عندما يغادر موظف شركتك، يمكنك أرشفة حساب هذا المستخدم للاحتفاظ ببياناته بأمان ومنعه من الوصول إلى خدمات Google Workspace. تؤدّي أرشفة حساب مستخدم إلى تغيير حالته إلى "مؤرشَف" ومنحه ترخيص "مستخدم من الأرشيف".
تُحتسب بيانات المستخدمين المؤرشفين ضمن الحد الأقصى لمساحة التخزين المُجمَّعة الخاصة بالمؤسسة.
ماذا يحدث لحساب المستخدم المؤرشَف وبياناته؟
عند أرشفة حساب مستخدم، تحتفظ Google ببيانات خدمات Google Workspace الخاصة بالمستخدم بأمان. في حال امتلاك المستخدم ترخيص Google Vault أو ترخيص من اشتراك "مستخدِم من الأرشيف" يتضمّن Vault، ستتم حماية بيانات المستخدم وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات في Vault ويمكنك البحث في البيانات وتصديرها. مزيد من المعلومات
تتوفَّر بيانات المستخدِم (من الخدمات الأساسية، مثل Gmail وGoogle Drive، والخدمات غير الأساسية، مثل Classroom) للمستخدمين الآخرين في مؤسستك الذين لديهم ترخيص Google Vault.
تبقى بيانات المستخدمين في منطقة البيانات نفسها التي حدّدها المشرف. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى اختيار موقع جغرافي لبياناتك.
ملاحظة: يجب أن يتوفر ترخيص Education Standard أو Education Plus لحسابات Google Workspace for Education النشطة والمؤرشَفة لكي تسري عليها سياسات مناطق البيانات.
يستمر تفعيل ميزة "منع فقدان البيانات" (DLP) في Google Drive على بيانات المستخدمين. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى استخدام ميزة "منع فقدان البيانات" في Workspace للحفاظ على البيانات.
إذا حصل المستخدم على ترخيص لاشتراك إضافة، مثل Vault أو Google Voice، سيحتفظ المستخدم بالترخيص بعد أرشفته. وإذا لم يعُد المستخدم بحاجة إليه، يمكنك إزالة الترخيص بعد أرشفة حسابه. مزيد من المعلومات عن إزالة التراخيص
يمكنك أرشفة كلٍّ من المستخدمين النشطين والمعلَّقين. عند أرشفة حساب مستخدِم، يصبح ترخيص Google Workspace النشط متاحًا لإعادة منحه إلى مستخدِم آخر في غضون 24 ساعة.
بعد أرشفة مستخدم
بعد أرشفة مستخدِم:
- لا يمكنه تسجيل الدخول إلى حساب Google المُدار على أي نظام. ويشمل ذلك خدمات Google Workspace، مثل Gmail و"تقويم Google" وDrive.
- لن يظهر في "قائمة العناوين العمومية". ويظهر المستخدِم في قوائم دليل المستخدِم بحالة "مؤرشَف". يُرجى قراءة المقالة عرض الحالة لحساب مستخدِم.
- يمكن حذفه أو إخراجه من الأرشيف، ولكن لا يتم تعليقه في "وحدة تحكّم المشرف".
- عرض حالة الأرشيف في تقارير المستخدمين، ما يُسهِّل مراقبة المستخدمين المُؤرشَفين وإدارتهم وحذف حساباتهم في نهاية الأمر.
- لا يمكنه تلقّي الرسائل الإلكترونية ودعوات التقويم الجديدة، إذ يتم حظرها عند إرسالها إلى حساب المستخدم من الأرشيف.
كيفية إخراج حساب من الأرشيف
في حال إزالة حساب مستخدم من الأرشيف، يعود إلى حالته السابقة وتتاح له مجددًا إمكانية الوصول إلى جميع بياناته السابقة.
لإزالة مستخدم من الأرشيف، يجب أن يكون لديك ترخيص يتطابق مع إصدار Google Workspace الذي يستخدمه. وفي حال عدم توفّر ترخيص نشط، لن تنجح عملية الإخراج من الأرشيف وسيبقى حساب المستخدِم مؤرشفًا مع ترخيص "مستخدِم من الأرشيف".
بعد إخراج حساب مستخدم من الأرشيف، عليك منحه ترخيص Google Workspace يدويًا.
قبل البدء: شراء اشتراك "مستخدِم من الأرشيف"
لأرشفة مستخدم، تحتاج إلى "اشتراك مستخدم من الأرشيف". إذا كان لديك:
- Enterprise Standard أو Enterprise Plus: يمكنك شراء اشتراك "مستخدم من الأرشيف" في "وحدة تحكّم المشرف في Google". لمعرفة الخطوات، يُرجى الانتقال إلى مقالة إضافة اشتراك مدفوع إلى الحساب.
- Business Starter أو Business Standard أو Business Plus: قد تتمكّن من شراء اشتراك "مستخدم من الأرشيف" في "وحدة تحكّم المشرف". للتحقّق من ذلك، يمكنك اتّباع خطوات أرشفة مستخدم في أرشفة حساب مستخدم فردي أو إزالته من الأرشيف (أدناه في هذه الصفحة).
- Education Fundamentals أو Education Standard أو Education Plus: إنّ تراخيص "مستخدم من الأرشيف" مضمّنة في اشتراكك في Google Workspace for Education. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من التراخيص، يمكنك طلب المزيد من خلال فريق الدعم.
