בדיוק כמו שאתם מתאימים אישית את Google Workspace כדי לטפל באימייל נכנס, חלק מהנמענים החיצוניים מגדירים את מערכת האימייל שלהם בהתאם לצרכים שלהם. כתוצאה מכך, יכול להיות שתיתקלו בבעיות באימיילים שתשלחו אליהם.
בעיות נפוצות ופעולות מומלצות
עבר יותר משעה מאז ששלחתי אימייל, והוא עדיין לא הגיע לתיבת הדואר הנכנס של הנמען
- אם האימייל נשלח לפני פחות מ-30 יום, אפשר להשתמש בחיפוש ביומן אימייל (ELS) כדי לעקוב אחרי ההעברה של ההודעה למערכת האימייל של הנמען.
- דרך נוספת לגלות עיכוב במסירת אימייל היא לקבל עותק של הכותרת של ההודעה שהתקבלה ולהדביק אותה בכלי ניתוח הכותרת. הוא מראה אם האימייל עוכב במהלך ההעברה או אחרי ששרת האימייל של הנמען קיבל את ההודעה למסירה.
שרת הדואר של הנמען דחה חיבורים מ-Google
אם שרת הנמען דוחה הודעה שנשלחה מבחוץ ומועברת על ידי השרתים של Google, Google מספקת דוח הודעות שלא נשלחו. ההודעה הזו נקראת לפעמים 'הודעה חוזרת'. ההודעה מופיעה בתיבת הדואר הנכנס של המשתמש, וכתוב בה שההודעה הוחזרה.
בדרך כלל, ההודעה החוזרת כוללת את תגובת ה-SMTP מהשרת של הנמען, שמספקת אינדיקציה טובה לגבי הסיבה לדחיית ההודעה על ידי השרת.
- צריך ליצור קשר עם הנמען, ליידע אותו על הבעיה ולהציע לו להוסיף את הדומיין או את כתובת האימייל שלכם לרשימת ההיתרים שלו.
- אם אתם עדיין צריכים עזרה, אתם יכולים לפנות לתמיכה.
המערכת של הנמען סימנה אימיילים שנשלחו כספאם
מגדירים רשומות SPF, DKIM ו-DMARC לדומיין. כך הנמענים יכולים לאמת את האותנטיות של ההודעות שהם מקבלים מכם ואת המקור שלהן.
שיטות מומלצות לשליחת אימייל
כדי להפחית את הסיכון להיתקל בחלק מהבעיות שצוינו למעלה, מומלץ לאדמינים ליישם את השיטות הבאות.
פועלים בהתאם להנחיות שלנו לשולחי אימיילים
אם אתם שולחים באופן קבוע סקרים, פליירים או הודעות אחרות לרשימות תפוצה באמצעות Google Workspace או מערכת אימייל של צד שלישי, כדאי לפעול לפי הדרישות וההמלצות שמפורטות בהנחיות לשליחת אימייל. אם תפעלו לפי ההנחיות האלה, הסיכון שמערכות האימייל של הנמענים יסמנו את ההודעות שלכם כספאם או יחסמו את הדומיין שלכם יהיה נמוך יותר.
העברת אימיילים ממערכות אחרות דרך Google Workspace
אתם יכולים להשתמש בשרת ממסר SMTP אם:
- הגדרה של סורק, מדפסת או אפליקציית אינטרנט לשליחת אימיילים (לדוגמה, סריקה לאימייל).
- משתמשים במערכת נוספת שאינה של Google ויכולה לשלוח אימיילים (למשל CRM, מערכת לניהול פניות לתמיכה או אוטומציה שיווקית) כדי לסרוק הודעות יוצאות ולזהות ספאם.
השימוש ב-SMTP-relay גורם לאימות של אימיילים שהם לא של Google, כי הם נראים כאילו הם מגיעים מהדומיין שלכם ב-Google Workspace.
בקשה מהנמען להוסיף את הדומיין שלכם לרשימת הדומיינים המורשים שלו
רשימת היתרים היא רשימה של שולחים מאושרים. הוספת דומיין לרשימת ההיתרים היא החלטה של הנמען, אבל היא מפחיתה באופן משמעותי את הסיכון שאימיילים עתידיים לא יגיעו אליו. אתם יכולים לעשות את אותו הדבר בשבילם ולהוסיף את הדומיין שלהם למסנן הספאם.