Als u een abonnement voor één gebruiker hebt, ga dan naar Een abonnement voor één gebruiker archiveren .
Wanneer een medewerker uw bedrijf verlaat, kunt u zijn of haar gebruikersaccount archiveren om de gegevens veilig te bewaren en te voorkomen dat die persoon nog toegang krijgt tot Google Workspace-services. Door een gebruikersaccount te archiveren, wordt de accountstatus gewijzigd naar 'gearchiveerd'.
Gegevens van gearchiveerde gebruikers tellen mee voor de gezamenlijke opslaglimiet van uw organisatie.
Wat gebeurt er met het account en de gegevens van een gearchiveerde gebruiker?
Wanneer u een gebruikersaccount archiveert, bewaart Google de gegevens van de Google Workspace-services van de gebruiker op een veilige manier. Als de gebruiker een Google Vault-licentie heeft of een licentie van een abonnement voor gearchiveerde gebruikers dat Vault bevat, worden de gegevens van de gebruiker beschermd volgens de bewaarregels en -termijnen van Vault en kunt u de gegevens doorzoeken en exporteren. Meer informatie
De gebruikersgegevens (van kernservices zoals Gmail en Google Drive, en van niet-kernservices zoals Classroom) zijn beschikbaar voor andere gebruikers binnen uw organisatie die een Google Vault-licentie hebben.
De gebruikersgegevens blijven in dezelfde gegevensregio die door de beheerder is ingesteld. Ga voor meer informatie naar Een geografische locatie voor uw gegevens kiezen .
Let op : Google Workspace voor Onderwijs-accounts, zowel actieve als gearchiveerde, moeten een Education Standard- of Education Plus-licentie hebben om onder het beleid voor gegevensregio's te vallen.
De gegevensverliespreventiefunctie (DLP) van Google Drive blijft actief voor de gegevens van gebruikers. Ga naar Werkruimte-DLP gebruiken om gegevensverlies te voorkomen voor meer informatie.
Als de gebruiker een licentie heeft voor een aanvullend abonnement, zoals Vault of Google Voice, behoudt de gebruiker deze licentie nadat u het account hebt gearchiveerd. Als de gebruiker het aanvullende abonnement niet meer nodig heeft, kunt u de licentie verwijderen nadat u het gebruikersaccount hebt gearchiveerd. Lees meer over het verwijderen van licenties .
Je kunt zowel actieve als geschorste gebruikers archiveren. Wanneer je een gebruikersaccount archiveert, komt de actieve Google Workspace-licentie binnen 24 uur beschikbaar om aan een andere gebruiker toe te wijzen.
Nadat een gebruiker is gearchiveerd
Nadat je een gebruiker hebt gearchiveerd, gebeurt het volgende:
- Ze kunnen op geen enkel systeem inloggen op hun beheerde Google-account. Dit geldt ook voor Google Workspace-services zoals Gmail, Google Agenda en Drive.
- De gebruiker verschijnt niet in de wereldwijde adreslijst. In gebruikersdirectory's wordt de gebruiker weergegeven met de status 'gearchiveerd'. Ga naar 'De status van een gebruikersaccount bekijken' .
- Kan worden verwijderd of gedearchiveerd, maar niet worden opgeschort in de beheerdersconsole.
- Toon de archiveringsstatus in gebruikersrapporten, zodat gearchiveerde gebruikers eenvoudig kunnen worden gecontroleerd, beheerd en uiteindelijk verwijderd.
- Ik kan geen nieuwe e-mails en agenda-uitnodigingen ontvangen, omdat deze worden geblokkeerd wanneer ze naar het gearchiveerde gebruikersaccount worden verzonden.
Hoe het de-archiveren werkt
Wanneer je een gebruikersaccount dearchiveert, keert de gebruiker terug naar zijn vorige status en krijgt hij weer toegang tot al zijn eerdere gegevens.
Om een gebruiker te de-archiveren, hebt u een beschikbare licentie nodig die overeenkomt met de Google Workspace-editie van de gebruiker. Als er geen actieve licentie beschikbaar is, mislukt het de-archiveringsproces en blijft de gebruiker gearchiveerd met de licentie voor gearchiveerde gebruikers.
