כמו שאתם מתאימים אישית את Google Workspace כדי לטפל בדואר נכנס, חלק מהנמענים החיצוניים מגדירים את מערכת האימייל שלהם בהתאם לצרכים שלהם. לכן, יכול להיות שתיתקלו בבעיות באימיילים שאתם שולחים אליהם.
בעיות נפוצות ופעולות מומלצות
לוקח לאימייל יותר משעה להגיע לתיבת הדואר הנכנס של מישהו
- אם האימייל נשלח לפני פחות מ-30 יום, אתם יכולים להשתמש בחיפוש ביומן אימייל (ELS) כדי לעקוב אחרי העברת ההודעה למערכת האימייל של הנמען.
- דרך נוספת לגלות עיכוב במסירת אימייל היא לקבל עותק של כותרת ההודעה שהתקבלה ולהדביק אותו בכלי ניתוח הכותרת. הוא מראה אם האימייל התעכב במהלך ההעברה או אחרי ששרת הדואר של הנמען קיבל את ההודעה למסירה.
שרת הדואר של הנמען דחה חיבורים מ-Google
אם שרת של נמען דוחה הודעה שנשלחה באופן חיצוני ומועברת על ידי שרתי Google, Google מספקת דוח על הודעות שלא נשלחו. הודעה כזו נקראת לפעמים "הודעה חוזרת". היא מופיעה בתיבת הדואר הנכנס של המשתמש, ומצוין בה שההודעה הוחזרה.
ההודעה החוזרת בדרך כלל כוללת את תשובת ה-SMTP מהשרת של הנמען, שמספקת אינדיקציה טובה לסיבה שהשרת דחה את ההודעה.
- צרו קשר עם הנמען כדי להודיע לו על הבעיה ולהציע לו להוסיף את הדומיין או את כתובת האימייל שלכם לרשימת ההיתרים שלו.
- אם אתם עדיין צריכים עזרה, פנו לתמיכה.
המערכת של הנמען סימנה את האימיילים שנשלחו כספאם
מגדירים רשומות SPF, DKIM ו-DMARC בדומיין. כך הנמענים יכולים לאמת את האותנטיות ואת המקור של ההודעות שהם מקבלים מכם.
שיטות מומלצות לשליחת אימייל
כדי להפחית את הסיכון להיתקל בבעיות שצוינו למעלה, מומלץ לאדמינים לפעול לפי השיטות הבאות.
לפעול לפי ההנחיות לשליחת אימייל
אם אתם שולחים באופן קבוע סקרים, עלונים או הודעות אחרות בתפוצה המונית באמצעות Google Workspace או מערכת אימייל של צד שלישי, אתם צריכים לפעול לפי הדרישות וההמלצות שמפורטות בהנחיות לשליחת אימייל. אם תפעלו לפי ההנחיות האלה, תפחיתו את הסיכון שמערכות האימייל של הנמענים יסמנו את ההודעות שלכם כספאם או יחסמו את הדומיין שלכם.
ניתוב אימיילים ממערכות אחרות דרך Google Workspace
אתם יכולים להשתמש בשרת ממסר SMTP אם:
- להגדיר סורק, מדפסת או אפליקציית אינטרנט לשליחת אימיילים (לדוגמה, סריקה לאימייל).
- להשתמש במערכת נוספת שאינה של Google, עם יכולות אימייל (לדוגמה, CRM, מערכת לניהול פניות לתמיכה או אוטומציה שיווקית) כדי לסרוק הודעות יוצאות לאיתור ספאם.
כשמשתמשים בשרת ממסר SMTP, אימיילים שלא נשלחו מ-Google נראים כאילו הם נשלחו מהדומיין שלכם ב-Google Workspace, וכך האימיילים האלה מאומתים.
לבקש מהנמען להוסיף את הדומיין שלכם לרשימת ההיתרים שלו
רשימת היתרים היא רשימה של שולחים מאושרים. הנמען יכול להחליט אם להוסיף את הדומיין לרשימת ההיתרים, אבל אם הוא יעשה את זה, הסיכון שהאימיילים לא יגיעו אליו בעתיד יקטן באופן משמעותי. אתם יכולים לעשות את אותו הדבר בשבילם על ידי הוספת הדומיין שלהם למסנן הספאם.