खास जानकारी: डायरेक्ट्री को सेट अप और मैनेज करना

डायरेक्ट्री एडमिन के तौर पर, डायरेक्ट्री में अपने संगठन के उपयोगकर्ताओं की प्रोफ़ाइल की जानकारी, ईमेल और ग्रुप के पते, और संगठन से बाहर के शेयर किए गए संपर्कों की जानकारी सेव की जा सकती है. इस जानकारी से, आपके उपयोगकर्ताओं को एक-दूसरे को खोजने और उनसे संपर्क करने में मदद मिलती है. साथ ही, उन्हें संगठन में अपनी भूमिकाओं के बारे में पता चलता है. Google Contacts और Google की अन्य सेवाओं में, उपयोगकर्ता की जानकारी जोड़ी जा सकती है. साथ ही, यह कंट्रोल किया जा सकता है कि उपयोगकर्ता की जानकारी कौन देख सकता है.

डायरेक्ट्री चालू होने पर:

  • जब उपयोगकर्ता Gmail, Google Docs, और Drive जैसी Google की सेवाओं में ईमेल पते डालते हैं, तो व्यक्तिगत और ग्रुप के ईमेल पते अपने-आप भर जाते हैं
  • Calendar, मेहमानों की संख्या और जगह के हिसाब से मीटिंग रूम के सुझाव देता है (इसके लिए, Calendar को सेट अप करना ज़रूरी है)

  • उपयोगकर्ता, प्रोफ़ाइल की जानकारी को Contacts और Google की अन्य सेवाओं में देख सकते हैं. उदाहरण के लिए, जब लोग किसी व्यक्ति की प्रोफ़ाइल फ़ोटो पर पॉइंट करते हैं या उस पर टैप करते हैं, तो उन्हें उस व्यक्ति की जानकारी वाला कार्ड दिखता है.

डायरेक्ट्री को पहली बार सेट अप करते समय या समस्या हल करने के लिए, डायरेक्ट्री बंद की जा सकती है.

डायरेक्ट्री सेट अप करना

शुरुआत में, डायरेक्ट्री में सिर्फ़ नाम और ईमेल पते हो सकते हैं. उपयोगकर्ता की प्रोफ़ाइल में जानकारी जोड़ें.

सेटअप के कुछ अन्य विकल्प:

  • डायरेक्ट्री में कस्टम फ़ील्ड जोड़ें. ज़्यादा जानें
  • लोगों को अपनी प्रोफ़ाइल की कुछ या पूरी जानकारी में बदलाव करने की अनुमति दें. ज़्यादा जानें
  • सेट करें कि डायरेक्ट्री में कौनसे ईमेल पते (उपनाम, दूसरा, डोमेन) दिखेंगे. ज़्यादा जानें
  • शेयर किए गए बाहरी संपर्कों को डायरेक्ट्री में जोड़ें. ज़्यादा जानें
  • तीसरे पक्ष के ऐप्लिकेशन को डायरेक्ट्री के डेटा का ऐक्सेस देना. ज़्यादा जानें

टीम या ग्रुप के हिसाब से डायरेक्ट्री बनाना

डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके संगठन के लोग, संगठन के सभी लोगों की प्रोफ़ाइल की जानकारी देख सकते हैं. अगर आपको अपने संगठन के कुछ उपयोगकर्ताओं को, संगठन के सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं को ढूंढने की अनुमति देनी है, तो उन्हें कस्टम डायरेक्ट्री असाइन करें.

  • सभी के साथ शेयर करें—अगर आपका संगठन छोटा है और सभी को एक-दूसरे से कनेक्ट करना है, तो यह विकल्प चुनें.
  • पसंद के मुताबिक बनाई गई डायरेक्ट्री शेयर करना—ऐसा हो सकता है कि आपको संगठन की किसी इकाई के लोगों को सिर्फ़ कुछ ग्रुप के लोगों को ढूंढने की अनुमति देनी हो, जबकि संगठन की अन्य इकाइयों के लोगों को सभी को ढूंढने की अनुमति देनी हो. अगर आप किसी बड़े संगठन के सदस्य हैं और आपको कुछ लोगों के लिए, कुछ संपर्कों के ऐक्सेस पर पाबंदी लगानी है, तो इस विकल्प को चुना जा सकता है. उदाहरण के लिए, ऐसा हो सकता है कि आप फ़ुल-टाइम काम करने वाले कर्मचारियों को डायरेक्ट्री में मौजूद सभी लोगों को ढूंढने की अनुमति दें. हालांकि, इंटर्न को सिर्फ़ अपनी टीम के लोगों को ढूंढने की अनुमति दें.

कस्टम डायरेक्ट्री बनाने का तरीका जानें.

उपयोगकर्ता की जानकारी को अप-टू-डेट रखना

जब किसी व्यक्ति की प्रोफ़ाइल की जानकारी या स्थिति में बदलाव होता है, तब डायरेक्ट्री को अपडेट करने के लिए Admin console, Admin SDK डायरेक्ट्री एपीआई या Google Cloud Directory Sync का इस्तेमाल करें.

अपने संगठन के लोगों को Contacts का इस्तेमाल करने के बारे में ट्रेनिंग देना

डायरेक्ट्री को सेट अप करने के तरीके से यह तय होता है कि उपयोगकर्ता, Contacts में कौनसे संपर्क ढूंढ सकते हैं. अपने संगठन के लोगों को Contacts का इस्तेमाल करने का तरीका सिखाने के लिए, ये ट्रेनिंग संसाधन शेयर करें.

जब लोग ऑफ़िस या स्कूल के लिए Contacts का इस्तेमाल करते हैं, तो उनके पास दूसरे लोगों को अपने संपर्कों को मैनेज करने की अनुमति देने का विकल्प होता है.