Nadat je een gebruikersaccount hebt gedeactiveerd, moet je handmatig een licentie voor Google Workspace aan die gebruiker toewijzen .
Voordat je begint
Om een gebruiker te archiveren, hebt u een abonnement op gearchiveerde gebruikers of het flexibele abonnement nodig voor de facturering:
- Enterprise Standard of Enterprise Plus — U kunt een abonnement op Gearchiveerde Gebruikers aanschaffen in uw Google Admin-console. Ga naar Een betaald abonnement toevoegen aan uw account voor de stappen.
- Business Starter, Business Standard of Business Plus — Mogelijk kunt u een abonnement voor gearchiveerde gebruikers aanschaffen in uw beheerdersconsole. Om dit te controleren, volgt u de stappen om een gebruiker te archiveren of een individueel gebruikersaccount te dearchiveren (verderop op deze pagina).
- De licenties Education Fundamentals, Education Standard of Education Plus —Archive User zijn inbegrepen in uw Google Workspace voor Onderwijs-abonnement. Als uw licenties opraken, kunt u nieuwe aanvragen door contact op te nemen met de Google Workspace-ondersteuning.
- Flexibel factureringsplan — Als u geen bestaand abonnement voor gearchiveerde gebruikers hebt, kunt u een gebruiker archiveren wanneer u zijn of haar account verwijdert. Zie 'Gebruikers archiveren zonder apart abonnement' (verderop op deze pagina) voor meer informatie.
Als alternatief kunt u voor alle edities contact opnemen met een Google-verkoopmedewerker of een Google Cloud-partner .
Een individueel gebruikersaccount archiveren of de archivering ongedaan maken
Voor klanten in het onderwijs kunt u in plaats daarvan terecht bij 'Archiefgebruikers' in de onderwijsedities .
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Directory Gebruikers .Hiervoor is het juiste gebruikersbeheerrecht vereist. Zonder het juiste recht ziet u niet alle benodigde opties om deze stappen te voltooien.
- Zoek de gebruiker in de lijst Gebruikers . Als je hulp nodig hebt, ga dan naar Een gebruikersaccount zoeken .
Om een gebruiker te archiveren:
- Wijs naar het gebruikersaccount en klik op Meer opties.
- Als u beschikt over:
- Enterprise Standard of Enterprise Plus — Selecteer Archive-gebruiker .
- Business Starter, Business Standard of Business Plus — Selecteer Gebruiker verwijderen Klik op Gebruiker archiveren .
Klik indien gevraagd op 'Abonnement voor gearchiveerde gebruikers kopen' en volg de instructies. Als deze optie niet beschikbaar is, kunt u geen abonnement voor gearchiveerde gebruikers kopen in uw beheerdersconsole. Neem in dat geval contact op met een Google-verkoopmedewerker of een Google Cloud-partner .
- Klik op 'Klaar' om te bevestigen.
Om een gebruiker te de-archiveren:
- Wijs de gebruiker aan en klik op Gebruiker de-archiveren .
- Klik op 'Klaar' om te bevestigen.
Gebruikers in bulk archiveren of de archivering ongedaan maken
Je kunt gebruikers in bulk archiveren of dearchiveren met behulp van een CSV-bestand of de Admin SDK API's.
Om meerdere gebruikers te archiveren of de archivering te deactiveren met behulp van een CSV-bestand:
- Volg de instructies in Meerdere gebruikers toevoegen of bijwerken vanuit een CSV-bestand .
- Voer in de gedownloade CSV-sjabloon in de kolom Nieuwe status [Alleen uploaden] 'Gearchiveerd' in om een gebruiker te archiveren of 'Actief' om een gebruiker te dearchiveren.
Om meerdere gebruikers te archiveren of de archivering ongedaan te maken met behulp van de Admin SDK API's:
- Volg de aanwijzingen in Methode: users.update .
- Stel de gearchiveerde booleaanse variabele in op True of False voor elke gebruiker, al naar gelang de situatie.
Archiveer gebruikers in plaats van het abonnement op te zeggen.
