Thư mục của Google Workspace, Cloud Identity và Essentials có thông tin liên hệ của mọi người trong tổ chức của bạn và người liên hệ bên ngoài được chia sẻ. Bạn có thể kiểm soát những loại địa chỉ email (chính, bí danh, miền) cần chia sẻ và những thông tin hồ sơ cần cung cấp trên các dịch vụ của Google. Nếu bạn đang thiết lập Danh bạ, hãy đảm bảo rằng bạn đã tắt Danh bạ (tắt tính năng chia sẻ thông tin liên hệ). Sau đó, bạn có thể bật tính năng này khi đã sẵn sàng.
Tại sao nên bật Danh bạ?
Khi Danh bạ ở trạng thái bật:
- Người dùng có thể tìm thấy thông tin trong hồ sơ trên Google Danh bạ và các dịch vụ khác của Google.
- Địa chỉ của từng người dùng và địa chỉ nhóm sẽ tự động hoàn thành khi người dùng nhập.
- Khi người dùng trỏ hoặc nhấn vào ảnh hồ sơ của một người, một thẻ sẽ mở ra kèm theo thông tin hồ sơ của người đó.
- Lịch Google đề xuất phòng họp một cách thông minh dựa trên vị trí và số lượng khách. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Tạo toà nhà, tính năng và tài nguyên trên Lịch.
- Trong Lớp học, học viên có thể gửi email cho giáo viên và các bạn cùng lớp.
Những địa chỉ nào được chia sẻ?
Khi bạn bật Thư mục, mọi người trong tổ chức của bạn có thể tìm thấy:
- Tất cả người dùng trong Thư mục hoặc người dùng trong thư mục tuỳ chỉnh được chỉ định cho đơn vị tổ chức của họ
- Địa chỉ nhóm được đặt ở chế độ hiển thị
- Danh bạ do người khác uỷ quyền cho họ
Những thông tin nào không bao giờ được chia sẻ?
- Người liên hệ cá nhân do người dùng tự thêm
- Những người bạn tạm ngưng hoặc xoá
- Những người mà bạn ẩn khỏi Thư mục
Những thông tin nào được chia sẻ khi Danh bạ ở trạng thái tắt?
Người dùng có thể thấy thông tin chi tiết của nhau khi tương tác trên Workspace ngay cả khi Thư mục bị tắt. Dưới đây là một số ví dụ:
- Khi tham gia một không gian trên Google Chat, người dùng có thể xem thông tin chi tiết về hồ sơ của nhau.
- Trong Lớp học, giáo viên và học viên có thể xem thông tin liên hệ của những người dùng khác trong lớp. Tìm hiểu thêm về thông tin cá nhân của bạn trong Lớp học.
- Các ví dụ nêu trên không phải là danh sách đầy đủ.
Tắt Danh bạ
Bạn thường chỉ tắt Danh bạ khi thiết lập Danh bạ lần đầu hoặc để khắc phục sự cố.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục
Cài đặt thư mục.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ
Chia sẻ thông tin liên hệ.
- Bỏ đánh dấu hộp Bật tính năng chia sẻ liên hệ.
- Nhấp vào Lưu.
Bật Danh bạ và đặt các lựa chọn chia sẻ
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục
Cài đặt thư mục.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ
Chia sẻ thông tin liên hệ.
- Đánh dấu vào hộp Bật tính năng chia sẻ liên hệ.
- Chọn địa chỉ email bạn muốn đưa vào Thư mục:
- Hiển thị tất cả địa chỉ email – Hiển thị địa chỉ email chính và mọi địa chỉ email bí danh của người dùng.
- Chỉ hiển thị địa chỉ email phụ và địa chỉ email bí danh – Nếu người dùng có địa chỉ email phụ (địa chỉ bên ngoài miền của bạn) hoặc địa chỉ email bí danh, hãy chỉ hiển thị địa chỉ phụ và địa chỉ bí danh, chứ không hiển thị địa chỉ chính của họ.
- Chỉ hiển thị địa chỉ email chính – Chỉ thêm địa chỉ email chính của người dùng. Không hiển thị địa chỉ email phụ hoặc địa chỉ email đại diện.
- Chỉ hiển thị các địa chỉ email trong miền chính của người dùng – Nếu bạn có bí danh miền, hãy hiển thị các địa chỉ email trong miền chính của người dùng. Ẩn địa chỉ khỏi mọi bí danh miền.
Chọn những hồ sơ xuất hiện trong Thư mục trong Danh bạ trên web. Nếu bạn có nhiều hồ sơ miền hoặc người liên hệ bên ngoài, hãy chỉ hiện một số loại hồ sơ để tìm địa chỉ nhanh hơn và giúp Danh bạ tải nhanh hơn.
- Chỉ hiển thị hồ sơ miền – Bao gồm hồ sơ của người dùng nội bộ (những người có địa chỉ trong miền của bạn) và loại trừ mọi người liên hệ bên ngoài. Lưu ý: Chế độ cài đặt này vẫn hiển thị người liên hệ dùng chung của miền trong tính năng tự động hoàn thành và tìm kiếm.
- Chỉ hiển thị người liên hệ được chia sẻ trong miền – Chỉ bao gồm người liên hệ bên ngoài được chia sẻ.
- Hiển thị cả hồ sơ miền và người liên hệ được chia sẻ trong miền – Bao gồm cả người liên hệ bên ngoài được chia sẻ và người liên hệ nội bộ.
Nhấp vào Lưu.