بالنسبة إلى جميع الإصدارات، يمكنك بدلاً من ذلك التواصل مع ممثل مبيعات Google أو Google Cloud Partner.
أرشفة حساب مستخدم فردي أو إزالته من الأرشيف
لإكمال هذه الخطوات، يجب أن يكون لديك امتياز إدارة المستخدمين المناسب. وبدون الامتياز الصحيح، لن تتمكن من الاطّلاع على جميع عناصر التحكّم اللازمة لإكمال هذه الخطوات.بالنسبة إلى عملاء Education، يُرجى الإطلاع على هذه المقالة.
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الدليل
المستخدمون.يتطلب الحصول على امتياز إدارة المستخدم المناسب. وبدون الامتياز الصحيح، لن تتمكن من الاطّلاع على جميع عناصر التحكّم اللازمة لإكمال هذه الخطوات.
- في قائمة المستخدمون، ابحث عن المستخدم. في حال كنت بحاجة إلى المساعدة، انتقِل إلى العثور على حساب مستخدم.
لأرشفة مستخدم، اتّبِع الخطوات التالية:
- أشِر إلى حساب المستخدم وانقر على مزيد من الخيارات.
- في حال توفّر ما يلي:
- Enterprise Standard أو Enterprise Plus: اختَر أرشفة المستخدم.
- Business Starter أو Business Standard أو Business Plus: اختَر حذف المستخدم
انقر على أرشفة المستخدم.
انقر على شراء اشتراك مستخدم من الأرشيف واتّبِع التعليمات التي تظهر على الشاشة إذا طُلب منك ذلك. إذا لم يكن هذا الخيار متاحًا، لن تتمكن من شراء اشتراك "مستخدم من الأرشيف" في "وحدة تحكُّم المشرف". بدلاً من ذلك، يُرجى التواصل مع ممثّل مبيعات Google أو شريك Google Cloud.
- انقر على تم للتأكيد.
لإخراج مستخدم من الأرشيف، اتّبِع الخطوات التالية:
- أشِر إلى المستخدم وانقر على إخراج مستخدم من الأرشيف.
- انقر على تم للتأكيد.
أرشفة المستخدمين أو إخراجهم من الأرشيف بشكلٍ مجمَّع
يمكنك وضع المستخدمين في الأرشيف أو إزالتهم من الأرشيف بشكلٍ مجمَّع باستخدام ملف CSV أو واجهات برمجة تطبيقات SDK للمشرف.
لأرشفة مستخدمين متعددين أو إخراجهم من الأرشيف باستخدام ملف CSV:
- اتّبِع التوجيهات الواردة في المقالة إضافة مستخدمين متعددين أو تعديلهم من ملف CSV.
- في نموذج ملف CSV الذي تم تنزيله، في العمود الحالة الجديدة [تحميل فقط]، أدخِل مؤرشف لأرشفة مستخدم، أو نشط لإخراج مستخدم من الأرشيف.
لوضع عدة مستخدمين في الأرشيف أو إخراجهم منه باستخدام واجهات برمجة تطبيقات SDK للمشرف:
- اتّبِع التوجيهات الواردة في الطريقة: users.update.
- يمكنك ضبط المتغيِّر المنطقي تم الوضع في الأرشيف على القيمة True أو False لكل مستخدم حسب الحاجة.
أرشفة المستخدمين بدلاً من إلغاء الاشتراك
إذا بدأت في إلغاء اشتراكك في Google Workspace، قد يتوفّر لك خيار أرشفة جميع المستخدمين بدلاً من ذلك أثناء عملية الإلغاء. يتوفّر هذا الخيار في الحالات التالية:
- استخدام إصدار Business أو Enterprise Standard أو Enterprise Plus
- إذا كانت الرسوم يتم تحصيلها وفق "الخطة المرنة"
- تتضمن عدد مستخدمين من 2 إلى 300 مستخدم
استنادًا إلى عدد المستخدمين، قد يستغرق الأرشفة بضع ساعات.
للتحقّق من حالة مستخدم من الأرشيف:
لإكمال هذه الخطوات، يجب أن يكون لديك امتياز إدارة المستخدمين المناسب. وبدون الامتياز الصحيح، لن تتمكن من الاطّلاع على جميع عناصر التحكّم اللازمة لإكمال هذه الخطوات.-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الدليل
المستخدمون.يتطلب الحصول على امتياز إدارة المستخدم المناسب. وبدون الامتياز الصحيح، لن تتمكن من الاطّلاع على جميع عناصر التحكّم اللازمة لإكمال هذه الخطوات.
- في قائمة المستخدمون، ابحث عن المستخدم. في حال كنت بحاجة إلى المساعدة، انتقِل إلى العثور على حساب مستخدم.
- للتأكّد مما إذا تم وضع المستخدم في الأرشيف، اطّلِع على عمود الحالة.
للتحقّق من الحالة العامة لعملية الأرشفة، انقر على "مهام Google"
في أعلى الصفحة.
بعد أرشفة جميع المستخدمين، يمكنك إزالة مستخدم واحد أو أكثر من الأرشيف من خلال اتّباع أيّ من مجموعتَي خطوات إزالة الأرشيف المذكورتَين سابقًا في هذه الصفحة.
لمزيد من التفاصيل حول خطوات الإلغاء، يُرجى الانتقال إلى مقالة إلغاء اشتراك Google Workspace.