בדיוק כמו שאתם מתאימים אישית את Google Workspace כדי לטפל באימיילים נכנסים, חלק מהנמענים החיצוניים מגדירים את מערכת האימייל שלהם בהתאם לצרכים שלהם. כתוצאה מכך, יכול להיות שתיתקלו בבעיות באימיילים שתשלחו אליהם.
בעיות נפוצות ופעולות מומלצות
עובר יותר משעה עד שאימייל מגיע לתיבת הדואר הנכנס של מישהו
- אם האימייל נשלח לפני פחות מ-30 יום, אפשר להשתמש בחיפוש ביומן אימייל (ELS) כדי לעקוב אחרי המסלול של ההודעה למערכת האימייל של הנמען.
- דרך נוספת לגלות עיכוב במסירת אימייל היא לקבל עותק של הכותרת של ההודעה שהתקבלה ולהדביק אותה בכלי ניתוח הכותרת. הוא מראה אם האימייל התעכב במהלך ההעברה או אחרי ששרת האימייל של הנמען אישר את מסירת ההודעה.
שרת הדואר של הנמען דחה חיבורים מ-Google
אם שרת הנמען דוחה הודעה שנשלחה מבחוץ ומועברת על ידי השרתים של Google, Google מספקת דוח הודעות שלא נשלחו. הודעה כזו נקראת לפעמים 'הודעה חוזרת'. ההודעה מופיעה בתיבת הדואר הנכנס של המשתמש עם הכיתוב ההודעה הוחזרה.
בדרך כלל, ההודעה החוזרת כוללת את תגובת ה-SMTP מהשרת של הנמען, שמספקת אינדיקציה טובה לגבי הסיבה לדחיית ההודעה על ידי השרת.
- צריך ליצור קשר עם הנמען, ליידע אותו לגבי הבעיה ולהציע לו להוסיף את הדומיין או את כתובת האימייל שלכם לרשימת ההיתרים שלו.
- אם אתם עדיין צריכים עזרה, אתם יכולים לפנות לתמיכה.
המערכת של הנמען סימנה אימיילים שנשלחו כספאם
מגדירים רשומות SPF, DKIM ו-DMARC לדומיין. כך הנמענים יכולים לאמת את האותנטיות ואת המקור של ההודעות שהם מקבלים מכם.
שיטות מומלצות לשליחת אימייל
כדי להפחית את הסיכון להיתקל בחלק מהבעיות שצוינו למעלה, אדמינים צריכים ליישם את השיטות הבאות.
פועלים בהתאם להנחיות שלנו לשולחי אימיילים
אם אתם שולחים באופן קבוע סקרים, פליירים או הודעות אחרות לרשימת תפוצה באמצעות Google Workspace או מערכת אימייל של צד שלישי, אתם צריכים לפעול לפי הדרישות וההמלצות שמפורטות בהנחיות לשליחת אימייל. אם תפעלו לפי ההנחיות האלה, הסיכון שמערכות הדואר של הנמענים יסמנו את ההודעות שלכם כספאם או יחסמו את הדומיין שלכם יהיה נמוך יותר.
העברת אימייל ממערכות אחרות דרך Google Workspace
אתם יכולים להשתמש בשרת ממסר SMTP אם:
- הגדרת סורק, מדפסת או אפליקציית אינטרנט לשליחת אימיילים (לדוגמה, סריקה לאימייל).
- משתמשים במערכת נוספת שאינה של Google ויכולה לשלוח אימייל (למשל CRM, מערכת לניהול פניות לתמיכה או אוטומציה שיווקית) כדי לסרוק הודעות יוצאות ולזהות ספאם.
השימוש ב-SMTP-relay גורם לאימות של אימיילים שהם לא של Google, כי הם נראים כאילו הם מגיעים מהדומיין שלכם ב-Google Workspace.
בקשה מהנמען להוסיף את הדומיין שלכם לרשימת הדומיינים המורשים
רשימת היתרים היא רשימה של שולחים מאושרים. הוספת דומיין לרשימת ההיתרים היא החלטה של הנמען, אבל היא מפחיתה באופן משמעותי את הסיכון לכך שאימיילים עתידיים לא יגיעו אליו. אתם יכולים לעשות את אותו הדבר לגביהם ולהוסיף את הדומיין שלהם למסנן הספאם.