বেশি অক্ষর অনুমোদিত নয়
ব্যক্তি জিমেইলের জন্য সমর্থিত নয়	তাদের Workspace পরিচিতি থেকে একজন ব্যক্তিকে বেছে নিন	ঐচ্ছিক কনফিগারেশন: একাধিক বিভাগ মঞ্জুর করুন যদি একাধিক-নির্বাচনের অনুমতি থাকে, তাহলে ব্যবহারকারীরা ১০টির বেশি নির্বাচন করতে পারবেন না

ধাপ ৩. কে লেবেল দেখতে বা ব্যবহার করতে পারবে তা নির্ধারণ করুন।

ডিফল্টরূপে, আপনার প্রতিষ্ঠানের সকলেই লেবেল দেখতে এবং প্রয়োগ করতে পারবেন। কে দেখতে, প্রয়োগ করতে, ক্ষেত্রের মান সম্পাদনা করতে এবং লেবেল অনুসারে অনুসন্ধান করতে পারবে তা নিয়ন্ত্রণ করতে লেবেল অনুমতি সম্পাদনা করুন। উদাহরণস্বরূপ:

• বহিরাগত ব্যবহারকারীদের, অথবা বহিরাগত ব্যবহারকারীদের ধারণকারী গোষ্ঠীগুলিকে লেবেলগুলি দেখতে এবং ব্যবহার করার অনুমতি দিতে, উন্নত অনুমতিগুলির অধীনে এই ব্যবহারকারী এবং গোষ্ঠীগুলিকে যুক্ত করুন।
• নতুন লেবেল পরীক্ষা করার জন্য, আপনি প্রথমে "সীমাবদ্ধ অ্যাক্সেস" সেট করতে পারেন এবং শুধুমাত্র একটি পরীক্ষামূলক গ্রুপকে লেবেলে অ্যাক্সেস দিতে পারেন। পরীক্ষার পরে, আপনি অনুমতি পরিবর্তন করতে পারেন যাতে সবাই লেবেলটি ব্যবহার করতে পারে।
• যদি কোনও লেবেলে গোপনীয় তথ্য থাকে, তাহলে আপনি "সীমাবদ্ধ অ্যাক্সেস" সেট করতে পারেন যাতে কেবলমাত্র সেই ব্যবহারকারীরা যাদের সেই তথ্যে অ্যাক্সেস থাকা উচিত তারা লেবেলটি দেখতে বা ব্যবহার করতে পারেন।

বিঃদ্রঃ:

• ড্রাইভ শ্রেণীবিভাগ লেবেলের ক্ষেত্রে, ফাইলের অনুমতি এখনও প্রযোজ্য। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনও ব্যবহারকারীর কোনও ফাইলে কেবল দেখার অ্যাক্সেস থাকে, তাহলে তারা কেবল সেই ফাইলে প্রয়োগ করা লেবেলগুলি দেখতে পাবে, এমনকি যদি তাদের সেই লেবেলগুলি প্রয়োগ এবং সেট করার অনুমতি থাকে।
• Google অ্যাকাউন্ট থাকা যেকোনো ব্যবহারকারীকে লেবেল দেখার বা প্রয়োগ করার অনুমতি দেওয়া যেতে পারে। তবে, Drive শ্রেণীবিভাগ লেবেল শুধুমাত্র সেইসব ব্যবহারকারীদের মালিকানাধীন আইটেমগুলিতে প্রয়োগ করা যেতে পারে যাদের লাইসেন্স ড্রাইভ লেবেল সমর্থন করে অথবা শেয়ার্ড ড্রাইভের আইটেমগুলিতে।

লেবেল অনুমতি সেট করতে:

1. যদি এটি ইতিমধ্যে খোলা না থাকে, তাহলে লেবেলটি খুলুন।
2. ডানদিকের অনুমতি প্যানেলে, সম্পাদনা করুন এ ক্লিক করুন।
3. আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য অনুমতি স্তর নির্বাচন করুন:
   1. লেবেল প্রয়োগ করতে এবং মান নির্ধারণ করতে পারে - ব্যবহারকারীরা সম্পাদনা করতে পারেন এমন মাছিগুলিতে এই লেবেলটি প্রয়োগ করতে, মান নির্ধারণ করতে এবং অনুসন্ধান করতে পারেন।
   2. এই লেবেলটি দেখতে পারবেন - ব্যবহারকারীরা যে ফাইলগুলি দেখতে বা মন্তব্য করতে পারবেন সেগুলিতে লেবেলটি দেখতে এবং অনুসন্ধান করতে পারবেন।
   3. সীমাবদ্ধ অ্যাক্সেস – শুধুমাত্র আপনার নির্দিষ্ট করা ব্যবহারকারী এবং গোষ্ঠীগুলি লেবেল দেখতে বা প্রয়োগ করতে পারবে। পরবর্তী ধাপে আপনি প্রতিটি ব্যবহারকারী বা গোষ্ঠীর জন্য অনুমতিগুলি বেছে নিতে পারেন।
4. (ঐচ্ছিক) নির্দিষ্ট ব্যবহারকারী এবং গোষ্ঠীর জন্য অনুমতি যোগ করুন:
   1. উন্নত অনুমতিগুলির অধীনে, একটি ব্যবহারকারী বা গোষ্ঠী অ্যাকাউন্ট প্রবেশ করা শুরু করুন এবং অ্যাকাউন্টটি নির্বাচন করুন। প্রস্তাবিত অ্যাকাউন্টগুলিতে অভ্যন্তরীণ এবং বহিরাগত উভয় ব্যবহারকারী এবং আপনার সাথে যোগাযোগ করা গোষ্ঠী অন্তর্ভুক্ত থাকে। যদি আপনি পরামর্শ তালিকায় কোনও ব্যবহারকারী বা গোষ্ঠী অ্যাকাউন্ট দেখতে না পান, তবুও আপনি ম্যানুয়ালি এটি যোগ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একজন রিসেলার অ্যাডমিন হন, তাহলে আপনি যেকোনো পুনঃবিক্রিত গ্রাহকের ব্যবহারকারী বা গোষ্ঠী যোগ করতে পারেন। দ্রষ্টব্য: Gmail শ্রেণীবিভাগ লেবেলের জন্য ডায়নামিক গ্রুপ সমর্থিত নয়।
   2. সেই অ্যাকাউন্টের জন্য অনুমতি স্তর নির্বাচন করুন।
5. সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন।