Als je Google Workspace wilt annuleren, krijg je tijdens het annuleringsproces mogelijk de optie om al je gebruikers te archiveren. Deze optie is beschikbaar als je:
- Heeft u een Business-editie, Enterprise Standard of Enterprise Plus?
- Zijn aangesloten op het flexibele factureringsplan?
- Beschik over tussen de 2 en 300 gebruikers.
Afhankelijk van het aantal gebruikers kan het enkele uren duren voordat alles is gearchiveerd.
Om de algemene status van het archiveringsproces te controleren, klikt u bovenaan elke pagina in de beheerdersconsole op Taken. 
.
Nadat u alle gebruikers hebt gearchiveerd, kunt u een of meer gebruikers dearchiveren door een van de stappen voor dearchivering te volgen die eerder op deze pagina zijn beschreven.
Voor meer informatie over de annuleringsprocedure ga je naar Google Workspace annuleren .
Archiefgebruikers zonder apart abonnement
Als u geen abonnement voor gearchiveerde gebruikers hebt, kunt u gebruikers alsnog archiveren als u het flexibele abonnement gebruikt. Deze optie is beschikbaar als alternatief voor het verwijderen van een gebruiker.
Wanneer u een gebruiker archiveert tijdens het verwijderingsproces, kunt u een gemachtigde aanwijzen om toegangsverzoeken tot bestanden en toekomstige e-mails te beheren. Als een e-mail is gericht aan een gearchiveerde gebruiker, ontvangt de afzender een melding met de juiste contactpersoon.
Als u een gemachtigde wilt bijwerken of verwijderen, moet u de gearchiveerde gebruiker eerst dearchiveren en vervolgens opnieuw archiveren. Tijdens dit proces kunt u het account aan een andere gebruiker delegeren of ongebruikt laten. Het bijwerken of verwijderen van een gemachtigde brengt kosten met zich mee voor één dag actieve gebruikerslicentie.
Om erachter te komen of u een gebruiker kunt archiveren zonder een apart abonnement:
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Facturering Abonnementen .Hiervoor is de bevoegdheid voor factureringsbeheer vereist.
- Als de editie 'Gearchiveerde gebruikers' niet wordt weergegeven op de pagina 'Abonnementen' , kunt u een gebruiker archiveren zonder een apart abonnement op 'Gearchiveerde gebruikers'.
Voor meer informatie over het verwijderen van een gebruiker uit uw organisatie, ga naar Een gebruiker verwijderen uit uw organisatie .
Bekijk gearchiveerde licenties en gebruikers
In uw beheerdersconsole kunt u het aantal toegewezen gearchiveerde gebruikerslicenties bekijken. U kunt ook controleren of de status van een specifieke gebruiker actief of gearchiveerd is.
Om het aantal toegewezen gearchiveerde gebruikerslicenties te controleren:
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Facturering Abonnementen .Hiervoor is de bevoegdheid voor factureringsbeheer vereist.
- Controleer of de benodigde vergunningen op een van deze locaties verkrijgbaar zijn:
- Als uw abonnement 'Gearchiveerde gebruiker' wordt weergegeven, controleer dan in de kolom 'Licenties' het aantal licenties voor dat abonnement.
- Als er geen gearchiveerd gebruikersabonnement wordt weergegeven : controleer voor uw hoofdwerkruimteabonnement in de kolom ' Toegewezen licenties ' het aantal gearchiveerde licenties.
Als geen van beide opties beschikbaar is op de pagina Abonnementen, kunt u het totale aantal toegewezen gearchiveerde licenties niet controleren. U kunt in plaats daarvan de archiveringsstatus van een individuele gebruiker controleren door de volgende stappen te volgen:
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Directory Gebruikers .Hiervoor is het juiste gebruikersbeheerrecht vereist. Zonder het juiste recht ziet u niet alle benodigde opties om deze stappen te voltooien.
- Zoek de gebruiker in de lijst Gebruikers . Als je hulp nodig hebt, ga dan naar Een gebruikersaccount zoeken .
- Ga naar de kolom 'Status' om te controleren of de gebruiker is gearchiveerd.