Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) चालू करने पर, आपके संगठन की Google Workspace में मौजूद ग्लोबल ऐड्रेस लिस्ट (जीएएल), Outlook में GWSMO का इस्तेमाल करने वाले हर व्यक्ति के लिए अपने-आप उपलब्ध हो जाती है.
जीएएल एक ऐसी डायरेक्ट्री होती है जिसे शेयर किया जाता है और जिसमें खोज की जा सकती है. इसमें आपके Google Workspace डोमेन के लिए तय किए गए सभी उपयोगकर्ताओं, ग्रुप, शेयर किए गए संपर्कों, और संसाधनों की जानकारी होती है. ये ग्लोबल संपर्क, Gmail के वेब वर्शन के इंटरफ़ेस पर भी उपलब्ध होते हैं.
डिफ़ॉल्ट रूप से, ग्लोबल पतों को आपके संगठन के सभी लोगों के साथ शेयर किया जाता है. इनमें हर उपयोगकर्ता का मुख्य ईमेल पता और ईमेल के कोई भी अन्य नाम या उपनाम शामिल होते हैं. उनका नाम, आपके Gmail में नाम के फ़ॉर्मैट की सेटिंग के मुताबिक हो. उदाहरण के लिए, सरनेम, नाम या नाम, सरनेम.
Google Workspace में GAL में बदलाव करने पर, Outlook में भी हर उपयोगकर्ता की सूची अपडेट हो जाती है. GWSMO इंस्टॉल करने के बाद, Outlook में अपडेट उपलब्ध होने या उपयोगकर्ताओं को GAL दिखने में 24 घंटे लग सकते हैं.
Outlook का इस्तेमाल करने वाले लोगों के लिए, कौनसी सुविधाएं उपलब्ध हैं और कौनसी नहीं?
Outlook में GWSMO का इस्तेमाल करने वाले लोग ये काम कर सकते हैं:
- अपने संगठन के सभी Google Workspace उपयोगकर्ताओं, ग्रुप, शेयर किए गए संपर्कों, और संसाधनों के लिए GAL देखें. ज़्यादा जानकारी के लिए, नीचे दिए गए साथ काम करने वाले फ़ील्ड पर जाएं.
- Outlook की पता पुस्तिका में, उपयोगकर्ता, ग्रुप, और संसाधन के पते के हिसाब से संपर्क खोजें. पता पुस्तिका में किसी पते के शुरुआती कुछ वर्ण डालने पर, उससे मेल खाने वाले सबसे ऊपर के नाम अपने-आप पूरे हो जाते हैं.
- अन्य उपयोगकर्ताओं और संसाधनों, जैसे कि कॉन्फ़्रेंस रूम के लिए खाली/व्यस्त स्थिति की जानकारी पाएं. आपके पास अपने संगठन के उन लोगों की खाली/व्यस्त जानकारी भी शामिल करने का विकल्प होता है जो अब भी Microsoft Exchange का इस्तेमाल कर रहे हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, Exchange का इस्तेमाल करने वाले लोगों के लिए, उपलब्धता की जानकारी देने की सुविधा सेट अप करना लेख पढ़ें.
Outlook में GWSMO का इस्तेमाल करने वाले लोग, Exchange का वह डेटा नहीं देख सकते जिसे Google Workspace में कॉपी नहीं किया गया है.
जीएएल को मैनेज करना
डायरेक्ट्री एडमिन के तौर पर, आपके पास GAL को मैनेज करने का विकल्प होता है. इससे Google Contacts और Google की अन्य सेवाओं में, उपयोगकर्ता की जानकारी को दिखने से रोका जा सकता है. अगर आपके डोमेन के उपयोगकर्ता, Outlook या Gmail में किसी भी ग्लोबल पते को ऐक्सेस नहीं कर सकते, तो पुष्टि करें कि Google Admin console में संपर्क जानकारी शेयर करने की सुविधा चालू हो.
संपर्क जानकारी शेयर करने की सेटिंग में बदलाव करने के लिए, आपके पास सुपर एडमिन या सेवाओं के एडमिन की भूमिका होनी चाहिए. इसके अलावा, आपके पास कस्टम भूमिका में डाइरेक्ट्री सेटिंग सेवाओं के विशेषाधिकार भी होने चाहिए. ज़्यादा जानकारी के लिए, किसी उपयोगकर्ता को एडमिन बनाना या एडमिन की कस्टम भूमिकाएं बनाना, उनमें बदलाव करना, और उन्हें मिटाना लेख पढ़ें.
