בדיוק כמו שאתם מתאימים אישית את Google Workspace כדי לטפל באימיילים נכנסים, חלק מהנמענים החיצוניים מגדירים את מערכת האימייל שלהם בהתאם לצרכים שלהם. כתוצאה מכך, יכול להיות שתיתקלו בבעיות באימייל שתשלחו אליהם.
בעיות נפוצות ופעולות מומלצות
עובר יותר משעה עד שאימייל מגיע לתיבת הדואר הנכנס של מישהו
- אם האימייל נשלח לפני פחות מ-30 יום, אפשר להשתמש בחיפוש ביומן אימייל (ELS) כדי לעקוב אחרי המסלול של ההודעה למערכת האימייל של הנמען.
- דרך נוספת לגלות עיכוב בשליחת אימייל היא להעתיק את הכותרת של ההודעה שהתקבלה ולהדביק אותה בכלי ניתוח הכותרת. הכלי הזה מראה אם האימייל עוכב במהלך ההעברה או אחרי ששרת האימייל של הנמען אישר את מסירת ההודעה.
שרת הדואר של הנמען דחה חיבורים מ-Google
אם שרת הנמען דוחה הודעה שנשלחה מבחוץ ושמועברת על ידי השרתים של Google, Google מספקת דוח על אי-מסירה. לפעמים קוראים לזה 'הודעה חוזרת'. היא מופיעה בתיבת הדואר הנכנס של המשתמש ומצוין בה שההודעה חזרה.
בדרך כלל, ההודעה החוזרת כוללת את תשובת ה-SMTP מהשרת של הנמען, שמספקת אינדיקציה טובה לגבי הסיבה לדחיית ההודעה על ידי השרת.
- צריך ליצור קשר עם הנמען, ליידע אותו על הבעיה ולהציע לו להוסיף את הדומיין או את כתובת האימייל שלכם לרשימת ההיתרים שלו.
- אם אתם עדיין צריכים עזרה, אתם יכולים לפנות לתמיכה.
המערכת של הנמען סימנה אימיילים שנשלחו כספאם
מגדירים רשומות SPF, DKIM ו-DMARC לדומיין. כך הנמענים יכולים לאמת את האותנטיות של ההודעות שהם מקבלים מכם ואת המקור שלהן.
שיטות מומלצות לשליחת אימייל
כדי להפחית את הסיכון להיתקל בחלק מהבעיות שצוינו למעלה, מומלץ לאדמינים לפעול לפי השיטות המומלצות הבאות.
פועלים בהתאם להנחיות שלנו לשולחי אימיילים
אם אתם שולחים באופן קבוע סקרים, פליירים או תקשורת המונית אחרת באמצעות Google Workspace או מערכת אימייל של צד שלישי, אתם צריכים לפעול לפי הדרישות וההמלצות שמפורטות בהנחיות לשליחת אימייל. אם תפעלו לפי ההנחיות האלה, הסיכון שמערכות האימייל של הנמענים יסמנו את ההודעות שלכם כספאם או יחסמו את הדומיין שלכם יפחת.
העברת אימיילים ממערכות אחרות דרך Google Workspace
אתם יכולים להשתמש בשרת ממסר SMTP אם:
- הגדרת סורק, מדפסת או אפליקציית אינטרנט לשליחת אימייל (לדוגמה, סריקה לאימייל).
- משתמשים במערכת נוספת שאינה של Google ויכולה לשלוח אימייל (למשל CRM, מערכת לניהול פניות לתמיכה או אוטומציה שיווקית) כדי לסרוק הודעות יוצאות ולזהות ספאם.
השימוש ב-SMTP-relay גורם לאימות של אימיילים שהם לא של Google, כי הם נראים כאילו הם מגיעים מהדומיין שלכם ב-Google Workspace.
בקשה מהנמען להוסיף את הדומיין שלכם לרשימת הדומיינים המורשים שלו
רשימת היתרים היא רשימה של שולחים מאושרים. הוספת דומיין לרשימת ההיתרים היא החלטה של הנמען, אבל היא מפחיתה באופן משמעותי את הסיכון לכך שאימיילים עתידיים לא יגיעו אליו. אפשר לעשות את אותו הדבר לגביהם ולהוסיף את הדומיין שלהם למסנן הספאם.