איך עורכים תוויות סיווג ועוקבים אחריהן בארגון

התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Frontline Starter,‏ Frontline Standard ו-Frontline Plus,‏ Business Standard ו-Business Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus,‏ G Suite Business. השוואה בין מהדורות

הערה: כדי לקבל מידע איך עורכים תוויות ב-Drive שהוחלו על הקבצים שלכם צריך לעבור למאמר הזה. כדי לקבל מידע איך עורכים תוויות סיווג ב-Gmail שהוחלו על ההודעות שלכם צריך לעבור למאמר הזה.

אדמינים יכולים לבדוק, לערוך ולמחוק תוויות סיווג ב-Drive וב-Gmail שנמצאות בשימוש בארגון. חשוב להתנהל בזהירות לגבי שינוי של תווית שפורסמה. השינויים משפיעים על כל הקבצים וההודעות שהתוויות הוחלו עליהם.

הנושאים בדף

בדיקת כל תוויות הסיווג בארגון

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אבטחהand thenשליטה בגישה ובנתוניםואזמנהל התוויות.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין לניהול תוויות סיווג.

  2. (אופציונלי) כדי לסנן את הרשימה, לוחצים על חיפוש לפי שם תווית ומזינים את טקסט החיפוש.

עריכת תווית סיווג

אדמינים יכולים לשנות את השם של התווית, את השמות של השדות ואת האפשרויות. השינויים יוטמעו בכל מקום שבו התווית מוחלת. אי אפשר לשנות את סוג השדה או את אפשרות רב-הבחירה. בנוסף, אי אפשר לערוך תווית שנעשה בה שימוש בכלל של סיווג נתונים, בכלל של מניעת אובדן נתונים (DLP) או בכלל שמירה ב-Vault.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אבטחהand thenשליטה בגישה ובנתוניםואזמנהל התוויות.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין לניהול תוויות סיווג.

  2. לוחצים על התווית שרוצים לערוך.
  3. עורכים את התווית. בנוסף לשינוי השם של השדות והאפשרויות, אתם יכולים גם להשבית או למחוק אותם:
    • כדי לשנות את האפליקציות שבהן יעשה שימוש בתווית: מסמנים או מבטלים את הסימון בתיבה לצד שם האפליקציה.
    • כדי לשנות את השם של שדות או אפשרויות: לוחצים על השם של השדה או מרחיבים את האפשרות ולוחצים על השם של האפשרות. אם נעשה שימוש בתווית או בשדה בכלל, האפשרות שם תוצג עם סמל הנעילה ואי אפשר יהיה לערוך אותה.
    • כדי להשבית שדה: מאתרים את השדה ולוחצים על סמל האפשרויות הנוספות ואזהשבתה. הערה: אם השדה מושבת, המשתמשים לא יכולים יותר להחיל עליו ערכים. למרות זאת, השדה ימשיך להיות מוצג בכל מקום שיש לו ערכים מוחלים, ובתוצאות החיפוש.
    • כדי למחוק שדה: קודם כל משביתים אותו ומפרסמים, ואז לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות ואזמחיקה. בקבצים שבהם השדה מופעל, השדה יוסר.
    • כדי להשבית אפשרות של שדה:
      1. לוחצים על השדה כדי להרחיב אותו.
      2. באפשרות של השדה שרוצים להשבית, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות ובוחרים איך להשבית אותו:
        • כדי שהאפשרות עדיין תוצג אבל לא תהיה למשתמשים אפשרות לבחור אותה, לוחצים על להציג ולא לאפשר בחירה.
        • כדי להסתיר לגמרי את האפשרות, לוחצים על הסתרה והשבתה.
    • כדי למחוק אפשרות של שדה: קודם כל משביתים אותה ומפרסמים, ואז לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות ואזמחיקה. בקבצים עם תוויות שבהן הוחלה האפשרות שנמחקה, השדה לא יוגדר.
  4. לוחצים על פרסום השינויים.

ביטול הנעילה של תווית סיווג לעריכה

התוויות נעולות כדי למנוע עריכה הרסנית (השבתה או מחיקה של שדות, אפשרויות של שדות או התוויות עצמן) אם נעשה בהן שימוש לצורך כלל שמירה, DLP או סיווג נתונים. כדי לבטל את הנעילה של תווית, צריך להסיר אותה מכל הכללים. לגבי כללי DLP, אי אפשר להשתמש בתווית כתנאי או כפעולה.

השבתה של תווית סיווג

אפשר להשבית תווית אם רוצים שהמשתמשים לא יוכלו יותר להפעיל אותה, אבל עדיין רוצים לשמור את התווית במקומות שבהן היא הופעלה ובתוצאות החיפוש. השלבים הבאים מובילים להשבתה של התווית בכל האפליקציות. מידע איך משביתים תווית רק באפליקציות מסוימות זמין במאמר בנושא הפעלה או השבתה של תווית סיווג.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אבטחהand thenשליטה בגישה ובנתוניםואזמנהל התוויות.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין לניהול תוויות סיווג.