ধাপ ৪. একটি লেবেল প্রিভিউ করুন এবং প্রকাশ করুন

নতুন লেবেলগুলি "খসড়া" অবস্থায় তৈরি করা হয় যাতে আপনি আপনার লেবেলটি উপলব্ধ করার আগে ব্যবহারকারীদের কাছে কেমন দেখাবে তা পর্যালোচনা করতে পারেন।

ড্রাইভ এবং জিমেইলে লেবেল কীভাবে কাজ করবে তা দেখতে, ডানদিকে প্রিভিউ প্যানেলটি পর্যালোচনা করুন। উপরে, আপনি যে অ্যাপটির জন্য লেবেলটি প্রিভিউ করতে চান তা নির্বাচন করুন। যদি কোনও লেবেলে এমন ক্ষেত্র থাকে যা জিমেইল দ্বারা সমর্থিত নয়, তবে সেই ক্ষেত্রগুলি জিমেইল প্রিভিউতে তালিকাভুক্ত নয় বরং ড্রাইভ প্রিভিউয়ের জন্য তালিকাভুক্ত।

একটি লেবেল প্রকাশ করতে:

1. যদি এটি ইতিমধ্যে খোলা না থাকে, তাহলে লেবেলটি খুলুন।
2. লেবেল এবং যেকোনো ফিল্ড পর্যালোচনা করুন। গুরুত্বপূর্ণ: লেবেল প্রকাশের পরে ফিল্ডের ধরণ পরিবর্তন করা যাবে না।
3. প্রকাশ করুন-এ ক্লিক করুন।
4. প্রকাশ করুন ক্লিক করে নিশ্চিত করুন যে আপনি লেবেলটি প্রকাশ করতে চান।

লেবেলটি দেখার বা ব্যবহারের অনুমতিপ্রাপ্ত ব্যবহারকারীরা এখন এতে অ্যাক্সেস পাবেন এবং আপনি ডেটা শ্রেণীবদ্ধ এবং সুরক্ষিত করতে লেবেলটি ব্যবহার করতে পারেন (পরবর্তী বিভাগে বর্ণিত)।

যখন আপনি একটি লেবেল সম্পাদনা করেন , তখন পরিবর্তনগুলি খসড়া হিসেবে সংরক্ষিত হয়। ব্যবহারকারীদের জন্য আপনার সম্পাদনাগুলি উপলব্ধ করার জন্য, আপনাকে আবার লেবেলটি প্রকাশ করতে হবে।

ধাপ ৫. (ঐচ্ছিক) ডেটা শ্রেণীবদ্ধ, সুরক্ষিত এবং পরিচালনা করতে শ্রেণীবদ্ধকরণ লেবেল ব্যবহার করুন।

আপনি ড্রাইভের ফাইল বা Gmail এর মেসেজে স্বয়ংক্রিয়ভাবে শ্রেণীবিভাগ লেবেল প্রয়োগ করার জন্য নীতি সেট আপ করতে পারেন। ফাইলের লেবেলের উপর ভিত্তি করে মুছে ফেলা রোধ করার জন্য আপনি ডেটা লস প্রিভেনশন (DLP) এবং ভল্ট রিটেনশন নিয়মও সেট আপ করতে পারেন।

গুরুত্বপূর্ণ:

