डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके संगठन के उपयोगकर्ता, अन्य सभी लोगों की प्रोफ़ाइल की जानकारी देख सकते हैं. ऑटोकंप्लीट सूचियों, संपर्कों, और खोजों में उपयोगकर्ताओं को दिखने वाले लोगों की संख्या सीमित करने के लिए, कस्टम डायरेक्ट्री सेट अप करें. संगठन की इकाई के हिसाब से डायरेक्ट्री असाइन करें, ताकि कुछ उपयोगकर्ताओं को कस्टम डायरेक्ट्री मिले. वहीं, कुछ उपयोगकर्ताओं को डायरेक्ट्री में मौजूद सभी संपर्क या कोई भी संपर्क न मिले. दिखने की सेटिंग के बारे में ज़्यादा जानें.
उदाहरण के लिए, अस्थायी कर्मचारियों के लिए कस्टम डायरेक्ट्री सेट अप की जा सकती है. इसमें सिर्फ़ उनकी टीम के लोग शामिल होते हैं. साथ ही, फ़ुल-टाइम कर्मचारियों को डायरेक्ट्री में सभी उपयोगकर्ताओं को ढूंढने की अनुमति दी जा सकती है.
ज़्यादा से ज़्यादा 100 कस्टम डायरेक्ट्री बनाई जा सकती हैं.
ज़रूरी विशेषाधिकार
कस्टम डायरेक्ट्री बनाने के लिए, आपके पास ये सभी एडमिन के अधिकार होने चाहिए:
- सेवाएं > सेवा सेटिंग
- Admin API Privileges > Groups > Read (अगर ग्रुप पहले से सेट अप हैं, तो यह कम से कम ज़रूरी है). अगर आपको ग्रुप बनाने या उनमें बदलाव करने हैं, तो आपके पास Groups के अतिरिक्त अधिकार होने चाहिए.
पहला चरण: डायरेक्ट्री को छिपाना
अगर आपको कस्टम डायरेक्ट्री सेट अप करने तक, उपयोगकर्ताओं को संपर्क जानकारी नहीं दिखानी है, तो संपर्क जानकारी शेयर करने की सुविधा बंद करें.
दूसरा चरण: उपयोगकर्ताओं को व्यवस्थित करना
कस्टम डायरेक्ट्री इस्तेमाल करने के लिए, संगठन की इकाइयां और ग्रुप सेट अप करें. कस्टम डायरेक्ट्री में उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के लिए, उन्हें ग्रुप में शामिल करें. इसके बाद, उन ग्रुप को कस्टम डायरेक्ट्री में जोड़ें. इसके बाद, संगठन की इकाइयों को कस्टम डायरेक्ट्री असाइन करें.
- उन उपयोगकर्ताओं के सेट के हिसाब से संगठन की इकाइयां बनाएं जिन्हें आपको कस्टम डायरेक्ट्री असाइन करनी हैं. उदाहरण के लिए, अगर आपको फ़ुल-टाइम कर्मचारियों के लिए, इंटर्न से अलग डायरेक्ट्री का इस्तेमाल करना है, तो कर्मचारियों के हर सेट के लिए एक संगठन इकाई बनाएं.
- उपयोगकर्ताओं को संगठन की इकाइयों में जोड़ें.
- Google ग्रुप बनाएं और उनमें उपयोगकर्ताओं को जोड़ें. इन ग्रुप का इस्तेमाल करके, कस्टम डायरेक्ट्री बनाई जाती हैं. उदाहरण के लिए, एक्ज़ीक्यूटिव, फ़ुल-टाइम कर्मचारियों, इंटर्न, और वेंडर के ग्रुप बनाए जा सकते हैं. ध्यान दें: डाइनैमिक ग्रुप को किसी कस्टम डायरेक्ट्री में नहीं जोड़ा जा सकता.
अहम जानकारी: किसी ग्रुप के सदस्यों को छिपाने के लिए, ग्रुप के ऐक्सेस लेवल को प्रतिबंधित पर सेट करें. ग्रुप के सदस्यों के अलावा अन्य लोगों से ग्रुप का ईमेल पता छिपाने के लिए, ग्रुप को Groups डायरेक्ट्री से छिपाएं.
तीसरा चरण: कस्टम डायरेक्ट्री बनाना
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Google Admin console में, मेन्यू
डायरेक्ट्री
डायरेक्ट्री सेटिंग पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- दिखने की सेटिंग पर क्लिक करें.
- बाईं ओर, संगठन की वह इकाई चुनें जिसके लिए आपको डायरेक्ट्री बनानी है.
- निर्देशिका की दृश्यता सेक्शन में जाकर, कस्टम डायरेक्ट्री में मौजूद उपयोगकर्ता को चुनें.
- सबसे नीचे, नया बनाएं पर क्लिक करें.
- कस्टम डायरेक्ट्री के लिए कोई नाम डालें.
शामिल किए जाने वाले ग्रुप सेक्शन में जाकर, उन ग्रुप के बगल में मौजूद बॉक्स पर सही का निशान लगाएं जिन्हें आपको कस्टम डायरेक्ट्री में शामिल करना है. किसी ग्रुप पर सीधे जाने के लिए, ग्रुप का नाम डालें और खोजें पर क्लिक करें.
ध्यान दें: किसी ग्रुप को कस्टम डायरेक्ट्री में जोड़ने पर, वह ग्रुप अन्य उपयोगकर्ताओं से नहीं छिपता. अगर ग्रुप के ऐक्सेस लेवल की सेटिंग के मुताबिक अनुमति है, तो सभी लोग ग्रुप का पता ढूंढ सकते हैं और ग्रुप के सदस्यों को देख सकते हैं. ग्रुप मैनेज करने के तरीके के बारे में ज़्यादा जानें.
बनाएं पर क्लिक करें. इसके बाद, सेव करें पर क्लिक करें.
चौथा चरण: डायरेक्ट्री दिखाना
अपने संगठन के लोगों को संपर्क जानकारी ढूंढने और इस्तेमाल करने की अनुमति देने के लिए, संपर्क जानकारी शेयर करने की सुविधा चालू करें. अभी:
- जिन उपयोगकर्ताओं को कस्टम डायरेक्ट्री असाइन की जाती है वे सिर्फ़ उस कस्टम डायरेक्ट्री में शामिल लोगों को ढूंढ सकते हैं. वे शेयर किए गए सभी बाहरी संपर्क ढूंढ सकते हैं. वे उन सभी ग्रुप को भी ढूंढ सकते हैं जो उन्हें दिखते हैं.
- जिन संगठन की इकाइयों के उपयोगकर्ताओं को कस्टम डायरेक्ट्री असाइन नहीं की गई है वे इनमें से कोई एक विकल्प चुन सकते हैं:
- डायरेक्ट्री में मौजूद सभी लोग, अगर उनकी संगठनात्मक इकाई को कस्टम डायरेक्ट्री की सुविधा नहीं मिली है या
- सिर्फ़ कस्टम डायरेक्ट्री में शामिल लोग. ऐसा तब होगा, जब संगठन की इकाई को पैरंट संगठन की इकाई से कस्टम डायरेक्ट्री मिली हो.