डायरेक्ट्री चालू करना
यह पक्का करने के लिए कि GWSMO उपयोगकर्ताओं के लिए GAL उपलब्ध हो, आपको अपने संगठन की डायरेक्ट्री चालू करनी होगी. साथ ही, Google Admin console में संपर्क जानकारी शेयर करने की सेटिंग सेट करनी होगी. ज़्यादा जानकारी के लिए, डाइरेक्ट्री चालू करना और शेयर करने के विकल्प सेट करना लेख पढ़ें.
डायरेक्ट्री को बंद करना
अगर आपको उपयोगकर्ताओं को GAL का ऐक्सेस नहीं देना है, तो पूरे संगठन या सिर्फ़ किसी उपयोगकर्ता के लिए, यह सुविधा बंद की जा सकती है:
- अगर आपको अपने संगठन के लिए संपर्क शेयर करने की सुविधा बंद करनी है और अपने उपयोगकर्ताओं से सभी ग्लोबल पते छिपाने हैं, तो डायरेक्ट्री बंद करें पर जाएं.
- किसी उपयोगकर्ता के लिए संपर्क शेयर करने की सुविधा बंद करने के लिए, उसके कंप्यूटर में रजिस्ट्री कुंजी जोड़ें. किसी उपयोगकर्ता के लिए ग्लोबल ऐड्रेस लिस्ट के ऐक्सेस को बंद करना पर जाएं.
ध्यान दें: डायरेक्ट्री को पहली बार सेट अप करते समय या समस्या हल करने के लिए, आपको डायरेक्ट्री को बंद करना पड़ सकता है.
डायरेक्ट्री की अन्य सेटिंग
यहां डायरेक्ट्री की कुछ अन्य सेटिंग दी गई हैं, जिनके बारे में आपको शायद जानना हो:
- तय करें कि आपके संगठन के लोग ईमेल पते कैसे देखें: सेट करें कि डायरेक्ट्री में कौनसे ईमेल पते दिखेंगे
- यह सेट करें कि आपके संगठन के कौनसे उपयोगकर्ता, अन्य उपयोगकर्ताओं को दिखें: कंट्रोल करें कि उपयोगकर्ता, डायरेक्ट्री में किसे ढूंढ सकते हैं
- अपने संगठन की डायरेक्ट्री से प्रोफ़ाइलें छिपाना: किसी उपयोगकर्ता को डायरेक्ट्री से छिपाना
ग्लोबल पते के फ़ील्ड
इन फ़ील्ड के लिए यह सुविधा उपलब्ध है
डिफ़ॉल्ट रूप से, ग्लोबल पतों में पहला नाम, आखिरी नाम, और ईमेल पता फ़ील्ड शामिल होते हैं. ये फ़ील्ड तब तय किए जाते हैं, जब हर उपयोगकर्ता को आपके Google Workspace खाते में जोड़ा जाता है. GWSMO, सिंक करने के दौरान इन फ़ील्ड के साथ काम करता है:
- General-Name-First
- General-Name-Initials
- General-Name-Last
- General-Name-Display
- General-Name-Email
- General-Address
- सामान्य-शहर
- सामान्य-राज्य
- General-Zip code
- General-Country/Region
- General-Title
- General-Company
- General-Department
- General-Office
- General-Assistant
- सामान्य-फ़ोन
- फ़ोन/नोट-फ़ोन नंबर-कारोबार
- फ़ोन/नोट-फ़ोन नंबर-Business2
- फ़ोन/नोट-फ़ोन नंबर-फ़ैक्स
- फ़ोन/नोट-फ़ोन नंबर-Assistant
- फ़ोन/नोट-फ़ोन नंबर-घर
- फ़ोन/नोट-फ़ोन नंबर-Home2
- फ़ोन/नोट-फ़ोन नंबर-मोबाइल
- फ़ोन/नोट-फ़ोन नंबर-पेजर
- फ़ोन/नोट-नोट
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