  2. בתווית שרוצים להשבית, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות ואזהשבתה. אי אפשר להשבית תווית אם היא לא פורסמה או אם נעשה בה שימוש בכלל של סיווג נתונים, בכלל של מניעת אובדן נתונים (DLP) או בכלל שמירה ב-Vault.
  3. מאשרים שרוצים להשבית את התווית על ידי לחיצה על השבתה והצגה.

כדי להפעיל מחדש את התווית, מאתרים אותה במנהל התוויות ולוחצים על סמל האפשרויות הנוספות ואזהפעלה.

מחיקת תווית סיווג

אפשר למחוק תווית אם רוצים שכל המופעים שבהם התווית הוחלה (כולל כל ערכי השדה שהוזנו על ידי המשתמשים) יימחקו באופן סופי ויוסרו מכל הקבצים או ההודעות.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אבטחהand thenשליטה בגישה ובנתוניםואזמנהל התוויות.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין לניהול תוויות סיווג.

  2. אם הסטטוס של התווית הוא פורסמה, צריך קודם להשבית את התווית:
    1. בתווית שרוצים להשבית, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות ואזהשבתה.
    2. מאשרים שרוצים להשבית את התווית.
  3. בתווית שרוצים למחוק, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות ואזמחיקה. אי אפשר למחוק תווית אם נעשה בה שימוש בכלל של סיווג נתונים, בכלל של מניעת אובדן נתונים (DLP) או בכלל שמירה ב-Vault.
  4. מאשרים שרוצים למחוק את התווית על ידי לחיצה על מחיקה לתמיד.

בדיקת הפעילות של תוויות סיווג ב-Drive

כשתווית מוחלת או מתעדכנת בקובץ על ידי משתמש או כלל, הפעילות הזו נרשמת ביומני הביקורת של האדמין. הרשומה ביומן כוללת את ערכי התווית הקודמים והחדשים, ואיזה משתמש או מערכת ביצעו את השינוי.

ביומני ביקורת של אדמינים על אירועים אחרים בקבצים אין דיווח על תוויות של קבצים.

מידע נוסף על בדיקת אירועי אדמין ביומן ויומני דיווח ו-BigQuery

בדיקת הפעילות של תוויות סיווג ב-Gmail

אדמינים יכולים לבדוק הודעות Gmail שהוחלו בהן תוויות סיווג ושנשלחו על ידי אנשים בארגון. כדי לבדוק הודעות Gmail עם תוויות סיווג אפשר:

  • ייצוא של יומני Gmail ל-BigQuery
  • ייצוא של נתוני Gmail מ-Google Vault

ייצוא של יומני Gmail ל-BigQuery

כדי לבדוק הודעות Gmail עם תוויות סיווג אפשר לייצא יומני Gmail ל-BigQuery. פלטפורמת BigQuery היא פלטפורמת ניהול הנתונים של Google שכוללת תכונות לניתוח נתונים כמו למידת מכונה, חיפוש ובינה עסקית (BI). לדוגמה, אתם יכולים ליצור דוח של BigQuery לאירועים אחרונים ביומן Gmail שכוללים לפחות תווית סיווג אחת שמשויכת להודעה.

כדאי לעיין בקישורים הבאים כדי לקבל מידע נוסף על יומני דיווח ו-BigQuery לבדוק את הסכימה (שדות המטא-נתונים) של יומני Gmail ולראות דוגמאות לשאילתות ב-Gmail.

אתם יכולים גם להשתמש ב-Looker Studio כדי לקרוא את הדוחות של BigQuery ולשתף אותם. מידע נוסף על Looker Studio

ייצוא של נתוני Gmail מ-Google Vault

אתם יכולים לייצא נתוני Gmail מ-Vault, כולל מידע על תוויות סיווג שהוחלו בהודעות, לקובץ XML. אפשר ליצור עניין חדש ב-Vault, ואז לחפש את נתוני Gmail ולייצא אותם. מידע מה נכלל בייצוא זמין בקטע ייצוא נתונים של Gmail בדף ייצוא נתונים של Vault.

כדי למצוא הודעות Gmail עם תוויות סיווג ב-Vault, בדף החיפוש ב-Vault:

  • בשדה שירות מזינים Gmail.
  • בשדה תנאים מזינים את הביטוי has:classification-label

ממלאים את שדות החיפוש האחרים לפי ההודעה שרוצים למצוא.

מידע נוסף ושלבים מפורטים זמינים במאמר בנושא תחילת העבודה עם חיפוש וייבוא ב-Vault.