• যখন আপনি ডিফল্ট শ্রেণীবিভাগ, AI শ্রেণীবিভাগ, DLP, অথবা ভল্ট ধরে রাখার নিয়মের জন্য একটি লেবেল ব্যবহার করেন, তখন লেবেলের সেটিংস লেবেল ম্যানেজারে লক করা থাকে। এটি এমন লেবেলগুলিতে সম্পাদনা প্রতিরোধ করে যা ব্যবসায়িক নীতি লঙ্ঘন করতে পারে।
• যখন আপনি DLP নিয়ম বা ভল্ট ধরে রাখার নিয়মে কোনও লেবেল ব্যবহার করেন, তখন লেবেলটি অক্ষম বা মুছে ফেলা যাবে না। লেবেল পরিচালকরা লেবেলগুলির সারণির নিয়ম কলামে একটি নিয়মে লেবেলটি ব্যবহার করা হয়েছে তা দেখতে পাবেন। তবে, প্রয়োজনীয় অ্যাডমিন সুবিধা না থাকলে তারা লেবেলটি ব্যবহার করে এমন নিয়মের বিশদ দেখতে পাবেন না।

Drive-এর ফাইলগুলিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেবেল প্রয়োগ করুন

ফাইলগুলিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেবেল প্রয়োগ করার ৩টি উপায় আছে: ডিফল্ট শ্রেণীবিভাগ, DLP এবং AI শ্রেণীবিভাগ। এগুলি বিভিন্ন উপায়ে কাজ করে এবং আপনি যে ধরণের লেবেলিং করতে চান তার উপর নির্ভর করে আপনি এগুলি একসাথে ব্যবহার করতে পারেন।

Gmail-এ বার্তাগুলিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেবেল প্রয়োগ করুন

বার্তার বিষয়বস্তুর উপর ভিত্তি করে বার্তাগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেবেল করার জন্য আপনি DLP নিয়ম ব্যবহার করতে পারেন। আরও জানতে, Gmail DLP এবং স্বয়ংক্রিয় শ্রেণীবিভাগ লেবেল সম্পর্কে যান।

লেবেল-ভিত্তিক DLP নিয়মের মাধ্যমে বহিরাগত শেয়ারিং এবং পাঠানো বন্ধ করুন

আপনি এমন নিয়ম নির্ধারণ করতে পারেন যা শুধুমাত্র নির্দিষ্ট লেবেল বা ক্ষেত্র সহ আইটেম বা বার্তাগুলির ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি DLP নিয়ম তৈরি করতে পারেন যা নথি বা বার্তাগুলিতে ক্রেডিট কার্ড নম্বর এবং সামাজিক নিরাপত্তা নম্বরগুলির জন্য স্ক্যান করে। যদি কোনও মিল পাওয়া যায়, তাহলে সংবেদনশীলতার মতো একটি লেবেল প্রয়োগ করা হয়, ক্ষেত্রের মান গোপনীয়তে সেট করা হয় এবং বহিরাগত ভাগাভাগি এবং প্রেরণ ব্লক করা হয়।

ডেটা-সুরক্ষা নিয়মগুলিতে ব্যাজযুক্ত ক্ষেত্র বা বিকল্প তালিকা ক্ষেত্র সহ লেবেল ব্যবহার করা যেতে পারে। অন্যান্য ক্ষেত্রের ধরণ সমর্থিত নয়।

একটি DLP নিয়ম সেট আপ করতে, "ড্রাইভের জন্য DLP তৈরি করুন" নিয়ম এবং কাস্টম কন্টেন্ট ডিটেক্টর বা ইমেল এবং সংযুক্তিতে ডেটা লিক প্রতিরোধ করুন" এর ধাপগুলি অনুসরণ করুন। টিপস: আপনি ড্রাইভের ফাইল এবং Gmail এর বার্তা উভয় ক্ষেত্রেই প্রয়োগ করার জন্য DLP নিয়ম সেট আপ করতে পারেন। DLP লেবেল সনাক্ত করলে প্রতিটি অ্যাপের জন্য কী পদক্ষেপ নেবে তা আপনি বেছে নেবেন।

Google Vault-এর সাহায্যে Drive ফাইলগুলি লেবেল অনুসারে সংরক্ষণ করুন

ড্রাইভ লেবেল এবং যেকোনো ক্ষেত্রের মানের উপর ভিত্তি করে, আপনি এমন ধরে রাখার নিয়মগুলি সংজ্ঞায়িত করতে পারেন যা কোনও আইটেম মুছে ফেলা থেকে বিরত রাখে, অথবা কোনও আইটেম মুছে ফেলার প্রয়োজন হয়। উদাহরণের জন্য এবং আরও জানতে, ভল্টের সাথে ড্রাইভ ফাইলগুলি ধরে রাখুন দেখুন।

পরবর্তী পদক্ষেপ

এখন যেহেতু আপনার প্রতিষ্ঠান ব্যবহার করতে পারে এমন লেবেল আছে:

1. আপনার ব্যবহারকারীদের শেখান কিভাবে ড্রাইভ শ্রেণীবিভাগ লেবেল প্রয়োগ করতে হয় এবং ফাইল অনুসন্ধানের জন্য সেগুলি ব্যবহার করতে হয় ।
2. আপনার ব্যবহারকারীদের Gmail শ্রেণীবিভাগ লেবেল কীভাবে প্রয়োগ করতে হয় তা শেখান।
3. লেবেলগুলি কীভাবে সম্পাদনা, অক্ষম, মুছতে এবং নিরীক্ষণ করতে হয় তা শিখুন।